Il miglior strumento per gli organizzatori di eventi
Organizzi eventi? Hai mai pensato di utilizzare un bullet journal?
Se questa parola non ti dice niente, continua a leggere, ti sarà sicuramente utile!
Chi lavora in questo ambito sa bene che ogni giorno ci sono una serie di cose da fare e da ricordare.
Riunioni, scadenze, appuntamenti. Tenere tutto a mente è davvero difficile e il rischio è quello di dimenticarsi qualcosa.
Proprio per questo motivo sono state messe a punto delle pratiche che possono aiutarti a pianificare gli impegni in modo flessibile e personalizzabile.
In questo articolo sto per illustrarti un metodo che piacerà sicuramente agli organizzatori seriali (e ai disorganizzati cronici che vogliono cambiare).
Vedremo insieme:
Più che di un'agenda si tratta di un vero e proprio metodo creato da un product designer di New York, Ryder Carroll, dopo diversi anni di sperimentazioni.
L'obiettivo del bullet journal è quello di:
"monitorare il passato, organizzare il presente e pianificare il futuro".
Nella pratica è una sorta di diario costruito in base alle proprie esigenze per tenere traccia e organizzare sia le incombenze quotidiane sia i progetti di medio-lungo termine.
All'inizio potrà sembrarti confuso ma in realtà il procedimento è abbastanza semplice e in poco tempo riuscirai ad essere più efficiente con meno sforzo.
Nel prossimo paragrafo scopriamo insieme come funziona un bullet journal e come crearne uno da zero.
Bullet journal: come fare
1. Cosa ti serve
Per iniziare assicurati di avere a disposizione un quaderno e una penna.
Non ci crederai ma per realizzare la tua agenda personalizzata non avrai bisogno di altro!
Sono sicura che da qualche parte in casa hai già un bel quaderno o un taccuino che non hai mai usato. Bene, è il momento di rispolverarlo!
Solo un piccolo suggerimento: meglio sceglierne uno carino che ti piaccia, così sarai sicuramente più motivato ad utilizzarlo.
2. L'indice
La prima cosa da fare è creare un indice.
In realtà lo costruirai man mano, quindi lascia circa 4 facciate bianche.
Qui segnerai tutte le sezioni che aggiungerai via via nel tuo bullet journal con i relativi riferimenti al numero di pagina.
L'indice ti servirà solo a ritrovare più facilmente le informazioni che stai cercando, proprio come in un libro.
In alternativa, se ti risulta più immediato, puoi semplicemente utilizzare delle linguette segnapagina.
Bene, voltiamo pagina e procediamo con la prima sezione.
3. Il Future Log
Entriamo nel vivo del tuo bullet journal con la sezione chiamata Future Log. Queste pagine ti serviranno per avere una vista generale dei mesi futuri.
Dividi la pagina in 4 sezioni uguali e segna un mese in ogni spazio. Così avrai una panoramicadi tutto l'anno in sole 4 pagine.
Scrivi tutto quello che ti viene in mente: appuntamenti, compleanni, scadenze, impegni di lavoro. Ti servirà come promemoria degli appuntamenti futuri.
Di volta in volta controlla queste pagine e trasferisci le informazioni nei tuoi calendari mensili che ti spiego nel prossimo paragrafo.
4. Monthly Log
A questo punto passiamo alla programmazione mensile.
Scrivi il nome del mese in questione su due facciate vicine. In quella di sinistra crea una sorta di calendario giornaliero dove trascrivere gli eventi già programmati.
La pagina di destra invece è dedicata alla to-do-list mensile, ovvero a tutti i task che ti sei prefissato di portare a termine.
Non sottovalutare mai questo step: definire le tue priorità per un determinato periodo e riflettere su cosa è veramente importante ti aiuterà a capire su cosa dovrai concentrare i tuoi sforzi.
5. Daily Log
Il Daily Log è la tua agenda quotidiana vera e propria dove segnare impegni, eventi e risultati.
Ogni giorno prendi e scrivi la data sul tuo taccuino e aggiungi le cose da fare.
Se ti è utile puoi catalogare gli impegni con una simbologia diversa che ti aiuterà subito a identificare di cosa si tratta. Ecco un esempio da cui puoi prendere spunto.
Un semplice puntino (•) per i task generali, che può essere una semplice telefonata o qualcosa da acquistare.
