Organizzare feste e compleanni per i tuoi amici ti solletica? Ti piacerebbe farlo ogni giorno, magari trasformando questa attività in una vera e propria professione? Scopri come in questo articolo.

Se ti interessi di organizzazione di feste, probabilmente conosci il programma della rete televisiva Real Time “Party Planners”.

Questa trasmissione ha avuto il grande merito di far conoscere l’arte del party planning al pubblico italiano.

Laura e Virginia, party planners per lavoro e conduttrici dello show televisivo, sono le pioniere di questa nuova professione che appassiona le persone animate da spirito di iniziativa, creatività e passione per le feste e i party.

Una professione che potresti svolgere anche tu! 

Pensi di avere tutte le qualità giuste per diventare un organizzatore di feste? Allora leggi questo articolo: troverai consigli utili per fare del party planning il tuo lavoro.

Corsi per party planner

Come accade per molti lavori, non sono soltanto le qualità individuali, le doti e il talento innato a essere determinanti per diventare dei bravi professionisti. Bisogna studiare per passare dalla fase “lo faccio per hobby” alla fase “lo faccio per lavoro”.

Ecco perché dovresti mettere via un po’ di soldi e frequentare almeno un corso per diventare party planner.

Grazie alla formazione, potrai imparare da professionisti nel campo dell’organizzazione di feste ed eventi. Questo significa che non sarai costretto ad iniziare un percorso professionale alla cieca, buttandoti allo sbaraglio sul mercato per sfracellarti al primo errore. Potrai apprendere dall’esperienza di chi ci è passato prima di te ed evitare sonore zuccate!

Inoltre, frequentare un corso può anche essere una grande opportunità di confronto con altre persone, ciascuna col proprio bagaglio di idee e fantasia. E chissà che non possano nascere amicizie e collaborazioni vincenti!

Qui di seguito ti ho indicato alcuni tra i migliori corsi per iniziare a muovere i primi passi nel campo dell’organizzazione di eventi.

Ricorda che non sei obbligato a sceglierne uno solo. Anzi, fare un corso in più non fa mai male: ti permette di avere una mente più aperta e affrontare ancora meglio il tuo futuro lavoro di party planner.

Corso per party planner a Milano

ragazza che festeggia

Attualmente, il corso numero uno in party planning è quello ideato da Virginia Cabrini di Real Time.

Il corso fornisce agli studenti tutti gli strumenti necessari a diventare un organizzatore o una organizzatrice di eventi, dai matrimoni alle feste a sorpresa.

Il corso è focalizzato sullo sviluppo delle capacità di ascolto. Il party planner, che sia un organizzatore di feste per bambini o un organizzatore di compleanni, si trova ogni volta a confrontarsi con persone diverse, ciascuna con una personalità e un gusto differente. E quasi nessuno ha davvero le idee chiare sul tipo di festa che vuole organizzare…

Creare la festa perfetta per la persona che hai di fronte, quindi, è la vera sfida.

Nel corso ti insegneranno a capire le esigenze dei tuoi clienti. Imparerai ad entrare nella loro mente ed uscire con le idee chiare su come organizzare un party che apprezzeranno di sicuro!

Ma non è solo questo ciò che si impara con Virginia Cabrini.

Il corso infatti dura due giorni densi di nozioni e spunti pratici. Imparerai l’organizzazione di feste private e pubbliche e come panificare eventi per bambini a prova di genitori esigenti. Inoltre, uscirai dall’aula avendo ben chiaro come si gestisce il rapporto con i clienti, come si prepara un preventivo per una festa, come scegliere le giuste location per feste di compleanno, come si trasportano e si conservano correttamente torte, bibite e pasticcini.

Una intera parte del corso, inoltre, è rivolta ai cake designers, cioè i decoratori di torte professionisti. Dato che sei appassionato di feste, sai bene che la torta è al centro dell’attenzione dei party. Dunque, se vuoi diventare un party planner davvero bravo, è importantissimo conoscere le guarnizioni e il modo migliore per disporle a regola d’arte.

