Stai per organizzare un congresso, una convention, una fiera o un meeting di grande prestigio e vuoi fare colpo sui partecipanti? Ti consiglio di regalare agli ospiti delle fantastiche borse per congressi!

In quanto organizzatore d’eventi penso te ne sarai accorto anche tu: l’ospite va conquistato fin dal momento in cui mette piede nella location.

Proprio per questo motivo è fondamentale arrivare di fronte a lui con un regalo significativo che lo faccia sentire apprezzato fin da subito!

Tra i gadget per eventi più gettonati ci sono sicuramente le borse per congressi, ovvero delle shopper semplici ma eleganti in cui vanno inseriti dei regali.

Se scelte con cura, queste conference bags, grazie al loro contenuto, possono farti fare breccia nella mente e nel cuore dei partecipanti.

Al contrario, se scelte con sufficienza rappresenteranno solo una scomodità in più e non vedranno loro di sbarazzarsene.

In questo articolo vedremo che cosa sono queste borse e come le puoi personalizzare per renderle davvero speciali!

Borse per congressi: perché sono importanti

Forse te lo stai chiedendo: “Perché un organizzatore dovrebbe dare così tanta importanza ad una borsa?”

Si tratta di una domanda più che lecita, ma se te la stai ponendo vuol dire che pensi di aver già di aver messo tutto l’impegno possibile per organizzare il tuo evento.

Certo, sono sicuro che hai già scelto con attenzione una location straordinaria, con una splendida sala meeting, hostess e promoter pronti ad accogliere gli ospiti, un servizio catering di altissimo livello e tanti altri servizi ottimi!

Sei stato molto bravo, lo ammetto.

Ma c’è un fatto, una borsa per congressi può fare la differenza tra un organizzatore bravo e un fuoriclasse dell’organizzazione!

Immagino ti sarà già capitato di presenziare come ospite ad un congresso o a una fiera e di vederti consegnare all’ingresso una borsa di questo tipo.

La tua reazione a quel bel gesto sarà stata un enorme sorriso e mille ringraziamenti.

Poi però, una volta aperta la borsa, avrai trovato la solita penna, il programma e un portachiavi, una spilla, un magnete o un cappellino.

Insomma, oggetti che sicuramente non ti hanno fatto brillare gli occhi.

Sono anche sicuro al 99% che la borsa in questione ed il suo contenuto è:

  • finita nel cestino alla prima occasione;
  • nascosta nell’angolo più buio del tuo armadio.

Sai perché? Perché in genere chi organizza eventi non dà veramente importanza a questi gadget, ignorando che se ben studiati sono borse promozionali dal valore inestimabile.

In altre parole, una borsa per convegni, se pensata con attenzione, può permettere alla tua azienda di farsi ricordare dalle persone per tantissimo tempo!

E tu vuoi sottovalutare questo oggetto? O vuoi che grazie a questo gadget il tuo evento venga ricordato per gli anni a venire?

Come realizzare le shopper per congressi

Banalmente il primo aspetto da considerare è la realizzazione delle borse personalizzate per il tuo evento.

L’idea è quella di regalare oggetti che le persone avranno il piacere di utilizzare anche dopo che il tuo evento sarà finito.

Per essere sicuri di fare la scelta giusta, ci sono una serie di aspetti da tenere in considerazione, vediamoli insieme.

La scelta del materiale

Ti do subito una bella notizia, in genere i materiali che vengono scelti per la realizzazione di questi oggetti da portare comodamente a tracolla sono decisamente economici.

Infatti le borse per congressi sono fatte di materiali che non costano molto, ovvero di nylon, di cotone, di juta, in polipropilene o in carta.

Non ti preoccupare, a prescindere dal materiale scelto avrai un prodotto resistente che durerà per molto tempo.

Metti il tuo logo

Ovviamente su queste shopper va stampato il logo della tua azienda, così saranno immediatamente riconoscibili.

Su questo aspetto c’è una regola: non serve strafare mettendo un logo gigantesco, anzi è meglio optare per uno piccolo e discreto.

In questo modo non darai l’impressione di aver realizzato una borsa solamente per farti pubblicità ma al contrario avrai dato vita ad un gadget elegante che i tuoi ospiti avranno il piacere di sfoggiare nella vita di tutti i giorni.

In altre parole, devono ricordarsi di te ma non devono avere l’impressione di essere diventati testimonial della tua azienda!

La scelta del colore

Può sembrare un aspetto di poco conto ma il colore delle borse per congressi è molto importante.

Infatti ai partecipanti al tuo evento dovrai dare la possibilità di scegliere una borsa del colore che preferiscono.

