Senza ombra di dubbio l'inizio del 2020 è stato un periodo molto complicato per tutti gli organizzatori di eventi e chissà per quanto tempo ancora lo sarà.
L'inarrestabile diffusione del Coronavirus a livello nazionale e internazionale ha costretto le autorità ad emanare dei decreti che impediscono di organizzare qualsiasi tipo di evento pubblico e sanciscono la momentanea chiusura delle strutture aggregative ospitanti.
Niente più meeting negli hotel né convegni nei centri congressi, niente più seminari né corsi nei centri di formazione. Tutto fermo!
Questo significa che non è più possibile fare eventi di questo tipo? Assolutamente no, basta utilizzare altri mezzi che la tecnologia mette a disposizione.
A titolo d'esempio voglio citare Start The Future, un evento online internazionale che è stato organizzato il 07 aprile 2020 e ha ospitato oltre 60 relatori da tutto il mondo.
7 ore di diretta streaming per discutere di innovazione tecnologica e digitale ma anche per presentare nuovi progetti e start up. L'evento è stato poi condiviso sui canali social del WMF (Web Marketing Festival) in modo che tutti possano guardarlo quando preferiscono.
Ora capisci cosa intendo? Tutto ciò che devi fare è cambiare prospettiva: non più persone che prendono appunti in una sala gremita ma persone connesse da casa con i propri pc che partecipano ad un evento virtuale.
Ok, tutto molto bello starai pensando ma...com'è possibile farlo? Tramite una serie di software che consentono di organizzare eventi online in modo semplice e veloce.
Vediamo di seguito quali sono: per ognuno indicherò le principali caratteristiche, i pro e i contro, in modo che tu possa confrontarli e scegliere in autonomia quello che preferisci.
Software per organizzare eventi online: i migliori 7
1. Facebook Live
Sicuramente conosci Facebook come social network da consultare per spulciare qualche notizia e curiosare su cosa fanno i tuoi amici, ma forse non sai che offre una funzionalità molto interessante in ottica business.
Questa funzionalità si chiama Facebook Live e ti permette di trasmettere in diretta video che vengono visualizzati da tutti i tuoi follower.
Perché è comodo? Perché consente di organizzare eventi in live streaming con pochi click, ti spiego subito come fare.
Entra in Facebook Live, clicca prima sulla voce "Crea una diretta streaming" e poi sull'icona della fotocamera per connetterla.
A questo punto puoi aggiungere un titolo e una breve descrizione al video (dati facoltativi) e sei già pronto per iniziare la diretta. Ti basterà cliccare sul tasto blu in basso a destra e tutti i tuoi follower riceveranno una notifica.
Se devi organizzare un corso di formazione, mostrare delle slide e fare alcune domande ai partecipanti, ti segnalo che c'è la possibilità di condividere lo schermo e di sottoporre sondaggi o quiz.
Se invece possiedi una pagina aziendale, la diretta via Facebook diventa utilissima per tenere un webinar o per fare una comunicazione urgente ai tuoi clienti.
Per massimizzare le visualizzazioni del video puoi metterlo in evidenza fissandolo in alto nella tua pagina, così sarà la prima cosa che gli utenti vedranno quando accederanno.
Pro: condivisione del video sui propri profili social
Contro: non c'è la possibilità di moderare i commenti durante la diretta
2. Google Hangouts Meet
Hangouts è un software gratuito che consente di fare video-chiamate con massimo 10 persone in contemporanea (o 25 per chi possiede un account Business).
Ma se dovessi organizzare una riunione o un meeting online con un numero maggiore di partecipanti? Puoi usare la sua "versione speciale" chiamata Hangouts Meet.
Questo programma è utilissimo in ottica business perché consente ad ogni singolo partecipante di condividere il proprio schermo con gli altri e supporta anche una chat vocale simultanea.
Una volta configurata la riunione e inserito il proprio nickname, ti basterà inviare un link ai colleghi. Cliccandolo si viene proiettati subito nella video-chiamata.
Solitamente Hangouts Meet è un servizio a pagamento incluso nell'abbonamento a G Suite Basic, la piattaforma di Google per i professionisti.
Tuttavia, per far fronte all'emergenza Coronavirus e aiutare le aziende, da maggio la società lo ha reso gratis per tutti coloro che possiedono un account Google.
Chi utilizza il pacchetto base potrà fare meeting virtuali con massimo 100 persone contemporaneamente (fino al 30 settembre senza limiti di tempo e dopo con durata massima di 1 ora).
Va da sé che i possessori della versione a pagamento, invece, possono godere di funzionalità pro a loro dedicate.
Pro: possibilità di aggiungere fino a 250 partecipanti (nella versione pro)
Contro: nessuno
3. Zoom
Zoom è una piattaforma molto comoda per fare riunioni, webinar e videoconferenze online.
La versione gratuita prevede la partecipazione di massimo 100 persone contemporaneamente e una durata della video-chiamata che non va oltre i 40 minuti.
