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Come organizzare il Coffee Break perfetto

Come organizzare il Coffee Break perfetto Realizza la pausa caffè che tutti sognano!

Devi organizzare un coffee break e non vuoi sbagliare? In quest’articolo ti svelerò i segreti della pausa caffè perfetta, che ti consentiranno di far colpo sui partecipanti e trarre il maggiore beneficio possibile da questo momento di relax.

Il coffee break o pausa caffè è un elemento imprescindibile di qualsiasi evento aziendale che si rispetti.

Non includerlo nella propria scaletta sarebbe un errore imperdonabile, soprattutto perché a rimetterci sarebbero la buona riuscita e l’efficacia dell’evento stesso.

Prima di vedere come si prepara e cosa si mangia durante un coffee break, è fondamentale che tu capisca il suo immenso valore sociale nell’ambito del business.

Scopriamolo insieme!

Coffee break: significato in ottica aziendale

icona utente con orologioHai presente quando sei seduto da ore ad ascoltare una conferenza o a discutere d’affari con i colleghi e non vedi l’ora di staccare la spina per qualche istante?

Beh, è normale che dopo un periodo di intensa attività lavorativa il nostro cervello abbia bisogno di una pausa per ricaricare le pile, quindi ti capisco benissimo.

Anche a me è capitato di provare la stessa sensazione, senti qua.

Qualche tempo fa ero ad uno di quegli interminabili convegni aziendali a cui noi poveri partecipanti siamo costretti ad assistere impotenti.

Il relatore, un uomo sulla cinquantina dai lunghi baffi, aveva iniziato a parlare alle 8 e mezza. Era mezzogiorno e lui non accennava a fermarsi, continuava a proiettare una slide dopo l’altra come se niente fosse.

Ti rendi conto? Quasi 4 ore filate di parole, parole e ancora parole.

L’intervento di per sé era anche interessante, solo che il mio stomaco già da un po’ aveva iniziato a brontolare e da lì in poi la mia attenzione si era concentrata più su come trovare qualcosa da mettere sotto i denti che sulle parole del relatore.

E pensa che per permettermi di ascoltarlo in maniera proficua sarebbe bastata una breve pausa, durante la quale fare quattro chiacchiere con gli altri presenti davanti a un buon caffè e alcuni stuzzichini.

Un coffee break di qualità è un momento fondamentale in ottica aziendale, perché consente ai partecipanti di rilassarsi e riacquistare le energie necessarie a mantenere la concentrazione.

coffee break significato

Ora hai capito perché insisto così tanto su questo punto?

Se non fai una pausa caffè, soprattutto in caso di evento molto lungo, c’è il rischio che le persone presenti inconsapevolmente rifiutino il tuo messaggio.

Non perché sono in disaccordo con quello che stai dicendo, ma semplicemente perché il loro livello di attenzione è inevitabilmente scemato col passare dei minuti (o delle ore!).

Se questo punto ti è chiaro, direi che è giunto il momento di entrare finalmente nel dettaglio e rispondere ad alcune delle domande più frequenti sul coffee break:

  • Cosa si mangia (menu)
  • Come si prepara (allestimento)
  • Cosa si fa durante (socializzazione)

Segui la mia guida e vedrai che alla fine diventerai un vero e proprio esperto nella preparazione del coffee break perfetto!

Coffee break: il menu giusto è garanzia di successo

coffee break iconaSe si chiama pausa caffè un motivo ci sarà, giusto?

Va da sé, quindi, che il menu del coffee break debba basarsi sulla presenza di quella bevanda scura e amara che noi italiani amiamo in modo particolare.

Pensa che solo nel nostro paese si consumano quasi 300 mila tonnellate di caffè all’anno!

Ci basta solo il suo intenso profumo per sentirci meglio dopo ore e ore di concentrazione passate su una sedia, vero o no?

In effetti le molecole di caffeina stimolano il sistema nervoso simpatico e portano ad un aumento dell’afflusso sanguigno al cervello, con un conseguente miglioramento della soglia di attenzione.

Ovviamente per il tuo coffee break ti consiglio di affidarti totalmente alla struttura che ospita l’evento, sicuramente saranno forniti di almeno una macchinetta del caffè che prepara ottimi espressi.

Mi raccomando, è molto importante che il caffè sia preparato al momento! Se ti propongono thermos in stile Starbucks rifiuta con gentilezza e dì che preferisci che la bevanda venga servita “in diretta”.

