Assistente di direzione Non solo una segretaria di direzione, ma una professionista con i superpoteri
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Un po’ Superman, un po’ veggente e un po’ vigile urbano, l’assistente di direzione è una persona con dei veri superpoteri. La professione di Executive Assistant non è da tutti: richiede grandi competenze e ottime capacità organizzative.
I superpoteri dell’assistente di direzione
Non chiamatela semplicemente segretaria di direzione! Oggi si parla di Management Assistant o Executive Assistant.
E non è tanto perché il termine inglese fa più scena, quanto perché la parola “segretaria” è riduttiva considerata la pluralità di compiti che deve svolgere e le ampie competenze che gli sono richieste.
Non più solo fotocopie, telefonate e contatti con i clienti.
Oggi un buon assistente di direzione deve essere multi-tasking e deve essere in grado di tener testa al capo e sapere lavorare anche sotto pressione.
Sì, perché un buon assistente di direzione è:
• un po’ Superman (deve sapere fare e gestire l’impossibile)
• un po’ un veggente (deve saper prevedere tutto ciò che non è possibile prevedere)
• un po’ vigile urbano (deve gestire ordinatamente tutte le comunicazioni in entrata e in uscita).
Ma ora vediamo più nel dettaglio chi è e quali sono le mansioni dell’assistente di direzione.
Chi è l’assistente di direzione?
L’assistente di direzione è quella persona che in un’azienda o in un’organizzazione fornisce assistenza ad uno o più dirigenti di alto livello. Può sostenere il presidente, l’amministratore delegato, il vicepresidente, o il capo reparto, assumendosi principalmente le responsabilità amministrative.
L’aspetto più particolare di questo lavoro è che un assistente di direzione non sa mai cosa aspettarsi: ogni giorno si confronta con nuovi compiti e nuove mansioni che richiedono competenze non indifferenti. Tutto dipende dall’esecutivo, cioè da ciò che i capi decidono di delegare.
Il ruolo di Management Assistant ha assunto una grande importanza per via dei cambiamenti che stanno avvenendo oggi nelle imprese: poiché le aziende stanno diventando sempre più multinazionali, ampie e ramificate, di conseguenza anche le attività e le competenze richieste ai suoi dipendenti diventano sempre più vaste. Ciò rende necessario assumere persone flessibili, sempre aggiornate e con grandi doti organizzative, che sappiano destreggiarsi nel vasto e variegato mare aziendale.
I compiti spesso sono complessi, perché richiedono skill e competenze informatiche, comunicative e relazionali. Ma vediamo più nel dettaglio di che cosa si occupa e che cosa deve essere in grado di fare un assistente di direzione.
Cosa fa un assistente di direzione?
Come ho già detto, un assistente di direzione deve essere multi-tasking, non solo perché i suoi compiti sono molti e variegati, ma anche perché ogni azienda e organizzazione ha la sua realtà organizzativa, pertanto è possibile che vengano richieste competenze anche molto diverse tra loro.
Ma tranquillo, ora andiamo più nello specifico: ci tufferemo nel grande mondo degli Executive Assistant per vedere di che cosa si occupano, o meglio, cosa fanno ogni santo giorno.
Le seguenti sono le attività richieste più di frequente:
• Smistamento di messaggi di posta elettronica, posta cartacea e telefonate ai dipendenti dell’impresa o dell’organizzazione.
• Pianificazione dell’agenda del superiore, segnalando incontri, riunioni di lavoro, meeting o viaggi, o più in generale segnalazione di appuntamenti e scadenze.
• Organizzazione di meeting, riunioni,conferenze stampa o eventi di vario tipo. In questi casi potrebbe essere richiesta anche la prenotazione di sala, hotel e ristorante.
• Archiviazione di pratiche e gestione degli archivi e di banche dati, e gestione delle pratiche relative al personale (straordinari, ferie, malattie, ecc).
• Presa in carico della battitura di testi e documenti, come i verbali degli incontri e delle riunioni, o predisposizione di comunicazioni di varia tipologia. In alcuni casi potrebbero essere richieste anche traduzioni di testi da lingue straniere.
• Creazione di rapporti relativi all’andamento dei servizi o della produzione.
• Preparazione degli incontri sostenuti dal proprio superiore, ad esempio tramite la creazione di presentazioni o report.
• Adempimento di mansioni di carattere amministrativo (es. recarsi alla banca, all’ufficio postale, ecc.)
Caratteristiche di un buon assistente di direzione
Fare l’assistente di direzione non è da tutti. Ci sono persone che per via delle loro caratteristiche personali sono più adatte di altre a ricoprire questo ruolo.
Ma quali sono le doti caratteriali e attitudinali del perfetto assistente di direzione?
Qui una lista.
1. Avere cura dei rapporti interpersonali, soprattutto quelli con i colleghi. La figura dell’assistente di direzione è spesso invidiata, proprio perché è la spalla destra del capo. Quindi a maggior ragione il professionista che si trova a coprire questo ruolo di punta deve saper garantire buoni rapporti con i propri colleghi, e mantenere un atteggiamento che non sia né troppo aggressivo, né troppo passivo e condizionato dalle relazioni altrui. L’atteggiamento ideale è quello assertivo, senza essere troppo sensibile o permaloso.