Questo perché il tuo obiettivo è quello di far entrare questi oggetti nella loro vita e fare in modo che li riutilizzino in altre occasioni.

Per cui chiediti questo: tu saresti disposto a riutilizzare un oggetto che non ti piace già al primo impatto?

Tutti coloro che odiano quel determinato colore butteranno via le borse ad evento concluso (se non prima).

Ma se ci fossero vari colori tra cui scegliere, i partecipanti potrebbero individuare il loro preferito o quello più in linea con il loro stile.

Dove acquistarle

Per la realizzazione delle borse per congressi puoi affidarti a siti specializzati in gadget per eventi, come per esempio Gift Campaign.

Grazie a questo sito potrai innanzitutto scegliere tra diversi modelli e diversi tessuti.

Ad esempio, per le borse di cotone come quella qui sotto, si parte dagli 0,59 euro.

gift campaign borsa cotone
Credits: Gift Campaign

Oppure, se sei disposto a spendere qualcosa in più, potresti scegliere una borsa di juta per circa 2,70 euro ciascuna.

borsa juta gift campaign
Credits: Gift Campaign

Dopo aver scelto il materiale, decidi il colore della borsa e indica dove mettere il logo e la quantità di pezzi di cui hai bisogno.

Infine invia la richiesta e le borse arriveranno al tuo indirizzo entro 9 giorni lavorativi.

Gadget per congressi: le migliori idee

Ora arriviamo alla parte più interessante di questo articolo.

Infatti, una volta scelte le borse dovrai fare grande attenzione a che cosa porre all’interno perché è lì che si nasconde il segreto per rendere il tuo evento davvero straordinario ed indimenticabile.

Va bene inserire il programma dell’evento, la bottiglietta d’acqua e una biro con il tuo logo. Ma ciò non può e non deve bastare!

Per questo motivo tra poco ti mostrerò una lista con le migliori idee di oggetti da mettere in queste borse.

Prima di procedere però faccio una precisazione: non continuare a leggere questo articolo se

  • non vuoi investire soldi per fare un regalo davvero speciale ai tuoi ospiti;
  • pensi che le borse per congressi siano oggetti superflui e i partecipanti al tuo evento non meritano di essere trattati bene.

Se così non è (come spero) continua la lettura, ora viene il bello!

Ti assicuro che inserendo gli oggetti che sto per presentarti lancerai un messaggio ad ognuno di loro:

“Sono contento che tu sia venuto al mio evento e questo oggetto, che ti sarà molto utile, è per ringraziarti della tua presenza!”

Gadget tecnologici

Power-Bank

Il Power-Bank è un oggetto molto utile per i tuoi ospiti che sicuramente fanno un grande utilizzo di dispositivi tecnologici come smartphone e tablet.

Come immagino saprai, si tratta di una batteria extra che è possibile portare con sé ad esempio durante un viaggio, che permette di ricaricare un dispositivo elettronico quando non c’è una presa elettrica.

Di fatto è un oggetto di cui potrebbero aver bisogno già durante il corso del congresso, soprattutto se dura diverse ore o diversi giorni e se  i tuoi ospiti non hanno troppo tempo da perdere per aspettare in hotel che il loro telefono si ricarichi completamente.

Basterà che durante la notte colleghino il power-bank ad una presa della corrente nella stanza in cui dormono e il giorno successivo potranno recarsi all’evento con la tranquillità di avere una ricarica di emergenza.

Su Amazon, con circa 25 euro, potresti acquistare questo power-bank della Aukey, che consente addirittura di caricare simultaneamente 2 dispositivi, ad esempio lo smartphone ed il tablet.

powerbank aukey amazon
Credits: Aukey Official

E ti dirò di più, se ad esempio il tuo congresso tratta di tematiche legate all’ambiente o è rivolto a professionisti del settore energetico, un’idea azzeccata è quella del Power-Bank solare.

In poche parole si tratta di un dispositivo che ha incorporato un piccolo pannello fotovoltaico, in questo modo sarà possibile caricare lo smartphone utilizzando l’energia solare.

Certo, quelli di qualità costano qualcosa in più, ma ti assicuro che saranno particolarmente apprezzati, soprattutto dagli ospiti che hanno a cuore l’ambiente e il risparmio energetico.

Eccoti ad esempio il modello X-Dragon che costa all’incirca 35 euro e si trova su Amazon.

powerbank solare x dragon amazon
Credits: X-DRAGON

Cuffie Bluetooth

Quasi sicuramente i tuoi ospiti passano molto tempo a telefonare e, ammettiamolo, può essere molto scomodo dover stare con lo smartphone attaccato all’orecchio per molti minuti.

