Come allestire una sala meeting: le varie disposizioni

L’allestimento della sala meeting è il biglietto da visita di un evento!

È vero che non si giudica un libro dalla copertina, ma il successo di un evento aziendale dipende anche e soprattutto da come si presenta la sala meeting che lo ospita.

Ecco perché l’allestimento della location non può e non deve essere sottovalutato.

Il room layout è fondamentale per far sentire gli ospiti a proprio agio e per sfruttare al meglio ogni centimetro della sala.

Ti stai chiedendo come scegliere l’allestimento? Meeting Hub è qui per questo: siamo specialisti di meeting e riunioni e possiamo supportarti sotto ogni punto di vista.

Se non sei pratico di disposizioni e allestimenti di sale meeting e location per eventi, non preoccuparti… sei nel posto giusto!

Le disposizioni per allestire una sala sono molte ed io sono qui proprio per spiegarti i pro e i contro di ciascun tipo di allestimento. 

Nelle prossime righe troverai consigli utili per fare la scelta giusta a seconda del tuo evento e dei tuoi partecipanti!

Esistono varie tipologie di disposizioni perché esistono vari tipi di eventi, ed ognuno è diverso, con esigenze e obiettivi differenti. Dovrai solo capire quale opzione fa al caso tuo.

Seguendo questi consigli la tua sala meeting sarà una bomba e i tuoi ospiti resteranno impressionati per come hai deciso di allestire la sala meeting…

Noi ci occupiamo del pacchetto e tu del contenuto: ecco lo special gift perfetto!

La scelta della location

Prima di tutto devi capire quali eventi la tua location può ospitare ed in che modo può adattarsi ad essi. Quindi hai bisogno di due informazioni fondamentali da parte di chi vuole  per il tuo evento e per capire di che tipo di sala hai bisogno servono due informazioni fondamentali:

• quanti ospiti sono attesi: è assolutamente l’informazione più importante. Allestire una sala per un consiglio direttivo è molto diverso che allestirla per la riunione plenaria dell’ordine degli avvocati, non credi?
• gli organizzatori devono decidere anche in quale città deve svolgersi l’evento: forse ti sembrerà una cosa poco importante, ma in realtà la posizione della location (in relazione ai luoghi di provenienza dei partecipanti) è un aspetto fondamentale, quindi anche la città e la zona della struttura possono fare la differenza. 

Questi due dettagli restringeranno il campo di ricerca di chi sta cercando una location per il proprio evento. 

Chi organizza eventi sa bene che il numero dei partecipanti è importantissimo ai fini dell’organizzazione ed anche in termini d’immagine. Eh sì, la sala non deve essere troppo piccola e soffocare gli ospiti, ma nemmeno troppo grande da sembrare vuota.

Il vuoto sa di flop e noi, invece, vogliamo il successo. Conta bene i posti che metti a disposizione dei tuoi ospiti e misura i metri quadri che hai da offrire!

Riguardo al dove… l’esigenza dell’evento renderà obbligatoria la scelta di una città piuttosto che di un’altra, di una zona specifica o di una location precisa.

Quindi, se l’evento si svolge a Milano ed è per 4 persone, come si comporta un organizzatore di eventi?

Semplice!

Usa i filtri dinamici presenti sul portale Meeting hub e trova direttamente le migliori location per sale meeting a Milano.

Gli serve una sala a Roma per 200 persone? Ok, nessun problema: ecco le migliori location per eventi aziendali nella capitale!

Sale meeting a Padova o Firenze? Hotel congressuali a Milano? Meeting Hub è in tutta Italia! Il dove, il come e il quando non sono più un problema nell’organizzazione di eventi.

Ricapitolando, assicurati che la tua location per eventi sia:

• comoda da raggiungere: e non solo in auto! Dipende sempre dai tuoi partecipanti… Sono avvezzi ad utilizzare mezzi pubblici? Allora scegli strutture in corrispondenza di fermate del pullman o della metro. Se i tuoi ospiti provengono da fuori città potrebbe essere comodo scegliere una location per eventi in zona stazione o aeroporto. 
• capiente il necessario
• luminosa: i meeting possono essere particolarmente lunghi ed in questi casi la luce gioca un ruolo fondamentale.

Fatto questo, vediamo come allestire la sala meeting che hai a disposizione.

L’allestimento di una sala meeting

Se sei nuovo in questo settore, lascia che ti spieghi come funzionano gli allestimenti e perché sono tanto importanti.

