Una rassegna delle migliori app per eventi in circolazione. Per chi vuole pianificare un evento di successo con gli strumenti della moderna tecnologia.

Negli ultimi anni, con la diffusione delle connessioni Internet Wi-Fi e dei dispositivi digitali come tablet o smartphone, sono nate numerose app. Il loro obiettivo dichiarato è quello di migliorare la nostra vita risolvendo in modo efficace piccoli e grandi seccature che incontriamo durante le nostre attività quotidiane.

Il mondo dell’organizzazione di eventi non è una eccezione…

Esistono infatti molte app per eventi. 

Si tratta di strumenti che perfezionano alcuni processi che si riscontrano spesso durante l’organizzazione di eventi. Possono ad esempio migliorare la gestione del team di lavoro, risolvere i problemi legati alle barriere linguistiche tra i partecipanti, oppure prendere scelte concordate con i partecipanti senza impazzire con mille email e telefonate. Altre applicazioni sono più specializzate, e permettono di gestire direttamente aspetti tecnici legati alla capienza delle sale o la disposizione dei tavoli e delle sedie.

Tutti questi strumenti possono migliorare notevolmente la pianificazione di un evento. Al giorno d’oggi, chi si occupa di meeting planning deve conoscerli assolutamente, ed è per questo motivo che ho scritto questo articolo.

Andiamo dunque alla scoperta delle migliori app per eventi attualmente sul mercato!

Le app per eventi da non perdere

Di seguito ti mostrerò 12 app particolarmente utili nella gestione di un evento.

Partiamo?

Ecco la lista dei migliori…

1. Meeting Assistant

Devi pianificare un evento, e quindi stai già andando in confusione con tutte le cose che devi gestire in contemporanea? Buone notizie: questa app ti aiuterà nel tuo lavoro in modo efficiente.

L’applicazione contiene dei template (cioè modelli predefiniti) di agenda. All’interno troverai vari collegamenti e scorciatoie per accedere immediatamente ai vari meeting in fase di organizzazione.

Meeting Assistant è davvero semplice e di facile utilizzo. La sua interfaccia utente è talmente intuitiva che se iniziassi a spiegarti come funziona tutto ti sembrerebbe più complicato!

Meglio se smetto di scrivere e ti lascio alla visione di questo video:

 

La versione completa di Meeting Assistant costa 89 centesimi di Euro, ma è possibile provarla gratuitamente per 30 giorni.

Purtroppo questa applicazione ha un piccolo problema: l’iscrizione. Si tratta di un processo davvero troppo macchinoso. Io ci ho provato…

Una volta giunto nel form di iscrizione, ho dovuto lasciare un sacco di dati. Non solo il consueto numero di telefono e indirizzo email, ma anche il nome della società per cui lavoro, il numero di dipendenti e la mia posizione… se organizzare meeting ed eventi per te è solo un hobby, probabilmente ti spaventerai e scapperai a gambe levate. Però, se sei un professionista, questo non ti dovrebbe creare alcun problema.

Ah, dimenticavo: l’app è studiata per IPad, quindi è studiata per essere visualizzata in schermi di grosse dimensioni.

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2. Super Planner

Probabilmente la app definitiva per ogni organizzatore di eventi.

La sua funzione è decisamente pratica e completa. Non si limita infatti ad aiutarti nella gestione dell’organizzazione, ma ti permette di fare molto di più!

Ad esempio, puoi calcolare quante persone possono stare sedute in una sala prendendo a riferimento 15 differenti configurazioni dei posti. Così potrai sapere in anticipo qual è la disposizione ideale dei tavoli per il tuo meeting.

Puoi anche fare il calcolo al contrario, cioè stimare le dimensioni della sala partendo dal numero di persone che parteciperanno al tuo evento e il modo in cui vuoi disporle.

E se vuoi organizzare feste e matrimoni c’è persino un sistema che ti dà le dimensioni stimate per la pista da ballo in base ai parametri che hai impostato!