Per questo motivo un’ottima soluzione è quella di includere nelle borse per congressi delle cuffie, magari che funzionino con il sistema bluetooth.

In questo modo sarà possibile per i tuoi ospiti telefonare in tutta tranquillità mentre passeggiano per strada con le mani in tasca.

La Aukey (di cui ti ho già parlato quando ti ho presentato i power-bank) ha realizzato delle cuffie che costano circa 22 euro e si possono trovare su Amazon.

cuffie wireless aukey amazon
Credits: Aukey Official

Più in dettaglio sono auricolari wireless che possono funzionare per ben 8 ore prima di dover essere ricaricati. Inoltre sono super leggeri e permettono a chi li indossa di isolarsi completamente, senza essere infastidito da rumori esterni.

Una bella comodità è che sono anche resistenti al sudore quindi sono perfetti anche per ascoltare un po’ di musica mentre si è in palestra o a fare jogging all’aria aperta.

Tieni presente infine che è possibile utilizzarle con ogni condizione atmosferica, quindi anche se piove non si rovineranno.

Chiavetta USB

Al giorno d’oggi viviamo con la costante preoccupazione di dover salvare ed immagazzinare tutti i nostri documenti più importanti su un qualche supporto.

Ecco che quindi un regalo davvero utile è sicuramente una pen drive, o chiavetta USB.

Se posso darti un consiglio, cerca di sbizzarrirti su questo oggetto, facendo il modo che sia il più originale possibile.

Ad esempio, grazie al sito Shelve è possibile realizzare delle chiavette USB personalizzate con il logo della propria azienda, a partire da 1,72 euro.

In questo modo i partecipanti al tuo evento porteranno sempre con sé o terranno sulla loro scrivania un gadget che ricorderà costantemente l’esperienza vissuta all’evento che hai organizzato.

chiavetta usb personalizzata shelve
Credits: Shelve

Se invece sei disposto a rinunciare al tuo logo in favore di un’idea ancora più originale, ti consiglio di andare sul sito MiniInTheBox.

Qui si trovano delle memorie esterne dalle forme davvero stravaganti, a prezzi contenuti (dai 5 ai 23 euro circa a pezzo).

Per esempio, guarda quanto è elegante e discreta questa chiavetta fatta come un tappo di sughero:

chiavetta usb tappo sughero miniInthebox
Credits: MiniInTheBox

Oppure, per un evento tutto al femminile, che ne dici di una chiavetta come questa?

chiavetta usb rossetto miniInthebox
Credits: MiniInTheBox

Stai pur certo che questi oggetti, anche se piccoli, non potranno passare inosservati e lasceranno un ricordo piacevole ed indelebile nella mente dei tuoi ospiti.

Polo personalizzate

borse per congressi brosprint
Credits: sito web BrosPrint

Tra i tipi di magliette che ci sono in circolazione, le polo possono essere un ottimo regalo per un congresso.

Si tratta di un indumento semi-formale, curato ma allo stesso tempo sportivo, che potrà essere indossato dai tuoi ospiti durante la vita di tutti i giorni.

Quando penso a questo indumento mi vengono i mente persone di alto profilo, come per esempio imprenditori, avvocati o medici che durante il loro tempo libero vogliono indossare qualcosa di comodo senza essere eccessivamente casual.

Proprio per questo motivo, quando realizzi la tua maglietta ricordati la regola sul logo di cui ti ho parlato per la realizzazione delle borse.

Ovviamente il logo della tua azienda dovrà essere presente su queste magliette ma non dovrà dare troppo nell’occhio, altrimenti nessuno avrà il desiderio di indossarle in futuro.

Per la realizzazione di questi gadget da mettere nelle borse per congressi puoi affidarti a siti specializzati, come per esempio BrosPrint.

Per farti un’idea, ordinando 50 magliette il prezzo unitario è di circa 11 euro.

La procedura per creare la maglietta da distribuire al tuo evento è molto semplice:

  • tra le tante magliette disponibili ti basterà selezionare le polo (da uomo o da donna) in “catalogo“;
  • individuato il modello che ti piace di più, potrai cliccare alla voce “preventivo” per iniziare a personalizzare la tua maglietta;
  • a questo punto ti puoi sbizzarrire, selezionando il numero di magliette per ogni taglia, i colori, dove vuoi che venga inserita l’immagine etc.
  • potrai decidere se inserire manualmente il logo della tua azienda o se farlo fare ad un team di grafici;
  • alla fine dovrai scegliere la confezione e decidere la data della consegna.

