Stai avviando un'idea imprenditoriale e vuoi aprire una location per eventi? Ecco una guida con tutti i consigli passo passo su come aprirne una, sia che si tratti di eventi aziendali che di feste private e cerimonie.
Quando decidi di aprire un'attività gli aspetti da curare sono veramente tanti e il rischio più grosso è quello di non seguire tutte le procedure necessarie per farlo. Se poi si tratta di aprire una location per eventi i fattori che entrano in gioco sono tantissimi.
Ma nella lista di cose da fare e di attenzioni da seguire puoi evitare problemi burocratici e di organizzazione così da proporti come una delle migliori location per eventi privati e aziendali, se segui questa mia guida.
Ci vuole tanta determinazione, pazienza e coraggio, ma del resto se hai deciso di avviare questa attività la tenacia non ti manca, si tratta solo di curare tutti gli aspetti, ma proprio tutti, per avere successo!
Tra questi trovi:
- Sistemi audio
- Servizi aggiuntivi di rilievo
- Budget di marketing
- Servizio di catering
- Impianti elettrici
- Costi di gestione
- Base di clienti
- Costi di affitto
Seguimi in questo articolo, a prescindere dalla tipologia di evento ospitato, proverò a spiegarti alcuni aspetti sia sull'organizzazione di eventi sia sulla costruzione della basi per una splendida location!
Aprire una location per eventi: i primi passi
Innanzitutto, prima di aprire una nuova attività, per feste private o meno, devi avere chiari alcuni punti:
- Dove aprirai la location per feste o altri eventi, in base alla posizione geografica e logistica sono aspetti fondamentali per la buona riuscita di un'attività di questo genere.
- Come hai intenzione di gestire l'attività: sarai un imprenditore unico o ti appoggerai a dei collaboratori e soci?
- Chi saranno i tuoi collaboratori o dipendenti: ti do un consiglio, cerca persone in gamba e fidate che seguiranno alcuni aspetti specifici, ad esempio le normative di sicurezza, la gestione degli eventi ospitati, contatti con i potenziali clienti e fornitori, le proiezioni finanziarie, la manutenzione ecc.
Il primo passo per la scelta della location da aprire è la ricerca di almeno un socio e di alcuni collaboratori.
Non commettere lo sbaglio di pensare di poter fare tutto da solo, a meno che tu sia un supereroe che sa già come impostare la giusta location per il business di riferimento!
E poi ricorda sempre due aspetti che sono fondamentali:
- Il budget: la gestione del denaro sarà importante sempre, dalla gestione dell'investimento iniziale alla gestione degli investimenti necessari durante l'attività
- La sponsorizzazione della tua attività: promuovi e pubblicizza la tua struttura nel modo migliore per assicurarti che venga trovata dai potenziali clienti
Aprire una location per eventi è un gioco di competenze
Come ti ho detto le competenze da mettere insieme in questi casi sono numerose.
Dall'offerta di servizi adeguati alla gestione degli organizzatori di eventi fino all'allestimento della sala per eventi richiede impegno e la completa dedizione.
Vediamo di cosa hai bisogno:
- competenze organizzative
- capacità relazionali con clienti e fornitori
- capacità di problem solving, ovvero attitudine a risolvere eventuali problemi (e ti capiterà sicuramente!)
- senso estetico, per una location curata e di gusto
- creatività
- competenze legali e fiscali
Se sai di non possedere alcune di queste caratteristiche cerca di organizzare una squadra di collaboratori che ti aiuteranno nell'organizzazione della tua location esclusiva!
Una buona strategia operativa migliora l'esperienza complessiva sia dell'evento che della gestione di quest'ultimo.
Dovrai sempre avere una visione chiara degli aspetti burocratici, delle spese operative e del mercato di riferimento a cui ci si vuole proporre.
Ad esempio: la tua splendida location offre spazi per eventi privati? Si trova nel centro storico e la splendida terrazza gode di una vista panoramica sulla città?
Allora accogli qualsiasi evento privato coma una festa di compleanno o feste di laurea.
Poni la tua realtà tra le più belle location adatte alla realizzazione di eventi di altissimo livello!
