Il settore dell’organizzazione eventi vive di ingegno, creatività e reinvenzione costante: se vuoi diventare organizzatore di eventi, ti servono tali qualità.

In questa guida, Meeting Hub ti consiglia quali passi puoi intraprendere per iniziare questa professione, sviluppare abilità e farti un nome.

Cominciamo subito con i 5 passaggi fondamentali per diventare un event planner.

5 passaggi per diventare un pianificatore di eventi

Non esiste un unico percorso che ti possa portare magicamente ad una brillante carriera nella pianificazione di eventi. 

Esistono però diverse strade che puoi percorrere per imparare le migliori strategie e riuscire ad avviare una carriera di successo come organizzatore di eventi.

Ecco come puoi fare, in 5 pratici step

1. Una solida base di conoscenza

Non è necessaria una laurea per diventare organizzatore di eventi.

Tuttavia una solida formazione è un ottimo modo per acquisire conoscenze sia in questo settore che nell’ambito dell’industria dell’ospitalità in generale. 

Il nostro consiglio, quindi, è di differenziarti dagli altri che vogliono fare il tuo stesso lavoro, facendoti una cultura specifica in questo ambito. 

Così, ti distinguerai perché hai investito in una formazione specializzata. 

In primo luogo, assicurati di capire davvero in cosa consiste la pianificazione degli eventi. 

Spesso le persone hanno un’idea preconcetta che questo lavoro riguardi:

  • la scelta delle location,
  • la collaborazione con i ristoratori,
  • la progettazione di temi e decorazioni,
  • la prenotazione dell’intrattenimento. 

In realtà, si tratta molto più di gestione del budget, contratti e logistica.

Come diventare organizzatore di eventi
Cosa significa veramente diventare organizzatore di eventi – Foto di Pavel Danilyuk

2. Fai esperienza

Seguire un corso di pianificazione di eventi può aiutarti ma, da solo, non ti renderà qualificato per un lavoro di questo genere.

Indipendentemente dal tuo percorso di studi e dal fatto che tu possegga o meno una laurea specialistica, quello che ti serve veramente è l’esperienza sul campo.

E allora cosa puoi fare?

Ascolta in prima persona i professionisti su cosa comporta il lavoro quotidiano.

L’idea che potresti avere potrebbe non coincidere con la realtà.

Puoi far pratica nella pianificazione di eventi:

  • partecipando ad uno stage presso un’azienda che opera in questo ambito 
  • facendo volontariato in attività scolastiche, come ad esempio aiutare il consiglio studentesco a organizzare concerti, spettacoli comici, festival ed eventi sportivi
  • aiutando a organizzare riunioni aziendali sul posto di lavoro
  • facendo volontariato per un’organizzazione no profit che coordina gli eventi.

3. Impara la tecnologia del settore

Gli organizzatori di eventi sono tenuti a padroneggiare i programmi utilizzati nel settore e che servono per: 

  • la gestione dei progetti (pianificazione, budgeting) 
  • la gestione delle relazioni con i clienti, 
  • il ticketing,  
  • la collaborazione,
  • la vendita e marketing

4. Scegli una specializzazione

Alcuni organizzatori di eventi sono generalisti, altri scelgono di specializzarsi in un determinato tipo di evento, soprattutto se vogliono avviare un’attività in proprio. 

Ecco degli esempi di nicchie su cui puoi concentrarti:

  • matrimoni,
  • battesimi e cerimonie in generale,
  • riunioni di lavoro,
  • conferenze,
  • raccolte fondi,
  • eventi nei centri commerciali,
  • meeting aziendali,
  • corsi

5. Crea un portfolio

Trasforma tutte le tue esperienze di eventi in esperienze pertinenti.

Un portfolio è un modo per mostrare le tue capacità ed i risultati che hai ottenuto. 

Il tuo personale portfolio può includere:

  • foto degli eventi che hai organizzato, 
  • rassegne stampa, 
  • testimonianze
  • media kit contenente il materiale promozionale, 
  • la descrizione di tutte le sfide che hai dovuto affrontare relativamente a scadenze, budget ristretti, vincoli creativi.

E quest’ultimo è un ottimo modo per evidenziare la tua capacità di lavorare sotto pressione.