ATTENZIONE: ricordati che le persone hanno bisogno di avere una maglietta della loro taglia e magari poter scegliere il colore. Tieni presente questi aspetti mentre ordini le polo.

Borse per congressi: prodotti originali

Cibi e Bevande

borse per congressi eataly
Credits: sito web Eataly

Siamo un Paese con cibi e vini d’eccellenza, perché allora non sfruttare questo primato per arricchire le borse per congressi con specialità enogastronomiche?

Ovviamente la scelta più intelligente è quella di scegliere dei prodotti tipici del luogo in cui si svolge il tuo evento.

In questo modo i tuoi ospiti torneranno a casa con un buonissimo ricordo del loro viaggio di lavoro.

Inoltre risparmierai loro la fatica di dover andare a cercare queste prelibatezze nei vari negozi della zona.

Per esempio sul sito di Eataly trovi una vasta selezione dei migliori prodotti enogastronomici italiani.

In particolare, nella sezione “dispensa” del sito potrai scegliere con i filtri:

  • che tipologia di prodotti desideri regalare;
  • la regione di provenienza;
  • la fascia di prezzo;
  • il produttore.

Se vuoi un consiglio, cerca di preparare delle borse diverse, ciascuna con un mix di prodotti, in questo modo i tuoi ospiti avranno la possibilità di scegliere i cibi e le bevande che preferisce, come ad esempio:

  • vino
  • salati
  • pasta e riso
  • conserve
  • dolci

Come potrai notare i prezzi di ciascun prodotto sono molto vantaggiosi e si riferiscono in genere ad un ordine di più pezzi (ad esempio 12 o 20).

Inoltre, quando prepari borse contenenti cibo, non dimenticare che al giorno d’oggi sono aumentate le esigenze alimentari, per via di intolleranze e scelte etiche.

So bene che è molto difficile venire incontro a tutti, ma prevedere cibi per celiaci, vegetariani e vegani è un gesto molto apprezzato da tutti.

E un’ultima cosa, sai che ci sono ospiti che vengono al tuo evento in aereo? Attenzione a prodotti come le bevande, le cui bottiglie, se troppo grandi, potrebbero causare problemi durante i controlli in aeroporto.

Caramelle e cioccolatini

pastiglie leone
Credits: Pastiglie Leone

Tutti noi abbiamo bisogno di un po’ di dolcezza per vivere felici, soprattutto quando dobbiamo partecipare ad un incontro di lavoro importante o ad un congresso.

Ecco perché far trovare nelle borse per congressi dei gustosi dolci potrebbe aiutare i tuoi partecipanti a vivere piacevolmente il tuo evento.

E per fare bella figura, meglio puntare su scatolette e confezioni ricercate.

Prodotti per il corpo o di uso quotidiano

Forse non ci hai mai pensato, ma nelle tue borse per congressi potresti inserire dei prodotti che le persone portano con sé quando viaggiano.

In particolare faccio riferimento a prodotti per il corpo e per la cura del viso.

Questa soluzione potrebbe essere perfetta soprattutto se:

  • l’evento che hai organizzato si tiene in una località fuori città dove non si trovano molti negozi;
  • i tuoi ospiti devono prendere un’aereo per raggiungere il tuo evento e potrebbero lasciare a casa una serie di prodotti per alleggerire il bagaglio.

Ti assicuro che questi regali, anche se molto semplici, saranno davvero apprezzati perché faranno capire ai partecipanti che ti sta a cuore il loro benessere.

Un consiglio: nella scelta dei prodotti cerca di tenere a mente quanti giorni durerà l’evento, in che stagione si svolge il meeting e dove vi trovate.

Eccoti qualche esempio di prodotti che potresti inserire nelle tue borse per congressi.

Prodotti per la barba

borse per congressi kit proraso
Credits: sito web Proraso

Gli uomini hanno un rapporto molto stretto con la loro barba, sia che la facciano tutte le mattine prima di andare al lavoro sia che decidano di lasciarla crescere.

Per questo motivo un regalo molto gradito potrebbero essere un set di prodotti per curarla al meglio.

Se vuoi davvero stupire gli ospiti lascia perdere la classica schiuma da barba, che sicuramente hanno già con sé, e pensa a qualcosa di più originale.

Che ne dici di un kit della Proraso per realizzare una rasatura a regola d’arte?

Crema solare

borse per congressi crema solare
Credits: sito web Piz Buin

Se l’evento si svolge in estate, magari in una località marittima, dovrai assolutamente dare la possibilità alle persone di fare un salto in spiaggia per prendere un po’ di sole.