Quello di Virginia è attualmente l’unico corso certificato per party planners in Italia. Ma se tu abiti dall’altra parte del paese e quindi andare a Milano non è molto comodo, ci sono delle valide alternative anche in altre città.

I corsi che ti riporterò da qui in poi sono certamente meno specifici di quello di Virginia Cabrini, ma ti saranno comunque utilissimi. Infatti, ti spiegano in modo esaustivo come funziona il mondo dell’organizzazione di eventi. Uscito dall’aula, avrai le idee molto più chiare e potrai partire col piede giusto per diventare un party planner professionista.

Corso per party planner a Napoli

vaniglia e cannella wedding and event planner

Il corso che voglio consigliarti se abiti nel sud Italia si tiene a Napoli e si intitola Vaniglia e Cannella. Se vuoi sapere come diventare organizzatore di eventi, hai la possibilità di assistere a ben 48 ore di lezioni distribuite in dodici settimane.

La peculiarità e il valore di questo corso di formazione stanno nella supervisione da parte dei tutor al lavoro dello studente svolto sul campo.

Tu come corsista non acquisirai solo le nozioni necessarie per svolgere al meglio la professione di party planner. Avrai la possibilità di mettere alla prova le competenze acquisite durante la parte teorica. Da subito potrai misurarti sul campo e capire se sei tagliato per questo lavoro (ma se hai avuto la pazienza di leggere fino a qui non ho dubbi che sia così).

Terminato il corso, sarai in grado di gestire praticamente ogni tipo di evento, dalla presentazione di prodotti ai congressi, dall’organizzazione di feste agli spettacoli e alle iniziative culturali di ogni genere.

Corso per party planner a Roma

Event planning school

Abiti nel Centro Italia? Tranquillo: ovviamente non poteva mancare un corso per diventare party planner anche a Roma!

Il corso di cui ti parlo ora è organizzato da (The Wedding & Event Planner Business School), e offre a quanti vogliano scoprire come diventare organizzatori di eventi una full immersion improntata sul wedding planning.

Alt! Ora mi dirai: ma io non voglio diventare wedding planner e organizzare matrimoni! Io voglio sapere come diventare party planner e organizzare feste!

Dubbio legittimo… ma considera che il matrimonio è una festa. Quindi, ciò che imparerai nel corso di wedding planning ti sarà utilissimo anche per organizzare altri tipi di feste.

In ogni caso, se non sei ancora convinto di quanto scritto sopra, puoi fare una cosa: andare a toccare con mano.

Per far conoscere direttamente l’offerta formativa agli aspiranti corsisti, infatti, la scuola organizza degli open day con la presenza di docenti e mentori che illustrano i programmi di studio nel dettaglio e mostrano i risultati conseguiti dagli studenti.

Corsi per diventare party planner online

Ti piacerebbe da matti andare a fare un corso per diventare party planner però non puoi essere presente?

Magari perché non hai giornate da dedicare interamente alla formazione, o magari non puoi allontanarti dalla tua zona di residenza?

No problem!

C’è la possibilità concreta di mantenere i tuoi mille impegni e formarti comunque. Basta frequentare un corso online per diventare organizzatori di eventi (e di riflesso, dunque, anche organizzatori di feste).

L’Accademia degli Eventi propone un corso base a distanza intitolato “Gestire e organizzare eventi”. Consiste in sei lezioni pratiche con esame finale. A ogni corsista verrà rilasciato un attestato di partecipazione.

Life Learning, una delle più famose piattaforme di e-learning in Italia, dispone di un’offerta di oltre 2.500 corsi, più svariati tutorial ed esercitazioni. Tra questa mastodontica offerta formativa sono presenti due interessanti corsi online per organizzatore di eventi.

