L’allestimento della sala meeting è il biglietto da visita di un evento!

Non si giudica un libro dalla copertina ma il successo di un evento passa anche e soprattutto da come si presenta la sala meeting che lo ospita.

Ecco perché non può e non deve essere sottovalutato l’allestimento della location.

Il room layout della sala è fondamentale per far sentire gli ospiti a proprio agio e per sfruttare al meglio ogni momento dell’evento e ogni centimetro della sala.

Ti stai chiedendo come scegliere l’allestimento? Meeting hub è qui per questo. Siamo specialisti di meeting e riunioni, ne abbiamo viste di tutti i colori.

Se non sei pratico di disposizioni e allestimenti di sale meeting e location per eventi, non preoccuparti, sei nel posto giusto!

Le disposizioni per allestire una sala sono diverse e sono qui proprio per spiegarti i pro e i contro di ciascun tipo di allestimento. 

Nelle prossime righe troverai consigli utili per fare la scelta giusta a seconda del tuo evento e dei tuoi partecipanti!

Esistono varie disposizioni perché esistono vari eventi. Ogni manifestazione è diversa, con esigenze e obiettivi differenti. Dovrai solo riconoscere quale opzione fa per te.

Seguendo questi consigli la tua sala meeting sarà una bomba e i tuoi ospiti resteranno impressionati per come hai deciso di allestire la sala meeting

Noi ci occupiamo del pacchetto e tu del contenuto: ecco lo special gift perfetto!

La scelta della location

Come allestire una sala meeting

Prima di tutto devi capire quali eventi la tua location può ospitare e quali forme può assumere. Per questo motivo hai bisogno di due informazioni fondamentali da parte di chi vuole  per il tuo evento e per capire di che tipo di sala hai bisogno servono due informazioni fondamentali:

  • quanti ospiti sono attesi: è assolutamente l’informazione più importante. Organizzare una sala per un consiglio direttivo è molto diverso che organizzarla per la riunione plenaria dell’ordine degli avvocati, non credi?
  • gli organizzatori devono scegliere anche in quale città deve svolgersi l’evento: ti sembrerà una sciocchezza ma per scegliere la sala è importante anche controllare la comodità d’accesso, quindi sì, anche la città e la zona della location possono fare la differenza. 

Questi due dettagli restringeranno il campo di ricerca di chi sta cercando una location per il proprio evento. 

Chi organizza eventi sa bene che per quanto riguarda i partecipanti, ai fini dell’organizzazione, il numero è importantissimo. Anche in termini d’immagine. Eh sì, la sala non deve essere troppo piccola e soffocare gli ospiti, ma nemmeno troppo grande da sembrare vuota.

Il vuoto sa di flop, e noi vogliamo il successo. Conta bene i posti che metti a disposizione dei tuoi ospiti e misura i metri quadri che hai da offrire!

Riguardo al dove… l’esigenza dell’evento renderà obbligatoria la scelta di una città piuttosto che un’altra, di una zona specifica o di una location stravagante immersa nel verde della campagna. È ovvio però che il congresso dei commercialisti lombardi, non può svolgersi a Palermo!

Quindi, se l’evento si svolge a Milano ed è per 4 persone, come si comporta un organizzatore di eventi?

Semplice!

Usa i filtri dinamici presenti sul portale Meeting hub e trova direttamente le migliori location per sale meeting a Milano.

Gli serve una sala a Roma per 200 persone? Ok, nessun problema: ecco le migliori location per eventi aziendali nella capitale!

Sale meeting a Padova o Firenze? Hotel congressuali a Milano? Meeting hub è in tutta Italia! Il dove, il come e il quando non sono più un problema nell’organizzazione di eventi.

Ricapitolando, assicurati che la tua location per eventi sia:

  • comoda da raggiungere: non solo in auto! Dipende sempre dai tuoi partecipanti. Sono avvezzi ad utilizzare mezzi pubblici? Allora scegli strutture in corrispondenza di fermate del pullman o della metro. Se i tuoi ospiti provengono da fuori città potrebbe essere comodo scegliere una location per eventi in zona stazione o aeroporto. 
  • luminosa, soprattutto in caso di riunioni particolarmente lunghe, e capiente il necessario.

Fatto questo, vediamo come allestire la sala meeting che hai a disposizione.

L’allestimento di una sala meeting

Se sei un neofita delle sale meeting lascia che ti spieghi come funzionano gli allestimenti e perché sono tanto importanti.