Cosa non può mancare
Come ti ho anticipato decidere dove aprire una location per eventi è il primo passo per il successo dell'attività.
Dovrai prestare attenzione a ciò che offri, una location adatta ad eventi come matrimoni e feste di compleanno infatti, deve garantire servizi di fascia alta.
Poi ci sono alcuni aspetti che devi curare affinché la location per feste ed eventi business venga apprezzata e quindi frequentata:
- dimensioni degli spazi interni sufficienti per un buon numero di persone e flessibilità dello spazio
- servizi igienici adeguati al numero di persone massimo
- uno spazio adeguato per ospitare una cucina o per l'allestimento dei catering
- la logistica, con parcheggi a sufficienza e la possibilità di raggiungerla anche con mezzi pubblici
- la possibilità di svolgimento di eventi anche all'aperto: ad esempio un giardino in cui allestire una tensostruttura o spazio coperto
Nel caso di eventi aziendali ad esempio, bisogna capire se la sala per eventi è dotata di tutte le attrezzature audiovisive necessarie al corretto svolgimento dell'esperienza.
Nel caso il tuo target fossero le conferenze e convegni, la location giusta deve offrire grandi spazi per eventi di prestigio.
La tua nuova location deve distinguersi per l'organizzazione di eventi di prestigio, ma anche eventi culturali.
E poi non potrà mancare la passione per il tuo lavoro, l'elemento più importante per avere successo!
La lista di cose da fare
Quando decidi di aprire una location per eventi i casi sono due:
- Hai già un'attività, per esempio un hotel, un centro congressi, una SPA e desideri allargare l'attività affittando altri spazi
- Devi partire da zero e denunciare l'attività, ovvero seguire tutti i passaggi burocratici necessari per aprirla
Soprattutto nel secondo caso, per essere in regola, è necessario che l'attività sia legalmente riconosciuta. Segui questi passaggi:
- apri la Partita IVA
- iscriviti al Registro della Camera di Commercio
- richiedi la SCIA al Comune, ovvero la Segnalazione certificata di inizio attività
- iscriviti all’Inps
Questi passaggi burocratici che ho elencato sono gli stessi che deve seguire chiunque vuole aprire un'attività, a prescindere dai tipi di eventi, sia essa commerciale o no.
Valuta anche la giusta azienda di assicurazione per eventi.
Oltre a tali aspetti, tuttavia, esistono delle regole specifiche che riguardano:
- le normative di sicurezza
- le norme sanitarie
- i permessi per lo svolgimento di eventi che prevedono musica
Location per eventi e questione sicurezza
Per garantire che gli eventi ospitati nella tua struttura rispettino tutte le normative di sicurezza e igienico-sanitarie in vigore, sarà necessario:
- Assumere un professionista, come un ingegnere o un architetto, che rediga una relazione tecnica specifica e dettagliata.
- Coinvolgere la ASL della provincia di riferimento.
- Ottenere le autorizzazioni necessarie dal comune, sulla base delle normative e della relazione del professionista incaricato.
Inoltre, dovrai:
- Redigere il Documento di Valutazione dei Rischi entro 90 giorni dall’apertura delle nuove attività.
- Nominare un Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione dai Rischi (R.S.P.P.).
- Designare almeno un addetto al primo soccorso e all'evacuazione, che potrebbe essere tu stesso se l'attività ha meno di 5 dipendenti.
- Fornire la formazione necessaria per chi lavora nella location, affinché tutti sappiano come comportarsi in caso di emergenza.
- Adottare mezzi di sicurezza come estintori e cassette di primo soccorso.
- Garantire che l’ambiente sia conforme agli standard di sicurezza con verifiche periodiche dell’impianto elettrico.
- Controllare l'emissione di rumore, un aspetto fondamentale per una location destinata a eventi.
È essenziale effettuare ispezioni di sicurezza periodiche per mantenere gli standard di sicurezza. Inoltre, dovrai assicurarti che la sicurezza antincendio sia sempre a norma.
Non dimenticare di ottenere l'autorizzazione dalla SIAE (Società Italiana degli Autori ed Editori) per l'utilizzo della musica durante gli eventi ospitati nella tua struttura. Puoi richiedere il permesso SIAE online.
