Come organizzare una cena di lavoro

Non tutti i contratti si firmano in ufficio, a volte serve quel tocco in più: una cena di lavoro. Invitare i tuoi clienti ad una cena di lavoro può essere molto vantaggioso se tutto va per il verso giusto. In questo articolo scopriamo come organizzare al meglio una cena di lavoro e come mettere perfettamente a proprio agio i clienti, ma anche i colleghi. Partendo da questo presupposto, le cene di lavoro non possono che essere un tassello importante nel puzzle delle relazioni che instauriamo in ambito lavorativo. Si può organizzare una cena di lavoro per festeggiare un affare già concluso, oppure proprio per discuterne. Ma anche per acquisire nuovi clienti o presentare nuove proposte e progetti. Insomma, i motivi sono tanti. Ma i soggetti sempre gli stessi: colleghi e/o capo e clienti.

Perchè si va proprio a cena?

A tavola siamo più rilassati e più aperti. È la scienza a dirlo! Ci sentiamo a nostro agio e siamo predisposti a socializzare con le persone che stanno cenando con noi. La cena trasforma l'ambiente in uno spazio piacevole, favorisce le conversazioni, anche in caso di diverbio. Non è sempre tutto rose e fiori, ma di sicuro davanti ad un bicchiere di vino diventa più facile.

E poi, ultimo ma non meno importante, cenare dà degli argomenti di conversazione nei momenti di silenzio, pensaci... "Non trovi buonissima questa carne? sembra quella argentina che ho mangiato quella sera bla bla bla..." Come ogni occasione importante, va organizzata al meglio. Come fare? Ecco cosa scopriremo in questo articolo:

• dove organizzare una cena di lavoro
• come organizzare una cena di lavoro
• come vestirsi per una cena di lavoro
• menù per una cena di lavoro
• chi paga ad una cena di lavoro?
• come ci si comporta ad una cena di lavoro

Pronti, partenza, via! Ecco tutto quello che c'è da sapere su una cena di lavoro!

1. Dove organizzare una cena di lavoro

Le cene di lavoro, per loro natura, nascono per allentare i limiti formali presenti nell'ambiente lavorativo. Ricordi cosa dice la scienza? Rilassati e tranquilli a tavola. Lo so, non è così semplice come sembra, soprattutto perché devi cenare con persone che conosci solo in ambito lavorativo, e magari comunque pochissimo. Ma stai tranquillo, se la organizzerai al meglio, trascorrerai una serata quantomeno serena. Non è ovviamente paragonabile ad una cena tra amici, ma non deve essere nemmeno quello che ti aspetti da una cena con il Papa. Devi riuscire a creare un clima piacevole e disteso.

La scelta della location è importante.

Scegli un locale raffinato ed accogliente. Non optare per qualcosa di troppo elegante: si sceglie la cena per abbassare i toni, quindi sarebbe un controsenso. La location non deve essere neppure eccessivamente informale, perché è necessario dare la giusta importanza al cliente. La scelta a metà tra eleganza e stile "casual" è sicuramente l'agriturismo. Se ci pensi, in agriturismo ti trovi a tuo agio sia con un outfit elegante, sia con qualcosa di più casual. Il cibo in genere è ottimo, mai banale e le materie prime sono di qualità. Allontanarsi dal centro della città contribuisce a creare un clima disteso. Se non ti va un agriturismo, non ti preoccupare, ci sono tanti locali che possono adattarsi alle tue esigenze, l'importante è che abbiano due requisiti:

• la buona cucina: non puoi invitare a cena i tuoi clienti e presentargli dei piatti di bassa qualità
• un ambiente favorevole alla conversazione: questo significa che se devi metterti ad urlare per parlare con il cliente, perché la musica è troppo alta o il locale troppo affollato, non è il posto giusto

Una volta scelto il "dove"... da dove si comincia?