Consigli per il portfolio

Ecco alcuni suggerimenti concreti per realizzare e promuovere un portfolio professionale:

  • Metti in mostra la tua creatività con le foto degli eventi che hai organizzato o contribuito a realizzare. 
  • Scatta foto del backstage e dell’evento in corso, per mostrare tutti gli aspetti del tuo lavoro.
  • Personalizza la tua presenza online con gallerie fotografiche, post di blog e video concentrandoti su un paio di piattaforme. 
  • Condividi suggerimenti, checklist e strumenti di lavoro con altri organizzatori
  • Avvia un blog e scrivi cosa fai come pianificatore. 
  • Rimboccati le maniche per una buona causa e diventane un portavoce. Ti servirà per dar forza e valore alla tua mission
  • Raccogli le testimonianze dei tuoi clienti. 
  • Un sito web rende immediatamente disponibili le tue informazioni, mentre un portfolio fisico è ottimo per le riunioni di persona. 
  • Pinterest ti consente di raccogliere e condividere ispirazione e può dare ai clienti un’idea del tuo stile. 
  • Il tuo Instagram professionale è un ottimo biglietto da visita per potenziali clienti.

Le competenze 

Sei consapevole di quali competenze siano necessarie per diventare organizzatore di eventi?

Ecco alcune soft skills che possono aiutarti ad essere un buon event planner:

  • Organizzazione
  • Collaborazione
  • Adattamento
  • Creatività
  • Focus
  • Multitasking
  • Padronanza con la gestione dei budget
  • Doti comunicative
  • Resistenza allo stress
  • Networking
  • Negoziazione
  • Viaggiare
  • PR e comunicazione
  • Marketing
  • Disegno
  • Contabilità
  • Project Management

Le connessioni

Organizzare eventi è un’arte che richiede di fare networking: tutto si basa su chi conosci e chi ti conosce. 

Quindi la regola numero 1 è di partecipare a tutte le occasioni di networking che ti possono capitare. 

Forse può sembrare scoraggiante all’inizio ma è un’abilità essenziale in questo ambito.

Fatti conoscere alle manifestazioni di settore:

  • cerimonie,
  • florovivaismo,
  • food&beverage,
  • spettacolo,
  • hospitality,
  • marketing
  • e tutto quello che potrà servirti.

Impara a conversare

Quando vuoi iniziare una conversazione con chi non conosci:

  • Ignora una conversazione in cui i partecipanti formano un cerchio chiuso o hanno le braccia incrociate.
  • Impegnati ad avviare una o due conversazioni
  • Pensa a discussioni da fare ed esercitati prima: più ti alleni, meglio riesci. 
  • Esercitati in ambienti di basso profilo, come la tua caffetteria preferita o la palestra locale. Poi passa agli eventi di networking.
  • Sviluppa una mentalità aperta e curiosa. 
  • Il networking funziona sempre meglio quando fai domande sincere e condividi storie autentiche su di te.
  • Porta con te i tuoi biglietti da visita ma non distribuirli solo perché hai avuto una conversazione, altrimenti è l’equivalente di fare spam nelle caselle di posta elettronica.
  • Fai un follow up entro 24 ore. Ricorda alla persona chi sei, dove vi siete incontrati e fai riferimento alla conversazione che avete avuto. Se qualcosa della conversazione ti ha colpito, faglielo sapere. 
  • Non chiedere subito favori, crea invece una connessione e costruisci una relazione reciprocamente vantaggiosa
  • Entra in contatto con i professionisti nell’ambito eventi su Twitter utilizzando gli hashtag e partecipa alla conversazione.

Il lato creativo

Molte persone vogliono diventare organizzatore di eventi a causa del lato creativo:

  • scegliere location,
  • progettare inviti,
  • creare menu,
  • supervisionare l’arredamento,
  • scegliere l’intrattenimento…

Insomma, pensano agli eventi in termini di feste e celebrazioni. 

Purtroppo, il lato creativo rappresenta solo una piccola parte del lavoro.

Forse il 10-20% e di solito all’inizio di un progetto.

La maggior parte del lavoro creativo in genere viene svolto nelle prime due settimane. Il resto della pianificazione dell’evento è occupato da altre cose.

Alcuni tipi di eventi, come riunioni, conferenze e convegni, hanno una definizione di creatività completamente diversa rispetto alle cerimonie. 

In questo caso si tratta di fornire soluzioni creative sotto forma di:

  • location,
  • allestimento,
  • contenuto del programma,
  • marketing.

Se sei attratto unicamente dal lato creativo della pianificazione degli eventi, sappi che alcune società hanno i propri direttori creativi.