Ormai per qualunque cosa esiste un termine inglese, in questo caso è: room layout. Sì, stiamo parlando della logistica della sala. 

Il layout deve offrire ai partecipanti una visione completa dell’evento. Nessuno deve essere nascosto dietro le colonne o trovarsi in posizioni particolarmente laterali.

Anche l’audio è importante: assicurati che tutti possano ascoltare gli interventi dei relatori con comodità e senza dover tendere continuamente l’orecchio.

Tutti devono poter: vedere, ascoltare, interagire e partecipare liberamente.

All’interno di una sala i colori, la luce e la disposizione influiscono sulla buona riuscita dell’evento.

Alcune disposizioni sono obbligate, come nel caso dei teatri, ma comunque… Bando alle ciance ed entriamo nel dettaglio.

Di seguito troverai le diverse disposizioni possibili di una sala meeting e degli spazi per eventi che seguono al meeting stesso, sei pronto?

Platea

Il classico modello a teatro. Tutti i posti a sedere sono rivolti nella stessa direzione, che sia un palco o un punto centrale; generalmente le file con le sedute sono omogenee e parallele. Spesso le grandi sale con questo tipo di disposizione hanno sedute fisse, che non è possibile spostare. Alcune sale prevedono questa disposizione come unica possibile: è il caso di strutture come teatri e centri congressi.

• Pro: è perfetta per un grande numero di ospiti e consente l’ascolto al 100%. Aumenta la capienza della sala e non necessita di altri allestimenti particolari.
• Contro: è una disposizione statica e limita, in parte, la partecipazione attiva degli ospiti.

Classe

Non cambia molto dalla disposizione a platea, ma è più simile ad un’aula universitaria che ad un teatro. Le sedute sono rivolte verso un punto centrale, ma con scrittoio o tavoli per prendere appunti.

• Pro: ideale per corsi di formazione e workshop, oppure per seminari attivi dove gli ospiti necessitano di uno spazio su cui prendere appunti. 
• Contro: valuta l’importanza degli ospiti, potrebbe sembrare un po’ svilente avere presidenti e responsabili seduti ai banchi di scuola.

Cena di gala

In parole povere? Tavolate rotonde. Gli ospiti occupano i tavoli rotondi con 6 o al massimo 14 sedute.

• Pro: facilita la comunicazione tra commensali e permette lo scambio di opinioni grazie alla possibilità di guardarsi in faccia. 
• Contro: con questa disposizione è difficile attirare l’attenzione in un punto centrale per lungo tempo.

Mezzaluna

Come suggerisce il nome stesso, la disposizione a semicerchio permette di attirare l’attenzione verso un punto centrale e, allo stesso tempo, permette ai partecipanti di essere faccia a faccia. 

• Pro: disposizione interattiva e versatile, va bene sia per cene sia per eventi in cui l’ascolto è fondamentale e unilaterale.
• Contro: con un numero elevato di persone, questo tipo di disposizione risulta essere troppo dispersiva.

Ferro di cavallo

Una gigante U con una via d’uscita, dove in genere va il palco o il punto centrale verso cui sono rivolti gli ospiti.

• Pro: è perfetta per piccoli gruppi poiché crea la giusta intimità per sentirsi a proprio agio.
• Contro: non funziona con grandi numeri. 

Board room

Si tratta di una disposizione da riunione piuttosto classica. È un allestimento molto utile perché permette un buon livello di interazione tra i partecipanti. 

• Pro: è ideale per piccoli numeri e per riunioni di brainstorming.
• Contro: in caso di elevato numero di partecipanti, il tavolo risulterebbe troppo grande o con troppe persone, e sarebbe impossibile riuscire ad instaurare una conversazione data la distanza fisica tra gli ospiti.

Desk

Face to face. È una disposizione specifica per colloqui di lavoro e riunioni per pochi intimi. 

• Pro: è opportuna per una conversazione conoscitiva.
• Contro: da evitare se l’incontro prevede più di 6 persone.

Cocktail

Un po’ come l’aperitivo al bancone del bar, questa disposizione prevede gli ospiti in piedi e risulta semplice e gradevole. Ricordati: piccoli tavolini dove appoggiarsi e qualche seduta sono sempre graditi.

