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Come diventare organizzatore di eventi

La guida per organizzare eventi

I Giochi Olimpici di Rio de Janeiro, Expo 2015, il Palio di Siena, il Salone Internazionale del Libro di Torino, il Giro d’Italia, la Festa della madonna della Bruna di Matera, l’inaugurazione di un locale nel centro storico della tua città: sono tutti eventi, in alcuni casi grandiosi, in altri dalla portata minore, che apparentemente non hanno nulla in comune.

A ben vedere, però, dietro la loro buona riuscita c’è sempre la regia di una figura professionale che, con fatica, creatività e intraprendenza, riesce a portare a casa il risultato sperato.

Organizzare un evento, anche il più piccolo, non è una cosa semplice: richiede impegno, studio e anche una certa predisposizione naturale.

Prenditi del tempo per analizzare le tue capacità

icona cronometroPrima di partire in quarta iscrivendoti a un corso di formazione o inviando curriculum a tutte le agenzie che organizzano eventi che conosci, assicurati di avere le qualità necessarie per svolgere questa professione.

Prenditi del tempo per fare un’auto-analisi critica delle tue capacità lavorative e delle tue doti caratteriali.

Innanzitutto deve esserti chiaro ciò che puoi e devi aspettarti da questo mestiere: quello dell’organizzatore di eventi è un lavoro che potrai svolgere soltanto se ti renderai conto che calza a pennello con la tua personalità e con i tuoi talenti.

Non puoi improvvisarti event manager né puoi nascondere le tue mancanze. Infatti, ogni evento è pubblico e in certi casi gli spettatori possono essere anche centinaia di migliaia di persone.

Di conseguenza, ogni organizzatore di eventi che si rispetti è una persona ben organizzata, in grado di gestire una macchina comunicativa molto complessa.

Il successo in questa professione arriva con il passare del tempo.

Potrai ottenerlo anche tu, se terrai sempre presente la volontà dei tuoi clienti e se sarai in grado di sviluppare e mantenere la rete di relazioni necessaria con i tuoi stakeholder, ovvero i soggetti, pubblici e privati, potenzialmente interessati agli eventi che organizzerai.

Vediamo ora, nel dettaglio, quali sono le doti caratteriali e le competenze professionali specifiche che si richiedono a un organizzatore, o a un’organizzatrice, di eventi di successo.

Quali sono le doti caratteriali per diventare organizzatore di eventi?

icona cervelloL’organizzatore di eventi è un po’ come un direttore d’orchestra: ha il compito di coordinare il lavoro di tanti professionisti diversi, riuscendo a fare emergere il meglio da ciascuno di loro e ottenendo un risultato complessivamente armonioso.

Chi vuole tentare questa strada, perciò, deve essere soprattutto capace di gestire un gruppo di persone, brillare per le proprie capacità comunicative, essere cordiale, all’occorrenza anche autorevole, ma soprattutto riuscire a lavorare nelle situazioni di stress.

Se vuoi diventare un bravo event planner devi anche possedere una solida cultura di base, tenerti sempre informato ed avere dalla tua un senso estetico innato. In dieci punti, l’organizzatore di eventi ideale:

1 – è un comunicatore nato;

2 – è portato per il problem solving, ovvero sa come gestire gli imprevisti nella maniera migliore;

3 – ha senso pratico;

4 – è autorevole, ma non necessariamente autoritario;

5 – ha sangue freddo ed è in grado di gestire il lavoro in condizioni particolarmente stressanti;

6 – è curioso e ha spirito di iniziativa;

7 – ama tenersi informato e per questo legge più che può (volantini, quotidiani, siti Internet, social network);

8 – non teme i giudizi negativi, ma impara dagli errori commessi nella pianificazione di un evento;

9 – è una sorta di “tuttologo”, perché si intende un po’ di ogni aspetto che riguarda il suo evento, dalla comunicazione al marketing;

10 – ha l’occhio creativo e studia attentamente ogni particolare che può servire a stimolare la partecipazione emotiva del pubblico.

Le competenze professionali di cui un buon organizzatore di eventi non può fare a meno

icona oggettiNon bastano un sorriso smagliante e una buona parlantina, né le doti caratteriali elencate finora per diventare un organizzatore di eventi.