Coffee break: cosa si mangia?

Ok benissimo, sulla presenza del caffè espresso siamo tutti d’accordo. Ma oltre a quello quali sono i cibi da mettere in tavola?

Una delle domande più frequenti solitamente riguarda la scelta tra cibi dolci e salati. Quali scegliere? Semplice, offrili entrambi.

Un’idea intelligente sarebbe quella di preparare due tavoli, uno guarnito con alimenti dolci e un altro su cui disporrai sfiziose mini-porzioni salate. In questo modo ognuno potrà scegliere ciò che preferisce in base ai propri gusti.

L’importante è che il menu del coffee break contenga alimenti che aiutino a riprendere energie senza appesantire l’organismo con la digestione.

Quali sono? Te lo dico subito.

1. Noci e frutta secca

coffee break cosa si mangia

Le noci e la frutta secca in generale sono un perfetto coadiuvante dell’attenzione perché contengono acido linoleico (acidi grassi omega 6), vitamina E e vitamina B6, che le rendono un’ottima fonte di nutrimento per il sistema nervoso.

Le mandorle e i pistacchi, inoltre, sono ricchi di acido alfa-linoleico (acidi grassi omega 3), che aiuta il cervello a funzionare in modo ottimale.

Le noci contengono anche una buona quantità di ferro, che fornisce ossigeno al cervello e aumenta la prontezza mentale e la capacità di immagazzinare le informazioni.

2. Frutti rossi

frutta Frutti rossi come mirtilli, ciliegie, ribes nero, lamponi, more e fragole contengono fitonutrienti e antiossidanti che aumentano il flusso di sangue al cervello e favoriscono l’attività neurologica.

Inoltre forniscono molte vitamine e non affaticano l’apparato digerente.

3. Cioccolato fondente

cioccolato e coffee breakUno studio italiano pubblicato sulla rivista ‘Hypertension’ e sul sito dell’Aifa (Agenzia Italiana Farmaco) ha dichiarato che il cacao fa bene alla memoria e previene il declino cognitivo. 

Ecco perciò una buona notizia: il cioccolato fondente, se consumato con moderazione, aiuta l’apprendimento e offre energia immediata grazie alla presenza di glucosio e flavonoli.

Per di più contiene un piccolo quantitativo di caffeina che, come già detto, aiuta a rimanere vigili.

4. Frutta fresca e di stagione

banana

La frutta può essere un’ottima idea per dare un tocco di colore al tuo coffee break.

A Londra sono già da tempo in voga le mini-macedonie preparate in pratiche coppette. Gli abbinamenti più amati sono fettine di fragole e banane o spicchi di mela e uva.

Le possibilità e le idee sono infinite, l’importante è servire frutta fresca e matura al punto giusto, per non rischiare di incorrere in gusti troppo aspri o poco dolci.

In qualsiasi forma e abbinamento sia presentata la frutta rimane sempre una proposta invitante, considerato anche il suo bassissimo contenuto calorico!

Coffee break: cosa si beve?

E per quanto riguarda le bevande, come ti devi comportare?

In realtà in questo caso, rispetto a quanto hai appena letto per i cibi, è molto più facile scegliere cosa includere e cosa escludere nel menu del coffee break.

acquaLa prima cosa fondamentale da sapere è evitare le bevande alcoliche, visto che la loro assunzione rischierebbe di minare l’attenzione del pubblico!

Questo perché la sintetizzazione delle molecole di alcol affatica fegato e reni: si calcola che in un uomo di 70 kg il fegato trasforma circa 12 grammi di alcol ogni ora.

Una persona adulta sana, dunque, metabolizzerebbe un bicchiere di birra da 330 ml o un bicchiere di vino da 125 ml in circa 2 ore!

Passiamo ora alle bevande da includere in un coffee break, ovviamente oltre al caffè:

  • Acqua: le cellule cerebrali sono più performanti se ben idratate. La mancanza di acqua nel corpo riduce di molto le capacità del cervello, comprese quelle di apprendimento.
  • Tè verde: oltre ad essere un ottimo antiossidante è ricco di teina, motivo per cui combatte il senso di stanchezza. In più non contiene calorie.
  • Succhi di frutta: per dare un tocco di classe in più al tuo coffee break, puoi preparare un’ampia varietà di succhi e spremute creati al momento. I succhi di frutta contengono vitamine e glucosio di facile assimilazione (fruttosio), quindi sono un valido alleato nel ripristino delle energie perdute.

