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Come comportarsi in una riunione di lavoro La guida completa per evitare figuracce e fare carriera!

Il tuo capo ha avuto la bella idea di indire una riunione di lavoro e non sai come comportarti per sopravvivere alla noia e al tempo stesso sembrare davvero coinvolto e professionale?

Quello che ti serve è una “meeting etiquette“, un codice di comportamenti da seguire per evitare delle pessime figure e trasformare una riunione di lavoro in un’ottima occasione per farsi notare!

Se non vuoi più avere la sensazione di perdere tempo, se sai che l’apparenza vale più della sostanza, non ti resta che seguire 10 consigli per ottenere il massimo dalla prossima riunione di lavoro ed evitare figuracce grossolane.

Ecco di cosa parleremo in questo articolo :

  • I vantaggi del ‘comportarsi bene’ alle riunioni
  • Come arrivare preparati al meeting 
  • Vestirsi con stile: oltre il dress code
  • Puntualità
  • Saluti e presentazioni
  • Linguaggio non verbale
  • Appunti
  • Smartphone
  • Partecipazione e public speaking
  • Cibo e bevande
  • Buone maniere e (international) business etiquette

Partiamo dal primo punto!

“Comportarsi bene” durante le riunioni di lavoro: i 2 vantaggi

Comportarsi bene durante le riunioni di lavoro non significa stare in silenzio, ascoltare e prendere appunti come a scuola, ma molto di più.

Ci sono due principali vantaggi che potrai trarre dalle riunioni se saprai comportarti a modo:

1° vantaggio: Le riunioni saranno più produttive

Le riunioni sono un momento fondamentale per migliorare l’organizzazione aziendale, in cui dipendenti e superiori si scambiano opinioni su obiettivi e strategie comuni…

… in teoria.

Ma in realtà sappiamo tutti qual è la sporca verità riguardo le riunioni di lavoro.

Nonostante gli sforzi del tuo direttore per capire come gestire una riunione e raggiungere dei risultati concreti, abbiamo scoperto che la maggior parte sono improduttive.

Uno spreco immane di tempo. Tempo prezioso che potresti dedicare al lavoro, quello “vero”.

È proprio questo il punto.

Forse sei proprio tu il primo a distrarti, a pensare alle notifiche sul cellulare, alle scadenze imminenti, a qualsiasi cosa tranne all’ordine del giorno della riunione.
Poi ci sono i colleghi che rimangono chiusi in un silenzio tombale, mentre i soliti noti vogliono dire la loro ad ogni costo.
E così i minuti passano e… tempo scaduto, la riunione è finita senza aver concluso nulla.

Sai qual è la verità?
È il comportamento professionale di ognuno a rendere una riunione produttiva.
Ed è per questo che è necessario seguire qualche accorgimento per sapere come comportarsi durante una riunione di lavoro.

2° vantaggio: Farai carriera

C’è un altro motivo che, sono sicura, ti basterà a vincere la noia di adattarsi alle formalità.

Le riunioni di lavoro sono un’ottima occasione per farsi notare… nel bene e nel male!

Pensaci un momento. Se vieni invitato a un meeting aziendale parteciperanno i colleghi e il tuo capo diretto. Non basterebbe già questo a darti la spinta per dare il meglio di te?

Se sei un junior, poi, lasciare una buona impressione è fondamentale: se ti mostrerai attento e partecipe, è più facile per tutti ricordarsi di te e tenerti aggiornato sugli sviluppi di un progetto.
Non male come trampolino di lancio, vero?

Alcuni meeting prevedono la presenza di colleghi e responsabili di altre aree aziendali o addirittura dei manager.
Quell’odiata riunione alle 9 del mattino potrebbe essere l’unica occasione in cui potrai incontrarli e lasciare un ricordo di te.
Vuoi che pensando a te si dica del “tizio che sbadigliava” o “perdeva il filo del discorso”?

Come arrivare preparati alla riunione

Qual è l’ordine del giorno della riunione?

È fondamentale che tu sappia di cosa si parlerà all’incontro e arrivare preparato alla discussione.