Un cerchio (ο) per indicare gli eventi che hanno una data precisa, come un compleanno o un viaggio programmato.
Usa un trattino (-) per segnalare le eventuali note (idee, pensieri o annotazioni utili).
Se uno dei task è davvero importante disegna un asterisco (*) per ricordarti che ha la priorità sugli altri.
Ogni volta che un task è stato svolto trasformalo in una X.
Ricorda che questo è solo un esempio per farti capire la logica che sta alla base di un bullet journal. Puoi aggiungere o rimuovere tutte le icone che preferisci. Spetta a te capire cosa ti è più utile a livello visivo!
6. La revisione di fine mese
Fino a qui ti ho illustrato la "scheletro" base del bullet journal. Ora vediamo come procedere una volta arrivati alla fine del mese.
Prima di tutto dovrai creare il nuovo Monthly Log. Riporta le cose ancora da fare importanti (quelle con l'asterisco) oppure programmale per più avanti nel Future Log.
Ora rimangono le cose ancora da fare non importanti. È il momento di riflettere se vale davvero la pena investire il tuo tempo per portare a termine questi task o se possono essere depennate dalla lista.
Bene, a questo punto puoi tirare le fila del mese appena trascorso e avere un punto di partenza per quello successivo. Ho pianificato troppi task? Ho dato troppa importanza a cose irrilevanti? Sto cercando di evitare alcuni task? Quali sono i miei obiettivi?
Il bullet journal serve proprio a questo, per tenere traccia dei tuoi obiettivi sul medio e lungo periodo senza sentirsi sommersi dalle incombenze giornaliere.
La cosa veramente utile è la possibilità di personalizzare la tua agenda nel modo che più preferisci. Se ti accorgi che qualcosa non ti è utile o non funziona puoi decidere di cambiarla quando vuoi!
Nessuno ti costringe ad usare lo schema base che ti ho appena illustrato. Non dimenticare che è solo un punto di partenza per trovare il metodo che funziona davvero per te.
Usare il bullet journal per lavoro
Vuoi aumentare la produttività e ottenere il massimo dalla tua giornata lavorativa? Il bullet journal potrebbe essere la soluzione e rivelarsi la tua arma vincente!
Il metodo del bullet journal è uno strumento professionale unico che ti permette di non dimenticare le cose importanti e allo stesso tempo di vedere come evolvono i progetti da un mese all'altro.
Ma non solo, nel tuo taccuino potrai annotare qualsiasi cosa, avendo così in un unico posto agenda, post-it e appunti vari.
Niente più pile di fogli e memo disordinati sulla scrivania! Il vantaggio rispetto ad una semplice agenda preimpostata è proprio quello di avere spazio sufficiente per annotare tutto quello di cui hai bisogno. Ti basterà voltare pagina e il gioco è fatto!
Non ci sono regole rigide, il bullet journal è un'agenda flessibile che non segue uno standard e che cambia e si adatta in base alle tue esigenze, sia lavorative che personali.
Allora? Ti ho convinto?
Bullet journal app
Se non sei pronto ad abbandonare il digitale al 100% allora devi assolutamente scaricare The Bullet Journal Companion, l'app ufficiale del bullet journal pensata per accompagnare quello cartaceo.
L'app è disponibile sia per iOS che per Android e costa 2,99€.
Le funzionalità a disposizione sono diverse:
ipromemoria quotidiani ti ricordano le cose da fare o le note;
è possibile consultare una guida sempre aggiornata sul funzionamento base del metodo del bullet journal, utile per chi ha iniziato da poco e ogni tanto ha ancora bisogno di un ripassino;
the 72-hour Log ti permette di registrare rapidamente le attività e gli eventi quando non hai a portata di mano il tuo bullet journal (attenzione però, hai solo 72 ore per migrare ciò che conta sul tuo taccuino!)
grazie a TheLibrary puoi organizzare e tracciare i contenuti dei tuoi bullet journal inserendo dei tag.
Siamo giunti alla fine di questo articolo in cui ti ho illustrato il metodo bullet journal, tutte le sue applicazioni e i suoi vantaggi.
Tieni bene a mente che questo è lo schema base che può essere adattato e personalizzato in base alle tue esigenze. Via libera alla fantasia dunque!
L'unico modo per capire qual'è il bullet journal che funziona meglio per te è provarlo e sperimentare. Cosa aspetti quindi? Inizia subito!
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