Meeting Hub Meeting Hub blog
riunione di lavoro

Come organizzare una riunione di lavoro 7 step per una riunione di successo

Come organizzare una riunione di lavoro in modo corretto? Ecco i 7 step da seguire per un meeting perfetto!

I dipendenti della tua azienda sono demotivati? Vuoi presentare il nuovo piano annuale di lavoro al tuo team?Hai bisogno di generare nuove idee per ampliare il business?

La soluzione a tutti questi casi può essere racchiusa in una semplice parolina che di questi tempi va molto di moda, cioè ‘comunicazione’.

Di tanto in tanto, tutte le aziende o i gruppi di lavoro hanno bisogno di organizzare meeting aziendali per fare il punto della situazione, per parlare di eventuali problematiche, per esporre un nuovo progetto o ancora per modificare piani d’azione stabiliti in precedenza. Sono questi i casi in cui è necessario sapere come organizzare una riunione di lavoro!

Se pensi davvero che nel tuo team ci sia il cosiddetto ‘bisogno di fare una chiacchierata’ allora è il caso che tu vada avanti a leggere questo articolo, in cui troverai tutti i consigli che ti serviranno per tenere un’ottima riunione.

Le cose da fare prima del meeting aziendale

Prima di indire una riunione ci sono alcuni accorgimenti indispensabili a cui devi pensare. Te li porto qui di seguito.

Ad ogni meeting il suo allestimento

icona riunioneInnanzitutto devi trovare una sala meeting, dunque assicurarti che sia libera e prenotala per tempo.

Questo è un aspetto da non sottovalutare: se al meeting partecipano solo una decina di persone meglio non riservare una stanza grande, non riscaldata o senza aria condizionata. Le persone tenderanno ad innervosirsi, vanificando i tuoi sforzi di coinvolgerli e di renderli partecipi.

Se gli invitati sono tanti invece avrai bisogno di una struttura adatta per far sì che i tuoi ospiti si sentano comodi e a loro agio, in modo da creare un clima favorevole allo scambio di idee.

Come prima cosa devi chiederti che tipo di meeting vuoi fare, e in base a questo potrai decidere l’allestimento ideale per la tua sala:

  • Se il tuo incontro è un corso di aggiornamento nel quale i dipendenti devono apprendere delle nozioni è necessario che i tuoi ospiti abbiano un piano d’appoggio sul quale scrivere eventuali appunti, perciò l’allestimento più idoneo è sicuramente quello a banchi scuola.
  • Se invece hai bisogno di organizzare un brain-storming per raccogliere nuove idee e favorire un confronto libero tra i partecipanti ciò che ti serve è una struttura a ferro di cavallo, che consente alle persone di parlarsi faccia a faccia, favorendo una comunicazione più aperta e dinamica.
  • Nel caso invece del lancio di un nuovo prodotto o di una presentazione sarà necessario dotarsi di una struttura allestita a platea, che convogli l’attenzione del pubblico verso un unico punto centrale.
  • Se ciò che ti serve per organizzare la tua riunione aziendale è la creazione di un gruppo di lavoro per favorire la cooperazione di più persone l’ideale è una disposizione a tavoli rotondi, tanti quanti sono i gruppi coinvolti.
tipologia di meeting

Fino a qui tutto bene. A questo punto dovresti aver compreso le differenze fra vari tipi di meeting e gli allestimenti adatti ad ospitarli. Ora vediamo invece quali sono gli strumenti che potrebbero servirti.

Le attrezzature per meeting aziendali

icona proiettoreSe vuoi rendere più chiari alcuni concetti durante la tua riunione, imprimendoli a fuoco nella mente delle persone a cui stai comunicando è necessario avere degli strumenti.

Di che cosa sto parlando? Ovviamente di attrezzature come videoproiettori, microfoni, lavagne a fogli mobili o pc.

A questo punto puoi fare due cose: porti il tuo materiale personale da casa, oppure scegli una struttura che abbia già gli strumenti adatti al suo interno.

Anche in questo caso la scelta dipenderà dal tipo di meeting. Ovviamente nel caso di una grande conferenza sarà opportuno ricercare una struttura che abbia già al suo interno tutto ciò di cui hai bisogno.