Per prima cosa assicurati di comprendere quali sono gli obiettivi della riunione. Se nemmeno l’invito ufficiale ti aiuta a fare chiarezza, invia una mail al tuo capo.

Lui lo sa bene: non c’è peggior meeting di quello in cui nessuno ha la minima idea del motivo per cui ci si trova intorno a un tavolo!

Dopodiché preparati svolgendo ogni ricerca necessaria a capire punti cruciali e problemi legati all’argomento.

Informati per avere una tua opinione a riguardo, così potrai dare un vero contributo alla discussione.

Se si tratta di un nuovo progetto di lavoro o di una situazione che non ti coinvolge direttamente, sfrutta una pausa caffè per parlarne con i tuoi colleghi: eviterai di arrivare con domande di cui tutti sanno già la risposta.

Infine, appuntati alcuni dati utili a supportare le tue idee.

Tutto questo è ancora più importante se è previsto un tuo intervento durante la riunione!

Se hai promesso di completare un compito – per esempio, progettare una presentazione in PowerPoint o una semplice relazione – non aspettare il giorno prima per raccogliere le informazioni che ti servono, perché il risultato sarà inevitabilmente di scarsa qualità e, quindi, di scarsa utilità.

Vestirsi con stile: oltre il dress code

Vestiti in modo appropriato alla situazione.

Questa è un’altra regola d’oro, perché l’abito fa il monaco, ma soprattutto perché una volta arrivato in ufficio non potrai più rimediare, a meno che tu non abbia una cabina armadio dietro la scrivania…

Vestirsi con stile, infatti, non significa solo vestirsi con un certo gusto, ma indossare l’abito giusto per l’occasione.

Anzitutto scopri se l’abbigliamento adatto alla riunione di lavoro è business formal, business casual o casual, ovvero se è consigliato vestirsi in completo, con abiti dal tono “professionale” ma senza esagerare, o se puoi presentarti con il tuo solito outfit da ufficio.

Dopodiché non ti resta che prendere ispirazione dal nostro articolo sul dress code, troverai tante idee per vestirsi in modo impeccabile in ogni occasione!

Attenzione, però.

Aldilà del dress code, vestirsi con stile significa anche sentirsi a proprio agio negli abiti che si indossano, perciò prima di scegliere l’outfit per la riunione di lavoro ricorda 3 accorgimenti:

  • Se hai scelto dei vestiti che non indossi da tempo, controlla che siano in buono stato e che ti stiano bene.
  • Indossa delle scarpe comode, altrimenti in riunione penserai solo al dolore terrificante ai tuoi piedi!
  • Se la riunione di lavoro è fuori città, porta dei vestiti che non si spiegazzano in valigia: anche l’abito più bello sembra appena uscito dalla lavatrice se è pieno di pieghe!

Puntualità

Il traffico in città, l’autobus che salta la corsa, la lavatrice che allaga il bagno…

Di scuse ce ne sono tante, per arrivare in ritardo a una riunione di lavoro.

Ma a meno che tu non abbia un imprevisto serio, legato a problemi di salute o a motivi familiari, arriva puntuale.

Anzi, meglio arrivare almeno 5 minuti prima.

Il ritardo è inaccettabile!

Quando si tratta di lavoro il ritardo è inaccettabile per tanti motivi.

In una riunione di lavoro, semplicemente, arrivare in ritardo non è professionale. Infatti:

  • Non è rispettoso nei confronti degli altri. Iniziare puntuali significa finire nei tempi prestabiliti, per questo tanti cercano di arrivare in orario: perché tu no?
  • Non puoi rompere il ghiaccio prima dell’inizio della riunione. Salutare e presentarsi ai partecipanti aiuta a sentirsi a proprio agio, mentre il ritardo ti metterà subito in una posizione di svantaggio.
  • Non giova alla tua reputazione. C’è poco da fare: il ritardo denota mancanza di organizzazione e scarso senso di responsabilità, due caratteristiche che renderanno più difficile a tutti darti fiducia e credibilità.

Ok, te l’ho messa sul drastico… ma solo perché tu capisca l’importanza della puntualità!

Non temere, ti basteranno un paio di accorgimenti per rimetterti in carreggiata!

