Per organizzare una riunione efficace anche il momento della sua convocazione dev'essere trattato con cura.
In questo articolo spiegheremo come stilare il verbale della riunione e come scrivere una email di invito ufficiale.
Il presidente della riunione potrà ad esempio utilizzare un modello di email standard da inviare dunque per posta elettronica, con tutte le informazioni necessarie per il corretto invio dell'avviso di convocazione.
Bisogna sapere quando notificare la convocazione alla riunione ai partecipanti, in che modo e attraverso quale canale.
Scopriamo insieme come convocare una riunione.
Indire una riunione: pianifica bene i dettagli
Quando renderai nota la convocazione per la riunione infatti, dovrai necessariamente allegare tutte le informazioni relative ad essa.
Il coordinatore della riunione si prenderà carico della maggior parte di queste attività, come reperire gli indirizzi email, la scelta del client di posta corretto, stesura dell'avviso di convocazione, conferma della presenza di ogni singolo partecipante e dell'impostare un calendario preconcordato con il presidente della convocazione per ogni successiva riunione.
Ricorda che un avviso di convocazione richiede sempre l'invio di una nuova email, realizzata ad hoc, in cui siano scritti correttamente sia l'oggetto dell'invito via email sia l'indirizzo email del destinatario.
Evita di sbagliare indirizzi mail e assicurati di ricevere una email di conferma che ti aiuterà nella stesura dei documenti della riunione.
Scegli il giorno e la data
Innanzitutto, devi pensare in anticipo a un giorno che possa andare bene per tutti. Se per esempio sai che al martedì mattina alcuni tuoi colleghi sono sempre impegnati in altre mansioni, evita di fissare la riunione quel giorno.
Individua la data circa a due settimane dall'evento, in modo da avere tempo per pianificarlo ed essere abbastanza certo che non sopraggiungeranno impegni più importanti.
Decidi la durata del meeting
Dovrai anche pensare alla durata del meeting: non puoi chiedere alle persone la disponibilità per un'ora e poi tenerle per quattro ore in riunione. Cerca di prevedere la piega che potrebbe prendere l'incontro, se ci saranno dibattiti che si dilungheranno o se la sbrigherete in fretta.
Chiaramente, un margine di tolleranza è ammesso, perché può sempre succedere qualcosa di inaspettato. Tu, nel dubbio, tieniti un po' largo, stabilendo una durata un po' più lunga del previsto: meglio finire prima del tempo che sforare!
Individua un luogo adatto
Accurata dev'essere anche la scelta del luogo. Innanzitutto, dev'essere idoneo ad ospitare il numero di partecipanti previsto. Poi, se per esempio dovrai mostrare delle slide, devi assicurarti che ci sia il proiettore, mentre se a tutti serve un pc dovrai dire di portarlo o farla in una stanza dotata di molti computer.
Se puoi, non scegliere stanze troppo piccole né troppo grandi, assicurati che l'acustica sia buona, se parlerai con un microfono controlla che funzioni. Prima di convocare la riunione, accertati che la sala da te scelta sia disponibile per il giorno e l'ora previsti.
Imposta un ordine del giorno
Nella convocazione di riunione gli invitasti devono sapere di cosa si parlerà, anche per prepararsi nel caso sia richiesto il loro intervento o se hanno domande o proposte in merito all'argomento.
Non serve che ti dilunghi, basta scrivere in un verbale di riunione con gli argomenti che verranno trattati, le decisioni che dovranno essere prese.
Se è richiesto il contributo di alcuni dei partecipanti durante la riunione, faglielo sapere per tempo e in privato, concordando con loro il da farsi.
Convocare una riunione, l'invito ufficiale
In questo modo, eviteranno di prendersi altri impegni e saranno intanto a conoscenza delle tue intenzioni grazie a una lettera di convocazione mandata tramite posta elettronica con tutte le linee guida e un preavviso adeguato per far organizzare gli invitati.
Successivamente, quando hai organizzato tutte le informazioni di cui parlavamo sopra, puoi procedere alla convocazione di riunione ufficiale, che di solito avviene una settimana prima della data stabilita.
Dovrai inviare un documento con tutti i dettagli della riunione, sia via email sia magari in formato cartaceo con l'appuntamento della riunione scritto in grande, oltre all'argomento della riunione.
A seconda delle dimensioni dell'azienda e del meeting, valuta di far stampare un foglio riepilogativo da attaccare sulla bacheca in ufficio o in mensa. Tanto per rinfrescare la memoria ai tuoi collaboratori!
Convocazione delle riunioni in breve
Ricapitolando, nella lettera di convocazione della riunione non dovranno mancare:
- Data
- Luogo
- Orario di inizio e orario di fine
- Ordine del giorno
- Lista dei partecipanti
Il giorno precedente all'evento invia un promemoria a tutti i partecipanti, a prescindere dai tipi di riunione organizzati, per ricordargli ancora una volta l'orario della riunione e tutte le informazioni indicate precedentemente.
Predisponi per ogni posto a sedere almeno una bottiglietta d'acqua con un bicchiere.
Modelli di convocazione riunione aziendale
L'importante è che la mail di convocazione sia scritta in maniera chiara e ordinata con tutte le informazioni del caso.
Online puoi trovare dei modelli di lettere di convocazione. Ti proponiamo questo, che va leggermente modificato in quanto facsimile di una lettera di convocazione di assemblea soci.
Le formule di introduzione e chiusura sono sempre circa le stesse, per esempio: "Con la presente si comunica la convocazione della riunione"; oppure: "Si invita a notificare il ricevuto invito e la presenza al meeting".
Inviare la convocazione di una riunione non è un'impresa impossibile.
Organizza il meeting nei minimi dettagli, convoca la riunione e... spera che tutti rispondano presenti all'invito!
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Ciao ciao!