2. Saper gestire bene la comunicazione, sia quella verbale che non verbale. Una persona in grado di comunicare alla perfezione sa bene quando parlare e quanto tacere, e nel primo caso sa di cosa parlare, a chi, quando, dove e in quale modo.
Per essere un buon comunicatore non basta seguire le regole di grammatica, bisogna sapersi esprimere in modo chiaro e ben strutturato, avendo considerazione dei destinatari o degli interlocutori che si trovano di fronte.
Un assistente di direzione deve seguire tutte queste regole comunicative e relazionarsi in modo garbato e gentile, soprattutto con i clienti.
Bon-ton, gentilezza e capacità di ascoltare sono tre aspetti fondamentali che bisogna saper padroneggiare assolutamente se si vuole diventare una persona diplomatica, che sappia gestire in modo appropriato i flussi comunicativi.
I contesti aziendali oggi sono sempre più internazionali, quindi in diverse realtà viene richiesta anche la conoscenza di una o più lingue straniere. L’inglese è certamente la lingua più richiesta, seguono il francese e i tedesco, e in aziende multinazionali vengono sempre più richieste le conoscenze delle lingue Cinese e Giapponese.
3. Essere precisi e riservati, anche per le piccole cose. Bisogna saper essere discreti e riservati, in poche parole saper ascoltare, perché solo in questo modo è possibile preservare il contesto aziendale ed evitare brutti episodi. Quando si lavora in un’azienda, soprattutto se a stretto contatto con il capo, passano sempre delle informazioni strettamente riservate, che vanno preservate a dovere. Per legge, il lavoratore è soggetto alle norme di riservatezza, quindi se divulga informazioni pregiudizievoli attinenti all’organizzazione (know-how) e alla produzione può incorrere in sanzioni, anche pesanti.
4. Saper gestire lo stress e le situazioni complesse, senza perdere mai il sangue freddo.
Perdere la calma e provare un senso di paura o di panico può succedere in certe situazioni, soprattutto quando la mole di lavoro è tanta e viene richiesta una grande dose di responsabilità.
Saper gestire le emozioni è fondamentale per un assistente di direzione, perché solo in questo modo può continuare ad ottenere ottimi risultati anche sotto stress.
5. Avere capacità di problem-solving cioè essere in grado di arrivare ad una soluzione velocemente nel momento in cui si presenta un problema o una situazione che svia da quelle classiche, in altre parole: un imprevisto, un’anomalia. Non tutto va sempre come vorremmo: i problemi e gli imprevisti sono all’ordine del giorno. Una persona che sa come gestirli è indipendente e autonoma, e quindi perfetta per svolgere la professione di Assistente di Direzione.
Una persona con buone capacità di problem-solving generalmente è in grado di adattarsi alle diverse situazioni che gli si presentano con grande flessibilità e spirito di iniziativa.
6. Saper gestire il tempo, o per usare un termine inglese: padroneggiare il time-management.
Tutti lo sappiamo bene: il tempo è quello che è, sta a noi gestire al meglio l’insieme delle attività che dobbiamo svolgere.
Il time-management comprende tutta una serie di occupazioni come la pianificazione, la definizione di obiettivi, eventuali deleghe, monitoraggio, organizzazione e definizione delle priorità.
Sono tutti aspetti che bisogna saper gestire alla perfezione se si vuole diventare Assistente di Direzione. Solo in questo modo sarà possibile aumentare la produttività e l’efficacia delle varie attività.
Regola numero uno: fare attenzione alle scadenze, mettendo in conto tutti i possibili ostacoli che potrebbero frapporsi quando si porta a termine un determinato lavoro.
Organizzazioni che supportano gli Assistenti di Direzione
Ancora una volta il Web viene in soccorso dei professionisti, grazie alla presenza di due portali dedicati a tutti coloro che svolgono la mansione di Assistenti di Direzione. Si tratta di due organizzazioni di sostegno agli o alle assistenti di direzione.
• www.ima-network.org (IMA: International Management Assistants). È una rete leader a livello internazionale composta da grandi professionisti del settore. I suoi obiettivi sono quelli di fornire supporto e sviluppare professionalmente le persone che occupano il ruolo di Assistenti di Direzione.
Dona informazioni, permette di condividere esperienze e incoraggia l’interazione tra i propri membri, al fine di sviluppare e far crescere la professione dei Management Assistants.
• www.secretary.it è il punto di riferimento italiano per gli Assistenti di Direzione che lavorano sul territorio italiano. Accelera le connessioni tra i professionisti e le aziende, garantendo maggiori opportunità occupazionali e fornisce consulenze e corsi di formazione interaziendali di alto livello. Le sue pagine sono ricche di rubriche, articoli e approfondimenti, per permettere agli interessati di rimanere sempre aggiornati sui trend del settore e sulle novità.
Negoziazione, time management, stress management, assertività, comunicazione efficace, gestione dei conflitti e leadership sono solo alcuni degli aspetti che vengono approfonditi all’interno del portale, e che possono essere acquisiti nel contesto degli incontri formativi.
Spero di aver fatto luce sulla figura dell’Assistente di Direzione.
Non è esagerato affermare che è una persona con dei superpoteri: deve saper fare davvero molte cose!
Non è un lavoro adatto a tutti, ma chi riesce a farlo bene è riceverà sicuramente grandi soddisfazioni!