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Come creare un invito e-mail che converte i destinatari in partecipanti

Convegno, seminario, sfilata, mostra, concerto, presentazione… per fare in modo che il tuo evento sia un successo, qualunque esso sia, c’è una cosa che conta più di tutto il resto: convincere le persone a partecipare!

Sembra banale a dirsi, ma le persone non sono certo indovini. Dunque, a meno che tu non li inviti, difficilmente sapranno dell’esistenza del tuo evento.

Allora faglielo sapere!

In che modo?

Creando un invito per mail capace di convertire i destinatari in partecipanti.

Come rendere efficace una e-mail

Che cosa rende efficace una e-mail?

Una mail efficace è una mail che converte, cioè che spinge l’utente a fare ciò che tu vorresti che faccia: in questo caso l’obiettivo è rendere il destinatario un partecipante del tuo evento.

Sembra facile, vero?

No, non proprio… ????

Iniziamo con il dire che può risultare difficile anche solo il fatto che il destinatario apra la tua mail.icona email

Devi sapere che in media ognuno di noi riceve ben 121 mail al giorno.

 

Secondo te, chi ha voglia di mettersi a leggere 121 mail ogni giorno?

In no di certo, e tu?

Non credo proprio…hai sicuramente di meglio da fare!

Starai pensando: ma allora chi me lo fa fare di scrivere una e-mail per invitare al mio evento se poi nessuno la aprirà?

Tranquillo.

È vero che le persone non leggono tutte le mail, ma è vero anche che sono molto più portate a leggere questo tipo di e-mail:

  •  Le e-mail PERSONALIZZATE
  • Le e-mail che suscitano INTERESSE
  • Le e-mail che stuzzicano la CURIOSITA’

Queste sono le 3 regole chiave per creare una mail in grado di convertire.

Interesse, curiosità e personalizzazione: se riuscirai a creare una comunicazione nella quale sono presenti tutti e tre questi elementi sei già vicino a portarti a casa il destinatario.

Ok, ma come fare?

Continua a leggermi per scoprire come fare! ????

Convertire i destinatari in partecipanti: le strategie

Continuiamo il nostro discorso e scopriamo insieme quali sono le migliori strategie per creare un invito al tuo evento che converte i destinatari in partecipanti.

Eccole qui!

icona lettera1. Pensa bene all’Oggetto della tua e-mail

Sapevi che il 47% delle persone apre una e-mail solo grazie all’interesse che ha suscitato in loro l’Oggetto?

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Hai a disposizione poche parole con le quali sedurre, incantare, incuriosire o attrarre il tuo destinatario: sfruttale al meglio!

Ma io lo so cosa vuoi: tu stai cercando degli esempi pratici e diretti, ed è quello che avrai. 😉

Ecco alcuni Oggetti divisi in base al tono e ai sentimenti che vuoi comunicare nella la tua mail:

PAURA DI PERDERE L’OCCASIONE:
– “[URGENTE] Ti resta un solo giorno per guardare questo…”
– “Stai perdendo punti…”
– “[SOLO PER IL WEEKEND] Approfittane prima che…”
– “Ancora poche ore e…”
– “Adesso o mai più”

CURIOSITA’
– “Questo è per te”
– “Ecco come avere gratis un prodotto da 285 €”
– “Non aprire questa mail”
– “Ultimo giorno per scoprire di cosa parla questa misteriosa mail”
– “Nuovo! Vacanze su Marte!”

HUMOUR
– “Perché Bill Gates non taglia il prato?”
– “Come trasformare un hobby redditizio in un’azienda fallimentare”
– “Come evitare il divorzio la prossima volta che vai in vacanza”

2. icona macchina da scrivereScrivi un testo semplice

Se vuoi che il tuo destinatario legga la tua mail la devi scrivere in modo semplice, anzi, talmente semplice da essere comprensibile anche da un bambino di 5 anni.

Sì, quando si tratta di leggere sul web siamo tutti molto, molto pigri: per questo motivo di consiglio di scrivere frasi brevi, usando il più possibile gli elenchi puntati, perché risparmiano alle persone lo sforzo mentale di recuperare i concetti di cui stai parlando.

Elencando i punti salienti della tua e-mail, il lettore non ha bisogno di sforzarsi troppo nella lettura, rischiando di distrarsi ancor prima di finire il testo.

icona personalizzazione3. Personalizza le e-mail con il nome del destinatario

Ne abbiamo già parlato.