Quella dell’event planner è una professione inconsueta, che si impara davvero solo sul campo, ma che necessita di un percorso formativo preciso.

Oggi chi fa questo mestiere è tenuto in grande considerazione, perché finalmente si è compresa l’importanza degli eventi, veri e propri “progetti di comunicazione integrata”, che hanno presa sul pubblico più di tante altre strategie di marketing.

Un evento è, appunto, un progetto comunicativo articolato, che comprende elementi tipici del direct marketing – come il volantinaggio o le campagne telefoniche -, attività proprie degli uffici stampa – per esempio i comunicati o gli inviti stampa -, cui si aggiunge la pubblicità sui mass media tradizionali.

Si possono individuare quattro principali aree di competenza nelle quali un organizzatore di eventi dovrebbe essere ferrato: l’area normativa, quella relativa al management, quella legata alla comunicazione e quella orientata al fundraising. In effetti, se vuoi essere un buon comunicatore di eventi devi:

1 – conoscere le regole relative al mondo del lavoro associato all’evento che intendi realizzare, per fare tutto secondo la normativa vigente ed evitare sanzioni, che in certi casi possono essere molto pesanti;

2 – saper pianificare nel dettaglio l’organizzazione della tua iniziativa culturale attraverso la definizione di un piano di azione;

3 – avere la capacità di rapportarti con gli stakeholder;

4 – saper comunicare il tuo progetto utilizzando sia le strategie di marketing tradizionali sia quelle più moderne: dall’inserzione pubblicitaria sul giornale cartaceo alla comunicazione programmata e continuativa sui social network, passando per le campagne telefoniche;

5 – riuscire a reperire i fondi necessari per portare a termine la gestione del tuo evento, quindi sapere come si partecipa ai bandi pubblici – promossi da enti locali, regionali, nazionali, europei – e ai bandi indetti da privati.

Un organizzatore di eventi con queste caratteristiche saprà distinguersi fra tutti gli altri.

disegno lampadine

I corsi universitari per organizzare eventi

icona cappello di laureaÈ evidente che se vuoi diventare un vero professionista dovrai avere soprattutto competenze di marketing, ma anche di comunicazione. Se sei ancora giovanissimo e stai per iscriverti alle scuole superiori, il consiglio è di cominciare il tuo percorso formativo con la frequenza di un Istituto alberghiero.

Se invece sei già allo stadio successivo, alla scelta dell’università, ti conviene specializzarti nel settore che più ti interessa con un corso di laurea triennale in Scienze del Turismo, Relazioni Pubbliche o Scienze della Comunicazione, per poi completare la tua formazione con un master in Event Planning.

Per fare due esempi: l’università LUISS ne ha attivato uno in “Event Management” della durata di 300 ore, in cui si insegnano, tra le altre cose: problem solving, capacità di analisi, competenza nella gestione delle risorse, esperienza nell’ottimizzare il budget. Anche l’Istituto Europeo di Design di Milano propone un master di un anno in “Event Management”, che offre tra le prospettive di carriera il lavoro nell’organizzazione di eventi internazionali.

Le possibilità non terminano qui: esistono tanti altri percorsi specifici e altrettanti corsi ad hoc per formare figure pronte a entrare nel mondo dell’organizzazione delle sfilate di moda, delle manifestazioni gastronomiche, dei matrimoni e degli eventi sportivi. Non farti scoraggiare dalla retta di iscrizione di questi master, spesso molto onerosa: esistono borse di studio per tutte le tasche.

I corsi non universitari per organizzatori di eventi

icona cappello di laureaSe sei già in possesso di una laurea triennale, ma in un ambito diverso, o se ritieni che la formazione universitaria non sia fondamentale per sfondare nel campo dell’event management e diventare organizzatore di eventi, potrai optare per uno dei tanti corsi di organizzazione eventi tenuti dagli istituti privati, italiani e stranieri, che rilasciano una certificazione da event manager.