Oltre a ciò, in Super Planner ci sono molte altre funzioni, come il calcolatore delle spese, che comprende varie sezioni tra cui il pagamento del personale, il pranzo, le bevande, e unisce il tutto ai dati precedenti aiutandoti con dei diagrammi.

Direi che ce n’è abbastanza da coprire ampiamente il costo di 9,99 euro.

Fino a qualche anno fa questa interessante app per eventi funzionava solo per dispositivi Apple. Quindi, per usare questa applicazione sul tuo telefono dovevi avere un IPhone.

Per fortuna nel 2016 è uscita una versione adatta per i dispositivi Android.

Siediti perché ho una brutta notizia per te: il voto di Super Planner per Android è piuttosto basso. Segno evidente che deve ancora essere perfezionato. Ciò non toglie che puoi provare ad utilizzarlo e sperimentarlo fin da oggi!

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3. Digivents

Questa app è un po’ particolare. Si tratta infatti di una applicazione di sviluppo per creare app personalizzate. Utilizzando Digivents puoi quindi sviluppare la tua app in modo semplice e rapido anche se non sai nulla di programmazione.

Già, perché il sistema di Digivents è davvero molto intuitivo. Basandosi su una logica semplice e su una interfaccia grafica chiara, basterà associare i tasti alle funzioni che preferisci per sviluppare una app personalizzata con la massima praticità possibile.

Una volta che avrai creato l’app, puoi mandare un link per il download ai partecipanti del tuo evento. Questi lo scaricheranno e si vedranno la vita notevolmente semplificata!

Infatti, tra le varie cose che potrai sviluppare con Digivents, ci sono dei sistemi di gestione del check in dell’evento. Invece di dovere fare una noiosa fila per la registrazione, chi parteciperà al meeting dovrà semplicemente mostrare agli addetti al benvenuto un QR code generato automaticamente dalla app. Altrimenti, l’iscrizione può avvenire automaticamente durante il passaggio del partecipante all’ingresso tramite il sistema Bluetooth che mette in comunicazione il suo smartphone con quello degli addetti al ricevimento.

Durante il meeting, la app che a quel punto avrai sviluppato con Digivents ti sarà utile per inviare domande direttamente al relatore dell’evento. Si tratta di un sistema simile a quello dei webinar, solo che è dal vivo!

I partecipanti al tuo evento, inoltre, potranno comunicare anche tra di loro attivando un’apposita funzione social. Si tratta del sistema ideale non solo per favorire la socializzazione tra partecipanti, ma anche per scambiare fotografie e documenti senza aver bisogno di scomodi supporti cartacei.

Ultimo ma non ultimo, potrai sottoporre un questionario ai partecipanti del tuo meeting. Il sistema genererà automaticamente i grafici e le tabelle che ti permetteranno un’analisi approfondita dei feedback degli utenti… e naturalmente per correggere i tuoi errori e migliorare i tuoi eventi nel futuro!

Avrai capito che Digivents è uno strumento veramente complesso ed è difficile descriverlo in queste poche righe. Se vuoi saperne di più, non ti preoccupare, dato che abbiamo dedicato un intero articolo a questa interessante app per eventi: Digivents: inventa una app per il tuo meeting.

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4. FormsApp for Google Form

Hai presente Google Form (o Google Moduli)? Sì, proprio quel servizio targato Google che ti permette di creare sondaggi. FormsApp for Google Form non è altro che la sua versione per smartphone.

Attraverso una interfaccia di semplice utilizzo puoi creare dei moduli standardizzati con domande e risposte da inviare alla tua lista contatti.

Una volta raccolti i dati, li potrai esportare comodamente in file PDF o in fogli di Excel dove potrai poi rielaborarli e trarre le tue considerazioni.

Inutile specificarti che i ricercatori di tutto il mondo usano questa app come se non ci fosse un domani. Ma perché un organizzatore di eventi dovrebbe conoscerla?