Anzitutto, se sei abitualmente in ritardo, gioca d’anticipo.

Sulla tua agenda segna che la riunione di lavoro è fissata un quarto d’ora prima dell’orario prestabilito, così punterai anche la tua sveglia in anticipo e sarà più difficile sforare i tempi.

O ancora, il giorno prima della riunione prepara tutto ciò che ti serve, dai vestiti alla borsa, così il fatidico giorno risparmierai parecchi minuti…

Sono solo un paio di trucchetti che puoi giocare a te stesso per evitare figuracce: prova quello che più si adatta a te!

Saluti e presentazioni

Ce lo siamo detti poco sopra, arrivare in anticipo serve anche a salutare tutti i partecipanti.

Al di là delle solite frasi di saluto, ci sono tanti piccoli dettagli a cui prestare attenzione…

Come scrive Barbara Patcher nel suo The Essential of Business Etiquette, le buone maniere partono proprio dallo scambio di saluti, perciò per essere impeccabile fin dai primi minuti in sala riunioni segui questi accorgimenti:

  • Saluta tutti e presentati a chi non conosci prima dell’inizio della riunione. Vedere un viso familiare aiuterà ad alleviare l’imbarazzo del primo incontro e dell’occasione formale.
  • Lascia che sia la persona che ricopre il ruolo più importante in azienda a partire con la stretta di mano. Si sa, è questione di ruoli: durante una riunione di lavoro il capo o l’organizzatore dovranno fare “gli onori di casa”.
  • Alzati sempre in piedi quando vieni presentato ad un’altra persona. Per gli altri sarà più facile ignorarti se rimani seduto, perciò vinci la pigrizia e fai notare la tua presenza!

Dopo anni passati a seguire riunioni di lavoro più o meno formali, ti consiglio di sfruttare anche i pochi minuti prima della riunione per farti notare:

  • Se alcuni sono nuovi del posto, introducili agli altri: i più timidi te ne saranno grati!
  • Non dimenticare di sorridere, ti farà apparire amichevole e sicuro di te.
  • Invita gli altri a parlare di se stessi: la maggior parte delle persone ama farlo, quindi mostrati interessato al lavoro dei tuoi colleghi e chiedi qualcosa della loro vita privata (senza andare troppo sul personale) o dei loro hobby.
  • Datti un tono, accentua i tuoi pregi. Pensa a tutte le qualità di te che potrebbero piacere agli altri. Ti considerano competente, affidabile, ironico? Se i colleghi hanno fiducia in te, questa bella sensazione si trasmetterà più facilmente a chi non ti conosce.

Linguaggio non verbale

Il linguaggio non verbale funziona come una legge di Murphy: ciò che può essere frainteso, verrà frainteso.

E questo vale ancora di più durante una riunione di lavoro!

Perciò armati di pazienza e di tanto, tanto autocontrollo.

  • Non sbadigliare. Nessuno può sapere che la notte prima non hai dormito per problemi d’insonnia e in ogni caso non ti crederebbero: la prima cosa che pensiamo quando qualcuno sbadiglia è che si sta annoiando tremendamente!
  • Siediti in modo appropriato. Sedersi scomposti durante una riunione di lavoro dà l’idea che vorresti essere altrove (il che probabilmente è vero). Su, evita di scivolare sulla sedia… giusto per un’ora o poco meno.
  • Contatto visivo: né troppo, né troppo poco. Se non guardi nessuno sembra che tu abbia qualcosa da nascondere, ma guardare con insistenza chi ti sta di fronte lascia trapelare che tra voi ci sia un conto in sospeso. Morale: basta uno sguardo a far partire un processo alle intenzioni!
  • Quei rumorini fastidiosi… Magari lo fai per nervosismo o per abitudine, ma ti assicuro che tamburellare le dita sul tavolo o picchiettare il tasto della penna a scatto è dannatamente irritante e fa capire che aspetti con impazienza la fine della riunione.
  • Non commentare. Alzare gli occhi al cielo, fare smorfie di disappunto e grandi sospiri, muovere le mani come a dire: “Ma cosa sta dicendo?!”… Non è il caso di lasciare intendere quello che pensi e che potresti esprimere con parole più gentili.

