Organizzare un evento è un’arte impegnativa che fa sudare molte camicie. Come non impazzire con la prevendita, la vendita box-office e la sponsorizzazione di biglietti online?

Tutto l’impegno che ci hai messo merita un sold-out.

Vuoi anche evitare ingorghi, tempi di attesa troppo lunghi, foglietti di carta scarabocchiati, un elenco da firmare a mano con orario d’entrata ed uscita e cose simili?

Andiamo a scoprire le soluzioni possibili.

Servizi per creare biglietti per eventi online

Esistono molti servizi online che ti permettono di creare prevendite online e di stampare biglietti da vendere tramite box-office direttamente sul luogo del tuo evento.

Fra questi ti segnalo alcuni fra i più conosciuti e semplici da utilizzare:

  • Helloprint
  • Clappit
  • Eventbrite
  • Eventboost

1. Helloprint

Helloprint è un portale per la creazione di biglietti da box-office molto semplice da usare e che va dritto al punto.

Helloprint sito web

Da subito ti chiede:

  • di che formato devono essere i tuoi biglietti
  • se vuoi stampare a colori su un lato o su tutti e due
  • se vuoi applicare un numero seriale, due numeri seriali, perforazioni o un mix fra queste
  • la quantità di biglietti che desideri stampare, mostrandoti subito il costo che andrai a sostenere
  • la data di consegna ed eventuali costi di spedizione se il tuo evento è imminente e hai urgenza

In meno di due minuti ti ritrovi con un preventivo già pronto.

Helloprint web

Basta cliccare  su ‘Ordina ora’ e verrai indirizzato alla pagina di riepilogo ordine, per poi passare al pagamento ed infine potrai caricare la grafica personalizzata dei tuoi biglietti.

Non preoccuparti, prima che vengano stampati verrai contattato direttamente da Helloprint per confermare la loro anteprima di stampa.

2. Clappit

Clappit è un portale che fornisce un servizio più completo rispetto ad Helloprint.

La personalizzazione, come specifica il portale stesso, prevede una quantità minima richiesta particolarmente alta per riuscire a tenere bassi i costi di realizzazione e la grafica viene realizzata da Clappit stessa.
Home Page sito web clappit

Forse non è proprio quello che stavi cercando, ma in confronto a tutto ciò che il sito offre è qualcosa su cui poter chiudere un occhio.

Ad esempio, è possibile noleggiare stampanti termiche per organizzare al meglio il tuo box-office direttamente sul posto.

Andiamo però con ordine.

Per utilizzare Clappit dovrai obbligatoriamente registrarti lasciando una mail e inserendo una password.

Successivamente dovrai inserire tutti i dati necessari al portale a generare un profilo dell’organizzatore dell’evento, ovvero:

  • Descrizione
  • Nome e cognome
  • Codice fiscale o partita IVA
  • IBAN per ricevere i pagamenti dei biglietti
  • Indirizzo di residenza con numero civico, CAP, città e provincia
  • Un indirizzo mail su cui ricevere la copia degli ordini di acquisto (possono coincidere)
  • Numero di cellulare ed eventuale fax

Clappit organizzatore web

A questo punto potrai passare all’opzione ‘crea il tuo evento‘ e scegliere:

  • evento soggetto alla normativa spettacolo (SIAE)
  • evento senza normativa spettacolo o gratis

Seleziona quale organizzatore se ne dovrà occupare.

dettaglio organizzativi da definire

Ora ti verrà chiesto:

  • definisci l’evento, ovvero dai un nome e scegli il tipo di evento che stai organizzando
  • inserisci le date di inizio e fine evento, gli orari di inizio e fine e, volendo, anche gli orari di apertura e chiusura dei cancelli
  • metti l’indirizzo: il form genererà automaticamente una posizione GPS grazie all’integrazione con Google Maps
  • definisci il numero di biglietti acquistabili: puoi inserire un minimo e un massimo; il numero massimo di biglietti acquistabili da una singola persona; decidere se farli nominali e infine applicare o no l’IVA
  • inserisci il nome e la descrizione dell’evento
  • metti un’immagine: le dimensioni consigliate sono 680×383 pixel

In fondo a sinistra c’è il tasto di salvataggio, prima di procedere ti consiglio di premerlo.

