Meeting Hub Meeting Hub blog
Come convocare una riunione

Come convocare una riunione

Per organizzare una riunione efficace, anche il momento della sua convocazione dev’essere trattato con cura. Bisogna sapere quando farlo sapere ai partecipanti, in che modo e attraverso quale canale. Scopriamo insieme come convocare una riunione.

Indire una riunione: pianifica bene i dettagli

Convocare una riunioneSe vuoi indire un incontro con i dipendenti, con i tuoi colleghi o con altri soci, devi in primis curare tutta la fase organizzativa del meeting. Quando renderai nota la convocazione per la riunione infatti, dovrai necessariamente allegare tutte le informazioni relative.

  • Scegli il giorno e la data

Innanzitutto, devi pensare in anticipo a un giorno che possa andare bene per tutti. Se per esempio sai che al martedì mattina alcuni tuoi colleghi sono sempre impegnati in altre mansioni, evita di fissare la riunione quel giorno.

Individua la data circa a due settimane dall’evento, in modo da avere tempo per pianificarlo ed essere abbastanza certo che non sopraggiungeranno impegni più importanti.

  • Decidi la durata del meeting

Dovrai anche pensare alla durata del meeting: non puoi chiedere alle persone la disponibilità per un’ora e poi tenerle per quattro ore in riunione. Cerca di prevedere la piega che potrebbe prendere l’incontro, se ci saranno dibattiti che si dilungheranno o se la sbrigherete in fretta.

Chiaramente, un margine di tolleranza è ammesso, perché può sempre succedere qualcosa di inaspettato. Tu, nel dubbio, tieniti un po’ largo, stabilendo una durata un po’ più lunga del previsto: meglio finire prima del tempo che sforare!

  • Individua un luogo adatto

Accurata dev’essere anche la scelta del luogo. Innanzitutto, dev’essere idoneo ad ospitare il numero di partecipanti previsto. Poi, se per esempio dovrai mostrare delle slide, devi assicurarti che ci sia il proiettore, mentre se a tutti serve un pc dovrai dire di portarlo o farla in una stanza dotata di molti computer.

Se puoi, non scegliere stanze troppo piccole né troppo grandi, assicurati che l’acustica sia buona, se parlerai con un microfono controlla che funzioni. Prima di convocare la riunione, accertati che la sala da te scelta sia disponibile per il giorno e l’ora previsti.

  • Imposta un ordine del giorno

Le persone convocate per la riunione devono sapere di cosa si parlerà, anche per prepararsi nel caso sia richiesto il loro intervento o se hanno domande o proposte in merito all’argomento. Non serve che ti dilunghi, basta scrivere schematicamente gli argomenti che verranno trattati, le decisioni che dovranno essere prese.

Se è richiesto il contributo di alcuni dei partecipanti durante la riunione, faglielo sapere per tempo e in privato, concordando con loro il da farsi.

Convocare una riunione, l’invito ufficiale

Convocare una riunioneQuando devi convocare una riunione, ti conviene prima far sapere ai tuoi dipendenti che ci sarà un meeting in un determinato giorno, senza entrare troppo nei dettagli. In questo modo, eviteranno di prendersi altri impegni e saranno intanto a conoscenza delle tue intenzioni.

Successivamente, quando hai organizzato tutte le informazioni di cui parlavamo sopra, puoi procedere alla convocazione ufficiale, che di solito avviene una settimana prima della data stabilita. Dovrai inviare un documento con tutti i dettagli della riunione, sia via email sia magari in formato cartaceo.

A seconda delle dimensioni dell’azienda e del meeting, valuta di far stampare un foglio riepilogativo da attaccare sulla bacheca in ufficio o in mensa. Tanto per rinfrescare la memoria ai tuoi collaboratori!

Ricapitolando, nella lettera di convocazione della riunione non dovranno mancare:

  • Data
  • Luogo
  • Orario di inizio e orario di fine
  • Ordine del giorno
  • Lista dei partecipanti

Il giorno precedente la riunione, invia un promemoria a tutti i partecipanti per ricordargli ancora una volta della riunione. Prima che arrivino alla riunione, invece, predisponi per ogni posto a sedere almeno una bottiglietta d’acqua con un bicchiere.

Modelli di convocazione riunione aziendale

Convocare una riunioneUna volta organizzata una riunione, potrai anche riutilizzare sempre lo stesso modello per indirla. L’importante è che siano scritte in maniera chiara e ordinata tutte le informazioni del caso.

Online puoi trovare dei modelli di lettere di convocazione. Ti proponiamo questo, che va leggermente modificato in quanto facsimile di una lettera di convocazione di assemblea soci.

Le formule di introduzione e chiusura sono sempre circa le stesse, per esempio: “Con la presente si comunica la convocazione della riunione”; oppure: “Si invita a notificare il ricevuto invito e la presenza al meeting”.

Inviare la convocazione di una riunione non è un’impresa impossibile. Organizza il meeting nei minimi dettagli, convoca la riunione e… spera che tutti rispondano presenti all’invito!

Intanto io, ti INVITO a mettere un mi piace a questo articolo! 🙂

Ciao ciao!

Scopri le migliori location per riunioni in tutta Italia!

Gianluca Cedolin

Gianluca Cedolin

Ebook Meeting Hub

Inserisci i tuoi dati e riceverai gratuitamente via mail l'Ebook completo.

Ben fatto! A minuti riceverai via mail l'Ebook!
Oh oh! qualcosa è andato storto! Riprova più tardi!

Articoli Correlati