Per finire, la Master Academy propone un “Corso di event manager e organizzazione congressuale”, puntando alle competenze di marketing, comunicazione e scelta di location adatte al singolo evento. Ti avverto: si tratta di un corso che va più verso l’organizzazione di eventi formali, ma può esserti utilissimo. Innanzitutto, gli eventi hanno tutti delle dinamiche comuni che vale la pena di conoscere. Inoltre, potrai esplorare meglio il mondo degli hotel e delle strutture congressuali, che a torto vengono snobbate da molti party planner. Male! Devi sapere che questo tipo di location viene ricercata spesso da chi vuole organizzare feste di compleanno più formali.

Dalla teoria alla pratica del party planning

Molte persone appassionate si iscrivono ad un corso per diventare party planner, imparano e poi si fermano. Infatti, dopo l’entusiasmo iniziale subentra lo sconforto e la domanda fondamentale di chi segue un sentiero e si trova improvvisamente di fronte a un dirupo:

E ora che faccio?

In questa parte ti darò suggerimenti utili per superare il dirupo e fare i primi passi verso la tua nuova professione di party planner. Non sarà facile, te lo dico subito. Ma con tanta pazienza e tenacia vedrai che ce la puoi fare!

Pianifica gli inizi

Pianificazione

Sei appena uscito dal corso, e hai tutte le qualità che deve avere un buon party planner: idee, passione, fantasia e competenza tecnica nella gestione di eventi.

Questo è il momento di rispondere alle domande più importanti della tua carriera:

Cosa offro al mercato?

E perché il mercato dovrebbe scegliere proprio me?

Ecco come fare per rispondere:

  1. Fai una ricerca di mercato. Esplora l’offerta di party planner della tua zona. È una figura professionale richiesta? Che tipo di persone la richiede in genere? C’è già qualcuno che offre servizi come party planner?
  2. Scegli una nicchia specifica per dominarla. Questo è il modo migliore per spiccare sulla concorrenza, che è sempre molto agguerrita. Ma cosa significa, in pratica? Significa che devi focalizzare le tue attenzioni su un gruppo specifico di clienti (che nel gergo del marketing si chiama Target). Lavorando specificamente per risolvere le loro problematiche, ti vedranno come la persona più adatta a soddisfare le loro esigenze. Un esempio pratico? Potresti specializzarti nell’organizzazione di feste per bambini dai 3 ai 5 anni, oppure per feste per cinquantenni, o ancora per feste di laurea… basta osservare un po’ il mercato, capire quello che ti piace fare e il tipo di feste che sai organizzare meglio. Sono certo che prima o poi scoprirai una nicchia interessante in cui inserirti.
  3. Studia i prezzi della tua concorrenza e prendili come riferimento. Questo è importante per non cadere nella tentazione di proporre prezzi molto bassi per attirare più clienti. Ti verrà spontaneo, specie agli esordi, ma è un male! Essere scelto perché hai i prezzi più bassi del mercato è una sciagura. Basta che arrivi un altro concorrente che fa pagare meno di te per perdere la maggior parte dei tuoi clienti. Inoltre, se tieni i prezzi troppo bassi fai fatica a far quadrare i conti. Alla fine del mese ti trovi con i costi nettamente superiori ai guadagni. Molti party planner alle prime armi si sfracellano dopo pochi mesi per questo motivo. Cerca di non essere uno di loro: proponi prezzi che ti permettano di guadagnare!

Fatto? Ora passiamo alla terza fase.

Crea la tua lista contatti

Icona rubricaHai acquisito le competenze, conosci il mercato, hai individuato la nicchia giusta in cui inserirti per farti conoscere come party planner professionista.

Ora non ti resta che metterti all’opera per ottenere un po’ di contatti. Quindi, numeri di telefono, indirizzi email e indirizzi di domicilio dei tuoi potenziali clienti.

Sì, lo so che tu vuoi i clienti, e dei contatti delle persone non sai che fartene se poi non spendono. Ma il trucco sta proprio qui!

