Meeting Hub Meeting Hub blog
come organizzare un webinar

Webinar(t) Come organizzarne uno a regola d'arte

Il webinar (neologismo formato dall’unione delle parole web e seminar) consiste nello svolgimento di un seminario, di una lezione o di un meeting al quale tutti possono partecipare dal computer. Ci sono molti modi e molte piattaforme per realizzare un webinar efficace, che variano in base alle esigenze degli utenti: scopriamoli.

I vantaggi di creare un webinar

icona webinarQuesto tipo di incontro online permette a un gran numero di persone di confrontarsi live sulle tematiche di interesse e di condividere del materiale utile. Quasi tutte le piattaforme infatti consentono la condivisione dello schermo, utile specialmente per il relatore del webinar, e anche la fruizione di slide e di contenuti video in tempo reale.

Spesso questi meeting possono essere registrati e rivisti in seguito. Attraverso il webinar puoi aggiornarti con i tuoi colleghi di lavoro ma anche tenere lezioni a pagamento, vendere dei prodotti, proporre sondaggi, procurarti nuovi clienti.

Come fare un webinar di successo: la preparazione

preparazione-webinar

Analizza i bisogni

icona presentazioneIl primo step nella creazione del tuo webinar consiste nello studiare i bisogni dei tuoi clienti, reali o potenziali: di che informazioni hanno bisogno? Come posso aiutarli attraverso un seminario online? Anche nel caso in cui lo si organizzi internamente per conto di un’azienda bisogna interrogarsi su cosa stiano cercando i partecipanti.

Crea dei contenuti attraenti

In vista del meeting devi preparare dei contenuti che siano interessanti e di valore e che ti supportino durante la conduzione del seminario. Le slide da condividere con i partecipanti sono un classico. Per mantenere viva l’attenzione non dovranno essere troppo piene di contenuto: una presentazione Powerpoint deve servire a supportare le tue parole, non a sostituirle.

Abbi cura quindi di inserire solo le informazioni importanti (di norma è bene non illustrare più di un concetto per slide) e di ricercare immagini che attirino l’occhio del tuo “pubblico”. Lo stesso vale per gli altri contributi che hai in mente di condividere: che siano video, testi, podcast o altro devono allo stesso tempo aggiungere qualcosa di nuovo, essere facilmente fruibili e mantenere viva la curiosità.

Prenditi per tempo e dai tutti gli strumenti

Nell’organizzazione della conferenza online devi aver cura di pubblicizzarla adeguatamente online (sul tuo blog, sul tuo canale youtube, sui social). Il tempo raccomandato per la promozione è di 2/3 settimane: se lanci il tuo webinar a mesi dall’evento rischi che la gente se ne dimentichi, e allo stesso tempo se lo introduci solo qualche giorno prima non riuscirai ad attrarre abbastanza persone.

Il giorno prima dell’evento invia agli iscritti un’email riepilogativa per ricordargli del webinar. Devi assicurarti che abbiano tutto quello che gli serve per partecipare. Ricordagli quindi la data, l’ora, la password per accedere e se devono scaricare un software particolare o registrarsi su qualche piattaforma.

Il giorno dell’evento collegati con anticipo per risolvere al più presto eventuali problemi tecnici. Non dimenticarti di fornire ai partecipanti un contatto di emergenza (meglio telefonico, altrimenti email) al quale possano contattarti in caso di difficoltà: spesso la gente paga per seguire le tue presentazioni, quindi devi assicurarti che tutto fili liscio e senza intoppi.

Come fare un webinar di successo: lo svolgimento

Scegli il relatore e il moderatore

icona relatoreSe non sarai tu stesso a condurre e moderare il webinar, assicurati di affidarti a persone competenti. Il relatore illustra i contenuti e risponde agli eventuali dubbi, il moderatore è fondamentale soprattutto nel caso di conferenze molto numerose.