Anche questi corsi offrono la possibilità di scegliere il settore specifico che più ti si addice, dall’organizzazione di eventi come matrimoni a quella degli spettacoli di intrattenimento, passando per quella delle sfilate di moda e degli eventi sportivi. In ogni caso, tra le tante materie, sicuramente ti toccherà studiare marketing applicato all’organizzazione degli eventi, gestione del rischio e le principali strategie per tenere sotto controllo i costi.

Non farti spaventare: che sia con un corso di organizzazione eventi universitario o con uno professionalizzante, studiare è l’unica via per arrivare al lavoro dei tuoi sogni. Secondo lo “US Bureau of Labor Statistics”, infatti, è evidente che gli event manager laureati, oppure in possesso di una certificazione, hanno più successo rispetto a quelli senza titoli. A questo proposito, tieni a mente le certificazioni più prestigiose a livello internazionale: la Certified Special Event Professional (CSEP), la Certified Meeting Professional (CIC) e la Certified Meeting Planner (MPI).

 

Internet: strumento di formazione da usare con prudenza

icona mondoAnche il web può essere uno strumento efficace per trovare la strada giusta per crescere professionalmente nel settore dell’organizzazione di eventi. Esistono portali ad hoc che raggruppano tutte le scuole di specializzazione nel settore turistico-alberghiero presenti in Italia.

Potrai scegliere quella più vicina a casa tua che ti permetterà, per esempio, di diventare “manager della gestione e organizzazione di eventi culturali-artistici“. Se però lavori e non riesci a frequentare le lezioni previste dal corso che ti piacerebbe seguire, puoi optare per la formazione in modalità e-learning, con video-lezioni e conferenze registrate che potrai guardare tranquillamente quando hai tempo.

Mi raccomando: fai delle ricerche per controllare la serietà del corso tenuto su Internet cui intendi iscriverti perché non è così difficile imbattersi in una fregatura.

disegno lampada e fantasma

Gli stage formativi nel settore dell’organizzazione di eventi

icona chiave ingleseImportante: quando scegli il corso professionalizzante da frequentare non dimenticare di optare per uno di quelli che offrono l’opportunità di svolgere uno stage formativo di alto livello. Solo così potrai mettere alla prova tutto ciò che hai imparato sui libri di scuola.

Un periodo di sei mesi ti sarà sufficiente per capireuna volta per tutte se hai le carte in regola per fare questa professione. Terminato il periodo di stage, non aspettarti di trovare subito lavoro e di arricchirti con l’organizzazione di eventi perché molto spesso i compensi sono commisurati all’esperienza e alla fama che ci si è conquistati nell’ambiente.

Ti ci vorrà qualche anno di impegno per vedere arrivare i primi risultati dal punto di vista economico.

Cerca un professionista che stimi e fatti apprezzare

icona domandaUna cosa che puoi senz’altro fare per avvicinarti ancora di più al mestiere dei tuoi sogni è cercare un mentore, ovvero una persona che possa insegnarti i trucchi da conoscere per diventare un professionista stimato nel settore.

La persona in questione dovrà essere qualcuno che ti dia man forte quando fai bene e che ti sproni a migliorare quando ci sono margini di perfezionamento.

Pensa a un organizzatore di eventi che ammiri e prova ad avvicinarlo spiegandogli che vorresti diventare come lui.

È possibile che, se si tratta di una persona di successo, sia troppo impegnata per darti retta, perciò rifletti bene prima di proporti su quali possono essere le mansioni che ti si addicono, che potrebbero sollevarlo di qualche fatica.

Quando avrai chiaro in mente quale potrebbe essere il tuo ruolo all’interno di un progetto cui il mentore sta lavorando, proponiti.

Cerca più che puoi di non essergli di intralcio, ma, se te lo concede, organizza la sua agenda, rispondi alle telefonate per lui, in sostanza renditi utile. In cambio è possibile che scelga di dedicarti parte del suo tempo prezioso per insegnarti i segreti del mestiere.

Inizia il prima possibile a crearti una rete di contatti

icona stretta di manoÈ risaputo che le conoscenze contano in tutti i settori professionali.

Nel caso tu voglia diventare organizzatore di eventi è ancora più vero: un buon event manager deve costruire relazioni, oltre che con i clienti, con i fornitori di servizi e di prodotti, quindi con i ristoratori, con le società che noleggiano attrezzature, con gli alberghi, con i fotografi, con i videomaker, e così via.

