Molte persone ci hanno scritto chiedendoci di redigere una checklist per l’organizzazione di eventi che abbia un valore più o meno universale.

Già, perché organizzare un meeting è molto difficile. Ci sono numerose varianti da tenere sotto occhio contemporaneamente, e spesso chi ha poca dimestichezza con l’organizzazione di eventi fa una gran confusione.

A volte si dimentica qualche passaggio importante, mentre altre volte l’attenzione cade su dettagli insignificanti lasciando in secondo piano le cose fondamentali.

Gli invitati, di conseguenza, si trovano male e si lamentano dell’evento mal organizzato.

Purtroppo questo torna indietro come un boomerang contro l’organizzatore, che ci fa una brutta figura venendo bollato a scelta come incompetente, lazzarone o, nei casi in cui il meeting vada veramente male, uno che “l’ha fatto apposta perché peggio di così non poteva andare”.

Questo è valido per qualsiasi evento, sia esso piccolo o grande.

Per capire meglio di cosa sto parlando ti racconterò di una festa di capodanno davvero imbarazzante. Infatti, era stata organizzata in un posto abbastanza lontano dal centro abitato.

Purtroppo il 31 dicembre può gelare, e naturalmente, mentre andavo verso location, mi è toccato lasciare l’auto in un piazzale completamente ghiacciato dove ho fatto un paio di testa-coda nel tentativo di parcheggiare.

Finalmente sono arrivato nel luogo dell’evento. Sono rimasto stupito da come era stato arredato bene. C’erano piatti colorati, festoni ovunque e tovaglioli con fantasie raffinate sui tavoli.

Gli organizzatori avevano predisposto un televisore da 40 pollici, un computer e persino una Playstation per un torneo notturno a Crash Bandicoot.

Ho pensato di essere finito in buone mani, e invece sono bastati pochi minuti per ricredermi…

Alla fine ho scoperto con orrore che, nonostante avessi pagato sia per avere una cena abbondante che per un letto caldo, non avrei avuto né l’uno né l’altro! Infatti gli organizzatori si sono concentrati sull’arredamento e non hanno affrontato la questione della cena e del pernottamento con sufficiente attenzione.

Hai capito ora perché avere una check list di riferimento è fondamentale?

Infatti, se organizzi male un evento la responsabilità ricade su di te.

Non chiederti perché… è così!

Per cui, se vuoi organizzare un meeting, prenditi un po’ di tempo e studia bene questa checklist. L’ho scritta rimanendo il più generale possibile, quindi dà spunti utili per qualsiasi tipo di evento.

Certo, organizzare un convegno internazionale sarà più complesso di organizzare una festa di compleanno, ma le dinamiche di fondo sono grosso modo le stesse.

Vediamo quindi i 6 punti fondamentali che dovrai affrontare per organizzare un meeting!

1. Obiettivi

icona mirinoIn questa fase non hai ancora organizzato nulla. Il tuo evento è ancora nel cassetto delle cose che non si sono ancora concretizzate, ma scalpita per uscire!

Adesso devi pensare al tuo evento e chiederti: perché la gente dovrebbe partecipare?

Una volta che avrai trovato la risposta potrai incominciare a immaginare il meeting tenendo sempre conto che lo stai organizzando non per te stesso ma per i tuoi ospiti. Che esperienza vorresti offrire ai partecipanti?

Qui puoi sbizzarrirti tirando fuori tutta la tua fantasia!

Una volta buttate su carta le idee, prova a valutare il budget che ti serve per realizzarle e dove intendi trovarlo. Offri tu? C’è qualche finanziatore che paga le spese? Oppure i partecipanti pagheranno ognuno la propria quota?

Una volta che hai le idee chiare puoi passare alla fase successiva: coinvolgere altre persone.

2. Risorse umane

icona persone Generalmente, più il meeting è piccolo, più è facile gestirne l’organizzazione. Più è grande, più avrai bisogno di persone che ti aiutino a portare a termine determinati compiti preliminari.