• Pro: questo allestimento mette a proprio agio gli ospiti.
• Contro: nulla di troppo lungo può essere organizzato a cocktail, cioè in piedi. Infatti, anche al bar, dopo l’aperitivo, serve un tavolo per la cena.

Hai capito come organizzare la disposizione della tua sala?

Ora dobbiamo pensare agli arredi.

Arredare una sala meeting

Colori e illuminazione

Lo so che i colori e la luce non sono arredi, ma in realtà vanno di pari passo con questi ultimi.

La luminosità è fondamentale. Il massimo sarebbe avere la luce naturale, quindi con sufficienti finestre da illuminare tutto il locale. Se le finestre non ci sono, la luce ideale è indiretta con intensità almeno di 740 LUX.

Sembro super seria con questi dettagli, non faccio l’elettricista, ma mi sono informata per te!

I colori, poi, hanno importanza dal punto di vista psicologico. Il blu ed il verde in toni pastello danno benessere e stimolano la produttività, mentre il giallo ed il rosso stimolano creatività e fantasia. Fai attenzione a questi dettagli quando allestisci la tua sala meeting. 

Ci siamo: colori ok, luce ok. Ora occupiamoci degli arredi!

Arredamento

Il top per una location è avere un arredamento che si possa adattare alle esigenze di eventi diversi tra loro.

In generale dovresti avere a disposizione:

• Tavoli: in base alla disposizione che hai scelto, potresti aver bisogno di uno più tavoli. In generale ricorda che la forma dipende dal tipo di evento che il tuo ospite sta organizzando; per il materiale, invece, puoi scegliere se usare l’eleganza e la trasparenza del vetro o uno stile più semplice legato a materiali come legno e plastica.

• Sedute: queste puoi sceglierle all’Ikea o costruirle con legno di Bao Bab della foresta amazzonica, ma nessuno deve alzarsi con il mal di schiena. Sì, perché altrimenti ciascun partecipante del tuo meeting ricorderà quello dettaglio negativo e nient’altro. D’obbligo lo schienale – preferibilmente con supporto lombare!

• Dettagli: ricordati che se devi distribuire o lasciare qualcosa agli ospiti, l’ideale è creare espositori dove poter collocare il materiale informativo e i dépliant che hanno a disposizione.

• Tocco d’eleganza: per questo hai carta bianca. Puoi scegliere in relazione al tipo di evento o alla tua location. Ti suggerirei del verde, piante e fiori conferiscono un senso di pace, sono naturali e piacevoli dal punto di vista ornamentale.

Attenzione: assicurati che gli arredi non ingombrino gli spazi di passaggio e che non invadano l’intero locale, sono le persone a doverlo riempire. Nessuna sedia in più, nessun tavolo vuoto o residui di magazzino a fondo sala perché “non si sa mai”. Organizzati prima, non durante!

Le attrezzature meritano un paragrafo a parte. Infatti sono un elemento fondamentale dell’evento, che induce gli ospiti a scegliere una sala piuttosto che un’altra.  

Attrezzare una sala meeting

Sempre in base all’evento aziendale che si sta organizzando, al tuo cliente servirà dell’attrezzatura specializzata: impianto audio, video, luci; ma anche lavagne interattive, a fogli mobili, proiettori e tutto ciò che può aiutarlo a coinvolgere il pubblico e rendere più chiari i concetti che sta cercando di esprimere. 

Ci sono tante cose che magari si danno per scontate. Ad esempio: block notes, penne, post it. Il materiale di cancelleria potrebbe essere il gadget da donare ai tuoi partecipanti. 

Per non scordarsi niente, meglio dare un’occhiata a tutto il necessario per le sale meeting.

Personalmente adoro la parete fatta a lavagna. Chiunque può prendere in mano un pennarello e scrivere un’idea, un suggerimento o un feedback.

Se sei più tecnologico di me sicuramente avrai già sentito parlare della lavagna interattiva multimediale. Se invece non l’hai mai sentita nominare ma sei incuriosito qui trovi tutte le informazioni utili.

Bene, credo di averti dato tutte le informazioni che ti servono per allestire al meglio la tua sala meeting!

Ma se pensi che, comunque, un po d’aiuto ti sarebbe utile, potresti rivolgerti ad un event designer,

Può aiutarti e sollevarti da tante incombenze relative all’allestimento della sala, così tu potrai concentrarti sul resto.

Se parteciperò ad un meeting da urlo… saprò chi ha pensato alla disposizione!

Buon lavoro e alla prossima!