Creare una mail personalizzata ha indubbiamente i suoi vantaggi. Insomma prova a pensarci: se dovessi ricevere due mail come quelle che ti riporto qui sotto quale delle due saresti più invogliato a leggere fino infondo?

“Siete tutti invitati alla presentazione del nostro nuovo prodotto. Vi aspettiamo il 10 Giugno presso bla bla..”

Oppure:

“Ciao Marco, ricordi il giorno in cui ci siamo visti in Fiera? Io mi ricordo bene di te. Ti scrivo perché vorrei annunciarti che abbiamo sviluppato un nuovo prodotto. Il 10 Giugno lo presentiamo. Mi farebbe molto piacere se venissi a trovarmi.”  

Mi sembra chiaro che il secondo esempio, più diretto e personale, invogli maggiormente a partecipare.

Questo era un esempio, ma quello che interessa a te è quello che devi fare in pratica. Ma ci sono anche altre cose a cui devi stare attento quando crei una mail…

Non inviare gli inviti alle persone già iscritte!

È una cosa molto importante, della quale non ti devi scordare.

Quando crei degli inviti per un evento devi stare ben attento a non inviare l’invito a chi si è già iscritto all’evento stesso.

È davvero importante farlo?

Sì, eccome! Che senso ha invitare chi è già iscritto? Otterresti il solo risultato di disturbarli, facendo una brutta figura.

Ecco ci pensieri di Pinco Pallino quando apre la tua mail:

1. Ma perché mi scrive di nuovo? Ah, quindi questo qui non ha notato che mi sono già iscritto al suo evento. Evidentemente non gli interessa chi partecipa; gli interessa solo comunicare quanto spaccherà il suo evento e sperare di ottenere più iscrizioni possibili.

2. Ma perché mi scrive di nuovo? Io avevo già confermato la mia presenza. Si è forse dimenticato di me? 

3. Ma perché mi scrive di nuovo? Evidentemente non si è accorto che mi sono già iscritto. Bella considerazione!

icona calendario4. Prevedi sconti o deadline (scadenze)

Prova a metterti nei panni di chi riceve la tua mail di invito.

Che cos’è quella cosa che più di ogni altra ti motiva a partecipare ad un evento?

Semplice, sono i vantaggi che potresti ricavarne.

Ecco cosa si chiede ogni persona prima di fare la scelta decisiva ed acquistare un biglietto: “Che cosa ci guadagnerò prendendo parte a questo evento?”.

Ovviamente ogni tipo di evento ha i suoi vantaggi. Ad esempio…

Se vai ad un concerto ti aspetti di divertirti; se vai alla presentazione di un prodotto ti aspetti di scoprire se quel prodotto può portare beneficio a te o alla tua azienda; se vai ad una cena di gala ti aspetti di stringere nuove relazioni professionali ecc ecc.

Allora perché non offrire subito un grande vantaggio via mail?

Ad esempio inserendo uno sconto speciale valido per chi si registra all’evento entro una certa data, oppure una promozione esclusiva che scade dopo una certa data (ad es: ‘iscriviti oggi entro le 21, riceverai in omaggio un fantastico gadget!’)

Questa strategia invoglia i destinatari ad iscriversi al tuo evento più velocemente, per ottenere i vantaggi da te offerti.

icona megafono5. Inserisci una Call To Action

Non sai che cos’è una Call To Action?

Ahi, ahi, ahi!

Si tratta di una breve frase che ha lo scopo di invogliare l’utente a compiere una specifica azione. nel tuo caso, deve convincere il destinatario a registrarsi al tuo evento.

esempi di call to action

Generalmente una Call To Action, abbreviata spesso con l’acronimo CTA, si presenta sotto la forma di un link oppure di un banner da cliccare (graficamente simile a un pulsante da premere), rimandando a una specifica pagina di un sito web.

Ti consiglio la seconda opzione: le Call To Action che si presentano sotto la forma di un banner hanno un tasso di conversione del 28% più alto rispetto a quelle costituite da un semplice link.

Un altro suggerimento che posso darti in merito alle CTA è di porre attenzione a ciò che scrivi al suo interno.

Secondo te è meglio scrivere Registrati ora oppure Scopri di più?

Prova ancora una volta a metterti nei panni del destinatario che sta leggendo la tua e-mail.

Se non sei ancora del tutto convinto a partecipare all’evento, e preferiresti informarti meglio, il banner Scopri di più è sicuramente più funzionale del banner che invita direttamente alla registrazione.