Per organizzare un evento online bisogna innanzitutto accedere a Zoom con il proprio account e poi cliccare sulla voce "Schedule a meeting" che si trova in alto a destra.
A questo punto dovrai inserire alcune informazioni base per i partecipanti (breve descrizione, giorno, orario) e invitarli inserendo la loro mail. Riceveranno un link da cliccare e saranno re-indirizzati direttamente al meeting.
Zoom consente a tutti di condividere lo schermo, scrivere in chat e registrare la video-chiamata.
L'host invece ha la possibilità di silenziare i partecipanti, funzione utilissima soprattutto nei Webinar, e ridargli poi eventualmente parola in un secondo momento.
Pro: interfaccia intuitiva e di facile utilizzo
Contro: durata massima della video-chiamata di 40 minuti (si può rendere illimitata facendo un upgrade a pagamento)
4. Microsoft Teams
Non so se lo sai, ma Microsoft ha una propria piattaforma che consente non solo di fare videoconferenze con massimo 250 partecipanti ma anche di organizzare eventi online con massimo 10 mila persone.
Entrambe sono funzionalità della versione a pagamento, ma diventano indispensabili in occasione di grandi eventi di livello nazionale e internazionale ai quali prendono parte persone connesse da tutto il mondo.
Per riunioni con i colleghi e piccoli meeting è sufficiente anche la versione gratuita, che contiene tutte le funzionalità di base quali: servizio di chat, condivisione dello schermo e sfocatura dello sfondo.
Microsoft Teams è molto comodo perché può essere utilizzato in simbiosi con gli altri programmi della Suite (Word, Excel, Power Point ecc.).
Diventa quindi immediato condividere con tutti i colleghi una presentazione, un file di testo o di calcolo.
Pro: eventi online fino a 10 mila partecipanti
Contro: bisogna avere un account Microsoft per poter usufruire del servizio
5. Go To Meeting
Go To Meeting è un famoso software a pagamento che consente di organizzare videoconferenze, presentazioni di prodotti online e webinar con massimo 250 persone.
Dopo aver testato la versione di prova gratuita, della durata di 14 giorni, bisogna sottoscrivere un abbonamento acquistando il pacchetto Professional (150 pax) o quello Business (250 pax).
In questo modo potrai tenere meeting e riunioni coi colleghi, scambiare opinioni e condividere file in modo semplice e veloce.
Se però la tua azienda organizza molti webinar per comunicare con i clienti, il software offre 3 pacchetti ad hoc:
- Starter: 100 partecipanti, 89 euro/mese
- Pro: 500 partecipanti, 199 euro/mese
- Plus: 1000 partecipanti, 429 euro/mese
Sta a te scegliere quello più adatto in base alle tue esigenze, ma eventualmente puoi anche contattare l'ufficio vendite che saprà consigliarti al meglio.
Pro: webinar fino a 5000 partecipanti (col Piano Enterprise)
Contro: non prevede un pacchetto di base gratuito
6. Cisco Webex
Cisco Webex è una delle piattaforme per webinar online più utilizzate dalle aziende.
Prevede una versione gratuita (massimo 100 partecipanti per ogni meeting, video in HD, condivisione schermo, chat) e 3 pacchetti a pagamento con funzioni supplementari, i cui costi vanno da 12,85 euro/mese a 25,65 euro/mese.
Questo software ti consente anche di integrare le app che più usi durante la giornata (Google Drive, Gmail, Outlook, Word, Excel), in modo da avere tutto connesso in tempo reale.
Pro: servizio completo che garantisce comunicazioni protette
Contro: per utilizzarlo bisogna scaricare e installare sul pc un apposito programma
7. Jitsi
Jitsi è un software per eventi online molto interessante, sopratutto per 3 motivi:
- È gratuito al 100% (non ci sono piani a pagamento)
- Lo si può usare senza installare alcun programma di terze parti
- Non necessita di registrazione
Iniziare un meeting è questione di 1 click, una volta entrato nel sito ti basterà cliccare sulla voce "Go" e sarai re-indirizzato già nella schermata principale.
L'interfaccia è semplice e minimale, ma possiede tutte le funzionalità di base: condivisione dello schermo, servizio di chat, possibilità di alzare la mano, registrazione dell'evento.
E la cosa super è che sia il numero di partecipanti sia la durata del video sono illimitati!
Pro: possibilità di condividere il video su You Tube
Contro: nessuno
Ecco qui, questi sono i migliori software per l'organizzazione di eventi online.
Ognuno con le proprie peculiarità, i propri vantaggi e i propri difetti ma sicuramente tutti validissimi per tenere meeting, riunioni, corsi di formazione, webinar ed eventi in live streaming direttamente da casa.
In caso volessi approfondire l'argomento ti segnalo anche questo articolo sulle migliori app per eventi, che ti darà una mano nella pianificazione e nella gestione degli stessi.
Un saluto e alla prossima!