Business center: cos'è e come aprirne uno

In Italia i business center sono sempre più diffusi, ma non tutti sanno esattamente di cosa si tratta e come aprirne uno da zero. Scopri in questa guida come gestirne al meglio uno e tutte le informazioni necessarie su come attrarre clienti per questa attività. Business center...ne avrai sentito parlare molte volte, ma se ti chiedessi esattamente di cosa si tratta sapresti rispondere? E soprattutto sai che gestire questa attività può essere molto interessante dal punto di vista economico? Allora seguimi, ti spiegherò come aprirne uno e come gestirlo. Curioso? Andiamo!

Una doverosa premessa

Letteralmente, tradotto dall'inglese, si tratta di un "centro affari", ma detto così rischia di non essere chiaro e quindi voglio raccontarti come funziona questo tipo di attività. La storia di questa attività ha radici piuttosto datate. Infatti sembra che i primi business center siano nati nel 1929 negli Stati Uniti d'America dall'associazione di gruppi di avvocati che per condividere i costi di gestione delle loro sedi fisiche di lavoro si associavano e condividevano gli spazi. Da allora il concetto si è evoluto ed è stato sempre più apprezzato dai professionisti, tanto che oggi sono migliaia in tutto il mondo e anche in Italia sono sempre più diffusi. Interessante, vero?

Cos'è un business center

Si tratta di uno spazio più o meno grande suddiviso in uffici e altri ambienti utili per lavorare e arricchiti da servizi comuni indispensabili per la gestione del lavoro. Offrono agli utenti:

• uffici arredati disponibili a tempo
• un servizio di segreteria centralizzata
• sale riunioni o sale congressi
• linee telefoniche dirette
• una reception con un servizio di accoglienza per ospiti
• ricezione della posta o dei clienti del centro

E poi un business center permette a chi affitta i suoi spazi di assorbire tutti i costi di gestione, manutenzione ordinaria o straordinaria, le spese di utenze, gestione condominiale e tasse di proprietà. Il cliente paga solo la tariffa per l’uso dell’ufficio o degli altri spazi noleggiati. Ma se questo tipo di centro è vantaggioso per l'utente, lo è altrettanto per chi decide di aprire un business center. Infatti la gestione del lavoro sempre più condiviso tra team diversi, le necessità di limitare le spese e di tanti servizi per le aziende hanno dato successo a questa attività, che può essere davvero interessante per te. Certo, ci sono molti aspetti da curare e non puoi tralasciare i dettagli che possono rendere superiore il tuo business center e distinguerlo dagli altri. Se non fai attenzione puoi rischiare di aprirne uno che rimarrà vuoto e potresti fallire! Ma se segui questa guida troverai consigli utili su come aprirne uno passo passo. Prima però voglio spiegarti la differenza tra questo tipo di struttura e un'altra attività di cui si sente parlare spesso: il coworking. Seguimi!

Differenza tra business center e coworking

In un business center puoi affittare spazi di lavoro per i lavoratori che ne hanno necessità, insieme ai servizi comuni che ti ho descritto sopra. In uno spazio di coworking hai la possibilità di fare la stessa cosa, ma con un impegno in più: dovrai garantire il networking, ovvero la possibilità per chi noleggia gli uffici e i servizi che offri di:

• conoscersi personalmente
• avviare delle collaborazioni
• mantenere queste collaborazioni tra professionisti e aziende ricche e vive
• organizzare eventi per favorire la conoscenza di tutte le persone che lavorano nel coworking

Come vedi un coworking può dare molto di più da fare di un business center! Tutto chiaro? Bene, allora vediamo come avviarne uno.

Come avviare un business center

Se vuoi fare la differenza dovrai:

• conoscere tutti i servizi che offre la concorrenza
• offrire degli optional, servizi aggiuntivi che ti distingueranno

Solo così potrai avviare bene un business center e ricevere molti clienti che vogliono affittare i tuoi spazi per lavorare! Quindi studia i loro sito web, pensa cosa puoi fare di più e vai a visitarli di persona per renderti conto di come sono gli spazi e per avere degli spunti in più. Inizialmente devi:

• fondare una società: fallo con dei soci per dividere responsabilità e investimento in denaro
• scegliere la location: deve essere strategica per li utenti del servizio, ben collegata con i mezzi pubblici e con la possibilità di parcheggiare le auto per chi va a trovare in ufficio i tuoi clienti
• prevedere spazi flessibili: il tuo spazio deve poter cambiare alla stessa velocità con cui cambia oggi il mondo del lavoro
• definire un business plan, ovvero un piano di budget: devi tenere conto dell'investimento e degli eventuali prestiti da chiedere inizialmente per l'avvio dell'attività e poi per la sua espansione negli anni
• definire il prezzo di tutti i servizi che offri agli utenti: l'affitto degli spazi, i costi per la reception, le cassette di sicurezza, le fotocopie ecc.
• assumere del personale per l'accoglienza, la visita e la gestione degli spazi per i potenziali clienti

L’investimento iniziale non è molto alto:

• per l'arredamento si aggira intorno ai 20.000- 30.000 € e dipende da quanti uffici devi arredare
• dagli 8.000 ai 10.000 € per gli impianti: elettricità, connessione in fibra ottica, Wi-Fi
• 10.000 € per PC, stampanti, monitor e impianti per audio e videoconferenze nelle sale riunioni

Ma se è vero che ci sono molti passaggi da curare, per aprire un business center puoi sfruttare anche diverse facilitazioni:

• la domiciliazione: puoi fissare la sede legale dell'azienda presso il tuo nuovo spazio, senza l’obbligo di presenza fisica
• grazie alla domiciliazione puoi ricevere posta e avere una segreteria telefonica personalizzata: come ti ho anticipato questo è un vantaggio per gli utenti ma anche per te, per distinguerti da altri servizi simili

I principali passaggi burocratici

• effettuare una Comunicazione Unica per l'avvio dell’impresa alla Camera di Commercio della provincia in cui apri il tuo spazio
• depositare in comune la Scia, ovvero la segnalazione di inizio attività al Comune
• iscriverti al Registro delle Imprese
• aprire la Partita Iva
• iscriverti all'Inail
• ottenere dagli uffici comunali dedicati alla pubblicità l'autorizzazione per installare le insegne 
• riferirti ad un ingegnere o un architetto professionisti per la valutazione del rischio e l'agibilità dei locali

Ma non ti devi spaventare. E' vero, gli adempimenti non sono pochi, ma sto per parlarti di quanto puoi guadagnare aprendo un business center, seguimi! Consulta questa lista e trai spunto!

Quanto si guadagna

Voglio chiarire subito una cosa: il guadagno dipende da tanti fattori variabili! Infatti l'investimento per l'apertura di un business center dipende da:

• la città in cui apri: nelle grandi città c'è molta richiesta di uffici in affitto a tempo per il gran numero di aziende, start-up e lavoratori autonomi. A Milano, Roma e Torino non farai fatica!
• la posizione logistica: scegli una zona ben collegata, con una stazione ferroviaria vicina in modo che i tuoi clienti e chi li visita possano arrivare facilmente da fuori città. E poi fermate di metro, tram, autobus e bike-sharing devono essere nelle immediate vicinanze
• gli spazi comuni che prevedi: un ristorante o una convenzione con strutture esterne, una palestra, un bar, delle aree relax sono tutti punti a tuo favore!

In termini di cifre c'è molta variabilità e molto dipende da:

• quante spese devi sostenere
• il numero di uffici che affitti

Il mio consiglio è di sviluppare e aprire un business center con una superficie non inferiore a 400- 500 mq. In questo modo puoi garantire un numero di uffici, degli spazi e dei servizi comuni che favoriscono un ritorno economico importante. Potenzialmente puoi fatturare fino a 300.000 € all'anno ma a patto di fornire servizi completi e uffici arredati, completi di tutto ciò di cui oggi un lavoratore ha bisogno!

Aprire un business center: il contratto tipo

Nel contratto dovrai scrivere tutte le informazioni necessarie per affittare un ufficio:

• le caratteristiche degli uffici: gli arredi compresi nel prezzo, le attrezzature e le dotazioni tecnologiche
• il prezzo: esprimilo chiaramente per ogni formula di affitto in base agli optional di ogni opzione
• la durata del contratto: deve essere chiara e prevedere un diritto di recesso, eventualmente con delle clausole, ovvero delle condizioni precise per il cliente che dovrà comunicarti per tempo la sua volontà di terminare il contratto
• i metodi di pagamento: prevedi più possibilità per agevolare il cliente e far si che sia più invogliato a prendere in affitto gli spazi

Più sei preciso e chiaro, più probabilità hai di avere successo e affittare sempre i tuoi spazi in struttura. E mi raccomando, sii flessibile: prevedi più formule di contratto per non obbligare i clienti ad impegnarsi solo per lunghi periodi. Un ufficio temporaneo deve poter essere affittato per poche settimane, per qualche mese o anche per anni!

Come gestire l'attività una volta avviata?

Dovrai promuoverlo e favorire l'arrivo dei clienti che popoleranno i tuoi uffici in affitto. Per farlo pensa a:

• costruire un sito web efficace con tutte le informazioni per chi vuole affittare uno spazio
• promuoverlo attraverso i social network e delle campagne dedicate sul web
• organizzare delle presentazioni in cui descrivi il tuo centro, ad esempio partecipando a delle fiere
• favorire il cosìddetto passaparola: ad esempio pensa a delle promozioni per i clienti che portano dei conoscenti o colleghi ad affittare uno spazio nella tua struttura, uno sconto o dei servizi aggiuntivi gratis

Insomma impara a fare marketing e la tua attività ti frutterà molto e ti darà soddisfazioni economiche con una richiesta di spazi per il lavoro che è crescente!

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Ora hai proprio tutte le basi per aprire un business center. Guarda qui i migliori Business Center in Italia! Rimboccati le maniche e inizia a guadagnare avviandone uno, ma mi raccomando, sii prudente e non tralasciare nessuno dei passaggi di cui ti ho parlato. Se questo articolo ti è stato utile condividilo e iscriviti alla newsletter di Meeting hub per ricevere guide utili pr la tua attività e i tuoi eventi. Ora mettiti al lavoro! :-)