Clappit descrizione evento web

Nella seconda pagina ti verrà chiesto:

  • crea un settore prezzo, il portale li chiama anelli: tu puoi intenderli anche come prima fila, laterali, piccionaia o simili. In questo modo potrai differenziare le varie tipologie di biglietto che ti verranno chieste tra poco
  • crea una tipologia di biglietto: in questo modo potrai inserire il costo di un biglietto intero, ridotto, omaggio e così via.

Una volta compilata questa parte in maniera esaustiva, salva e passa alla pagina successiva.

Clappit settori evento web

Qui potrai tenere aggiornati i dettagli di vendita per il tuo evento. Potrai indicare se i biglietti sono esauriti, se l’evento è stato annullato o spostato e così via.

Il portale è molto accurato e permette di differenziare i dettagli di vendita per ogni tipologia di biglietto che hai precedentemente selezionato.

L’efficienza di Clappit non è da meno e lascia la possibilità di copiare i valori inseriti in una tipologia di biglietto e copiarli in tutti gli altri, così da non dover inserire manualmente giorno e ora di inizio vendita per ogni tipologia di biglietto che hai creato.

Una volta salvato anche questo potrete trovare il riepilogo di tutto quanto direttamente nel vostro profilo.

Ti ricordo che tutto questo processo organizzativo è gratuito!

I biglietti venduti online arriveranno al cliente tramite mail e presenteranno un codice a barre e un QR code per la lettura all’ingresso.

Diciamo quindi che Clappit vince a mani basse per quel che riguarda l’efficienza della generazione e gestione di biglietti per l’evento, per il controllo vendite online e per l’organizzazione del box-office.

Se pensi che ancora non sia sufficiente, pensa che Clappit ti aiuta a persino a gestire i pass per gli addetti a i lavori!

Per conoscere tutti i costi per il noleggio delle stampanti vai qui.

Ma se tu volessi ancora di più? Se tu volessi la tua grafica personalizzata sui tuoi biglietti?

3. Eventbrite

Tutto ciò che offre Clappit ti alletta molto, ma non riesci proprio a digerire il fatto che non ti permetta agilmente di personalizzare i biglietti per il tuo evento.

Come fare? Andiamo a conoscere Eventbrite.

Eventbrite home web

Anche in questo portale l’accesso e la creazione di eventi é possibile solo dopo una registrazione tramite la tua mail e la generazione di una password.

Una volta iscritto e selezionato ‘crea evento‘ ti verrà mostrata la possibilità di scegliere fra 3 differenti tipologie di pagamento.

Non ti allarmare! Non dovrai pagare subito. Come ogni fornitore che si rispetti si paga solo a servizio completato.

Eventbrite mette un attimo le mani avanti e cerca di capire subito che tipo di cliente deve servire.

In questo modo ti evita una grossa perdita di tempo.

Ad esempio, se ti interessa stampare un unico tipo di biglietto è molto probabile che selezionerai la tipologia ‘essentials’.

In questo caso il portale non ti manderà nel caos chiedendoti di aggiungere la grafica per il tuo secondo tipo di biglietto, dato che non ti serve.

Cerchiamo però di capire meglio in dettaglio le possibilità offerte.

Come detto prima le tipologie sono 3:

  • Essential
  • Professional
  • Premium

Come puoi vedere, nelle prime due categorie, i prezzi proposti sono una percentuale sul prezzo del biglietto più un fisso.

Tieni ben presente che se il tuo evento è gratuito lo sarà anche il servizio fornito da Eventbrite!

Eventbrite prezzi web

Partiamo, ad esempio, con il creare un evento in categoria Essential.