Infatti non è affatto facile organizzare un meeting in completa autonomia! Anzi, è meglio avere qualcuno che dà una mano mettendo a disposizione le sue competenze e capacità. Così non sarai l’unico a dover telefonare, informarti, valutare e in generale perdere tempo per concatenare tutto il necessario.

Delegare quindi è una buona idea, ma stai attento a scegliere le persone giuste! Infatti, non tutti sono affidabili.

Ci sono ad esempio persone con indole ritardataria che potrebbero non svolgere in tempo i propri compiti. Altri invece vogliono dare una mano, ma sono pasticcioni e combinano un sacco di guai a cui tu dovrai rimediare.

Quindi, per evitare di trovarti in situazioni spiacevoli, circondati solo di gente in gamba e di comprovata buona volontà.

icona posizioneNon bisogna certo essere dei geni per immaginare che la scelta di una buona location è fondamentale. Lo abbiamo intuito anche noi di Meeting Hub e infatti abbiamo costruito un portale proprio per aiutare in questa scelta. Possiamo dirlo: siamo proprio esperti in materia!

Per questo dedicheremo un po’ di parole in più per descriverti questo punto.

Ci sono tre elementi che devi considerare per la scelta della location per il tuo evento: la raggiungibilità, gli spazi e gli accessori.

Raggiungibilità

icona uomo che salta sopra un ponte spezzatoPer organizzare un buon evento devi fare in modo che la location sia facilmente accessibile dalle persone che hai invitato.

Per esempio, organizzare una conferenza in una baita di montagna accessibile solo con il fuoristrada in pieno inverno non è una scelta consigliata! Ma senza andare negli estremi, pensa sempre a come i partecipanti all’evento possono accedere. Naturalmente questo dipende anche dal mezzo.

Se presumi che i tuoi partecipanti si recheranno nella location con la propria auto, informati prima se si trova in una Zona a Traffico Limitato e poi pensa a dove potranno parcheggiare. Molte location hanno parcheggi propri gratuiti, mentre altre offrono il servizio autosilo a pagamento.

Se invece gli invitati arriveranno in treno, cerca una location vicina alla stazione ferroviaria, o quanto meno ad una fermata dell’autobus, in modo da evitare loro di percorrere chilometri e chilometri a piedi. Se il mezzo prediletto è l’aereo, informati se la tua struttura è fornita di un servizio bus navetta che fa la spola all’aeroporto.

Spazi

icona struttura interna con porta e finestraPrima di organizzare devi sapere grosso modo quanti saranno i partecipanti al tuo meeting. Non è necessario sapere il numero preciso, anche se sarebbe meglio. Basta una stima approssimativa che però non deve discostarsi troppo dalla realtà.

Infatti, se calcoli di avere 50 persone e ne arrivano 53 non è un grosso problema, ma se ne arrivano 60 potresti avere difficoltà… questo perché gli spazi sono importanti!

Infatti, lo spazio che andrai a scegliere è la misura che delimita le dimensioni del tuo meeting.

Scegli quindi accuratamente la sala adatta ad ospitare tutti i partecipanti al tuo evento calcolandone la capienza, ma stai attento ad un particolare che spesso prende alla sprovvista i neofiti: la disposizione dei posti.

Già, perché in base a come tavoli e sedie sono installati nel contesto è possibile rendere un ambiente più o meno spazioso. E se lo stai pensando: no, le sale meeting non hanno una disposizione di default. Ognuna ha una gamma limitata di possibili disposizioni a seconda della conformazione della sala.

Medita bene, quindi, sulle tue esigenze e contatta la struttura mettendoti d’accordo sul tipo di disposizione che preferisci.

Accessori

icona lavagnaAltro dato importantissimo che i principianti dimenticano sempre.

Chi non ha mai organizzato un meeting probabilmente crede che le strutture abbiano già tutto l’occorrente per fare qualsiasi tipo di evento, quindi prenota, invita tutti e poi scopre con orrore che manca qualcosa di assolutamente indispensabile.

