Meeting Hub Meeting Hub blog
(PCO) Professional Congress Organizer

Chi sono i (PCO) Professional Congress Organizer?

Quando partecipi ad un evento, oppure ne vuoi organizzare uno, ti rendi sempre conto di quanto lavoro sia necessario per allestirlo. Forse non sai che molti eventi sono affidati nelle mani di veri e propri professionisti del settore.

Il dietro le quinte dell’organizzazione richiede, infatti, il supporto di figure specializzate che abbiano maturato esperienze significative nel mondo degli eventi.

Una di queste figure è proprio l’organizzatore professionale di congressi. Scopri in questo articolo perché è importante contattare un P.C.O per il tuo evento.

Evento “chiavi in mano”

icona coniglio nel cappelloProfessional Congress (o Conference) Organizer sono persone (ma molto più spesso aziende specializzate) alle quali viene affidata l’intera progettazione e realizzazione dell’evento – congresso dalla A alla Z.

Pensa a quanto tempo impieghi (se non è il tuo lavoro) per organizzare un evento: devi contattare decine di persone, richiedere decine di preventivi, trovare da solo la giusta location, stendere un piano di comunicazione, trovare gli sponsor etc.

Sei sicuro di ottenere un risultato professionale?

Il ruolo del P.C.O, parlando per ora in termini generali, è quello gestire ogni richiesta del cliente-committente e di soddisfarla, rispettando un certo budget, attraverso un continuo lavoro di supervisione e contatto con i fornitori di beni e servizi necessari all’evento.

E’ così che il cliente si trova ad avere un unico interlocutore a cui rivolgersi che saprà gestire risorse, tempi e strumenti per la realizzazione dell’evento: un evento “chiavi in mano”.

Quello che differenzia un P.C.O. da altre aziende che si occupano, all’interno della propria offerta di servizi, di organizzare eventi (agenzie di comunicazione, operatori turistici, agenzie pubblicitarie) è che i P.C.O se ne occupano a livello di core business (è loro attività principale, se non esclusiva).

Come ti aiuta un P.C.O

icona ominoAttenzione, contattare un’azienda di questo tipo non significa farsi completamente sostituire nelle scelte, perchè l’ultima parola spetta sempre al committente-cliente.

Il cliente può innanzitutto servirsi in vari modi di queste figure:

  • Semplice consulenza
  • Gestione di un particolare aspetto dell’evento (comunicazione – prenotazione e allestimento location – contatto fornitori – impiego di risorse umane etc.) che significa affidare in outsourcing una determinata attività. Questo accade quando il tuo team organizzativo non dispone delle necessarie risorse, conoscenze e strumenti per completare una determinata fase del processo organizzativo.
  • Pianificazione dell’evento e consegna del progetto.
  • Allocazione (distribuzione ottimizzata) di risorse e mezzi finanziari in base al budget stabilito.
  • Full service: tutto l’evento è interamente gestito Edal P.C.O.

Ora che hai inquadrato più o meno la funzionalità generale di questi professionsti, puoi conoscerli più a fondo scoprendo quali sono effettivamente le loro mansioni.

Cosa fanno nella pratica? O meglio, perchè pagare un P.C.O?

Perchè fanno di tutto.

I servizi offerti

icona supereroeIn base al livello di esperienza, conoscenza e dimensione aziendale, un P.C.O può offrire diversi servizi.

I servizi offerti sono tantissimi e si adattano ad ogni richiesta e in ogni momento della realizzazione di un evento.

Un supereroe degli eventi.

Come prima area di intervento si trova una bella gatta da pelare: la trattativa, la negoziazione contrattuale, quel continuo rimbalzo di intenzioni per giungere ad una conclusione. I P.C.O. , su tua commissione, intraprendono e concludono le trattative per:

  • contratti di affitto per gli spazi evento
  • contratti di fornitura di beni e/o servizi
  • contratti di sponsorizzazione
  • contratti di trasporto
  • contratti con le strutture alberghiere

Si occupano della gestione dell’evento in termini di promozione, attraverso:

  • strategia di comunicazione tramite social media
  • marketing e pubbliche relazioni
  • web design

Trovano la soluzione affinché l’evento sia anche un buon investimento. Come?