Ormai per qualunque cosa esiste un termine inglese, in questo caso è: room layout. Sì, stiamo parlando della logistica della sala. 

Il layout deve offrire ai partecipanti una visione completa dell’evento. Nessuno deve essere nascosto dietro le colonne o in posizioni particolarmente laterali.

Anche l’audio è importante: assicurati che tutti possano ascoltare gli interventi dei relatori con comodità e senza dover tendere continuamente l’orecchio.

Tutti devono: vedere, ascoltare, interagire e partecipare liberamente.

All’interno di una sala i colori, la luce e la disposizione influiscono sulla buona riuscita dell’evento.

Alcune disposizioni sono obbligate, come nel caso dei teatri, e già testate: intuitivamente sai che una disposizione a platea mal si adatta a una cena. 

Bando alle ciance e cominciamo a entrare nel dettaglio.

Di seguito troverai le diverse disposizioni possibili di una sala meeting, pronto?

Platea

platea

Il classico modello a teatro. Tutti i posti a sedere sono rivolti verso la stessa direzione, un palco o un punto centrale. Generalmente le file con le sedute sono omogenee e parallele. Spesso le grandi sale con questo tipo di disposizione sono fisse e non modificabili. 

  • Pro: perfetta per un grande numero di ospiti, propensione d’ascolto al 100%. Aumenta la capienza della sala e non necessita di altri allestimenti particolari. Alcune sale prevedono questa disposizione come unica possibile, è il caso di strutture come teatri e sale congressi. 
  • Contro: disposizione statica, limita in parte la partecipazione attiva degli ospiti.

Classe

classe

Non cambia molto dalla disposizione a platea, ma invece che essere al San Carlo di Napoli, è più simile  di stare in un’aula universitaria. Ci sono le sedute rivolte verso un punto centrale, ma con scrittoio o tavoli per prendere appunti.

  • Pro: ideale per corsi di formazione e workshop, oppure per seminari attivi dove gli ospiti necessitano di uno spazio su cui prendere appunti. 
  • Contro: assicurati dell’importanza degli ospiti, potrebbe sembrare un po’ svilente avere presidenti e responsabili seduti ai banchi di scuola.

Cena di gala

cena di gala

In parole povere? Tavolate rotonde. Gli ospiti occupano i tavoli rotondi con 6 o al massimo 14 sedute.

  • Pro: facilita la comunicazione tra commensali e permette un scambio di opinioni più florido grazie alla possibilità di guardarsi in faccia. 
  • Contro: difficile attirare l’attenzione in un punto centrale per lungo tempo, per qualcuno risulterà evidentemente scomodo.

Mezzaluna

mezzaluna

Come suggerisce il nome stesso la disposizione a semicerchio permette di attirare l’attenzione verso un punto centrale e, allo stesso tempo, permette ai partecipanti di essere faccia a faccia. 

  • Pro: disposizione interattiva e versatile, va bene sia per cene, sia per eventi in cui l’ascolto è fondamentale e unilaterale.
  • Contro: con un numero elevato di persone, questo tipo di disposizione risulta essere troppo dispersiva.

Ferro di cavallo

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Una gigante U con una via d’uscita, dove in genere va il palco o il punto centrale verso cui sono rivolti gli ospiti.

  • Pro: speciale per piccoli gruppi, crea un’intimità giusta per sentirsi a proprio agio.
  • Contro: non funziona per grandi numeri. 

Board room

boardroom

Si tratta di una disposizione da riunione piuttosto classica. È un allestimento molto utile perché permette un buon livello di interazione tra i partecipanti. 

  • Pro: è ideale per piccoli numeri e per riunioni di brainstorming.
  • Contro: in caso di elevato numero di partecipanti, il tavolo risulterebbe troppo grande o con troppe persone, sarebbe impossibile riuscire ad instaurare una conversazione costruttiva data la distanza fisica tra gli ospiti.

Desk

desk

Face to face. Specifica per colloqui di lavoro e riunioni per pochi intimi. 

  • Pro: disposizione intima e diretta, sia per il contatto che per una conversazione conoscitiva.
  • Contro: da evitare se l’incontro prevede più di 6 persone.

Cocktail

cocktail

Un po’ come l’aperitivo al bancone del bar. Semplice, spontaneo e con gli ospiti in piedi. Ricordati: piccoli tavolini dove appoggiarsi e qualche seduta sono sempre graditi.

  • Pro: questo allestimento crea un atteggiamento naturale e mette a proprio agio gli ospiti.
  • Contro: nulla di troppo lungo può essere organizzato a cocktail, cioè in piedi. Infatti, anche al bar, dopo l’aperitivo, serve un tavolo per la cena.

