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Le migliori App gratuite per l’event manager

Meeting Hub Blog ti ha già parlato (un grazie a Michele) di come un event manager può oggi utilizzare diverse app per la pianificazione e la gestione di un evento. In questo articolo troverai altri consigli sulle applicazioni gratuite più utili per chi lavora negli eventi.

Trello, la matrioska digitale

trelloTrello è una piattaforma online sviluppata per Pc e dispositivi mobili con cui puoi gestire un progetto individuale o di squadra e, soprattutto, rendere veloce il passaggio di informazioni tra i partecipanti al progetto.

Funziona semplicemente con la creazione di tre piani di lavoro a strati: Bacheche (Board), Liste (List) e Schede (Card), come una matrioska digitale.

Bacheche: ogni bacheca corrisponde ad un progetto, o ad una precisa macro-attività che il tuo gruppo deve sviluppare: sei tu a denominare le bacheche. Ad esempio: puoi creare una Bacheca formazione, in cui inserire gli argomenti relativi ai corsi e agli strumenti di studio per il tuo team, una Bacheca amministrativa, dove affidare e controllare i compiti relativi alla gestione amministrativa del progetto, una Bacheca editoriale ecc; ad ogni progetto una sua bacheca.

Se ad esempio stai lavorando alla produzione di uno spettacolo teatrale puoi creare una bacheca per la direzione artistica, una bacheca per la gestione amministrativa e finanziaria, una bacheca per il progetto di comunicazione e abbinare ad ogni bacheca i membri del Team necessari alla suo sviluppo.

Liste: se pensi alla lista della spesa stai già avendo un’ottima idea per un casalingo ma efficace utilizzo di Trello. All’interno di ogni bacheca puoi infatti creare delle liste di attività che possono, in un colpo d’occhio, evidenziare lo stato dell’arte di quello specifico progetto. Puoi in sostanza monitorare l’andamento del lavoro, dalla sua ideazione alla sua realizzazione. Ogni bacheca contiene più liste; significa che ogni progetto contiene più attività da tenere in considerazione.

Tornando all’esempio di prima, aprendo la Bacheca “direzione artistica” si possono aggiungere varie liste per la programmazione del lavoro: la lista “bozze per la sceneggiatura”, la lista “bozze approvate” , la lista “disegno audio e luci”, la lista “casting”e così via, andando progressivamente a suddividere il progetto in varie aree di lavoro: ad ogni lista la sua funzione e i suoi partecipanti.

Schede: scendendo ancora più in basso e svestendo sempre di più la matrioska si trovano infine le schede. Sono in sostanza delle caselle in cui inserire idee e contenuti di vario tipo (immagini, link, allegati, checklist, etichette etc;) che si possono spostare da una lista all’altra per tenere sotto controllo l’andamento del progetto. Ogni scheda è commentabile e si possono aggiungere alla conversazione tutte le persone del Team di cui hai bisogno con un semplice tag.

L’esempio suggerisce di aggiungere alla lista “bozze per la sceneggiatura” tutte quelle schede necessarie alla gestione di quell’attività: la scheda “contatti scrittori”, la scheda nominativa per ciascuno scrittore che si propone, la scheda “regole di valutazione” e così via. Ad ogni scheda la sua piccola parte di attività.Le schede possono essere spostate: significa che possono essere rimosse da una lista ed essere collocate in un’altra per aggiornare l’avanzamento dei lavori.

Spostare le schede da una lista all’altra significa aggiornare in tempo reale l’andamento del progetto, e soprattutto significa mettere al corrente tutto il team coinvolto dell’avvenuto update: ogni operazione effettuata su Trello comporta l’invio di una notifica (anche via e-mail) a tutti i membri di una lista o di una scheda, a seconda che l’operazione sia stata fatta su una o sull’altra.

I vantaggi di Trello sono veramente incredibili:

  • collabori con il tuo gruppo ovunque tu sia
  • hai una visione prospettica dei tuoi progetti
  • adattamento al tuo flusso di lavoro
  • semplice da utilizzare, veloce da imparare ma con tante funzioni

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HelloSign, la tua firma “digitale”

HelloSignGli organizzatori di eventi sono spesso sommersi da documenti da compilare, firmare, controllare, spedire ecc; con HelloSign puoi rendere tutto questo molto più fluido e veloce, perché l’applicazione è in grado di:

  • memorizzare la tua firma
  • importare documenti dalla tua email (è previsto un sistema di riconoscimento automatico dei file contenuti nella email che decidi di associare), dal tuo Google Drive e da Dropbox
  • scannerizzare un documento attraverso la fotocamera del tuo dispositivo mobile
  • inserire nel documento un nuovo elemento
  • firmare il documento
  • spedire il documento in formato PDF

Quali modifiche puoi apportare al documento? Puoi inserire:

  1. Caselle di testo per la compilazione dei campi vuoti; le caselle di testo, una volta inserite, possono essere spostate con il dito da una parte all’altra dello schermo, per essere posizionate in un’area specifica del documento. Ad esempio si può inserire tutto ciò che viene richiesto per la compilazione di una scheda anagrafica.
  2. Segni di spunta (checkmark).
  3. Date per datare un documento, sempre nella forma di una piccola casella di testo.
  4. Firma, da inserire con il tuo dito, esattamente come quando scrivi con l’inchiostro (ti si aprirà una piccola lavagna in cui scrivere)

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Hootsuite: gestisci più profili social 

HootsuiteHootsuite è un’applicazione che ti permette di interagire efficacemente con i tuoi followers (in questo caso chi partecipa al tuo evento) utilizzando nello stesso momento più di 20 account, da un’unica piattaforma e con una sola password. I servizi di Hootsuite sono generalmente a pagamento ma è disponibile una app gratuita per la gestione di massimo 3 account social.

Cosa puoi fare?

  •  effettuare ricerche per hashtag
  • analizzare i dati di traffico
  • visualizzare le statistiche in tempo reale
  • creare concorsi social
  • creare e pubblicare delle liste con i post dei clienti più importanti o degli influencer più famosi.

Hootsuite è una app strategica molto utile durante una campagna social o il monitoraggio di un evento.

Se vuoi scoprire come aumentare i tuoi contatti social e le condivisioni durante il tuo evento dai un’occhiata a questo articolo.

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Eversnap: l’album del tuo evento

EversnapCon questa applicazione puoi raccogliere tutte le immagini e i video del tuo evento in un’unico album, sia quelle scattate da te che quelle caricate dai membri del tuo team.

L’accesso all’applicazione è immediato, è sufficiente collegarla al proprio account Facebook oppure creare direttamente nella app un nuovo utente. In ogni caso si verrà a generare un account Eversnap.

Compiuto questo primo passaggio, la creazione di un album può essere impostata con tre differenti modalità della privacy:

  • Visible: tutte le persone che accedono al tuo profilo eversnap possono visualizzare l’album
  • Friends-Only: solo i tuoi amici eversnap possono visualizzarlo
  • Super-Secret: nessuno è a conoscenza di questo album a meno che sia stato invitato da te (previo inserimento di un codice da te creato)

Gli “ospiti” del tuo album non devono per forza scaricare la app, ma possono utilizzare il browser del proprio smartphone per accedere all’album (tramite un link da te inviato), visualizzarlo e aggiungere le loro fotografie.

E’ un’applicazione perfetta, ad esempio, per i matrimoni, così che tutti gli invitati possano avere accesso all’album contenente le fotografie della giornata per aggiornarlo con i propri scatti.

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Umberto Rota

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