Vuoi evitare di trovarti in questa situazione imbarazzante?

Allora, se vuoi organizzare una conferenza, assicurati che ci sia il videoproiettore. Se invece farai una lezione, chiedi se c’è una lavagna flipchart.

Se il tuo desiderio è organizzare una sfilata, domanda se è disponibile una passerella… però mi raccomando: informati sempre della presenza di servizi in sala prima di organizzare!

A questo proposito ti consiglio di utilizzare il sistema di filtri di Meeting Hub, che è stato studiato appositamente per i meeting planner che cercano una location con gli optional giusti per il loro evento.

4. Cibo

icona gelatoAltro elemento importante è il pranzo che si consuma durante il meeting. Non sottovalutarlo! Infatti, essendo un momento conviviale, il pasto sarà un dei momenti più piacevoli dell’evento e anche quello che tutti si ricorderanno a distanza di anni.

Cura molto bene, dunque, l’aspetto del cibo, scegliendo un menu che possa piacere ai tuoi invitati, facendo attenzione a non servire piatti troppo pesanti.

Se vuoi approfondire l’argomento ti consiglio di dare un’occhiata a un mio articolo che parla proprio del menu per meeting.

Dimenticavo! Pensa sempre che tra gli invitati potrebbero esserci persone che non possono mangiare determinati alimenti per questioni religiose, scelte di vita o per intolleranze alimentari o allergie.

Cerca di informarti il prima possibile se c’è qualcuno che ha esigenze particolari e offri per quanto ti è possibile un menu adatto a tutti.

5. Tempo libero

icona uomo su una sdraio che leggeMi raccomando, pensa anche al tempo libero! Non vorrai mica farmi credere che il tuo meeting sarà un blocco unico dall’inizio alla fine!

Basta che duri più giorni e automaticamente si formeranno tempi morti in cui i partecipanti all’evento potrebbero annoiarsi fissando il soffitto delle loro camere. Per evitare ciò, scegli una location che offra attività alternative.

Una buona scelta potrebbe essere il settore wellness: piscina, sauna, SPA e palestra sono infatti un ottimo diversivo per rilassarsi dopo un meeting impegnativo.

Se invece i tuoi invitati hanno gusti più semplici, puoi sempre coinvolgerli in una gita fuori dalla location per visitare la città dove state soggiornando.

Un altro elemento importante, se non addirittura fondamentale, è la connessione Wi-Fi gratuita. Molte persone, infatti, hanno bisogno, per lavoro o per svago, di avere un accesso rapido a Internet.

Scegliendo una location con la connessone wireless puoi anticipare questa loro esigenza e renderli felici e soddisfatti.

6. Comunicazione

icona telefonoOra che hai le idee chiare e hai organizzato l’evento devi comunicare ai partecipanti tutti i dettagli.

Scegli il mezzo che più ti sembra adatto. Puoi ad esempio inviare un invito via email, oppure creare un evento su Facebook, oppure ancora creare un sito dedicato all’evento utilizzando un comodo template.

Se ti piacciono le soluzioni “vintage” puoi spedire una lettera via posta.

Per quanto riguarda i contenuti da inviare, ti verrà utile riprendere in mano la checklist e sottolineare tutti i passaggi importanti per i tuoi invitati.

Li dovrai informare della data, del luogo della location con indicazioni su come arrivare e possibilmente qualche informazione sul menu e su eventuali possibilità di pernottamento se il tuo evento dura più giorni.

Ah, e non dimenticare il prezzo!

Concludendo

Questa è la checklist per l’organizzazione di eventi da seguire per essere certo che nessun elemento importante ti sfugga. Vedrai che i tuoi partecipanti non ti rimprovereranno per la tua scarsa capacità di organizzazione, anzi ti faranno i complimenti!

Quindi, ora spegni il computer e vai a organizzare il tuo meeting!

Scopri le migliori location per eventi in tutta Italia!

Poi fammi sapere come è andata… ma lo so già che andrà bene!

Un saluto.