2. Come organizzare una cena di lavoro

Partendo dal presupposto che hai già scelto dove cenare, ecco quali sono le tappe principali per organizzare una cena di lavoro perfetta:

Gli inviti

Nel caso delle cene di lavoro è sempre meglio avere una conferma anticipata della disponibilità. Inutile sarebbe prenotare una location speciale per poi scoprire che quel giorno il cliente deve festeggiare il compleanno della moglie. Oppure è già impegnato. Dopo un iniziale via libera per la data, per essere professionali, si deve recapitare l'invito. Occhio ai dettagli ed alle informazioni e... spedisci! Come? Dipende dal tono che vuoi dare alla cena, gli inviti per i clienti possono essere:

• in busta cartacea: molto formale e professionale, insomma, di una certa importanza. Non è una partecipazione di matrimonio, basta qualcosa di semplice e fine
• per email: più immediata e spesso usata anche per i remind; può capitare che, se si organizza con un po' di anticipo, sia necessario inviare anche un promemoria

Se devi coinvolgere anche qualche collega, invece, in genere, basta il passaparola. Mi raccomando, assicurati sempre che i clienti abbiano ricevutol'invito . Per esserne certo fai un colpo di telefono. Non fa mai male e dimostra anche il tuo interesse nei loro confronti. Ah, dimenticavo! Puoi estendere la partecipazione anche al coniuge o al compagno. Personalmente, lo trovo un gesto di cortesia e attenzione che verrà apprezzato. Sono sicura che, tolto un po' di imbarazzo iniziale, anche il tuo partner sarà lieto di conoscere le persone con cui trascorri le giornate o i clienti che ti hanno dato soddisfazione. Se cerchi qualche idea specifica, leggi qua: come scrivere un invito a cena.

Il tema

Raramente le cene di lavoro sono organizzate a tema. Può capitare di scegliere un tema se stai organizzando una cena per festeggiare qualcosa di specifico. In questo caso, potrebbe essere una bella idea scegliere un colore significativo dominante, oppure aggiungere qualche dettaglio sul tavolo. Se così non fosse, abbandona la fantasia e resta su uno stile classico e tradizionale.

3. Come vestirsi per una cena di lavoro

Ovviamente l'outfit dipende dal tipo di cena che è stata effettivamente organizzata. Tieni presente che devi sentirti a tuo agio, per cui non sforzarti di mettere la cravatta se non fa per te, oppure di mettere i tacchi se poi vivi la serata con ansia. Anche l'abbigliamento deve rispecchiarci come persone, per cui scegli qualcosa di comodo e in linea con il tuo modo di essere. Come regola generale restano vietati:

• Scollature ed abiti sopra il ginocchio per le donne (non importa se è Ferragosto e hai caldo, non si può nemmeno sfiorare lontanamente la volgarità)
• Trasparenze e spacchi profondi, per ovvi motivi, vedi sopra
• Sandali per l'uomo. Al di là del fattore estetico soggettivo, un uomo con i sandali fa tornare in mente solo Riccione e il cocco sulla spiaggia. Eh no, non è questo il caso! Per le donne invece i sandali sono ammessi, purché il modello sia adeguato al contesto
• Stile sportivo di qualunque genere, a meno che sia previsto del trekking, ma questa è un'altra storia

Cercando di evitare questi errori clamorosi, cosa si può indossare?

Per lei:

• Abito monocromatico o a stampe, semplice e ordinato, essendo un capo unico è anche facile da abbinare con scarpe e borsa
• Pantaloni a palazzo con camicetta: potrebbe essere lo stile che usi solitamente in ufficio, impreziosito con accessori colorati o diversi dal solito
• Jeans e decollté: mix perfetto tra eleganza e stile casual

Per lui:

• Camicia e giacca, la cravatta solo se la cena è molto formale
• I jeans sono accettati, a patto che ci sia la camicia
• Polo e maglioncino con pantaloni di colore scuro, sono il casual che non stona mai

Ricordati di  dare delle indicazioni precise sull'outfit anche ai clienti. Per ridurre al massimo l'imbarazzo è meglio essere chiari. Pensa se la cliente si presenta vestita come la Regina Elisabetta nel giorno del suo compleanno e tu hai jeans e la camicia bianca? Uno dei due sicuramente si sentirà a disagio, e non è questo che stiamo cercando. Per evitarlo basta mettere in chiaro il tono della cena e comunicare subito il nome del locale dal quale tutti dedurranno il look adatto. Per avere qualche dettaglio in più, meglio approfondire un po' il dress code in questo articolo! 