Il sito ti chiede:

  • il titolo del tuo evento
  • dove si svolgerà (fornendoti anche il servizio di localizzazione GPS tramite Google Maps)
  • date e orari di inizio e di fine evento
  • l’immagine dell’evento (NON del biglietto)
  • una descrizione dell’evento con la possibilità di inserire una sezione FAQ (Frequent Answers Questions)
  • il nome dell’organizzatore ed una sua descrizione (con la possibilità di aggiungere dei link Facebook e Twitter)

Eventbrite descrizione evento web

Qui inizia la seconda parte, riservata alla creazione del biglietto.

Dovrai anzitutto scegliere la tipologia di biglietto:

  • gratuito
  • a pagamento
  • donazione

Eventbrite creazionebiglietti web

Prendiamo per esempio la creazione di un biglietto a pagamento.

I dati da inserire saranno:

  • nome del biglietto (ad es. Early bird, RSVP e così via)
  • la quantità massima disponibile per questa tipologia di biglietto
  • il prezzo (ti verrà chiesto di inserire il netto, l’eventuale IVA sarà calcolata in automatico dal sistema)

Ora potrai indicare le tue preferenze cliccando sul tasto impostazioni.

Potrai infatti indicare:

  • il canale di vendita (ovunque, solo online, solo all’ingresso)
  • decidere se le commissioni sono a carico dell’acquirente o dell’organizzatore
  • date e orari di inizio e fine vendita dei biglietti
  • visibilità biglietti
  • generare un gruppo codici biglietto
  • indicare in che paese riceverai il pagamento e con che valuta
  • nel caso tu possegga una partita IVA potrai accedere al form di compilazione dati dedicato
  • politica di rimborso (selezionare ‘nessun rimborso’ potrebbe far storcere il naso a qualche tuo potenziale cliente)

Eventbrite creazione biglietti 02 web

Nell’ultima parte potrai operare delle scelte di privacy e rendere quindi pubblica o privata la pagina dell’evento creata da Eventbrite.

Una volta selezionato il tipo di evento ed il tema potrai salvare il lavoro fatto fino a qui.

Per controllare gli accessi e l’andamento delle vendite puoi usare l’apposita applicazione fornita dal portale stesso!

Passiamo ora al pezzo forte di Eventbrite: la personalizzazione!

Ammetto che non è stato proprio così facile capire come fare, ma visto che stai leggendo questo articolo ti sei risparmiato un bel po’ di fatica.

Ti basterà infatti cliccare qui per poter accedere alla pagina dei plugin (estensioni) di Eventbrite, installare quello che fa per te e, seguendo le facili istruzioni, tornare alla gestione dei tuoi biglietti ed iniziare la personalizzazione!

Eventbrite personalizzazione biglietti web

Se invece la personalizzazione e la stampa su carta non sono cose che fanno per te, preferisci le nuove tecnologie e vuoi sbalordire tutti i tuoi invitati con un sistema completamente automatizzato e gestito tramite QR Code e dispositivi di lettura elettronica allora apprezzerai sicuramente eventboost!

4. Eventboost

Colleghiamoci quindi al portale di Eventboost ed iniziamo subito la creazione del nostro evento!

Eventboost home web

Tieni presente che questo portale è a pagamento e, ad eccezione di un primo periodo di prova di 30 giorni, permette di scegliere fra tre macro aree:

  • Evento singolo (small e regular)
  • Abbonamento annuale (standard e enterprise)
  • Evento a pagamento (sponsorizzato da Shopify)

prezzi eventboost

Avrai anche la possibilità di scegliere per alcuni comodissimi add-on

pacchetti aggiuntivi eventboost

Una volta deciso quale tipo di accordo stipulare con il portale puoi iniziare ad organizzare il tuo evento.

Non ti preoccupare, se non sai ancora bene cosa e come fare, oltre a leggere questo articolo che ti spiega come fare, puoi registrarti e utilizzare il periodo di prova gratuito per farti un’idea di come funzioni e decidere poi che piano acquistare.