Se vuoi creare un rapporto di fiducia continuativo con i tuoi fornitori, farai bene ad organizzare periodicamente degli appuntamenti con ciascuno di loro.

Questo potrebbe favorire la stipula di accordi particolari che prevedano sconti per la fornitura dei servizi o dei prodotti pensati su misura per te. Prima comincerai a crearti la tua rete di contatti, meglio riuscirai a organizzare i tuoi eventi.

Commissiona il tuo biglietto da visita a un grafico esperto

icona biglietto da visitaIl biglietto da visita è uno strumento importante: spesso si tratta del primo oggetto che i tuoi potenziali clienti e collaboratori ricevono da te.

Perché funzioni, e quindi eserciti un’impressione positiva su chi lo riceve, deve essere costruito su quelle che immagini essere le aspettative del tuo target.

disegno biglietto da visitaDovrai valutare tu su cosa mettere l’accento, se insistere sull’aspetto creativo del tuo modo di organizzare eventi oppure se concentrarti sul comunicare la tua professionalità.

Se non hai competenze di grafica, commissiona i tuoi biglietti da visita a un grafico esperto, perché non risultino da quattro soldi, e tienili sempre nel portafoglio.

È un piccolo passo, che non ti costerà molto, ma che si rivelerà estremamente utile.

La prossima persona che incontrerai potrebbe essere un contatto importante per il tuo prossimo evento, non farti trovare sprovvisto di un biglietto con i tuoi riferimenti.

L’importanza del portfolio

icona fileIl portfolio è una raccolta di esempi pratici di ciò che sai fare e potrebbe rivelarsi molto utile per suggerire a un futuro datore di lavoro un valido motivo per assumerti.

Puoi raccogliere materiale da inserire nel tuo portfolio a margine di ogni evento che hai organizzato.

Conserva tutto ciò che ti sembra indicativo: fotografie, comunicati e inviti stampa, volantini, manifesti… ognuno di questi documenti può rivelarsi importante perché può dimostrare al tuo futuro capo, ma anche a un potenziale nuovo cliente, quello che sei già stato in grado di fare e che quindi potresti fare ancora meglio.

Inserisci tutto il materiale che hai raccolto in una cartella dall’aspetto professionale.

Scannerizza quanto più materiale puoi, oppure recupera i file originali, così da averne anche una versione da allegare alle candidature online. Se poi arricchirai il tuo portfolio anche delle idee che ti sono venute per eventi da organizzare in futuro, ti distinguerai sicuramente dagli altri candidati.

Come cercare lavoro nel settore dell’organizzazione eventi?

icona lente Oltre al portfolio, che in questa professione ha un peso maggiore che in altre, non dimenticare di preparare un curriculum vitae e di tenerlo sempre aggiornato.

Nel tuo curriculum farai naturalmente riferimento alla tua formazione specifica e alle tue esperienze lavorative e di volontariato precedenti. Allega al curriculum una lettera di presentazione, possibilmente personalizzata a seconda dell’annuncio di lavoro per cui ti stai candidando.

Consegna i tuoi curriculum di persona: fai una lista delle compagnie che organizzano eventi nella tua zona e porta personalmente il tuo curriculum al responsabile del personale.

Non disdegnare neppure gli annunci online: visita i siti più famosi per la ricerca di lavoro, come Monster, Randstad, LinkedIn, e cerca parole chiave come “event manager”, “event planner“, “organizzazione eventi“, “coordinatori eventi“, “management eventi“, e così via.

Se riuscirai nell’intento di farti assumere in un’agenzia che organizza eventi – oppure in un hotel, un ente non-profit, un centro congressi -, impara più che puoi e tieni gli occhi e le orecchie sempre aperti.

Un domani potresti avere bisogno proprio del contatto che ti è appena capitato tra le mani.

E adesso? Meglio continuare a lavorare come freelance o aprire una tua agenzia?

icona agenziaPensi di avere le caratteristiche giuste, ti sei formato e perfezionato come event manager, hai svolto uno stage in un’agenzia che organizza eventi, hai un biglietto da visita serio e un portfolio ricco di esperienze, hai collaborato con un professionista che stimi fino a conquistarti la sua fiducia?