Possono anche avere team di progettazione responsabili di queste aree.

Altre volte, la creatività può essere affidata a designer o fornitori specializzati. 

Insomma, tieni conto che la creatività potrebbe anche essere un processo collaborativo.

Ed è probabile che non rappresenti una parte molto importante del tuo carico di lavoro. 

Quindi fai in modo di interessarti anche agli altri aspetti della pianificazione degli eventi, che costituiscono l’altro 80-90% del lavoro.

Diventare event planner
Inizia con un briefing dal cliente – Foto di fauxels

Processo di pianificazione

Cosa comporta realmente il lavoro di un organizzatore di eventi?

Inizia con un briefing

La prima fase di pianificazione di un evento consiste nel fare un brief presso i clienti

L’obiettivo è accertarti:

  • di quali siano i loro bisogni
  • di che cosa vogliano ottenere
  • cosa vogliano comunicare
  • quale sia il budget
  • come misureranno il successo dell’evento (attraverso un aumento delle vendite? Il feedback degli ospiti?)

Spesso i clienti non pensano a tutti questi aspetti. L’event planner ha quindi il compito di porre le domande pertinenti in modo da aiutarli ad articolare i propri obiettivi.

Questo prima che tu possa tornare da loro con una soluzione creativa sotto forma di proposta.

Fai una proposta iniziale

La proposta iniziale che invii consisterà in genere in informazioni come:

  • la data dell’evento, 
  • il luogo e la sede, 
  • il formato, 
  • i tempi, 
  • l’ordine di esecuzione, 
  • il concetto/tema creativo,
  • le idee per il catering, 
  • gli inviti e il materiale di marketing, 
  • l’arredamento, 
  • l’intrattenimento, 
  • la produzione, 
  • il set fotografico/video/palco/luci/audio, 
  • l’allestimento e trasporti, 
  • un budget,
  • una tempistica.

Studia ed elabora informazioni

Per fornire tutte queste informazioni, sarebbe opportuno elaborare degli studi inerenti:

  • Concetto creativo. Elabora il concetto creativo, la strategia, il tema e il formato dell’evento e sii in grado di giustificare come questo comunicherà i valori, l’identità, il messaggio, il tono e il sentimento necessari per raggiungere gli obiettivi del cliente.
  • Fattibilità. Conduci uno studio di fattibilità e verifica se questo evento è realizzabile, quali restrizioni potrebbero esserci e se sono necessari permessi o licenze.
  • Location. Ricerca la location adatta, verifica idoneità e disponibilità, effettua ispezioni, prenota date e ottieni prezzi.
  • Spostamenti. Ricerca opzioni di viaggio e alloggio, inclusi prezzi e disponibilità.
  • Mappe. Disegna planimetrie e/o elementi visivi per dimostrare l’uso dello spazio, del flusso e della messa in scena.
  • Orari. Decidi i tempi e crea un programma di eventi/ordine di esecuzione che spieghi cosa accadrà e quando.
  • Ristorazione. Ricerca opzioni di catering, ottieni dai fornitori dei menù campione e preventivi scritti.
  • Produzione e tecnologie. Ottieni preventivi scritti su illuminazione, audiovisivi, set fotografici, allestimenti ed eventuali servizi accessori quali generatori, corrente, riscaldamento/raffreddamento, servizi igienici, rimozione rifiuti e parcheggio.
  • Marketing e comunicazione. Sviluppa idee e ottieni preventivi scritti per materiali di marketing per eventi, inviti, biglietti, elaborazione dei pagamenti, siti web, campagne sui social media, database, brochure, invii a mailing list, istruzioni per la partecipazione, omaggi, segnaletica e branding.
  • Intrattenimento/attività/relatori. Cerca idee, verifica la disponibilità e ottieni preventivi scritti per intrattenimento, attività e relatori.
  • Personale e trasporti. Calcola i requisiti e ottieni preventivi per il personale dell’evento, l’equipaggio, i trasporti, la sicurezza, il primo soccorso e l’assicurazione.
  • Budget. Crea un budget dettagliato, con una serie di diverse opzioni alternative più ridotte.
  • Schema di progetto. Sviluppa un piano di progetto e una tempistica per comunicare il programma delle attività durante il processo di pianificazione, insieme a scadenze e responsabilità.
  • Presentazione. Crea una presentazione illustrata per comunicare tutte le informazioni di cui sopra, con materiali di supporto che potrebbero includere fotografie, video, musica, planimetrie, scenografie, schizzi artistici, modelli, campioni e persino modelli 3D.