Anzitutto, poco intuitivamente, per registrarti devi cliccare ‘compra‘.

Non sto scherzando.

Fortunatamente, come tutti i portali che richiedono un acquisto, finché non ti sta chiedendo i dati della carta di credito e non ti sta dicendo quanto devi pagare vuol dire che non stai pagando.

Quindi passiamo alla registrazione per ottenere i nostri 30 giorni di prova gratuiti e la possibilità di studiare le due demo messe a disposizione dall’inizio.

Il layout del portale è molto semplice ed intuitivo e garantisce una buona fruizione dello strumento.

Possiamo dunque passare alla creazione di un ‘nuovo evento‘.

Se sei arrivato fin qui avrai notato che chiedono un po’ tutti le stesse cose, quindi avrai anche imparato quali sono le informazioni fondamentali da fornire quando crei un evento.

Inseriamo quindi le informazioni richieste:

  • Nome evento (uso interno e uso esterno, possono anche combaciare, eventuali hashtag, etc.)
  • Tipo di evento
  • Lingua event0 (se ad esempio al tuo evento interverranno solo oratori che parlano una determinata lingua è meglio avvisare il pubblico)
  • Opzioni evento
  • Dove si svolgerà
  • Quando (qui c’è la comodissima opzione per segnalare se l’evento si terrà su più date. Molto utile se, ad esempio, stai organizzando una serie di corsi a numero chiuso)
  • chiusura della registrazione
  • informazioni aggiuntive: dettagli organizzatore, descrizione evento, tag evento, etc.

dettagli creazione evento eventboost

Nulla di molto diverso dagli altri portali di cui ti ho parlato.

Quindi perché ha questi costi?

Perché, come si intuisce anche dal nome, non solo organizzi il tuo evento ma gli fornisci anche un booster (un acceleratore) di diffusione.

Come?

Grazie alla presenza di un buon numero di opzioni che andremo ad analizzare

opzioni su eventbooster

Passiamo alla colonna ‘gestione ospiti‘:

Qui potrai:

  • caricare la lista invitati
  • controllare chi si è registrato
  • scoprire chi ha partecipato
  • generare una lista master (ovvero un confronto fra iscritti e partecipanti)

modalità gestione ospiti eventboost

Passiamo quindi a ‘comunicazioni‘:

Presente la lista invitati che hai stilato poco fa?

Bene, è ora di sfruttarla:

  • generazione inviti e programmazione invio mail
  • creazione di messaggi di conferma personalizzati
  • altri messaggi (per comunicazioni particolari, come ad esempio evento rinviato causa maltempo)

comunicazioni agli ospiti eventboost

Ora tocca alla ‘pagina evento‘:

  • configura le opzioni di registrazione tramite la pagina evento
  • modifica, mostra, copia URL e PUBBLICA la pagina evento (con integrazione social network)
  • configura il layout del form di registrazione e della pagina evento (questo è uno strumento davvero molto utile)

creazione pagina evento eventboost

Nella sezione ‘badge‘ potete importare i PDF di tutti i tipi di badge che avete generato per i diversi tipi di ospite e potete assegnare colori diversi ad ogni badge.

creazione badge eventboost

Alla voce ‘configura app‘ potete invece aggiungere e togliere determinate opzioni dall’app che Eventboost vi fornirà per la gestione del check-in.

configurazione app eventboost

Cliccando invece su ‘social‘ ti sarà possibile decidere su quali social network condividere il tuo evento.

A cosa serve tutta questa tecnologia se alla fine non possiamo analizzare le ‘statistiche‘?


Tutto pronto!

Eccoti dunque una panoramica completa di quelle che sono oggi le possibilità che puoi trovare online per generare i tuoi biglietti d’ingresso.

Per qualsiasi domanda o chiarimento non esitare a lasciare un commento. Stai cercando una location per il tuo evento?

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Ti ringrazio per aver letto tutto quanto e ci vediamo al prossimo articolo!