Infatti, quando una persona ti lascia il contatto significa che è già un po’ interessata a quello che fai. Magari non vuole spendere subito per acquistare il tuo servizio di party planner. Magari in questo momento ha altre priorità, oppure la festa da organizzare è tra un anno…

Ma un giorno quel potenziale cliente avrà bisogno di organizzare una festa coi fiocchi… e in quel momento dovrà subito pensare a te come prima opzione.

Quindi, come fare? Semplice: prendi il suo contatto e gli mandi contenuti interessanti come email, lettere, volantini, messaggi…

La cosa importante è che non si dimentichi di te.

Eccoti spiegato perché costruire un ricco database clienti è uno strumento indispensabile per svolgere al meglio la professione di party planner.

Purtroppo raccogliere i dati dei potenziali clienti è un’operazione delicata e non semplicissima.

La raccolta di adesioni per fini pubblicitari infatti deve rispettare dei requisiti legali a cui bisogna prestare grande attenzione. Altrimenti puoi andare incontro a multe salatissime!

Ecco cosa ti serve per evitare brutte sorprese:

  1. Procurarti un modulo per il trattamento dei dati personali. Si tratta del modulo privacy in cui viene dichiarato come utilizzerai i dati che il potenziale cliente ti ha fornito. Il mio consiglio è quello di fartelo scrivere da una persona competente, cioè un avvocato o un commercialista. Meglio evitare il fai da te.
  2. Rispetta la privacy dei contatti. Non diffondere i dati dei potenziali clienti ad altre persone senza la loro esplicita autorizzazione, non contattarli per qualsiasi cosa che non sia specificata nel modulo privacy, dai loro la possibilità di disiscriversi dalla tua lista contatti in modo semplice e rapido.
  3. Manda ai contatti solo materiale interessante. I clienti sono disposti a fornire i propri dati alle aziende solo se percepiscono in cambio un vantaggio, come informazioni utili. Non riempirli di offerte o di materiale che potrebbero reputare inutile. Altrimenti non è più marketing, è spam.

Eh lo so, la privacy è un tasto dolente che complica le cose. Ma vedrai che, superato questo scoglio, finalmente c’è il mercato dove buttarsi a capofitto!

Dai il nome al tuo lavoro di party planner

icona schedaIl modulo privacy è a posto? Perfetto!

Ora è arrivato il momento di scegliere il nome della tua attività.

Mi raccomando di evitare due tipi di nomi:

  1. Quelli troppo banali. Quindi niente Nome Cognome Party Planner, perché lo fanno tutti. E se lo fanno tutti è male!
  2. Quelli che si dimenticano facilmente. Hai presente i nomi aziendali fatti di sigle, di lettere greche e combinazioni di numeri? Ecco, quelli si cancellano dalla mente dei clienti un nanosecondo dopo averli sentiti. Non perderci nemmeno del tempo.

Ti consiglio di cercare un nome che renda subito l’idea di quello che offri e che metta in evidenza con chiarezza inequivocabile che tipo di competenza in cui tu sei specialista e in quale tipo di servizio sei specializzato.

L’ideale è scegliere un nome che rispecchi la tua personalità ma che sia anche fantasioso e che rimanga subito in mente a chi lo sente per la prima volta.

Prova ad appuntare qualche idea, prendendoti tutto il tempo che ti serve.

Ti consiglio di fare un po’ di prove con i tuoi amici e parenti che vogliono prestarsi all’esperimento. Di’ loro il nome che hai scelto come prima opzione. Un giorno dopo chiedi loro se lo ricordano. In caso affermativo, è un buon nome!

Avvia l’attività

icona razzoGiunto in questa fase, hai già frequentato un corso, hai imparato i segreti del mestiere, sei convinto di aver fatto la scelta giusta, ti sei fatto conoscere riuscendo a guadagnare la fiducia e qualche contatto utile, hai raccolto un ottimo database di potenziali clienti, hai anche un nome che inizia ad essere conosciuto.

I primi soldi arrivano…

Quindi è il momento di fare sul serio.

Partita IVA e organizzazione eventi

Come tutte le attività imprenditoriali autonome anche per diventare un party planner professionista è necessario aprire una partita IVA per organizzazione eventi.