Fase di esecuzione

La fase di esecuzione del processo riguarda la messa in atto di tutti gli elementi che sono stati ricercati e presentati nella fase della proposta.

Implica l’approfondimento dei dettagli per poter sviluppare o rivedere le idee iniziali, alla luce del feedback del cliente. 

È qui che entrano in gioco:

  • l’attenzione ai dettagli,
  • la risoluzione dei problemi,
  • le capacità organizzative, decisionali e di gestione del tempo

di un organizzatore di eventi.

Questa fase della pianificazione riguarda la realizzazione di tutto:

  • perfezionare tutti i progetti, 
  • trovare soluzioni ai problemi, 
  • negoziare con i fornitori, 
  • limare il budget, 
  • rispettare le scadenze, 
  • promuovere l’evento e coordinare le risposte, 
  • confermare le prenotazioni, 
  • prenotare attrezzature, personale e risorse, 
  • pagare i depositi ai fornitori
  • gestire l’approvvigionamento dei prodotti da consegnare, come le scenografie e l’arredamento o i materiali di marketing/comunicazione dell’evento.

Tale processo di solito comporta innumerevoli chiamate ed email tra te, i clienti ed i fornitori.

Fai domande, prendi decisioni, insegui informazioni e confermi accordi per portare avanti tutto il ​​processo.

Gestione del budget

La gestione del budget costituisce una parte importante del processo di pianificazione degli eventi. 

Dovrai padroneggiare Excel, perché trascorrerai innumerevoli ore a lavorare su un foglio di calcolo per:

  • creare formule,
  • immettere dati in ordine metodico,
  • aggiungere, togliere, ordinare e scomporre riga per riga.

I preventivi arriveranno da decine di fornitori diversi, tutti in formato differente.

Dovrai esaminarli selezionando cosa ti interessa e trasferirli nel budget principale.

La precisione e l’attenzione ai dettagli sono importanti: è facile perdere qualcosa, inserire importi in modo errato o commettere errori con le formule. 

Magari scoprendo in seguito di aver inviato un budget al cliente che rappresentava solo due terzi dei costi effettivi dovuti ai fornitori.

Passerai anche giorni e giorni cercando di bilanciare il budget, perché non avrai mai abbastanza soldi per fare tutto ciò che il tuo cliente desidera. 

Per questo l’abilità (o la volontà) di negoziazione è fondamentale.

E spesso, una volta che hai finalmente bilanciato il budget, il cliente cambia idea su ciò che ha chiesto e dovrai ricominciare il processo da capo.

Questo schema continuerà molte altre volte nel corso della pianificazione dell’evento. In effetti probabilmente fino alla conferma degli ordini finali con i fornitori poche settimane prima. 

In genere, il budget con cui inizi per la prima volta nella fase della proposta ha pochissima somiglianza con il budget finale, a conclusione dell’evento.

Contratti

Poi ci sono i contratti da negoziare. 

Prima di confermare gli ordini devi davvero smontare il contratto e assicurarti di capire esattamente:

  • a cosa ti stai impegnando, 
  • cosa è incluso e cosa no, 
  • di cosa sei responsabile, 
  • cosa succede se l’evento viene annullato o se il cliente decide che qualcosa non gli piace,
  • quali sono i termini di pagamento.

Potresti avere a che fare con decine di fornitori diversi, ciascuno con clausole o termini e condizioni di fornitura diversi.

Quindi assicurati di cosa stai concordando con ciascuno di essi.

Inoltre, anche dopo l’evento, avrai ancora lavoro sul budget da fare. 

Bisogna infatti riconciliare il budget finale dopo l’evento per includere tutti i piccoli costi extra sostenuti in loco. O anche per finalizzare i costi stimati e poi i costi effettivi in ​​base al consumo, come: bevande, elettricità e carburante.

Senza dubbio, la gestione del budget e i contratti sono alcune delle parti più stressanti e meno attraenti della pianificazione degli eventi. 

Tuttavia, costituiscono anche una parte molto importante del lavoro, se vuoi diventare organizzatore di eventi.

Quindi è necessario che tu sia meticoloso nel gestirli.

Logistica

La logistica è una delle parti più importanti dell’organizzazione eventi.