Appunti

Vuoi farlo con carta e penna o con una delle nuove app per Android o iOS? In ogni caso, prendere appunti servirà a farti notare tra i partecipanti più attenti alla riunione di lavoro.

Se solo l’idea di stare attento e scrivere ti butta giù, prova a pensare che se starai con il capo chino sul foglio o sul tablet sembrerai davvero interessato… anche se scriverai un concetto ogni tanto o passerai il tempo a scarabocchiare ghirigori!

Hai ricevuto il compito di stendere un report riassuntivo della riunione di lavoro?

Allora ti consiglio di leggere questi semplici consigli su come prendere degli appunti efficaci.

La sintesi visiva: colori e schemi

Sottolinea o usa dei simboli di colore diverso: riconoscerai a colpo d’occhio le note accomunate per tematica o quelle più importanti!

Se i colori ti confondono, gli schemi sono un’alternativa sobria per mettere facilmente in relazione le informazioni tra loro.

Mi raccomando, evita i muri di testo: riassumi i concetti in parole chiave, per capire di cosa si parla non serve trascrivere ogni parola del discorso del relatore!

Se la prossima riunione di lavoro si prospetta lunga e intensa, organizza lo spazio sul foglio bianco in modo intelligente!

Scrivi gli appunti “in diretta” nell’area centrale, la più ampia, e lascia libera una colonna a sinistra: a fine riunione scrivi qui le parole chiave, anche in forma di domanda, per ricordarti di approfondire qualcosa o le informazioni essenziali.

Rivedi i tuoi appunti entro 24 ore.

Lo so, l’idea di rileggere gli appunti dopo una riunione di lavoro ti entusiasma come un calcio nel sedere, ma è una buona abitudine che ti permette di fare considerazioni personali pertinenti e sembrare sempre sul pezzo!

Smartphone

Certo, se usi uno smartphone per prendere appunti o scaricare al volo dei documenti utili è accettabile, ma una persona che continua a muovere le dita sullo smartphone e lo sguardo basso desta sospetti…

A meno che non tu non stia coordinando il lancio del nuovo prodotto della Apple, rispondi alle chiamate dopo la riunione di lavoro e aspetta la pausa pranzo per leggere le mail.

Stare attaccato al cellulare è più tipico di un adolescente che di un professionista e dice solo una cosa di te: che avresti un posto migliore dove andare!

Perciò il mio consiglio è non solo di attivare la modalità “silenzioso” o “muto”, ma anche di non tirare fuori il cellulare, lasciandolo “a portata di mano”.

Confesso che questo non è proprio un “mio” consiglio, l’ho rubato al relatore di un meeting a cui ho partecipato. Dopo una breve presentazione ci ha detto che appoggiare lo smartphone sul tavolo lascia intendere che siamo disposti a farci distrarre da qualsiasi cosa.

Quindi? Nessuno lo tirò fuori dalle tasche e anche dopo venti minuti l’attenzione era su di lui!

Lo sai, basta una vibrazione e abbiamo la tentazione di rispondere a un messaggio, dare una sbirciatina su Facebook…

Ehi, mi stai ascoltando?! Metti subito via quell’aggeggio! 🙂

Partecipazione e public speaking

Basta poco per mostrare che stai partecipando attivamente alla riunione di lavoro.

Aggiungere un contributo interessante o un’informazione che gli altri non ricordavano sono un ottimo modo per farti notare.

Se perdi il filo del discorso, puoi sempre chiedere un chiarimento oppure aggiungere un commento positivo a qualcosa detto da qualcun altro, ottenendo la sua riconoscenza (a chi non piace sentirsi apprezzato?).

Detto questo, ricordati che parlare in una riunione di lavoro non significa dire tutto quello che ti passa per la testa.

Perciò prima di dire qualcosa chiediti: “Aggiunge valore alla conversazione?”.

Se la risposta è no, non dire nulla!

Se hai qualcosa da dire, segui qualche piccolo accorgimento per parlare in pubblico e lasciare il segno!