Ecco alcune occasioni un cui ti può essere utile:

  • Per scegliere la data di un evento
  • Per raccogliere i feedback dei partecipanti dopo un evento
  • Per raccogliere informazioni sulle abitudini dei tuoi partecipanti e sfruttarle al meglio per creare l’evento perfetto!

La versione di Google Form per cellulari è attualmente disponibile solo in inglese, mentre la versione per desktop supporta anche la nostra lingua. Non è da escludere che a breve la lacuna sarà colmata ed uscirà una versione dell’app anche in lingua italiana. Ma per ora dovremo usare la versione in inglese e attendere…

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5. Doodle

Questa app è un must per chi vuole scegliere la data di un evento senza intasare la casella di posta o le chat con messaggi interminabili.

Per usare Doodle, puoi accedere direttamente con il tuo account Facebook; per di più, la procedura è totalmente guidata.

Anche qui naturalmente dovrai scegliere una rosa di date per l’evento che hai in mente di pianificare. Quando l’avrai fatto, il sistema genererà un link che in seguito condividerai con i futuri partecipanti.

Il software è gratuito, ma esiste una versione a pagamento senza pubblicità e con altre funzionalità.

Per approfondire, leggi questo articolo: Come si sceglie la data di un evento?

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6. Wunderlist

Questa app è veramente interessante non solo per chi organizza eventi, ma in generale per organizzare dei progetti.

Infatti, si tratta di un sistema che ti permette di gestire le mansioni da portare a termine.

Potrai impostare i task (ovvero le mansioni) impostando notifiche e reminder per ricordarti quando è il momento di gestirle. Inoltre, potrai condividerle con il tuo team, delegando ogni attività specifica al giusto collaboratore. Il sistema offre anche la possibilità di inserire note e di suddividere le mansioni complesse in tante azioni più semplici.

Con Wunderlist, insomma, non solo non dimenticherai più nulla, ma anche i collaboratori che ti aiutano a gestire l’evento saranno più produttivi ed efficienti!

Un ulteriore vantaggio di questa app per eventi è la registrazione davvero semplicissima, oltre naturalmente alla grafica accattivante che la caratterizza.

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7. Slack

Se qualche anno fa tutti pensavamo che Skype fosse lo strumento definitivo per gestire un team in differita, oggi dovremo rivedere le nostre convinzioni!

Con Slack, infatti, il lavoro di squadra passa ad un livello superiore!

Ma cosa è, in pratica, questa applicazione?

Si tratta di una app di messaggistica privata per team di lavoro utilizzabile sia da mobile che da desktop. A differenza di Skype, con il sistema di Slack non puoi comunicare con l’esterno: i partecipanti dovranno essere invitati da un amministratore.

All’interno di Slack i messaggi non si mescolano: puoi infatti impostare diversi canali, ognuno dedicato ad un argomento o a una mansione specifica. Ogni canale può essere condiviso alle persone del team che si occupano della gestione di quella determinata mansione. Quindi, se organizzi un evento, puoi creare il canale “check in”, “prenotazioni”, “gestione sala”, “trasporti”, dove scriverai messaggi indirizzati al giusto team. Inoltre, potrai contattare privatamente tutti gli utenti con cui hai condiviso il sistema.

Forse, descritto in questo modo ti sembra complicato… ma fidati, è semplicissimo!

Se non ci credi, guarda questo video dimostrativo.

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8. QuickMobile

Più che una sola app, è un marchio che comprende diverse applicazioni per l’organizzazione di congressi e meeting. Con questa suite è possibile organizzare eventi dalle 50 alle 50.000 persone.

Particolarmente interessante e comodo il sistema di gestione drag and drop che permette di trasferire facilmente informazioni da una sezione all’altra del programma trascinando le icone con le dita.

Esattamente come un sistema CRM, si può strutturare in base ai ruoli. In parole povere, si può costruire una gerarchia all’interno del programma per gestire al meglio i compiti di ogni collaboratore.

