Come aprire un’agenzia di hostess e promoter

Sei interessato ad aprire un’agenzia di hostess e promoter ma non sai come cominciare? In questo articolo ti mostro passo passo come realizzare il tuo sogno.

Probabilmente sei molto bravo ad organizzare eventi di ogni portata. Sei una persona socievole e intraprendente, quindi non avrai sicuramente problemi a farti nuovi clienti.

Per rendere completa la tua attività e fornire un servizio a 360° dovresti però presentare loro un piano ad hoc.

Non parlo solo della competenza del catering che puntualmente reperisci o del personale di sala super efficiente. La risposta alle tue esigenze è un team di hostess e promoter.

Come avviare questo tipo di attività e trovare i giusti talenti? Scopriamolo insieme!

Agenzia di hostess e promoter: come funziona

Dunque, prima di tutto sfatiamo un luogo comune. Per lavorare come hostess e promoter non basta la bella presenza. Ci vogliono competenze e formazione.

Con questo articolo voglio spiegarti come muovere i primi passi in questo tipo di attività e, soprattutto, ciò che devi tenere bene a mente.

Differenza tra hostess e promoter

Sembra scontato ma non tutti sanno la differenza tra hostess e promoter. Di solito i promoter promuovono appunto, cioè si mettono a disposizione della clientela per pubblicizzare e spiegare un determinato prodotto.

Cercano ovviamente di vendere un prodotto per il tuo cliente, perciò dovrai munirli di report giornalieri per monitorare le vendite.

Il ruolo della hostess è diverso. Solitamente lavora per fiere, per eventi congressuali e premiazioni e più raramente, ma solo per eventi eccezionali, nei negozi.

In questo caso certo viene richiesto un minimo di bella presenza ma le caratteristiche dipendono dalle esigenze dei clienti.

Ad esempio devono sapere determinate lingue o avere un colore di capelli particolare (si pensi ad esempio ad una fiera etnica, è probabile che allo stand della Baviera venga richiesta una hostess bionda).

Steward, modelle e modelli

Talvolta vengono richiesti per questo tipo di attività anche degli uomini, i cosiddetti steward. Questo è il termine utilizzato per indicare la versione maschile delle hostess: svolgono gli stessi compiti e devono avere le stesse caratteristiche.

A volte gli steward vengono utilizzati anche come mascotte.  Il costume da mascotte deve essere infatti utilizzato per brevi periodi di tempo, per ovvi problemi di natura respiratoria e talvolta fisica. Per questo motivo spesso non si assume una nuova figura solo per questo ruolo.

Infine, potresti talvolta avere la necessità di contattare modelli e modelle per sfilate o iniziative glamour. In questo caso i requisiti fondamentali saranno l’altezza, la taglia e il portamento.

Hostess e promoter: la formazione

Prima cosa da tenere in conto è quindi la possibilità, anzi l’obbligatorietà a dover formare il personale prescelto: ci sono diversi momenti formativi.

Ci sono casi in cui il personale si forma qualche giorno prima dell’evento, attraverso una giornata o un colloquio specifico, in cui si spiegano gli obiettivi e si assegnano i ruoli.

In altri casi si fa un piccolo briefing un’ora o due prima dell’inizio dell’evento vero e proprio.

Certamente dipende dal tipo di evento ma il training deve essere effettuato in maniera imprescindibile. La formazione può essere fatta in sede, a distanza o tramite documentazione cartacea.

Organizzare eventi e formazione in loco

È chiaro che, se sto cercando un promoter per un negozio di elettrodomestici per una collaborazione continuativa, è opportuno fissare appuntamenti periodici in sede per studiare i nuovi prodotti da promuovere e le nuove tecnologie in uscita.

Un promoter in questo settore deve avere spiccate doti di comunicazione e persuasione.

La formazione oltre l’agenzia di eventi

Talvolta la formazione può essere effettuata a distanza.

Si pensi ad esempio ad una riunione generale da convocare in urgenza a seguito dell’uscita di un nuovo prodotto della concorrenza oppure a seguito di indicazioni dell’ultimo minuto di un cliente molto esigente.

Riunire il personale distribuito in tutta Italia in così breve tempo diventa un’impresa non da poco. Grazie alla tecnologia oggi è possibile inserire in chat private, grazie a sistemi quali ad esempio Adobe Connect o simili, le persone che si vuole riunire in conferenza.

Nel giro di poco tempo, tutti possono interagire, apprendere e scambiarsi opinioni.

Briefing, hostess e modelle

Infine la soluzione cartacea può diventare la migliore se si assegna un lavoro a breve termine. Non significa necessariamente che tu debba cambiare personale ad ogni occasione ma ciò implica diverse direttive a seconda del cliente e del luogo in cui ci si trova.