Pillole di public speaking (e non solo)

  • Fatti sentire! Se parliamo è per comunicare con gli altri, perciò in una stanza grande piena di persone alza la voce in modo che possa sentirti anche chi è lontano da te.
  • Aspetta il tuo turno. Se non è necessario, non interrompere un collega, anche il più prolisso, perché risulta sempre scortese.
  • Sii conciso. Poche chiacchiere, obiettivi chiari e il tuo intervento è fatto. Un minuto è più che sufficiente per argomentare la tua posizione o commentare quella di altri. Anche se ti è stato chiesto un intervento più articolato, non sforare i 10 minuti: prendi nota dei punti principali e usa poche parole per spiegarli.
  • Non partire per la tangente… Ok, a volte le grandi idee emergono durante una discussione che non ha nulla a che fare con l’ordine del giorno, ma cerca di evitare le digressioni inutili. Sto parlando di frasi che iniziano con “A proposito di situazioni difficili, qualcuno ha visto l’ultima puntata di Breaking Bad?”.
  • Keep calm! Per non trasformare la sala riunioni in un campo di battaglia, ricorda che rispondere con gentilezza a chi ha un’opinione diversa dalla tua è segno di maturità. E no, non dare spettacolo parlando dei tuoi strabilianti risultati: sono certa che la prossima riunione di lavoro non è stata convocata per osannarti…
  • Non lasciare le domande alla fine. Poni le tue domande al momento giusto, prima che si passi ad un altro argomento, quando tutti hanno ancora la mente fresca e soprattutto… quando nessuno sta pensando che finalmente è finita! Non vorrai fare il guastafeste dell’ultimo minuto, vero?

Cibo e bevande

Uno snack? Sì, ma solo se è prevista una pausa per tutti.

Durante una riunione di lavoro puoi bere un caffè o l’acqua, ma evita di mangiare al tavolo se non si tratta di una colazione o di un pranzo di lavoro. Potresti fare dei rumorini fastidiosi, tipici degli snack croccanti, e impregnare l’aria di odore di crema pasticcera: un profumo buonissimo, ma non per chi non avrà tra le mani un croissant!

Se vuoi spezzare la fame, scegli una caramella ed evita i chewing gum: quel continuo ruminare non è elegante, soprattutto se devi parlare!

Buone maniere e (International) Business Etiquette

Potrei riassumerti in una frase il contenuto di questo punto:

No alla galanteria, sì alla International Business Etiquette!

Intendo dire che durante una riunione di lavoro gli uomini dovrebbero evitare le tipiche buone maniere che implicano dei comportamenti differenti con le donne.

Tirare fuori la sedia per far accomodare le colleghe o salutarle in modo troppo affettuoso, infatti, sono atteggiamenti che mettono a disagio ogni donna che, al lavoro, vuole essere trattata anzitutto come una professionista.

Per il resto, si sa, Paese che vai, usanze che trovi

Sapevi che negli Emirati Arabi devi usare la mano destra per la stretta di mano e per passare qualsiasi documento?

E che gli inglesi preferiscono discutere i dettagli degli accordi via mail per essere più rilassati durante l’incontro, mentre con i francesi e i tedeschi è meglio andare subito dritti al punto?

Sono comportamenti codificati secondo i costumi culturali di ogni nazione, la cosiddetta International Business Etiquette.

Se alla prossima riunione di lavoro ci saranno partecipanti stranieri, ti consiglio di dare un’occhiata a questa infografica elaborata dalla società di broker Forex FXTM e sarai impeccabile in tutte le lingue del mondo!

E dopo la riunione di lavoro?

Finalmente è finita!

O forse no…

Se devi redigere il verbale di riunione, portalo al capo o al gruppo il giorno dopo, così avrai le idee ancora fresche e supererai ogni aspettativa. Hai già letto il nostro articolo su come scrivere un verbale di riunione? Anche un lavoro così noioso può rivelarsi utile per farti notare!

Se invece non hai nessun compito, aggiungi i partecipanti su LinkedIn, così allargherai la tua rete professionale.

A proposito di rete e di social: se ti è piaciuto questo articolo, condividilo con i tuoi colleghi!

E ora, via con l’evento!

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Alice Laspina


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