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Come aprire un’agenzia di eventi in 7 mosse

Se il tuo sogno è quello di aprire un’agenzia di eventi e conquistare il mondo dell’organizzazione di eventi allora sei capitato nel posto giusto. Di seguito troverai 7 utili consigli su come avviare la tua attività nel migliore dei modi.

Passare intere giornate a invidiare le più grandi agenzie di eventi e a domandarti qual è il segreto dietro al loro successo, non ti porterà a nulla. Non c’è nessuna magia o trucco,  ma tanto tanto lavoro da fare.

Il segreto, se proprio vuoi trovarne uno è: partire bene! Aprire un’agenzia di eventi richiede organizzazione, tenacia e passione.

Soprattutto richiede un metodo che ti aiuta a non perderti sul cammino verso la gloria. Certo, ognuno ha il suo, ma gli ingredienti di tale metodo rimangono più o meno sempre gli stessi.

Dunque, per aprire la più squisita agenzia d’eventi, segui questa ricetta:

1. Trova uno spazio dove lavorare

spazio di lavoro agenzia eventi

icona casaAll’inizio andrà benissimo anche casa tua. Trova uno spazio dove nessuno ti possa disturbare, dove rinchiuderti e concentrarti sul tuo obiettivo: diventare un organizzatore di eventi.  Per aprire un’agenzia di eventi non servono, almeno all’inizio, delle strutture o dei macchinari ingombranti, ma queste semplici cose:

  • 1 computer
  • 1 connessione internet
  • 1 smartphone
  • 1 stampante

Del resto, è proprio a questa postazione che inizialmente spenderai il maggior numero di tempo: scrivendo mail, facendo ricerca e chiamando i clienti.

Allestire uno studio in casa tua è peraltro un ottimo modo per risparmiare.

Come vedi l’investimento iniziale, in termini di denaro, non è elevato. Ma in termini di tempo: c’è da sgobbare!

2. Quali eventi?

aprire agenzia eventi«Eventi» è un termine talmente generico che potrei scrivere un intero articolo enumerando solo le sue possibili declinazioni. Per esempio: matrimoni, feste private, feste aziendali, meeting aziendali, congressi, celebrazioni, gare sportive, seminari, tour, spettacoli teatrali, concerti, insomma hai capito!

Almeno all’inizio, quando sarai da solo o al massimo affiancato da un’altra persona, dovresti concentrati solo su due (massimo tre) tipi di evento. Non diventare un altro organizzatore di eventi, ma diventa il campione dell’organizzazione di un particolare tipo di evento. Specializzati e restringi il focus su quello che ti riesce meglio, su quello che ti appassiona di più o, meglio, su quello che ti garantisce già alcuni contatti.

3. Comunicazione

icona megafonoUna volta stabilito il campo di eventi in cui te la giocherai, è ora di creare un brand e un sito internet. Nel 2016 questo consiglio potrebbe suonare come la famosa scoperta dell’acqua calda, ma non è così.

La creazione di un logo e di uno stile di comunicazione non è cosa per tutti. Rivolgiti dunque a un grafico professionista se non ad un’agenzia pubblicitaria che possa realizzare un’immagine coordinata della tua nuova agenzia di eventi.

Non prendere sotto gamba l’ideazione e la progettazione di un sito dove la gente può trovarti, perché quella è la tua principale vetrina. Non affidare il progetto a un ragazzino che ti fa il lavoro per un paio di scarpe da calcio. Investi gran parte del budget in questo lavoro e affidalo a un professionista.

Se vuoi risparmiare, un modo c’è: prima di contattare lo sviluppatore e il grafico, trova un layout che ti piace. Fai un po’ di ricerca sui siti dei competitors e anche su siti che non centrano nulla con gli eventi. Themerforest è una piattaforma che mette a disposizione delle grafiche pre-impostate di ottima qualità. In una sezione del sito chiamata Graphicriver potrai inoltre trovare grafiche per brochure, presentazioni, icone, font e quant’altro! Facci un giro e trova ispirazione.

Eppure c’è un’altra piccola grande cosa che molti nel 2016 si scordano di curare alla perfezione, ma che forse è ancora più importante del sito: i biglietti da visita. Fai in modo di averne sempre qualcuno con te, perché è ancora il modo più veloce per lasciare i propri contatti a qualcuno.

4. Chi cerca, trova!

icona ricercaSei seduto davanti al tuo PC, nel tuo studio casalingo e contempli innamorato il tuo nuovo logo e il tuo sito internet. Bellissimo, è proprio come lo immaginavi. Ma ora smettila di compiacerti e condividi cotanta bellezza col mondo esterno. Ci sono 2 modi per trovare i tuoi clienti:

  1. Facendo delle campagne targettizzate con Facebook Ads e/o con Google Ads.
  2. Partecipando ad eventi, meeting, congressi e a tutte quelle attività in cui potresti incontrare persone interessate al tuo servizio. Insomma, smetti per un momento di fare il nerd solitario e riallaccia i rapporti coi viventi. Ti ricordo che essere un organizzatore di eventi significa essere anche bravo con le relazioni. Dovrai infatti farti conoscere e farti apprezzare da molte persone e professionisti, come i gestori delle strutture (hotel, ristoranti, bar ecc.), fotografi, musicisti, privati, aziende e tanti altri.