Se invece devi organizzare una piccola riunione con una ventina di persone potresti anche pensare di impacchettare il tuo materiale e spedirlo direttamente sul posto. Questa seconda alternativa tuttavia non è sempre l’ideale.

Non è sicuramente la prima volta che un manager spedisce la sua grandiosa presentazione, il suo videoproiettore, i suoi microfoni e addirittura la flip-chart tramite corriere per poi scoprire poco prima del meeting che il tutto è stato disgraziatamente smarrito.

Una situazione da mettersi le mani nei capelli!

L’alternativa è quella di scegliere una location che sia già attrezzata con tutti gli strumenti di cui hai bisogno. Questa è l’opzione migliore se vuoi andare sul sicuro.

Se vuoi optare per questa seconda possibilità io posso darti un ottimo consiglio.

Immagina di essere in questa situazione:

Il tuo marketing manager ti ha incaricato di organizzare una riunione per 50 persone per discutere del nuovo piano annuale presentato in azienda. Vorrebbe che il meeting si tenesse a Milano, possibilmente vicino alla stazione centrale. La sala deve contenere un videoproiettore, una lavagna a fogli mobili e dei microfoni . Ti ha dato due giorni di tempo per organizzare il tutto.

…E adesso che fai?

Se non vuoi perdere tempo e andare sul sicuro puoi entrare nel nostro sito Meeting Hub e cercare le strutture sia su base geografica, sia sulla base dei servizi che stai cercando.

Questa ad esempio è la lista dove troverai tutti gli hotel per meeting a Milano dotati di videoproiettore, microfono e lavagna a fogli mobili.

Se hai bisogno anche di attrezzature da ufficio, ti consiglio di leggere questo articolo dedicato ad una tipologia di location che ti saranno veramente utili: i business center.

Fatto tutto?

Perfetto. Ora sei pronto.

Hai trovato la location con l’allestimento adatto, hai gli strumenti per gestire il tuo incontro, ma sei davvero sicuro che la tua riunione di lavoro sarà efficace e al tempo stesso coinvolgente?

Potresti anche trovarti nella più bella struttura della città ed avere le migliori intenzioni del mondo, tuttavia se non osservi alcune semplici regole molto probabilmente il tuo meeting sarà un buco nell’acqua.

Ma non disperarti! Se segui questi 7 step puoi star certo che viaggerai sulla cresta dell’onda!

7 step da seguire per organizzare una riunione di lavoro

1. chiediti se l’incontro è veramente utile a chi ti ascolta

icona gruppo

Le riunioni sono il flagello della società occidentale. Non l’unico, d’accordo. Ma ci fanno perdere un sacco di tempo. (B. Severgnini)

È vero, questa affermazione potrebbe sembrare esagerata ma in realtà ha una sua base di verità.

Se credi che una discussione possa davvero portare dei buoni risultati e sia effettivamente necessaria per il buon proseguimento della tua attività allora rilassati e inizia a preparare il tuo meeting; altrimenti lascia perdere, perché ogni riunione ha un costo, sia in termini di tempo che di denaro, perciò devi avere un buon motivo per organizzarla.

Anche i partecipanti vanno scelti con cura, privilegiando coloro che possono dare il migliore contributo possibile.

Se le persone a cui ti stai rivolgendo non sono interessate ai tuoi argomenti, oppure non sono i reali destinatari del tuo messaggio sarà difficile che l’incontro abbia successo.

Spesso si tende ad invitare più individui di quanti siano realmente necessari, pensando che sia meglio avere qualcuno in più piuttosto che in meno.

E questo è grave un errore!

Devi organizzare un meeting aziendale, non un congresso! 

Se inviti 100 persone ma di fatto solo 20 di loro sono coinvolte stai certo che gran parte del  budget che hai speso è andato sprecato. Hai prenotato una grande sala meeting per un centinaio di invitati, quando invece avresti potuto risparmiare parecchio organizzando il tuo incontro in una confortevole e accogliente saletta per le sole persone interessate.

La psicologia insegna che quando un individuo è inserito in un gruppo subisce il principio psicologico di Inerzia sociale e la conseguente percezione di distribuzione di responsabilità.

Secondo questo principio un soggetto, se circondato da altre persone tende a percepire meno la sua responsabilità sulla situazione contingente, sentendosi anche meno colpevole in caso di fallimento.

