Perché è necessario identificare il target per il tuo evento?
Quando si organizza un evento, per renderlo davvero perfetto, è necessario pensare a ogni dettaglio.
Perfetto per chi però? Per i partecipanti o meglio per il target di riferimento.
Può sembrare una risposta scontata ma fidati, non lo è affatto. Sbagliare il target è molto rischioso.
Infatti, l’evento in sé potrebbe essere stupendo ma potrebbe risultare poco interessante, irraggiungibile o troppo costoso per il pubblico. In sostanza un fiasco.
Identifica il target
Il primo passo è quindi avere ben chiaro a quali persone ti stai rivolgendo. In gergo si parla di “identificare il target di riferimento”.
Il tuo evento non potrà, infatti, interessare a tutti.
Cerca di massimizzare i tuoi sforzi e presentare una proposta specifica pensata appositamente per una determinata tipologia di persone.
Eviterai di disperdere le tue energie e quelle del tuo staff cercando di coinvolgere tutti con un evento generico che interessa a tutti e nessuno. Da dove iniziare?
Prima di tutto, identifica un segmento che potrebbe essere interessato al tuo evento all'interno del tuo audience.
Questo segmento di pubblico sarà un numero ridotto rispetto a quello che avevi inizialmente pensato ma sarà più interessato a ciò che avrai loro da dire.
Nel caso della presentazione di un master in business administration, ad esempio, il target saranno gli studenti universitari.
Nello specifico sarà rivolto ai neolaureati di facoltà economiche. In questo caso siamo quindi partiti da un pubblico più vasto: gli studenti.
Abbiamo poi ristretto il campo ai neolaureati e infine ai neolaureati in discipline economiche. Più preciso sei, più ti sarà facile presentare una proposta interessante per il tuo pubblico di riferimento.
Il target specifico per ogni evento
Da dove siamo partiti per identificare il nostro target?
Dalla tipologia dell'evento (la presentazione di un master). Le possibilità in questo caso sono davvero tante, ognuna con uno specifico pubblico di riferimento.
In ambito aziendale possiamo distinguere due macro categorie di eventi pensati per:
- i dipendenti
- i clienti
Nel primo caso caso hai già delle indicazioni specifiche del tuo target di riferimento.
Cerca di restringere ulteriormente il campo, se possibile. Chiediti se saranno coinvolti tutti i dipendenti, solo specifici team solo i neoassunti o magari solamente il gruppo di dirigenti.
Per la seconda ipotesi, invece, è più complesso. Ti può aiutare fare una lista di requisiti che dovranno avere le persone per partecipare o per essere interessate al tuo evento.
Se sei un'azienda che produce macchinari medici e vuoi, ad esempio, organizzare congresso medico sulle patologie cardiovascolari saranno interessati solo i cardiologi.
Ma a questo punto hai altre scelte da fare: vuoi che sia aperto a tutti i cardiochirurghi italiani? Ai soli primari di reparto? Solo a quelli della tua regione? Come dicevamo prima, più sarai preciso più i tuoi ospiti apprezzeranno l'evento.
Puoi optare anche per un evento a porte chiuse o riservato solo a coloro che hanno comprato un prodotto, si sono iscritti alla newsletter aziendale o che hanno compiuto altre azioni che coinvolgono la tua azienda.
Il target specifico per ogni azienda
Il target dell’evento cambia anche a seconda del settore e della tipologia di azienda per la quale stai organizzando l'evento.
Un congresso di cosmesi e beauty avrà un target diverso rispetto a un congresso di medici. Parti dalle caratteristiche che definiscono l’azienda o l’ente organizzatore.
Si tratta di un brand extra-lusso e accessibile a tutti? Ha un'attenzione particolare all'ecologia o al sociale?
Prendi carta e penna e fai una lista di tutte le caratteristiche che ti vengono in mente, ti serviranno per identificare in maniera precisa il tuo target di riferimento.
Le caratteristiche del tuo target
Una volta identificato il gruppo a cui ti stai rivolgendo in maniera specifica, il passaggio successivo è capire che caratteristiche o aspettative hanno queste persone.
In marketing si parla di profilazione: che significa identificare tutti gli aspetti che potrà avere il tuo partecipante – tipo (o meglio la tua buyer persona).
Le aspettative del tuo pubblico
Nel caso dell’organizzazione di un evento, ti può essere utile partire chiedendoti quali sono le aspettative del tuo target.
Riprendendo il nostro congresso, i partecipanti alla fine si aspetteranno di aver imparato qualcosa di più su una determinata patologia cardiovascolare e sui modi in cui il tuo macchinario può essere loro utile.
Il programma e i relatori dovranno servire a quello scopo, in più il convegno dovrà essere il più chiaro e interessante possibile.