Sarà quest’ultimo a dare ritmo al meeting, compito reso un po’ più difficile dalla mancanza di presenza fisica dei partecipanti: la sua azione potrebbe quindi essere determinante per la buona riuscita del seminario.

Fai interagire il pubblico

Molto importante è che i partecipanti siano stimolati. Questo lo si ottiene creando contenuti di valore, incaricando un moderatore esperto, ma anche permettendo al pubblico di partecipare attivamente. A tal proposito è quindi importante lasciare aperta una finestra di chat in tempo reale, per dare a tutti la possibilità di intervenire.

Piattaforme per webinar, quale scegliere

Le tante opzioni per organizzare un webinar

Come fare un webinarAl giorno d’oggi esistono tantissimi software adibiti alla realizzazione di webinar, gratuiti e a pagamento, ma ancora non è stato creato quello perfetto. Alcuni hanno un’ottima grafica ma talvolta si bloccano, altri sono gratuiti ma non hanno alcune funzioni, altri ancora consentono la partecipazione di un gran numero di persone ma sono complicati da usare.

A seconda delle tue esigenze (e del tuo budget) dovrai fare delle ricerche e capire quale sia la piattaforma che fa al caso tuo. Di seguito ti indicherò le due più famose, mentre per un quadro più completo puoi consultare questo articolo sui migliori software per webinar.

1. Google+ Hangouts

La piattaforma gratuita firmata Google per le video-chiamate di gruppo è molto usata per meeting aziendali e non si differenzia poi troppo da Skype. I vantaggi di questo software sono:

  • La possibilità di condividere lo schermo e di continuare a lavorare online durante la chiamata
  • La registrazione e la pubblicazione diretta su YouTube
  • La chat in tempo reale e l’adattabilità di Hangouts a tutti i dispositivi

I limiti di Google+ Hangouts sono invece:

  • Il numero massimo limitato di persone che possono essere ospitate nella video-chiamata (dieci)
  • Questo software inoltre non permette ancora di realizzare hangout a pagamento o di vendere durante gli hangout

In generale quindi questa piattaforma per webinar ti tornerà utile più per riunioni interne con i tuoi collaboratori che per conferenze da diffondere esternamente. Un software costruito assieme a Google+ Hangouts che permette di vendere un webinar è Webinars OnAir, attraverso cui puoi far pagare l’hangout ai partecipanti.

2. GoToWebinar

A differenza di Hangouts, questa piattaforma è costruita appositamente per chi vuole vendere seminari online come prodotti. Presenta un gran numero di opzioni, tra cui quella di proporre sondaggi e di effettuare rilevamenti in tempo reale. Il suo costo parte da 79€ al mese per gli organizzatori e nei tuoi webinar potranno partecipare fino a 100 persone.

Altri software interessanti per creare un webinar

Da Adobe Connect, il programma del pacchetto Adobe creato apposta per i webinar e ricchissimo di opzioni, a ClickMeeting e MegaMeeting, piattaforme interamente online, i software per organizzare il webinar che fa per te sono veramente tanti. Tutto sta nel capire quali siano i tuoi bisogni e quelli dei partecipanti al tuo meeting.

ClickMeeting è un programma dall’interfaccia semplice e accattivante, che ti consente di accedere a varie funzioni, tra le quali quelle fondamentali di comprare uno spazio singolo per una lezione (da vendere ai partecipanti) oppure di sottoscrivere un abbonamento mensile o annuale a prezzi vantaggiosi.

ClickMeeting

Spero di esserti stato utile, scrivimi un commento se avessi dei dubbi!

Gianluca Cedolin

Gianluca Cedolin

Ebook Meeting Hub

Inserisci i tuoi dati e riceverai gratuitamente via mail l'Ebook completo.

Ben fatto! A minuti riceverai via mail l'Ebook!
Oh oh! qualcosa è andato storto! Riprova più tardi!

Articoli Correlati