L’avvio dell’attività di chi organizza eventi inizia proprio con questa pratica burocratica e con il codice Ateco di riferimento, il numero 96.09.05, specifico per l’attività di “Organizzazione di feste e cerimonie“.

Codice ateco organizzazione feste

Dunque bisogna provvedere alla presentazione dell’attività che si sta iniziando e iscriversi alla Gestione dei Commercianti INPS. Non è necessario impazzire con le carte. Questo può farlo per te un commercialista esperto.

Paura che le tasse troppo alte strozzino sul nascere la tua attività?

Fortunatamente esiste il regime agevolato per autonomi (quello che una volta si chiamava Regime dei Minimi, oggi Regime Forfetario). Aprire e gestire una Partita IVA ha un costo non indifferente, almeno all’inizio, specialmente se decidi di aprire una sede con uffici.

Il regime agevolato consente di risparmiare sui contributi fissi trimestrali, pagandoli soltanto sul reddito realmente incamerato, secondo le regole del regime forfettario.

Ovviamente il reddito per il primo anno di attività non deve superare una certa soglia di fatturato annuale (il limite dipende dal tipo di attività).

In generale i costi per avviare questo tipo di attività sono contenuti. In ogni caso, per prendere questa decisione, chiedi un consulto ad un commercialista.

Party planners jobs: ecco come trovarli

Icona uomoSe cerchi un comodo lavoro dipendente come organizzatore di feste, non troverai molti annunci “cercasi party planner”. Il lavoro devi creartelo promuovendo te stesso.

Quindi, dotati di tanta pazienza, chiudi i portali per la ricerca di lavoro ed esci di casa per intessere una rete di collaborazioni e convenzioni con attività correlate al mondo delle feste. Prendi in considerazione asili, scuole, oratori, cartolerie, negozi di giocattoli e tutte le attività che sono frequentate dai tuoi potenziali clienti.

Tieni sempre a portata di taschino il tuo biglietto da visita e presenta il tuo lavoro in modo accattivante in tutte le migliori occasioni.

Vedrai che l’intraprendenza e la costanza ripagheranno.

Promuovere il party planning sul Web

Essere presenti su Internet oggi è indispensabile.

Quindi, la prima cosa da fare è aprire una pagina Facebook su cui pubblicizzare la tua attività di party planner. È facile ed è gratis.

Avere una pagina Facebook ti dà anche la possibilità di promuovere a pagamento i tuoi post per raggiungere più utenti. Sto parlando della pubblicità su Facebook. Per gestire questo passaggio ti potrebbe essere molto utile l’aiuto di un social media manager, cioè di un esperto di social network con esperienza e competenza nella promozione delle aziende su Facebook.

Anche un sito Internet rende visibile la tua attività e, rispetto a una pagina Facebook, ti fa apparire subito più professionale. E farti fare un sacco di clienti!

Ovviamente il sito deve essere ben costruito e sempre aggiornato. Soprattutto, i contenuti devono essere chiari, completi e presentare il tuo lavoro in modo persuasivo e professionale. Così le persone che ti troveranno online capiranno che sei un party planner professionista e che conosci il tuo lavoro come le tue tasche.

Se vuoi fare un salto di qualità rispetto ai tuoi concorrenti, ti consiglio di mettere online una landing page, cioè una pagina web in cui il visitatore resta imprigionato dal flusso di informazioni e da una struttura accattivante, e viene invogliato a lasciarti i suoi contatti.


Quello che hai letto in questo articolo è ciò che devi sapere per incamminarti verso la professione di party planner.

Ora sta a te. Hai grande passione, fantasia, voglia di fare? Non ti spaventa studiare e prepararti adeguatamente frequentando un corso? Non vedi l’ora di fare un po’ esperienza sul campo, affrontando la gavetta necessaria al tuo miglioramento per superare i tuoi limiti e raggiungere ottimi risultati?

Bene: significa che hai tutte le carte in regola per diventare un party planner!