Ma, all’interno della tua e-mail di invito, dove va inserita la Call To Action?

Stai pensando alla fine del tuo messaggio?

Certo, in modo che il destinatario, dopo aver letto per intero il tuo messaggio, viene invitato dal banner a ricevere ulteriori informazioni.

Ma ciò non basta!

Ti consiglio di inserire la CTA anche a metà del messaggio, dopo che avrai elencato le caratteristiche principali del tuo evento: farai in modo che i destinatari che si saranno già convinti a ottenere più informazioni in merito al tuo evento possano cliccare direttamente sulla Call To Action, senza ritrovarsi costretti ad arrivare alla fine del messaggio.

icona invito6. Inserisci la tua firma

Inserire una firma fornisce autorità al tuo messaggio, perché mostra alle persone che sei parte di un’organizzazione riconoscibile.

email
Ma come bisogna fare ad inserire una firma?

Se usi Gmail come me, devi cliccare su Impostazioni in alto a destra.

impostazioni

Dal menu che si aprirà, per inserire la tua firma devi semplicemente scorrere alla voce Firma.

firma email

Una volta inserita la tua firma, clicca su Salva modifiche.

D’ora in poi, in fondo alle tue e-mail, apparirà al destinatario anche la tua firma.

icona distrazione7. Elimina tutto ciò che distrae

Forse quando invii una e-mail sei abituato a lasciare un piè di pagina nel quale vengono indicati i social network legati al tuo evento?

Ecco, toglili.

So che può sembrarti una follia, ma in questo caso non ti servono.

L’unico collegamento esterno presente nella tua e-mail deve essere quello relativo alla tua Call To Action

Tutto il resto distrae, e rischia di portare il lettore a distrarsi e a pensare a tutt’altro…

Cosa scrivere in una mail di invito?

Ci sono diverse cose che non devi mai dimenticarti di scrivere in una mail di invito.

Ecco quali:

Data e ora. È la cosa più banale ma al tempo stesso quella che non bisogna mai scordarsi di mettere, a meno che tu non voglia iniziare a promuovere il tuo evento con largo anticipo, senza ancora aver ben definito la data del tuo evento. In questo ultimo caso puoi permetterti di scrivere che l’evento si terrà Prossimamente (per stuzzicare la curiosità dei partecipanti), ma nelle comunicazioni successive ricordati di essere specifico e chiaro sulla data e sull’orario di inizio del tuo evento.

• Nome e indirizzo della location. Dove si terrà il tuo evento? Fallo sapere immediatamente, in modo che gli interessati inizio ad organizzarsi. È importante, inoltre, far sapere se l’evento si terrà in una location al chiuso oppure in uno spazio all’aperto.

• Speaker o ospiti speciali. Se al tuo evento partecipano persone speciali, non dimenticarti assolutamente di sottolinearlo nella tua e-mail! Parla dei tuoi ospiti e della loro importanza all’interno della cornice del tuo evento. Ciò spingerà le persone a volerli incontrare, e quindi è più probabile che si registrino al tuo evento. Hai già letto l’articolo Come trovare uno speaker per il tuo evento?

Contatti. Non pensi anche tu che potrebbe esserci qualcuno che vorrebbe dei chiarimenti in più in merito al tuo evento? Inserisci sempre nella e-mail i tuoi recapiti, in modo che gli interessati potranno chiederti direttamente informazioni sul tuo evento. Capire i dubbi degli altri ti permette di verificare se il tuo invito è stato abbastanza comprensibile oppure se ci sono degli aspetti che andrebbero chiariti o rivisti.

Dove trovare i template per invitare le persone via e-mail

Ora che hai scoperto quali sono le strategie per creare un invito via e-mail che converte, è ora di fare sul serio.

Dopo che ti ho dato qualche spunto su cosa scrivere è il momento di passare all’azione e di andare a cercare dei siti che ti offrono dei template, o modelli, per e-mail.

Eccoli qui!

1. Canva

Canva è un celebre sito web che ti permette di creare gratuitamente materiali grafici.

Come fare?

Come prima cosa devi iscriverti a Canva, cliccando su Sign In.

Una volta effettuato l’accesso devi cercare il template che preferisci tra quelli che vedi cliccando il pulsante verde Crea un progetto nel box blu nella parte sinistra dello schermo. Dopodiché seleziona Intestazione email.

canva

Puoi aggiungere delle fotografie personali, oppure scegliere fra le milioni presenti all’interno dello stock di Canva.

