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Assistente di direzione

Assistente di direzione Non solo una segretaria di direzione, ma una professionista con i superpoteri

Un po’ Superman, un po’ veggente e un po’ vigile urbano, l’assistente di direzione è una persona con dei veri superpoteri. La professione di Executive Assistant non è da tutti: richiede grandi competenze e ottime capacità organizzative.

I superpoteri dell’assistente di direzione

assistente di direzioneNon chiamatela semplicemente segretaria di direzione! Oggi si parla di Management Assistant o Executive Assistant.

E non è tanto perché il termine inglese fa più scena, quanto perché la parola “segretaria” è riduttiva considerata la pluralità di compiti che deve svolgere e le ampie competenze che gli sono richieste.

Non più solo fotocopie, telefonate e contatti con i clienti.

Oggi un buon assistente di direzione deve essere multi-tasking e deve essere in grado di tener testa al capo e sapere lavorare anche sotto pressione.

Sì, perché un buon assistente di direzione è:

• un po’ Superman (deve sapere fare e gestire l’impossibile)
• un po’ un veggente (deve saper prevedere tutto ciò che non è possibile prevedere)
• un po’ vigile urbano (deve gestire ordinatamente tutte le comunicazioni in entrata e in uscita).

Ma ora vediamo più nel dettaglio chi è e quali sono le mansioni dell’assistente di direzione.

Chi è l’assistente di direzione?

assistente di direzioneL’assistente di direzione è quella persona che in un’azienda o in un’organizzazione fornisce assistenza ad uno o più dirigenti di alto livello. Può sostenere il presidente, l’amministratore delegato, il vicepresidente, o il capo reparto, assumendosi principalmente le responsabilità amministrative.

L’aspetto più particolare di questo lavoro è che un assistente di direzione non sa mai cosa aspettarsi: ogni giorno si confronta con nuovi compiti e nuove mansioni che richiedono competenze non indifferenti. Tutto dipende dall’esecutivo, cioè da ciò che i capi decidono di delegare.

Il ruolo di Management Assistant ha assunto una grande importanza per via dei cambiamenti che stanno avvenendo oggi nelle imprese: poiché le aziende stanno diventando sempre più multinazionali, ampie e ramificate, di conseguenza anche le attività e le competenze richieste ai suoi dipendenti diventano sempre più vaste. Ciò rende necessario assumere persone flessibili, sempre aggiornate e con grandi doti organizzative, che sappiano destreggiarsi nel vasto e variegato mare aziendale.

I compiti spesso sono complessi, perché richiedono skill e competenze informatiche, comunicative e relazionali. Ma vediamo più nel dettaglio di che cosa si occupa e che cosa deve essere in grado di fare un assistente di direzione.

Cosa fa un assistente di direzione?

assistente di direzioneCome ho già detto, un assistente di direzione deve essere multi-tasking, non solo perché i suoi compiti sono molti e variegati, ma anche perché ogni azienda e organizzazione ha la sua realtà organizzativa, pertanto è possibile che vengano richieste competenze anche molto diverse tra loro.

Ma tranquillo, ora andiamo più nello specifico: ci tufferemo nel grande mondo degli Executive Assistant per vedere di che cosa si occupano, o meglio, cosa fanno ogni santo giorno.

Le seguenti sono le attività richieste più di frequente:

Smistamento di messaggi di posta elettronica, posta cartacea e telefonate ai dipendenti dell’impresa o dell’organizzazione.
Pianificazione dell’agenda del superiore, segnalando incontri, riunioni di lavoro, meeting o viaggi, o più in generale segnalazione di appuntamenti e scadenze.
Organizzazione di meeting, riunioni,conferenze stampa o eventi di vario tipo. In questi casi potrebbe essere richiesta anche la prenotazione di sala, hotel e ristorante.
Archiviazione di pratiche e gestione degli archivi e di banche dati, e gestione delle pratiche relative al personale (straordinari, ferie, malattie, ecc).
Presa in carico della battitura di testi e documenti, come i verbali degli incontri e delle riunioni, o predisposizione di comunicazioni di varia tipologia. In alcuni casi potrebbero essere richieste anche traduzioni di testi da lingue straniere.
Creazione di rapporti relativi all’andamento dei servizi o della produzione.
Preparazione degli incontri sostenuti dal proprio superiore, ad esempio tramite la creazione di presentazioni o report.
Adempimento di mansioni di carattere amministrativo (es. recarsi alla banca, all’ufficio postale, ecc.)

Caratteristiche di un buon assistente di direzione

Fare l’assistente di direzione non è da tutti. Ci sono persone che per via delle loro caratteristiche personali sono più adatte di altre a ricoprire questo ruolo.

Ma quali sono le doti caratteriali e attitudinali del perfetto assistente di direzione?

Qui una lista.

assistente di direzione1. Avere cura dei rapporti interpersonali, soprattutto quelli con i colleghi. La figura dell’assistente di direzione è spesso invidiata, proprio perché è la spalla destra del capo. Quindi a maggior ragione il professionista che si trova a coprire questo ruolo di punta deve saper garantire buoni rapporti con i propri colleghi, e mantenere un atteggiamento che non sia né troppo aggressivo, né troppo passivo e condizionato dalle relazioni altrui. L’atteggiamento ideale è quello assertivo, senza essere troppo sensibile o permaloso.

assistente di direzione2. Saper gestire bene la comunicazione, sia quella verbale che non verbale. Una persona in grado di comunicare alla perfezione sa bene quando parlare e quanto tacere, e nel primo caso sa di cosa parlare, a chi, quando, dove e in quale modo.