Se la risposta a tutte queste domande è sempre sì, è arrivato per te il momento di camminare sulle tue gambe.

Ormai dovresti aver capito se ti senti più portato per il lavoro da freelance o se sei piuttosto attratto dalla possibilità di aprire un’ agenzia tutta tua.

Se sono trascorsi già un po’ di anni da quando hai cominciato ad affacciarti al mondo dell’organizzazione di eventi, dovresti poter optare serenamente per il lavoro autonomo.

Studia ancora più approfonditamente di quanto tu non abbia già fatto la diretta concorrenza.

Se riuscirai a distinguerti dagli altri professionisti attivi nel tuo territorio, attirerai nuovi clienti.

Ma fai in modo di non crearti nemici: confrontati in modo pacifico con gli altri event manager freelance, fai tesoro delle loro esperienze e condividi a tua volta quello che sai. Solo facendo rete si può migliorare, imparando ciascuno dai successi e dagli errori dell’altro.

Hai scelto di aprire un agenzia di eventi?
È tempo di farsi conoscere

icona megafonoLa prima cosa da fare al giorno d’oggi dopo essersi messi in proprio è creare una pagina Facebook dedicata alla propria compagnia.

Fatto?

Ora individua le parole più efficaci per descrivere al meglio il tuo lavoro e usale come hashtag alla base del tuo programma di digital marketing.

La gente cercherà in rete i servizi che offri, quindi fai in modo che si imbattano in informazioni professionali e utili.

Mostra con regolarità i progetti ai quali stai lavorando, condividendo immagini ed eventi di Facebook, previa autorizzazione di clienti ed invitati.

Apri un account anche su Twitter, dove avviare discussioni inerenti la pianificazione di eventi: dimostra di essere esperto nel settore e renditi interessante da seguire.

Al tuo impegno sui social network, puoi affiancare la gestione di un blog di settore su cui pubblicare, per esempio, articoli-tutorial che spieghino la macchina organizzativa nascosta dietro agli eventi che hai organizzato, oppure notizie trovate in rete, che dovrai rielaborare personalmente, sul mondo della pianificazione di eventi.

In questo modo ti assicurerai una discreta visibilità.

disegno laptop

L’importanza della formazione continua

icona libriNon ritenerti mai arrivato. Partecipa ai workshop e alle iniziative organizzate dagli altri professionisti del settore, prendi spunto dalle loro idee, leggi tutto ciò che puoi sulla pianificazione degli eventi, e non solo.

È vero che, una volta diventato noto in questo campo, potrai decidere di attorniarti di consulenti per sopperire alle tue mancanze, ma ti conviene comunque avere una conoscenza di base di tutti gli aspetti del tuo progetto di comunicazione per poter giudicare correttamente l’operato dei tuoi collaboratori e per mantenere il buon nome che ti sarai conquistato con fatica fino a quel momento.

Tieniti costantemente aggiornato

icona circoloAnche se le basi del lavoro restano sempre le stesse, devi restare aggiornato sulle mode per proporre idee al passo con i tempi.

Aggiornati leggendo tante riviste e seguendo i trend topic su Twitter, Pinterest e Instagram. Ma ricorda che non potrai mai essere un organizzatore di eventi impeccabile perché questo lavoro è in continua evoluzione.

Riesce a stare al passo con la professione solo chi continua a cercare opportunità per crescere anche nelle piccole cose che non hanno funzionato nell’ultimo evento che ha organizzato.

Per quanto possano essere diversi tra loro, gli eventi si assomigliano tutti, proprio per la macchina organizzativa che hanno dietro.

Se qualcosa andrà storto o funzionerà alla perfezione dipenderà esclusivamente da te.

Gli errori fatti nella gestione dell’inaugurazione di un piccolo locale si ripeteranno in scala, con conseguenze peggiori sulla tua immagine e su quella dei tuoi clienti, se ti dovessero affidare l’organizzazione di un evento più complesso.

Per questo non dimenticare mai che un buon organizzatore di eventi impara dai propri sbagli e non smette mai di crescere. Buona fortuna!

Patrick Sirtoli

Patrick Sirtoli

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