Regalare ai tuoi ospiti una crema solare dimostrerà innanzitutto che non hai intenzione di tenerli chiusi tutto il giorno in una sala meeting ma che vuoi farli anche rilassare un po’.

Inoltre farai capire che tieni alla loro salute. Un bel gesto non trovi?

Quando scegli la crema da mettere in borsa, assicurati di selezionare un formato da viaggio (100 ml) per evitare problemi in aeroporto.

Giochi per bambini

Giochi per bambini in una borsa che viene distribuita ad un congresso? Questa non te l’aspettavi.

Eppure fidati, si tratta di un’idea perfetta se al tuo evento partecipano delle persone che hanno tra i 30 e i 40 anni, fascia d’età in cui è più probabile avere dei figli piccoli.

Immagina per un attimo quante persone trascorrono un weekend lontane dalla famiglia per partecipare al congresso.

Una volta tornati a casa, trovano i bimbi sulla porta di casa che chiedono: “Papà/Mamma, mi hai portato un regalo?”

Senza contare che alcuni brand stanno facendo la loro fortuna grazie a schiere di adulti appassionati, come ad esempio le celebri costruzioni Lego.

Esistono moltissimi gadget basati su questo gioco e il costo delle confezioni varia da meno di 10 euro per le più piccole, fino alle centinaia dei modelli più complessi.

Per esempio, ad un congresso medico non sarebbe perfetto questa riproduzione di un’eliambulanza?

eliambulanza costruzione lego
Credits: Lego

Borse per congressi speciali per pochi fortunati

Puoi anche fare leva sulle borse per congressi per rendere il tuo evento davvero esclusivo.

Infatti, oltre alle borse da distribuire a tutti, potresti prevederne alcune speciali da distribuire a pochi ospiti selezionati.

Ad esempio:

  • potresti stabilire in fase di prenotazione che i primi 10 iscritti avranno diritto ad un borsa speciale;
  • oppure nel programma dell’evento potresti specificare che ci sarà un’estrazione per selezionare le persone che la riceveranno.

Scegli una borsa di maggiore qualità

borsa portadocumenti ecopelle bybrand
Credits: ByBrand

Per esempio potresti puntare su una borsa portadocumenti, sempre ovviamente da personalizzare.

Queste borse saranno sicuramente molto utili a chi le riceverà, perché al loro interno hanno una serie di scomparti in cui poter inserire un pc, bloc-notes e documenti vari.

Per la loro realizzazione potresti ad esempio affidarti al sito ByBrand che ti permette di scegliere vari modelli da personalizzare con il tuo logo.

La cifra di ogni borsa in eco-pelle si aggira intorno ai 30 euro.

Inserisci all’interno dei regali di maggior valore

E all’interno di queste borse speciali per congressi che cosa dovrai mettere?

Beh, ovviamente il valore degli oggetti inseriti dovrà essere superiore rispetto a quello delle borse ricevute da tutti.

Vediamo ora alcuni esempi di regali che faranno impazzire di gioia i partecipanti al tuo evento.

Buoni regalo

buono regalo amazon
Credits: Amazon

Un regalo molto valido potrebbe essere un buono che permette alle persone di comprare qualcosa che desiderano da tanto tempo!

Su Amazon esistono degli splendidi cofanetti regalo che possono valere fino a 200 euro e durano ben 10 anni.

Come sai, questo sito permette di scegliere tra milioni di prodotti, quindi non sarà difficile per chi riceverà il buono trovare l’oggetto del desiderio.

Una volta individuato uno o più prodotti da acquistare basterà inserire il codice del buono e il prodotto arriverà comodamente a casa.

Gli acquisti possono continuare fino all’esaurimento del budget a disposizione.

Biglietti per uno spettacolo/concerto

gift card ticketone
Credits: TicketOne

E che ne dici di regalare ai fortunati vincitori delle tue speciali borse la possibilità di assistere ad un evento dal vivo?

Il sito di TicketOne mette a disposizione la sua Gift Card con la quale è possibile, entro 12 mesi dall’attivazione, scegliere di partecipare ad un concerto o ad uno spettacolo teatrale.

Ci sono carte di diverso valore, il massimo è di 250 euro, ed è possibile acquistare uno o più biglietti per eventi, fino all’esaurimento della cifra.


Come vedi ti ho dato alcune idee molto interessanti per trasformare una semplice borsa in un regalo graditissimo dagli ospiti.

Lascia un commento e dimmi quale di questi regali ti piace di più.

Oppure dimmi se secondo te ci sono altre idee che sarebbero perfette per far colpo sui partecipanti ad un evento.

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Alla prossima!