Se viene presentata una tecnica di intervento obsoleta o già nota a tutti, probabilmente non parteciperà nessuno al tuo convegno.
Le necessità
Anche questo è un fattore da non sottovalutare. Prova a metterti nei panni di un possibile partecipante all'evento e rivedi tutti gli aspetti dell’organizzazione.
Chiediti di che cosa potrebbero avere bisogno? Quali problematiche potrebbero incontrare?
Ad esempio per il famoso congresso medico, sarà necessario prevedere un supporto video e una sala dove i partecipanti possano prendere appunti.
L’obiettivo è sempre creare un evento su misura per i partecipanti, deve dare loro un valore aggiunto e allo stesso tempo deve farli sentire accolti e a proprio agio.
La provenienza geografica
Un altro elemento utile per la profilazione del tuo target è la provenienza geografica.
Il tuo partecipante – tipo può arrivare dall'estero, da tutta Italia o dalla zona limitrofa rispetto al luogo scelto.
In base a queste differenziazioni ti sarà già chiaro se è necessario prevedere un pernottamento e come, eventualmente organizzare i trasporti da e verso la location (per questo potrebbe esserti utile il nostro articolo sul transfer aziendale).
Ti rivolgi a un target composto da ecologisti? Il tocco in più può essere organizzare un car-sharing o permettere ai partecipanti di spostarsi in bici da e verso la location.
L'età e il sesso
L’età è fondamentale per identificare un target preciso a cui rivolgersi ed elaborare una proposta adeguata.
Se vendi prodotti per neonati ti dovrai rivolgere a un target di donne comprese nella fascia di età tra i 25 e i 40 anni, neo mamme o mum to be.
Sempre per questo motivo è anche utile identificare il sesso: il tuo evento sarà pensato per donne, uomini oppure entrambi i generi?
Un consiglio: parti da un evento simile
Se ha già organizzato un evento simile, ovviamente parti avvantaggiato perché saprai già qual è il target di riferimento.
Per questo è utile raccogliere le caratteristiche demografiche dei partecipanti, tramite appositi form e realizzare un report di fine evento.
Ti permetterà di raccogliere informazioni importanti e capire quali sono i punti di forza dell'evento da riproporre e i punti di debolezza da migliorare.
Altrimenti ti puoi sempre ispirare agli eventi simili organizzati da altri. Partecipare a eventi di aziende competitor: è un buon modo per trovare idee originali o errori da evitare.
Come sfruttare tutte queste informazioni?
Ora che hai un'idea più chiara del tuo target di riferimento è il momento di cominciare a pensare a come adattare il tuo evento al tuo pubblico.
L'organizzazione
Conoscendo tutte le possibili esigenze dei tuoi partecipanti potrai prevederle e dare loro esattamente quello che cercano.
Ad esempio, se la maggioranza di loro viene da fuori città, dovrai pensare a un buon collegamento con la stazione o l’aeroporto oppure potrai scegliere una location vicino alla metro (se sei interessato a Roma abbiamo un articolo che fa al caso tuo).
Anche la tipologia di location deve rispondere alle esigenze del tuo target oltre alle tue necessità: rispetta il budget?
Ha tutti i servizi e le attrezzature di cui hai bisogno?
Ti sarà utile anche per capire se è necessario far acquistare ai partecipanti un biglietto d’ingresso e quanto farlo pagare.
La promozione
Avere ben presente tuo target di riferimento ti permetterà di sapere con certezza attraverso quali canali promuovere l'evento e che tono utilizzare.
Nel caso del congresso medico il tipo di comunicazione dovrà essere magari più formale.
Ti dovrai rivolgere ai partecipanti tramite mail (nel caso tu le abbia) o sponsorizzare il tuo evento su riviste specialistiche. Si tratta di un evento divertente?
Prova con un tipo di comunicazione più accattivante sfruttando le potenzialità dei social network.
Eventuali sponsorship o partnership
Lo stesso vale per l’eventuale scelta degli sponsor o per le partnership.
Ai possibili stakeholders dovrai presentare in maniera dettagliata che tipo di persone parteciperanno, in modo che sia loro chiaro se sono compatibili con la loro azienda o associazione.
Tornando al nostro esempio del congresso medico potrai rivolgerti a case farmaceutiche interessate alle patologie cardiovascolari che non siano in diretta concorrenza con i tuoi macchianti oppure puoi realizzare un evento con il patrocinio di un ospedale o dell’ordine dei medici.
Una volta identificato il tuo target di riferimento non ti resta che procedere alla fase organizzativa.
Il prossimo passo è iniziare a dare un’occhiata alle possibili location per il tuo evento e prenotare prima possibile quella dove far davvero sentire a proprio agio i partecipanti.
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