Un esempio? Se stai organizzando un meeting e hai bisogno di contattare solo le persone che si occupano del pranzo, puoi mandare notifiche solo a loro e non ad altri.

Una valida alternativa a canali come Whatsapp o Skype, che permettono solo una interazione one-to-one o che coinvolge tutto il gruppo.

 

Questa app per eventi è integrabile con Twitter e LinkedIn. Un ottimo completamento per un programma professionale e comodo… ma attenzione a non confonderlo con altre applicazioni che portano lo stesso nome!

9. ITranslate

Questa è probabilmente una delle app per la traduzione automatica più popolari. Probabilmente è anche la più semplice in assoluto da utilizzare.

Come funziona? Semplice: basta selezionare la lingua in cui parli e quella in cui vuoi tradurre il tuo messaggio. Il software riconoscerà le parole che hai pronunciato, poi le scriverà automaticamente come sotto dettatura, e in tempo quasi reale le tradurrà nella seconda lingua. La voce sintetizzata della app le pronuncerà nella seconda lingua tramite l’audio del tuo smartphone.

Ovviamente la traduzione offerta da questa applicazione, essendo basata su programmi automatici e non avendo il filtro di una mente pensante, non può essere sempre perfetta. In ogni caso si tratta di un utile supporto che ti permette di capire e farti capire quando le barriere linguistiche svantaggiano qualche partecipante durante il tuo evento.

Sei curioso di vedere come funziona? Nel video che troverai qui sotto ti mostro una dimostrazione pratica di una traduzione simultanea tra arabo e inglese (e vice versa).

 

Il sistema di ITranslate è stato creato per massimizzare i dati di roaming. Che significa? In poche parole, vuol dire che offre un ottimo servizio di traduzione automatica consumando, in proporzione, pochissimi dati mobili del tuo smartphone. Quindi, se ti trovi senza una connessione a Internet veloce e per navigare in Internet devi appoggiarti alla linea mobile dello smartphone, non ti preoccupare: se ne fai un uso oculato, i megabyte non scenderanno a vista d’occhio!

In ogni caso, se usi ITranslate durante il tuo evento in una location con Wi-Fi offerto dalla casa, questo problema non si porrà neppure!

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10. Interactio

Hai mai assistito a una conferenza multilingue? Se hai risposto di sì, allora avrai ben presente la complessa strumentazione necessaria, con tanto di cuffie e amplificatori di utilizzo complesso.

Tutto questo da oggi non è più necessario!

Con Interactio l’attrezzatura per traduzioni professionali è destinata ad andare in pensione. Infatti, questa app permette di gestire la traduzione simultanea utilizzando le funzionalità tecnologiche degli smartphone.

In pratica, come funziona questa app? Se vuoi utilizzare Interactio, devi accedere al sito dedicato, creare un evento e aggiungere gli interpreti del tuo evento con le rispettive lingue di traduzione. Ogni interprete coinvolto riceverà un link via posta elettronica completo con i suoi dati di accesso personali e le informazioni necessarie che bisogna conoscere per l’utilizzo della app. Una volta connesso al sistema di Interactio, l’applicazione è pronta per fornire supporto alla traduzione.

I partecipanti al tuo meeting, per ascoltare la traduzione simultanea di Interactio, dovranno scaricare la app sul loro telefono cellulare, mettere le cuffie del dispositivo, scegliere la lingua di traduzione e… godersi la conferenza multilingue!

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11. Teleprompt+

Quando un relatore sale sul palco durante un convegno o una conferenza, in genere non improvvisa il suo discorso. Infatti, ha preparato tutto in precedenza. Ma come fa ad essere così fluido? Non sembra, ma sta leggendo! Ma come, se non ha gli occhi rivolti al leggio? Semplice: attraverso un apposito strumento detto gobbo elettronico o teleprompter.