  • consulenza finanziaria
  • guida alla contabilità dell’evento e aspetti fiscali
  • pianificazione del budget per coinvolgere ogni ramo aziendale in maniera ottimale e senza sprechi

Offrono efficienti servizi organizzativi, molto utili per chi non dispone già di una propria area aziendale che se ne possa occupare:

  • segreteria e back office dell’evento
  • gestione delle registrazioni e degli accrediti (tutto ciò che riguarda la vendita dei biglietti), sia elettronica che manuale
  • staff e personale di sala
  • ufficio stampa

Sempre su richiesta, possono offrire servizi tecnici difficilmente reperibili altrove:

  • reclutamento di interpreti e speaker
  • predisposizione di videoconferenze
  • staff tecnico audio – video
  • catering
  • allestimento e stage design (decorazione palcoscenico)
  • gadget e accessori congressuali legati al brand

C’è molto di più!

Congrex Switzerland, ad esempio, un’azienda di settore molto specializzata, provvede anche ad offrire ai committenti, agli speaker e ai loro delegati uno speciale servizio di prenotazione online di biglietti aerei, avendo una particolare convenzione con una compagnia di trasporto aereo.

Questo è decisamente volare alto.

P.C.O e turismo congressuale

icona viaggioMolto spesso i servizi di P.C.O vengono gestiti direttamente da aziende che si collocano nel settore turistico,  proprio perché l’Italia è uno dei paesi al mondo più scelti per il cosiddetto turismo congressuale.

Pensa che, solo nel 2013, l’Italia si collocava in sesta posizione nella lista dei Paesi organizzatori di congressi e conferenze internazionali.

L’Italia, a ben vedere, offre alcune delle location più esclusive per i congressisti, grazie alla grande quantità di strutture turistiche, palazzi, teatri e dimore storiche di valore presenti sul suo territorio: Roma, Milano e Venezia sono infatti alcune delle città al mondo con più eventi congressuali ospitati.

Cosa è, in sostanza, il turismo congressuale?

Si parla di turismo congressuale quando il viaggio di lavoro non viene effettuato per affari ma per recarsi in un altro luogo (spesso lontano dalla propria sede, regione o Stato e che richiede un viaggio di diverse ore ed almeno un giorno di pernottamento) per partecipare a:

  • congressi
  • conferenze
  • seminari
  • convegni
  • tavole rotonde
  • eventi speciali
  • workshop

Gli eventi congressuali di grande portata sono oggi una vera e propria fetta di mercato nell’economia del turismo, perché nascono per soddisfare esigenze specifiche.

Attorno alle attività sopra elencate si snoda tutto il settore del turismo congressuale, perché un evento di portata nazionale o internazionale richiede necessariamente la disponibilità di strutture alberghiere, efficienza nei trasporti, aziende che operino nel settore della comunicazione, del marketing e che siano in grado di gestire la richiesta dei servizi per l’evento.

Tutti i servizi elencati nel paragrafo precedente diventano parte integrante del settore turistico quando sono richiesti nella forma del turismo congressuale: ecco perché molti P.C.O lavorano alle dipendenze di grosse aziende turistiche oppure vengono contattati direttamente da queste.

I P.C.O sono la figura chiave nella gestione dei rapporti tra le varie aree aziendali nel settore del turismo congressuale e rappresentano, oggi, il collegamento più efficiente tra chi organizza un evento e chi dispone dei servizi (e delle strutture) necessari alla sua realizzazione.

Questi eventi diventano un nuovo elemento per lo sviluppo del settore turistico che, come sappiamo, ruota intorno alle realtà commerciali legate alle strutture alberghiere e ai trasporti.

Si parla di un vero e proprio business congressuale: oggi sono sempre più numerose le strutture ricettive che puntano a trarre benefici da questo nuovo settore dell’economia legato al turismo, perché non ne sono attratti solo i centri congressi e i grandi alberghi, ma anche tutte le tipologie di location che sanno valorizzare il proprio territorio e la cultura italiana.

Se provi a dare un’occhiata alle strutture presenti su Meeting Hub, noterai come l’offerta di spazi per eventi sia fortemente diversificata: le strutture che mettono a disposizione sale meeting, oltre ad essere molto diverse tra di loro per rispondere alle più svariate esigenze, stanno lavorando per offrire sempre più servizi in questo senso.

In altre parole si stanno accorgendo che il turismo congressuale può rappresentare davvero un mercato fruttifero su cui puntare e investire.

E tu, hai già scelto come investire le tue risorse per il prossimo evento?

Se sei un organizzatore di eventi e cerchi una sala meeting, Meeting Hub è il portale professionale per la tua ricerca.

Continua a seguirci!

Scopri i migliori centri congressi di tutta Italia!

Umberto Rota

Umberto Rota

Ebook Meeting Hub

Inserisci i tuoi dati e riceverai gratuitamente via mail l'Ebook completo.

Ben fatto! A minuti riceverai via mail l'Ebook!
Oh oh! qualcosa è andato storto! Riprova più tardi!

Articoli Correlati