Più il gruppo è grande e meno un individuo si sentirà responsabile, soprattutto nel caso in cui ritiene che la sua presenza non sia essenziale allo svolgimento dell’attività.

Questa norma psicologica spiegherebbe il motivo per cui in piccoli gruppi le persone si sentono più coinvolte ed invogliate a partecipare.

Ora, per il tuo meeting è necessario invitare attori, non spettatori, soprattutto in caso di riunioni di lavoro che prevedono un confronto e la ricerca di nuove idee per implementare un progetto o per la valutazione di un piano di lavoro.

Se ad una riunione sono presenti tutti: dal direttore d’azienda al nuovo stagista assunto, allora quasi sicuramente siamo di fronte ad un incontro senza senso!

Limitare il numero di presenze significa meeting più brevi, partecipanti più coinvolti e risultati migliori.

2. Pianifica

icona pianificazioneÈ di fondamentale importanza creare un Piano di lavoro, specificando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere.  Dovrai quindi stilare un ordine del giorno, illustrando in anticipo gli argomenti che verranno affrontati.

La prima cosa da definire sono gli obiettivi: se non ne hai uno evita di convocare la riunione.

Innanzitutto gli obiettivi devono essere ‘S.M.A.R.T.’:

Significativi = Ovvero specifici, chiari, non vaghi

Misurabili = Facili da misurare, in modo da capire come si sta procedendo

Accessibili = Devono essere raggiungibili sulla base delle risorse e delle capacità a propria disposizione

Realistici = Non devono essere troppo lontani dalla realtà, altrimenti risultano scoraggianti

Tempestivi = è necessario determinare un periodo di tempo entro il quale devono essere raggiunti

Dopodiché dovrai esporre le idee ordinatamente e fare in modo che i vari argomenti siano connessi tra loro, evitando di saltare da un tema all’altro, senza avere la foga di esporre tutto il prima possibile.

Non devi mai perdere il focus, mantenendo saldo il punto di arrivo del consulto e controllando gli elementi destabilizzanti, che portano a sviare l’argomento dal punto che si era stabilito.

È inoltre utile informare preventivamente i partecipanti di quel che verrà affrontato in riunione, magari inviando un allegato con informazioni. In questo modo possiamo rendere noto il contributo che verrà chiesto ad ognuno e preparare materiali e sussidi che si utilizzeranno.

Infatti, se i partecipanti sanno già di cosa si andrà a trattare arriveranno più preparati, e persone più preparate garantiscono una riunione più efficiente.

Meglio ancora se la scaletta viene appuntata su fogli che verranno distribuiti tra i partecipanti, oppure lasciata perennemente sullo sfondo, magari proiettata su un grande telo appeso alla parete, grazie ad un videoproiettore.

Una volta pianificato il lavoro da svolgere, sei pronto  per la convocazione della riunione aziendale.

3. Prepara una presentazione

icona presentazioneSei lo speaker principale della riunione aziendale e ci tieni ad essere veramente chiaro verso i tuoi interlocutori. Vuoi assicurarti che i presenti si appuntino bene in mente gli argomenti principali della discussione, oppure semplicemente hai paura di tralasciare dei fattori chiave importanti. È questo il caso di creare una presentazione tramite slide.

Sono molte le persone che decidono di servirsi di schemi nel momento in cui devono rivolgersi ad a un pubblico per un tempo prolungato; questo perché è facile perdere il filo del discorso e finire per divagare senza rendersene conto.

Come ho già accennato, le slide sono lo strumento migliore per organizzare un meeting aziendale, ma devi sapere che c’è modo e modo di creare delle diapositive.

Ci sono 5 regole che non puoi lasciarti sfuggire nel caso in cui ritieni che sia necessario utilizzare questo espediente.

Regola numero 1:  Evita i template

Il template è un modello preimpostato: qualcosa di standard, prodotto in serie, che fa risultare ogni slide uguale all’altra.

Meglio piuttosto crearsi da soli il tema che si preferisce, adattandolo alle proprie esigenze comunicative e risultando quindi meno monotoni.

Regola numero 2:  Scegli massimo 5 colori

Evita colori sgargianti, fanno troppo Carnevale!
Se non vuoi che la tua presentazione sia un pugno in un occhio ti consiglio di usare solo altri due colori oltre al bianco e al nero.
L’uso di tante tonalità diverse distrae, oltre a creare fastidio: se usi solo pochi colori la gente riuscirà maggiormente a concentrarsi su ciò che vede scritto, evitando in parte il rischio di calo di attenzione.