Si tratta di un apparecchio che viene posto di fronte al relatore e che proietta su uno schermo il testo che deve leggere.

Il teleprompter quindi è veramente utile per i relatori durante un evento, ma si tratta di attrezzatura costosa e non sempre facile da reperire.

Quindi ti conviene rinunciare all’idea di farti aiutare dal gobbo elettonico? No!

Infatti c’è una buona notizia: hai la possibilità di utilizzare il tuo Ipad come se fosse un gobbo elettronico!

Come? Installando sul device la app Teleprompt+.

Questa applicazione è dotata di un apposito editor. Quindi potrai inserire comodamente il testo da leggere durante il meeting.

Ma aspetta… l’idea di scrivere un intero discorso su uno schermo touch screen può essere piuttosto frustrante. E infatti di questo non dovrai preoccuparti: la app infatti permette di importare il testo contenuti in file di testo della tua cartella di Dropbox, oppure direttamente dalle directory di Google Docs.

Naturalmente, per ottenere benefici dalla lettura attraverso il gobbo elettronico, lo scorrere del testo deve andare di pari passo con la lettura. Questo aspetto però può creare problemi: infatti, se il testo passa davanti agli occhi troppo velocemente, il relatore rischia di perderne dei pezzi. Se invece è troppo lento, si rischia di dover interrompere la fluidità del discorso con imbarazzanti pause di silenzio. Per questo motivo la app è dotata di ben 100 diverse velocità di scorrimento, a loro volta regolabili durante la riproduzione.

Il timer incorporato inoltre ti aiuterà a tenere sotto controllo il tempo trascorso e quello rimanente, mettendoti nelle condizioni di declamare un discorso coi fiocchi!

Ma non è finita qui…

Infatti, grazie al microfono di serie dell’iPad potrai registrare l’audio del discorso per poterlo poi riascoltare in un secondo momento.

Questa e altre funzionalità avanzate sono a disposizione di oratori di buona volontà.

Se sei curioso di sapere come funziona, ecco un video che ti dimostra tutte le potenzialità di Teleprompt+.

Il prezzo? Attualmente viaggia su 11,99 euro.

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12. Pointer Remote for Power Point and Keynote

Questa app piacerà molto ai formatori professionisti!

Sì, perché sono loro che usano di più le presentazioni su PowerPoint e che in Keynote.

Molti però si limitano a cliccare sul mouse per cambiare slide… operazione decisamente scomoda e poco congeniale a uno stile di insegnamento dinamico e moderno. I formatori più quindi accorti possiedono puntatori laser e presenter per una presentazione più incisiva…

Ma vuoi sapere la cosa strana? Nella formazione all’epoca delle app non è necessario possedere un armamentario di laserini e telecomandi. Infatti, basta uno smartphone con installata l’app Pointer Remote for Power Point and Keynote.

Questa app infatti permette di sostituire in modo efficace sia il puntatore laser che il presenter. Ed è di una semplicità veramente disarmante. Te ne accorgerai quando lo userai per la prima volta.

Per scorrere le slide basterà un tocco con il tuo dito sullo schermo dello smartphone. Per simulare il puntatore laser, invece, non dovrai far altro che toccare il punto che vuoi mettere in evidenza.

L’applicazione si può utilizzare sia con sistema operativo Microsoft, e quindi è compatibile con presentazioni fatte in Power Point. E per chi produce le app con il Mac? Non c’è problema: come suggerisce il nome, Pointer Remote for Power Point and Keynote funziona anchecon le presentazioni fatte con Keynote, e quindi è compatibile con i sistemi operativi iOS.

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Questa è la lista delle più utili app per meeting, una chicca per ogni organizzatore di eventi che vuole pianificare al meglio il proprio evento!

Tuttavia, il mondo cambia rapidamente… e anche questo articolo verrà aggiornato con le migliori app per eventi, meeting e congressi che usciranno nel prossimo futuro!

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