Hai capito come organizzare la disposizione della tua sala?

Ora dobbiamo pensare agli arredi.

Arredare una sala meeting

Colori e illuminazione

Lo so che i colori e la luce non sono arredi, ma in realtà vanno di pari passo con questi ultimi.

La luminosità è fondamentale. Il massimo sarebbe avere la luce naturale, quindi con sufficienti finestre da illuminare tutto il locale. Se le finestre non ci sono, la luce ideale è indiretta con intensità almeno di 740 LUX.

Sembro super seria con questi dettagli, non faccio l’elettricista, ma mi sono informata per te!

I colori hanno un’importanza psicologica. Il blu ed il verde in toni pastello danno benessere e produttività, mentre il giallo ed il rosso stimolano la creatività e la fantasia. Fai attenzione a questi dettagli quando allestisci la tua sala meeting. 

Ci siamo, colori ok, luce ok. Via agli arredi!

Arredamento

Il top per una location è avere un arredamento flessibile, per potersi adattare alle esigenze di eventi diversi.

In generale dovresti avere a disposizione:

  • Tavoli: in base alla disposizione che hai scelto, potresti aver bisogno di uno più tavoli. In generale ricorda che la forma dipende dal tipo di evento che il tuo ospite sta organizzando, per il materiale invece puoi scegliere se usare l’eleganza e la trasparenza del vetro o lo stile più semplice legato a legno e plastica.
  • Sedute: queste puoi sceglierle all’Ikea o costruirle con legno di Bao Bab della foresta amazzonica, ma nessuno deve alzarsi con il mal di schiena. Sì, perché altrimenti del tuo meeting ricorderà quello. D’obbligo lo schienale – preferibilmente con supporto lombare!
  • Dettagli: ricordati che se devi distribuire o lasciare qualcosa agli ospiti, l’ideale è creare espositori dove poter collocare il materiale informativo e i dépliant che hanno a disposizione.
  • Tocco d’eleganza: per questo hai carta bianca. Puoi scegliere in relazione al tipo di evento o alla tua location. Io sceglierei del verde, piante e fiori perché conferiscono un senso di pace, sono naturale ed assolutamente ornamentali.

Attenzione: assicurati che gli arredi non ingombrino gli spazi di passaggio e che non invadano l’intero locale, sono le persone a doverlo riempire. Nessuna sedia in più, nessun tavolo vuoto immenso o residui di magazzino a fondo sala perché “non si sa mai”. Organizzati prima, non durante!

Le attrezzature meritano un paragrafo a parte. Sono infatti una parte fondamentale dell’evento e sono i servizi accessori che inducono gli ospiti a scegliere una sala piuttosto che un’altra.  

Attrezzare una sala meeting

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Sempre in base all’evento aziendale che si sta organizzando, al tuo cliente servirà dell’attrezzatura specializzata: impianto audio, luci, video; ma anche lavagne interattive, a fogli mobili; proiettori e tutto ciò che può aiutarlo a coinvolgere il pubblico e rendere più chiari i concetti che sta cercando di esprimere. 

Ci sono tante cose che magari si danno per scontate. Ad esempio: notes, penne, post it. Il materiale di cancelleria potrebbe essere il gadget da donare ai tuoi partecipanti. 

Per non scordarsi niente, meglio dare un’occhiata a tutto il necessario per le sale meeting!

Personalmente adoro la parete fatta a lavagna. Chiunque può prendere in mano un gesso, un pennarello o un post it e scrivere un’idea, un suggerimento o un feedback.

Se sei più tecnologico di me sicuramente avrai già sentito parlare della lavagna interattiva multimediale. Se invece non l’hai mai sentita nominare ma sei incuriosito qui trovi tutte le informazioni utili.


Ci siamo. A questo punto la scatola del nostro event gift è pronta. Il contenuto spetta a te!

Se pensi di aver bisogno di una mano, credo che tu debba trovare un event designer, leggi qui chi è! Può sicuramente aiutarti e sollevarti da tante incombenze relative alla strutturazione della sala meeting per renderla adatta alle esigenze dei tuoi clienti, così tu potrai concentrarti sulle incombenze della tua location per eventi.

Spero davvero che tu abbia trovato la soluzione giusta.

Se mi ritroverò ad un meeting da urlo… saprò chi ha pensato alla disposizione!

Buon lavoro ed alla prossima!