Di una cosa devi però essere certo: all’inizio sarai tu a trovare i tuoi clienti e non il contrario. Questa è sicuramente la parte più tosta e allo stesso tempo entusiasmante per una giovane azienda!

5. Autodisciplina

amplificazione

icona listaSei a casa tua e non c’è nessuno che ti vede. Il telecomando della tv ha un richiamo così forte… pensi: «solo cinque minuti e poi riprendo a lavorare!». Scommetto che ti ritrovo dopo cinque ore steso sul divano, con mail arretrate, clienti da chiamare, richieste di preventivi a cui rispondere ecc. Lo so, la tentazione di guardarsi una bella serie TV è forte (magari dopo aver scritto l’articolo!).

Ma ti ricordo che la conquista del successo non prevede distrazioni. Lavorare da casa richiede una bella dose di autodisciplina rispetto a un ufficio dove sei più o meno sempre controllato. Ma ehi, stiamo parlando del tuo ufficio, del tuo lavoro e della tua nuova attività: non dirmi che trovi difficile impegnarti o che ti annoi? Se fosse così, allora ti consiglio di trovare altro da fare: mettere su una propria attività significa appassionarsi e metterci l’anima.

Datti un’organizzazione ferrea che ti permetta ogni giorno di sapere esattamente cosa fare. Ottimizza il tuo tempo e gestisci con anticipo ogni appuntamento, ogni mail a cui rispondere, ogni chiamata eccetera. Darsi una scaletta da seguire, giorno per giorno, elimina il rischio di perdere tempo prezioso e di non dimenticarsi cose importanti che, data la gran quantità di lavoro, potrebbero sfuggirti. Immagina se ogni volta che finisci qualcosa devi domandarti: «Aspetta, cosa dovevo fare, ora? Non ricordo…».

6. Flessibilità (e affidabilità)

icona spuntaQuando si tratta di una startup bisogna sempre farsi trovare pronti, a qualsiasi orario e a qualsiasi richiesta. Non puoi pensare di avere dei normali orari di ufficio. Se ti capitasse un evento all’ultimo secondo, cosa fai? L’imprevisto è sempre in agguato. Devi farti trovare pronto, in ogni momento.

Inoltre, non puoi permetterti di ricevere i tuoi clienti a casa tua. Per due motivi:

  1. Per motivi di apparenza: il tuo studio non sembra ancora un ufficio professionale.
  2. Per motivi di comodità del cliente: quanto ci fai che apprezzerà molto il fatto che sei tu ad andare da lui e non viceversa. Gli risparmi tempo e denaro, te ne sarà grato.

Farsi trovare sempre disponibile è il miglior modo per accrescere velocemente l’awareness della tua agenzia.

Sia chiaro però che tra lo scegliere troppe cose col rischio di portarne a termine la metà e lo sceglierne poche ma curandole tutte al massimo, l’opzione migliore è la seconda. Almeno all’inizio lasciati guidare dal vecchio detto: «pochi ma buoni». Vedrai che il buon lavoro ripaga sempre più del troppo lavoro. La qualità è più apprezzata della quantità, soprattutto quando c’è di mezzo l’organizzazione di un evento. Focalizzati su pochi eventi all’inizio: perché saranno il tuo principale biglietto da visita verso i prossimi clienti.

Dunque, quando parlo di flessibilità intendo anche affidabilità.

7. Questioni burocratiche

icona diplomaNessuno si affiderebbe a un’agenzia clandestina. Per questo motivo devi fare in modo che la tua sia iscritta legalmente alla Camera di Commercio.

«Oddio la burocrazia, la pubblica amministrazione… forse meglio lasciare perdere e abbandonare i miei sogni di gloria!»

Se questo è stato il tuo primo pensiero, vorrei rassicurarti.

Dal 1 aprile 2010, tutte le pratiche per registrare un’impresa sono state riunite nella cosiddetta Comunicazione Unica che permette di compilare e inviare online la registrazione della propria attività. Insomma, non dovrai affrontare ore e ore di coda col rischio di sentirti dire: «Scusi, ha portato la fotocopia del codice fiscale?» che tu, preso da altre mille procedure burocratiche ti sei sbadatamente scordato!

La Comunicazione Unica consente dunque di «assolvere tutti gli adempimenti amministrativi, fiscali, previdenziali ed assicurativi necessari all’avvio di un’attività imprenditoriale e quelli da effettuare successivamente in caso di modifiche o cancellazione dell’impresa». Cosa dire, sembra proprio che tu puoi farlo comodamente da casa, ossia dalla tua nuova agenzia di eventi!

Spero ti sia piaciuta la mia ricetta su come avviare un’agenzia di eventi.

Se però avessi dubbi o domande, prima di combinare una frittata, chiedi pure e lasciami un commento!

Ti aspetto al prossimo articolo,

Intanto: buon vento!

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Marco Novali

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