4. Il menù di una cena di lavoro

Il Menù richiede una particolare attenzione, perché essendo una cena ha, ovviamente, il suo peso. Innanzitutto, la qualità del cibo deve essere ottima. Scegliere una cucina che conosci già avrà i suoi vantaggi, puoi andare sul sicuro e magari anche consigliare ai clienti qualche piatto forte. Se decidi di provare qualcosa di nuovo, assicurati prima che la qualità sia all'altezza. In particolare, prima di scegliere le portate, è bene accertarsi di quali particolari esigenze hanno gli ospiti. Soprattutto per quanto riguarda le intolleranze. Sarebbe davvero spiacevole se impostassi il menù su pasta, pane  e pizza e qualche invitato fosse celiaco, non credi? In questo caso ti consiglio di dare un'occhiata qui: cosa fare e dove andare se c'è un celiaco nel gruppo.  E, in secondo luogo, aldilà delle tue convinzioni, è giusto che ognuno segua la dieta che ritiene opportuna. Assicurati di non prenotare in una braceria quando i tuoi clienti sono vegani. Sarebbe una figuraccia senza precedenti. Meglio informarsi prima e creare un menù dove tutti possono trovare qualcosa di buono e in linea con le loro abitudini. Se non ti va l'idea del menù, esiste anche l'alternativa di lasciare la scelta con il menù alla carta. In genere è molto apprezzata da chi non vuole "imporre" un piatto. Non è così elegante come avere un menù dedicato esclusivamente alla serata, però è più libero e pratico. Se pensiamo al budget, bisogna anche tenere conto che l'opzione "alla carta" è davvero rischiosa. Mentre nel caso del menù, si può scegliere in anticipo quanto e come spendere.

5. Chi paga ad una cena di lavoro?

Regola base? Il capo. In genere è così, il capo invita dipendenti, colleghi e clienti. E chi invita, paga. Esistono però anche altre opzioni, un po' meno ovvie:

• fondo cassa aziendale: tra colleghi non è così raro che si crei una cassa comune, valida per le pause caffè, ma anche per le cene; se il capo non è coinvolto nella cena, può darsi che si usi la cassa aziendale per pagare la cena al cliente
• fare alla romana: in questo caso i dipendenti e il capo pagano alla romana, comprendendo la spesa della cena dei clienti; decisamente di cattivo gusto fare alla romana facendo pagare il cliente

Da evitare tassativamente "ognuno paga per sé", si creerebbe un imbarazzante coda alla cassa e complicherebbe la situazione. L'unica cosa certa è che se vuoi fare bella figura il cliente non deve pagare mai. Mai. E mi sembra scontato dirlo.

6. Come ci si comporta ad una cena di lavoro

Alcune regole della serata verranno dettate dalla serata stessa. Ad esempio, prima di esagerare con la festa,  davanti al cliente, i rapporti devono raggiungere un certo grado di confidenza. Ma se la serata dovesse andare per il verso giusto, lasciarsi andare fa bene, divertirsi anche! In linea generale valgono queste regole:

• Cerca di fare conversazione: è l'occasione giusta per rompere il ghiaccio, racconta anche un po' di te, servirà al cliente ad acquisire fiducia nei tuoi confronti
• Il lavoro non dev'essere il centro del mondo, si è vero, siete lì per quello, ma non dev'essere l'unico argomento della conversazione
• Non devi fare il curioso ma devi fare l'interessato: il confine può sembrare sottile, ma c'è. Probabilmente conosci il cliente solo al lavoro, hai l'occasione di conversare riguardo la sua vita, fallo con educazione
• Trova il momento giusto per parlare del vero motivo per cui vi trovate lì: in genere se ne parla verso la fine della cena
• Evita di esporti troppo con giudizi politici, religiosi o sui grandi temi della vita in generale. Questo non perché tu non debba esprimere la tua opinione, ma perché sono argomenti delicati e non si può mai sapere quali esperienze hanno attraversato le persone che abbiamo di fronte.

Cosa manca per una cena di lavoro perfetta?

Ultimo ma non ultimo: sii te stesso e mostra la passione con cui lavori. Magari non sarà l'affare giusto per i tuoi clienti, ma apprezzeranno la sincerità e la chiarezza con cui ti approccerai a loro e se non festeggerete questa volta, lo farete la prossima! Insomma, mi sembra che abbiamo detto tutto! Sei pronto per una cena perfetta con i tuoi clienti. Non mi resta che augurarti che sia un successo e... a presto!