Significa gestire esattamente quando accadrà qualcosa, come accadrà e chi ne è responsabile.

Molto di questo si riduce alla risoluzione di problemi. Ad esempio, come spostare gli elementi (spesso persone) da A a B e quali attrezzature o risorse sono necessarie per farlo. 

Quindi mettere in atto tali soluzioni.

Per far questo ti possono servire:

  • programmi di produzione, 
  • itinerari, 
  • tempi di consegna/ritiro, 
  • documenti informativi, 
  • ordini di esecuzione, 
  • planimetrie e layout, 
  • elenchi di contatti, 
  • fogli informativi,
  • documenti sulla sicurezza.

Tutto deve essere studiato, pianificato, discusso, tracciato, concordato e quindi comunicato a ciascuna parte coinvolta.

La fase logistica e operativa del processo di pianificazione potrebbe includere:

  • Organizzazione del viaggio. Prenotazione e conferma dei voli per ospiti, troupe di produzione, coordinatori in loco, relatori e artisti. Informativa a tutte le parti degli accordi necessari. Redigere un elenco di tutti gli arrivi/partenze dei voli e assicurarsi che ci sia qualcuno per incontrare ogni persona.
  • Trasferimenti. Organizzazione dei trasferimenti aeroportuali (o da stazioni) per ogni ospite, che spesso arriva con mezzi diversi, in orari diversi, in giorni diversi, aeroporti (o stazioni) diversi.
  • Disposizioni di alloggio. Prenotazione e conferma delle camere d’albergo per gli ospiti e il personale, compresi eventuali trasferimenti via terra necessari per portarli dall’hotel alla sede dell’evento e ritorno ogni giorno, se necessario, e liste delle stanze che riportano chi si trova in ogni stanza.
  • Documenti di iscrizione. Scrivere istruzioni/inviti di adesione, distribuirli e gestire un database di registrazione per facilitare gli arrivi.
  • Programmi di consegna. Pianificazione di un programma di consegna per il carico dei fornitori, compresa l’organizzazione di scarico, parcheggio e stoccaggio.
  • Programma esecutivo. Creazione di un programma dettagliato per ospiti, relatori e intrattenimento.
  • Schede tecniche. Creazione di un palinsesto tecnico per riprese audio-video, luci e segnali sonori.
  • Briefing documenti. Creazione di documenti informativi per il personale, i relatori e gli artisti.
  • Pacchetti arrivo. Creazione di pacchetti informativi per gli ospiti con informazioni essenziali per l’evento, numeri di contatto, servizi locali, da consegnare all’arrivo.
  • Elenchi di contatti. Creazione di un elenco di contatti di tutto il personale e dei numeri di telefono dei fornitori in loco.
  • Documenti di sicurezza. Creazione di documentazione sulla sicurezza con valutazioni dei rischi, dichiarazioni di metodo, procedure di emergenza/incidente e documenti assicurativi.

Questo elenco non è esaustivo, perché ogni evento è diverso.

Ma come puoi vedere, molto del tuo tempo sarà dedicato all’amministrazione, alla creazione di elenchi e all’elaborazione di programmi

Abbi molta cura nella pianificazione perché anche piccoli errori possono avere conseguenze.

Valutazione post-evento

Anche dopo l’evento, c’è ancora da fare. Ad esempio:

  • Follow up con gli ospiti, 
  • debriefing del team, 
  • debrief dei clienti, 
  • riconciliazione del budget, 
  • elaborazione dei pagamenti finali, 
  • gestione di eventuali controversie contrattuali o inadempienze,
  • ricezione e il disimballaggio di qualsiasi attrezzatura rispedita,
  • raccogliere i dati, 
  • misurare i risultati,
  • compilare report per dimostrare il ritorno sull’investimento al cliente.

Conclusioni su come diventare organizzatore di eventi

Se vuoi iniziare la tua carriera nell’organizzazione di eventi, ti possono tornare molto utili i consigli che ti abbiamo dato.

Come hai visto, la creatività non è tutto. Ci vogliono altre skills e molta determinazione.

Mettendo in atto le checklist di Meeting Hub, svilupperai competenze, acquisirai esperienza e stabilirai connessioni che ti avvicineranno ai tuoi obiettivi di carriera nell’evento.

E non ci resta che augurati di scegliere la location perfetta per il tuo evento, tra le tante proposte che trovi nel nostro sito web!

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