Nella gestione del tuo nuovo business, i costi di affitto possono variare in base a diversi fattori, come la categoria della location (ad esempio, se è di lusso), il tipo di musica utilizzata (dal vivo o registrata) e il numero di persone presenti all'evento.
Oltre ai costi di affitto, considera anche la tabella delle tariffe SIAE.
Dopo ogni evento, sarà necessario consegnare alla SIAE un programma dettagliato delle opere musicali utilizzate.
Come aprire una location per eventi in breve
Aprire una location per eventi è un'impresa entusiasmante che richiede una visione chiara e una pianificazione dettagliata.
Di seguito alcuni passi fondamentali per trasformare la tua idea in realtà, garantendo un'esperienza complessiva straordinaria per i tuoi clienti.
1. Pianificazione e Strategia
Prima di tutto, è cruciale sviluppare una strategia di marketing efficace. Essa deve mirare a identificare il tuo pubblico target, definire i canali di promozione più adatti e creare contenuti accattivanti che mettano in evidenza i punti di forza della tua location. Una buona strategia di marketing ti aiuterà a distinguerti dalla concorrenza e ad attrarre clienti fin dall'inizio.
Parallelamente, dovrai elaborare una strategia operativa solida che includa tutti gli aspetti logistici e organizzativi. Questo comporta la gestione del personale, la programmazione degli eventi e la supervisione delle operazioni quotidiane per garantire un'esperienza complessiva impeccabile.
2. Attrezzature e Tecnologia
Investire in sistemi audiovisivi di alta qualità è essenziale per soddisfare le esigenze degli eventi moderni. Essi non solo migliorano la qualità degli eventi, ma possono anche fungere da elemento distintivo per offrire una location perfetta per ogni occasione.
Le attrezzature audiovisive richieste dipendono da dai tipi di eventi che bisogna realizzare. Ad esempio una location per matrimoni necessiterà di attrezzature per eventi eleganti, di alto livello e performanti.
3. Budget e Finanze
È fondamentale prevedere tutte le spese operative necessarie per garantire eventi di successo. Tuttavia, non dimenticare di mettere in conto le spese impreviste che possono presentarsi durante lo svolgimento di eventi pubblici o nel caso il servizio di catering non sia sufficiente a causa del budget limitato del cliente.
Le spese impreviste possono includere riparazioni urgenti, costi aggiuntivi per attrezzature audiovisive o problemi di manutenzione non previsti.
4. Esperienza del Cliente
La chiave per il successo di una location per eventi è creare un ambiente che crei testimonianze di clienti soddisfatti.
Offrire un'esperienza complessiva eccezionale, per eventi di successo, richiede attenzione ai dettagli, costi aggiuntivi dovuti dalla qualità dei servizi di catering fino alla cura degli spazi.
Assicurati che ogni cliente si senta speciale e valorizzato, ciò sarà il primo passo per un'attività di successo.
5. Aspetti Legali e Normativi
Assicurati di rispettare tutte le normative locali e nazionali relative alla sicurezza e alla gestione degli eventi.
Questo include l'ottenimento di licenze, l'adesione agli standard di sicurezza e la gestione delle responsabilità legali.
Conclusione
Aprire una location con una o più sale per eventi, soprattutto se prive di barriere architettoniche, richiede impegno, requisiti specifici e una visione chiara del successo.
Con una strategia di marketing ben definita, relazioni solide coi fornitori, l'investimento in sistemi audiovisivi di qualità e la pianificazione finanziaria delle spese operative e delle spese impreviste, potrai creare un ambiente che superi le aspettative dei tuoi clienti.
Ricorda, un'esperienza complessiva positiva è ciò che farà tornare i clienti e farà crescere il tuo business dando un riscontro positivo alle proiezioni finanziarie annuali.
Ora hai tutte le informazioni necessarie e sai come aprire una location per eventi.
Come hai visto devi fare attenzione a molti passaggi ma se hai letto attentamente questo articolo non troverai difficoltà e sarai pronto per avviare la tua attività con successo!
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A presto!