Modifica i font, lo sfondo, la grandezza dei caratteri o aggiungi elementi come frecce, linee, grafici, forme o cornici.

samantha's bridal shower

Una volta ottenuto l’effetto che desideri salva e scarica il lavoro sul tuo pc.

Il file verrà salvato in formato PDF.

2. EventBrite

Abbiamo già parlato di EventBrite, al momento il miglior sito esistente in tema di gestione eventi.

Hai già letto l’articolo Gestisci e crea il tuo evento con Eventbrite?

Fra le varie cose il sito ti permette anche di creare inviti per e-mail.

Come prima cosa devi creare un evento, cliccando su Crea un evento in alto a destra.

EventBrite

Il secondo step è cliccare su Gestisci Evento e poi su Crea inviti e-mail.

EventBrite

In questa sezione potrai modificare a piacimento il template del tuo invito.

3. Evite

Evite è un sito web creato apposta per fornire gratuitamente modelli adatti alla pubblicizzazione di eventi.

Una volta scelto il modello che più ti piace, ti verrà chiesto di riempire i campi con le informazioni legate al tuo evento (titolo, location, data, contatti…).

Evite

Una volta terminato questo passaggio, puoi inviare direttamente il tuo invito a tutti i tuoi contatti e-mail.

Le e-mail inviate verranno tracciate, in modo tale che tu possa avere, in ogni momento, un report di quante e-mail sono state lette e quante non sono state mai aperte.

4. Benchmark

Anche Benchmark ha una bella raccolta di template per aiutarti a realizzare una e-mail di invito perfetta.

Puoi scegliere quello che preferisci, personalizzarlo ed inviare subito la e-mail a tutti i tuoi contatti.

Evite

Se decidi di inviarla ad un numero di contatti inferiore a 2000, il servizio è gratuito.

in caso contrario, se i tuoi  destinatari sono più di 2000, dovrai ricorrere a dei piani basati su tariffe che vanno fino ad un massimo di 25$ al mese.

I migliori strumenti per monitorare le tue e-mail

Ok, ti ho mostrato i migliori siti web per creare dei fantastici template per le tue e-mail di invito. Ora, è il momento di parlare dei software di e-mail marketing, cioè dei servizi che ti permettono di creare automatismi e sistemi di follow-up. Con follow up intendo quel processo per cui, grazie alle nostre e-mail, manteniamo un contatto continuo con i nostri destinatari (hai già letto l’articolo Come creare un sistema di follow up?).

Te li presento subito.

Partiamo con il primo!

1. Campaign Monitor

Utilizzato da oltre 2 milioni di persone, questo software gratuito permette di creare e-mail professionali per promuovere i propri prodotti, servizi ed eventi.

 Campaign Monitor

Questo tool permette di personalizzare le e-mail, inserendo in automatico il nome dei destinatari, sia nell’oggetto che all’interno del testo.

Campaign Monitor è uno strumento molto potente nel monitoraggio delle attività dei destinatari, permettendoti di capire quanta gente ha effettivamente letto la tua e-mail e quanti l’hanno direttamente spostata nel cestino.

2. MailChimp

MailChimp è un’altra piattaforma per inviare e-mail automatizzate.

MailChimp

Oltre a fornire numerosi template per la realizzazione della tua e-mail, MailChimp ti permette di monitorare l’andamento delle tue conversioni, inviandoti report che ti spiegano in modo semplice come sta andando la tua campagna e-mail.

3. Newsletter2Go

Newsletter2Go è uno strumento per la gestione delle e-mail completamente in italiano.

Newsletter2Go

Al termine di ogni invio dei tuoi inviti e-mail, puoi sapere esattamente quante mail sono state aperte e che tipo di click sono stati fatti.

Come vedi, trasformare i destinatari in partecipanti grazie ad un invito per mail, può rivelarsi semplice se si rispettano tutti i punti fondamentali che ti ho elencato e se si hanno a disposizione gli strumenti giusti.

Allora che aspetti?

Hai la fortuna di avere a disposizione tanti strumenti validi e sopratutto gratuiti, quindi perché non sfruttarli?

Io se fossi in te mi metterei subito al lavoro: invita chi vuoi al tuo evento, e divertiti!

Se l’articolo ti è stato utile, condividilo con i tuoi amici!

Alla prossima!

Sofia Poleni

Sofia Poleni

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