Esistono servizi che ci aiutano a creare dei colori adatti da usare per titoli, paragrafi o sfondi. Ovviamente le nuances dovrebbero rispecchiare il tono della presentazione.

Un sito che ti dà questa opportunità è Adobe Kuler.

Regola numero 3:  Attenzione ai font

Troppi font diversi confondono il lettore, meglio sceglierne al massimo due o tre, ma non di più. Come per i colori, anche i font determinano il carattere della presentazione, in tutti i sensi! Se usi due font, uno è meglio inserirlo nei titoli e l’altro nel corpo del testo.

L’eventuale terzo font potrebbe essere sfruttato per dare enfasi a determinate parole, oppure in slide che fungono da parentesi. Inoltre è bene ricordarsi di non usare un carattere troppo piccolo, altrimenti le persone lontane dallo schermo faticheranno non poco a leggere.

Se hai dei dubbi sulla dimensione del carattere da usare posso darti una semplice dritta per capire qual è la dimensione del font che fa per te.
Basta svolgere questa elementare operazione matematica:

Età della persona più anziana presente : 2  =  Dimensione ideale del font

Quindi, se il tuo pubblico è composto da trentenni, basterà fare 30:2 = 15. Questo numero sarà la grandezza ideale del carattere che figurerà sulla tua presentazione.
Se invece il più anziano del gruppo ha 60 anni, avremo 60:2 = 30.
Questo perché generalmente le persone su di età hanno maggiori problemi di vista rispetto ai più giovani.

Regola numero 4:  Poche parole per slide

La memoria a breve termine immagazzina più facilmente piccole quantità di informazioni per volta, piuttosto che una lunga sfilza di dati. Questo è il motivo per cui non è il caso di sovraccaricare le slide di informazioni. Un eccessivo numero di parole potrebbe affaticare troppo il lettore e di conseguenza abbassare la sua soglia di attenzione.

Ad ogni slide il suo concetto. In questo modo il tutto sarà sicuramente più ordinato e facilmente assimilabile; i tuoi ospiti rimarranno più concentrati e rischieranno meno di subire il calo di attenzione.

Sei tu che devi parlare, non le slide. Le diapositive sono come una scintilla, che dà il via al discorso, ma una volta introdotto sta a te continuare.

Alla gente non piace sentirsi dire le stesse cose può già leggere di per sé, quindi sii originale! Prendi coraggio e approfondisci più che puoi gli argomenti da affrontare.

Se invece non puoi proprio evitare di inserire un lungo testo all’interno di una slide allora è necessario giocare sulla grafica e sull’ordine di presentazione, per rendere il tutto più fruibile.

Regola numero 5: Inserisci le immagini

Se vuoi essere ancora più chiaro ed esplicativo allora dovresti far uso di materiale visivo.

È più probabile infatti che le persone si ricordino meglio ciò che hanno visto piuttosto che ciò che hai detto, pertanto anche le immagini hanno una loro rilevanza, soprattutto per il fatto che consentono di generare una risposta emotiva immediata negli ascoltatori.

È importante che abbiano una buona risoluzione anche se vengono ingrandite fino a riempire tutta la slide. Se sono un po’ sgranate meglio sostituirle: la cura dei dettagli è sempre importante.

Eventualmente se la loro dimensione è minore rispetto a quella della slide puoi rimediare aggiungendo un testo sullo fondo in modo da riempire lo spazio che avanza.

4. Rispetta le tempistiche

icona orologio Le persone al giorno d’oggi sono super impegnate, le loro agende spesso e volentieri strabordano di impegni, quindi rubare loro del tempo inutile per un meeting di lavoro potrebbe farle innervosire parecchio.

È importante rispettare il tempo altrui:  se non si riesce ad essere puntuali nel tenere riunioni aziendali, meglio lasciar perdere ed evitare di far nascere inutili tensioni fra i partecipanti.

Molto spesso gli incontri iniziano sempre dopo una buona mezz’ora rispetto all’orario prefissato, senza contare che frequentemente dell’altro tempo prezioso viene speso per illustrare ai ritardatari ciò che è stato detto fino a quel momento.