Tutto chiaro?

Allora passiamo a un altro aspetto fondamentale del coffee break: l’allestimento.

Allestimento coffee break: le regole fondamentali

allestimento coffee breakForse non lo sai, ma la preparazione di un coffee break di qualità passa inevitabilmente dall’estetica.

Soprattutto nel caso di un coffee break a buffet è fondamentale che i partecipanti riescano subito a individuare le differenti tipologie di cibi e bevande presenti sui tavoli.

Per essere sicuro di soddisfare i gusti di tutti ricordati di proporre anche alimenti bio o cibi preparati con farine integrali, magari corredati da un’etichetta che aiuti a distinguerli e ne valorizzi le caratteristiche.

Se puoi disponili su un tavolo separato dagli altri, così da canalizzare sin da subito l’attenzione dei partecipanti interessati e non creare confusione in sala.

A proposito della sala, scegline una ampia e luminosa per permettere a tutti di servirsi con comodità, meglio se dotata anche di un angolo relax dove potersi sedere a chiacchierare per qualche istante.

Cura nei minimi dettagli la presentazione del tuo coffee break, in modo da gratificare l’occhio dei partecipanti e trasmettere ulteriore valore all’evento.

Per ricreare nella mente delle persone presenti l’idea di ordine lascia dello spazio tra un vassoio e l’altro, dove poi potrai disporre dei tovaglioli tattici o delle posate pronte all’uso (ovviamente non di plastica!)

coffee break menu

Se non dovessi aver tempo di pensare all’allestimento del coffee break, ti consiglio di affidarti a personale esperto dotato di  buon gusto e senso estetico.

Infine, ricordati che la pausa caffè ha come obiettivo anche quello di stimolare l’interazione tra i partecipanti. E’ proprio in questo momento che si possono iniziare a porre le basi per possibili collaborazioni future!

Ad esempio, potresti mettere della musica ambient a volume medio-basso. Numerose ricerche hanno mostrato come l’utilizzo di musica di sottofondo aiuti a creare un ambiente rilassato favorevole al dialogo.

Volendo puoi anche prepararti prima una sequenza di canzoni adatte all’occasione e poi ricordare alla location di riprodurle durante la pausa caffè. In caso non lo sapessi, esistono anche numerose playlist su YouTube già pronte all’uso!

Coffee break: durata e prezzi

coffee break prezziLa scelta della durata di un coffee break è un argomento importante, da non sottovalutare per nessuna ragione al mondo.

Di certo la pausa caffè non deve essere inferiore a un quarto d’ora, per permettere a tutti di adempiere ai bisogni personali (toilette, sigaretta, telefonata di lavoro etc.) e servirsi con calma e relax.

Allo stesso tempo, però, la durata non dovrebbe sforare i trenta minuti per non allungare eccessivamente i tempi dell’intero evento.

Un pausa troppo breve trasmette una sgradevole sensazione di fretta (non c’è nulla di peggio che non avere neanche il tempo di andare in bagno!), mentre tempi troppo dilatati fanno calare l’attenzione del pubblico e snaturano l’idea stessa di pausa breve.

E per quanto riguarda il costo?

prezzi di un coffee break in Italia variano molto da regione a regione.

Noi di Meeting Hub abbiamo deciso di fare una ricerca in diverse città italiane per capire qual è il prezzo pro capite della pausa caffè, comprensiva anche di eventuale servizio pasticceria.

 coffee break prezzi grafico

Come puoi osservare dal grafico, si va da un massimo di 9 € a Milano a un minimo di 3,90 € a Bologna.

Con una media comunque bassa (5,00€) troviamo Napoli e Rimini, mentre Catania, Roma e Firenze si attestano tra i 6,50 e i 7,50 euro.

Cosa ne pensi di questi risultati? Hai riscontrato dei prezzi simili durante i tuoi viaggi di lavoro? Fammelo sapere nei commenti qui sotto, ci tengo molto!

Eccoci giunti alla fine di questa guida sulla preparazione del coffee break perfetto. Metti in pratica i miei suggerimenti e vedrai che farai un figurone!

Se l’articolo ti è stato utile, ti invito a mettere un “mi piace” e a condividerlo con i tuoi colleghi.

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Un saluto e alla prossima!

Cristina Morganti

Cristina Morganti

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