Per essere un buon comunicatore non basta seguire le regole di grammatica, bisogna sapersi esprimere in modo chiaro e ben strutturato, avendo considerazione dei destinatari o degli interlocutori che si trovano di fronte.

Un assistente di direzione deve seguire tutte queste regole comunicative e relazionarsi in modo garbato e gentile, soprattutto con i clienti.

Bon-ton, gentilezza e capacità di ascoltare sono tre aspetti fondamentali che bisogna saper padroneggiare assolutamente se si vuole diventare una persona diplomatica, che sappia gestire in modo appropriato i flussi comunicativi.

I contesti aziendali oggi sono sempre più internazionali, quindi in diverse realtà viene richiesta anche la conoscenza di una o più lingue straniere. L’inglese è certamente la lingua più richiesta, seguono il francese e i tedesco, e in aziende multinazionali vengono sempre più richieste le conoscenze delle lingue Cinese e Giapponese.

assistente di direzione3. Essere precisi e riservati, anche per le piccole cose. Bisogna saper essere discreti e riservati, in poche parole saper ascoltare, perché solo in questo modo è possibile preservare il contesto aziendale ed evitare brutti episodi. Quando si lavora in un’azienda, soprattutto se a stretto contatto con il capo, passano sempre delle informazioni strettamente riservate, che vanno preservate a dovere. Per legge, il lavoratore è soggetto alle norme di riservatezza, quindi se divulga informazioni pregiudizievoli attinenti all’organizzazione (know-how) e alla produzione può incorrere in sanzioni, anche pesanti.

assistente di direzione4. Saper gestire lo stress e le situazioni complesse, senza perdere mai il sangue freddo.
Perdere la calma e provare un senso di paura o di panico può succedere in certe situazioni, soprattutto quando la mole di lavoro è tanta e viene richiesta una grande dose di responsabilità.
Saper gestire le emozioni è fondamentale per un assistente di direzione, perché solo in questo modo può continuare ad ottenere ottimi risultati anche sotto stress.

assistente di direzione5. Avere capacità di problem-solving cioè essere in grado di arrivare ad una soluzione velocemente nel momento in cui si presenta un problema o una situazione che svia da quelle classiche, in altre parole: un imprevisto, un’anomalia. Non tutto va sempre come vorremmo: i problemi e gli imprevisti sono all’ordine del giorno. Una persona che sa come gestirli è indipendente e autonoma, e quindi perfetta per svolgere la professione di Assistente di Direzione.
Una persona con buone capacità di problem-solving generalmente è in grado di adattarsi alle diverse situazioni che gli si presentano con grande flessibilità e spirito di iniziativa.

assistente di direzione6. Saper gestire il tempo, o per usare un termine inglese: padroneggiare il time-management.

Tutti lo sappiamo bene: il tempo è quello che è, sta a noi gestire al meglio l’insieme delle attività che dobbiamo svolgere.

Il time-management comprende tutta una serie di occupazioni come la pianificazione, la definizione di obiettivi, eventuali deleghe, monitoraggio, organizzazione e definizione delle priorità.

Sono tutti aspetti che bisogna saper gestire alla perfezione se si vuole diventare Assistente di Direzione. Solo in questo modo sarà possibile aumentare la produttività e l’efficacia delle varie attività.

Regola numero uno: fare attenzione alle scadenze, mettendo in conto tutti i possibili ostacoli che potrebbero frapporsi quando si porta a termine un determinato lavoro.

Organizzazioni che supportano gli Assistenti di Direzione

assistente di direzioneAncora una volta il Web viene in soccorso dei professionisti, grazie alla presenza di due portali dedicati a tutti coloro che svolgono la mansione di Assistenti di Direzione. Si tratta di due organizzazioni di sostegno agli o alle assistenti di direzione.

www.ima-network.org (IMA: International Management Assistants). È una rete leader a livello internazionale composta da grandi professionisti del settore. I suoi obiettivi sono quelli di fornire supporto e sviluppare professionalmente le persone che occupano il ruolo di Assistenti di Direzione.

Dona informazioni, permette di condividere esperienze e incoraggia l’interazione tra i propri membri, al fine di sviluppare e far crescere la professione dei Management Assistants.

www.secretary.it è il punto di riferimento italiano per gli Assistenti di Direzione che lavorano sul territorio italiano. Accelera le connessioni tra i professionisti e le aziende, garantendo maggiori opportunità occupazionali e fornisce consulenze e corsi di formazione interaziendali di alto livello. Le sue pagine sono ricche di rubriche, articoli e approfondimenti, per permettere agli interessati di rimanere sempre aggiornati sui trend del settore e sulle novità.

Negoziazione, time management, stress management, assertività, comunicazione efficace, gestione dei conflitti e leadership sono solo alcuni degli aspetti che vengono approfonditi all’interno del portale, e che possono essere acquisiti nel contesto degli incontri formativi.

Spero di aver fatto luce sulla figura dell’Assistente di Direzione.

Non è esagerato affermare che è una persona con dei superpoteri: deve saper fare davvero molte cose!

Non è un lavoro adatto a tutti, ma chi riesce a farlo bene è riceverà sicuramente grandi soddisfazioni!

Sofia Poleni

Sofia Poleni

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