Anche i tempi di chiusura sono importanti: un buon meeting non dovrebbe mai superare il tempo limite stabilito, pertanto è meglio cercare di velocizzare o  ridurre il più possibile il dibattito, così da rientrare nella tempistica.

Una possibile soluzione per evitare di sforare è quella di stimare in anticipo la durata massima di discussione di ogni specifico argomento ed indicare la persona adatta a illustrare quel determinato tema.

Ingabbiando in questo modo le diverse tematiche è meno probabile che si finisca per divagare, allungando inutilmente il discorso e finendo inevitabilmente per superare i tempi limite.

Ad esempio:

argomenti


5. Ascolta i suggerimenti

icona ascoltoÈ importante che il clima in sala sia disteso, in modo che tutti siano invogliati a partecipare alla discussione.

Ascoltare ciò che hanno da dire i tuoi ospiti può esserti d’aiuto per prendere decisioni più efficaci,  trovare nuove idee,  oppure per capire se i concetti di cui hai parlato sono stati ben compresi.

È anche vero che non tutto potrebbe andare a gonfie vele;  infatti esiste sempre la possibilità che nascano delle critiche!

I tuoi interlocutori potrebbero non essere d’accordo con te su ciò che hai esposto, ma non prenderla sul personale! In casi come questi devi stare tranquillo e ascoltare tutte le obiezioni con pazienza.

Il dissenso non è sempre negativo, anzi, potrebbe aiutarti nel capire cosa c’è che non va, e quindi a trovare spunti nuovi per migliorare la situazione.

Devi sempre essere in grado di percepire ciò che sta avvenendo in sala, cogliendo l’entusiasmo o la stanchezza delle persone che ti circondano.

Se il tuo pubblico dà segni di noia però, è meglio mettere in atto prossimo punto.

 6. Intervalla con coffee break

icona téSe hai seguito tutti i punti di cui ti ho parlato finora i tuoi ospiti non possono essere annoiati.

Tuttavia dopo tre ore consecutive di concentrazione per tenere una riunione di lavoro, anche il miglior oratore del mondo rischia di perdere gran parte della concentrazione dei suoi ascoltatori.

Chiunque dopo ore di attenzione gradirebbe prendersi un po’ di pausa per recuperare energie e lucidità mentale: è questo il momento di organizzare un coffe break!

In questo modo potrai staccare un po’ la spina e far sì che il clima si mantenga dinamico.

Se vuoi fare le cose in grande puoi organizzare un buffet, ma attento a non esagerare! La peperonata potrebbe avere un effetto soporifero sui tuoi ospiti, ed è possibile che dopo la pausa pranzo le uniche forme di vita coscienti che potrai trovare siano i moscerini incollati alle finestre! Meglio offrire un menu per meeting di lavoro fresco e leggero.

7. Riassumi quanto detto e verifica il raggiungimento degli obiettivi

icona obiettiviAlla fine dell’incontro è importante fare un riassunto dei principali argomenti trattati ed elencare le conclusioni a cui si è arrivati.

Se vuoi essere più preciso puoi redigere il verbale della riunione aziendale, cioè una sorta di promemoria che indica in modo schematico le decisioni prese, le strategie da intraprendere e i soggetti da coinvolgere.

Potresti incaricare una persona che si annoti tutto ciò in tempo reale, in modo da poter inviare il tutto anche agli assenti, o meglio ancora fare in modo che quanto scritto venga salvato direttamente in un file condiviso del sistema di comunicazione integrata.

Questo è quanto. Ora ti sentirai sicuramente più tranquillo.

Se seguirai questi 7 semplici passi ti renderai conto che le cose cambieranno: il tuo tempo e il tuo budget non verranno più sprecati, affronterai i problemi con più efficacia e soprattutto, i tuoi interlocutori torneranno a casa soddisfatti e positivi, consapevoli che il loro contributo non è andato sprecato, ma anzi, valorizzato… significa che sai come organizzare una riunione di lavoro di successo!

Scopri le migliori sale meeting in tutta Italia!

Sofia Poleni

Sofia Poleni

Ebook Meeting Hub

Inserisci i tuoi dati e riceverai gratuitamente via mail l'Ebook completo.

Ben fatto! A minuti riceverai via mail l'Ebook!
Oh oh! qualcosa è andato storto! Riprova più tardi!

Articoli Correlati