Prendiamo ad esempio una hostess con conoscenza della lingua tedesca da impiegare presso uno stand del salone del mobile di Milano.

In questo caso non c’è bisogno di una formazione vera e propria poiché la tua collaboratrice ha già i requisiti richiesti, ovvero la lingua tedesca.

È opportuno però fornirle del materiale circa l’azienda per la quale andrà a lavorare, in modo da non trovarsi impreparata con i visitatori che le chiederanno informazioni e per studiarsi i termini tecnici, magari non di sua conoscenza nella lingua richiesta.

Pubblicità per la propria agenzia di eventi

Prima di aprire un’agenzia di hostess e promoter bisogna applicarsi nella ricerca di potenziali clienti. Puoi agire individuando il tuo target.

Se ami la raffinatezza dovresti buttarti nel settore dei congressi. In questo caso dovrai poi approfondire il discorso specifico sul personale per congressi medici con ECM.

In concreto, ecco cosa puoi fare tu. Telefonare, mandare email e contattare un’agenzia pubblicitaria.

Prima di aprire la tua agenzia di hostess e promoter dovresti chiederti chi potrebbe avere la necessità di contattarti.

Per questo motivo è agevolato chi ha già buone conoscenze di marketing ed esperienze di lavoro nel settore della comunicazione. Non disperarti però, con un po’ di buona volontà chiunque può riuscire in questo intento.

Agenzia di organizzazione eventi e agenzia pubblicitaria

C’è poco da fare. Per quanto tu sia bravo e intraprendente e in grado di costruirti una rete relazionale solida e reattiva dovrai, all’inizio, affidarti per forza a un’agenzia di pubblicità.

Considera quindi questo investimento iniziale. La pubblicità può essere molto costosa ma se è ben fatta da sicuramente i suoi frutti.

Avvalendoti di collaboratori esterni quali hostess, promoter e modelle/i puoi prendere in considerazione l’idea di espandere la tua rete anche al di fuori della tua zona.

Trovare agenzie di organizzazione di eventi con sede a Verona che hanno importanti clienti su Torino o Milano è facilissimo. Tutto questo grazie alla buona pubblicità e, ovviamente, alla competenza.

I biglietti da visita con tutti i dati sono pressoché d’obbligo e se hai una buona conoscenza di internet puoi costruire un sito: ti consiglio comunque di affidarti ad agenzie specializzate in quanto questo andrà aggiornato tempestivamente mano a mano che l’attività va avanti.

Come aprire un’agenzia di promoter e hostess: fiscalità e burocrazia

In breve, ecco quali sono i punti da tenere a mente per aprire la propria agenzia:

• Aprire la partita IVA. L’operazione in se è molto semplice. Basta recarsi all’Agenzia delle entrate o alla Camera di commercio e questa ti viene attribuita senza costi aggiuntivi. La partita IVA infatti implica la fatturazione delle prestazioni. Dovrai pagare le tasse, compilare le scritture contabili e presentare la dichiarazione dei redditi. In alternativa, puoi assumere un commercialista che si occupi di tutto. Te lo consiglio solo se non sei molto avvezzo con la burocrazia, perché i costi potrebbero essere alti.
• I costi. Gli investimenti iniziali implicano l’affitto di uno spazio di lavoro, anche piccolo, pubblicità, stipendi dei collaboratori e spese di classica routine quali bollette, cartucce per stampanti ecc.. All’inizio puoi pensare di lavorare come sub-agenzia (cioè come filiale di un’agenzia più grande) per abbattere i costi e, una volta avviata la tua attività, distaccarti.
• La documentazione. Per le procedure burocratiche, in sostanza, oltre alla già citata partita IVA, è sufficiente presentare la Scia (Segnalazione certificata inizio attività) al Comune, l’iscrizione al Registro delle Imprese della Camera di Commercio, all’Inps e all’Inail.
• Le competenze. Per diventare titolari di questo tipo di attività non servono particolari titoli di studio però potrebbe tornare utile seguire un corso professionale di organizzazione di eventi.
• Il database. Ogni agenzia di hostess e promoter che si rispetti deve averne uno. Il ruolo dell’agenzia è quello di mediatore tra lavoratore e cliente perciò non può certo permettersi di fare brutte figure e trovasi impreparata con richieste dell’ultimo minuto. Altrimenti il rischio diventa quello di fornire personale poco preparato.

Se ti ho convinto, ti segnalo i siti di Infoimprese e dell’Agenzia delle entrate per maggiori informazioni legali a riguardo.

Sei pronto per iniziare questa fantastica avventura?

Fammi sapere quando apri la tua agenzia, potrei avere altri suggerimenti da darti e seguirti passo passo.

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