Come invitare tutti gli amici a un evento Meglio cartaceo o digitale?
Indice
Se leggi questo articolo è molto probabile che tu stia organizzando un evento. Ottimo! Diciamo che hai già scelto la data e la location (e se non l’hai scelta clicca qui, ti aiutiamo noi di Meeting Hub). A questo punto non resta che invitare tutti gli amici in target.
Per contattare persone con le quali hai un legame diretto è preferibile un invito tradizionale cartaceo, oppure un invito digitale? E fra le opzioni digitali, qual è la più adatta per fare colpo sugli invitati?
Vediamo fra le diverse soluzioni disponibili quale si addice maggiormente nello specifico. In particolare, analizziamo pro e contro dei metodi più comunemente utilizzati:
- Biglietto cartaceo
- Passaparola
- Messaggistica istantanea
- Social
Ciascun mezzo ha caratteristiche idonee per un particolare tipo di situazione. Per evitare di toppare e per ottenere la massima partecipazione, è importante scegliere il tipo di invito giusto.
E adesso basta chiacchiere, iniziamo!
Perché è opportuno creare gli inviti per gli eventi?
Gli inviti sono lo strumento che permette all’organizzatore di far sapere al pubblico che in quel dato giorno e in quel dato luogo si terrà un concerto, una conferenza, un party, una cerimonia e via discorrendo.
Invitare tutti gli amici è un’ottima idea quando si pianifica di celebrare un anniversario, un traguardo professionale importante, o un compleanno: eventi privati nei quali la cerchia diretta diventa l’anima della festa.
Per dare notizia dell’evento, dovrai scegliere la modalità di invio degli inviti che fa al caso tuo. Tale passaggio è indispensabile per garantire un’adeguata partecipazione di pubblico.
Quando è il momento giusto per invitare tutti gli amici?
Come detto gli eventi privati – come ad esempio compleanni, feste di laurea, matrimoni, battesimi e anniversari vari – sono l’occasione perfetta per riunire tutti gli amici.
Ma quanto prima è opportuno dare comunicazione agli invitati? In altre parole, quando è il momento giusto per inviare gli inviti? La risposta dipende da quanto è ampia la platea degli ospiti e da quanto è strutturato il tuo happening.
Mediamente per un evento aziendale plenario si calcolano circa 2 mesi di anticipo, per un compleanno con 40 invitati possono bastare anche 4/5 settimane, mentre la partecipazione di nozze viene solitamente inviata almeno tre mesi prima.
Quali sono le modalità di invito per evento più comuni?
Sta all’organizzatore trovare il canale giusto per inviare gli inviti. La tipologia di evento e la sua dimensione sono due fattori importanti da considerare per scegliere la modalità più idonea.
In linea generale, i social come Facebook e le app di messaggistica istantanea sono strumenti informali molto appropriati per invitare tutti gli amici ad un evento.
Per un invito formale, invece, è buona norma scegliere la modalità cartacea tradizionale. Mentre l’e-mail è un giusto compromesso per creare messaggi intriganti, ricchi di dettagli e con un tono di voce modulabile in base al soggetto destinatario.
1. Invito cartaceo
L’invito cartaceo potrebbe sembrare un po’ obsoleto, ma resta ancora il più affascinante ed elegante.
Oggigiorno questo tipo di soluzione viene utilizzata comunemente per cerimonie, come matrimoni e battesimi, oppure per eventi ufficiali come una cena di gala.
Per invitare tutti gli amici con una lettera formale è necessario studiare il design dell’invito:
- tipo di carta;
- carattere tipografico;
- misura della stampa.
L’effetto finale è garantito! Ma ricorda che dovrai stimare un budget per stampare l’invito cartaceo. Per creare il progetto invece sono disponibili vari programmi online di grafica che risolvono il problema alla grande. Fra i tanti, ti consiglio Canva.com.
2. Passaparola
Soluzione decisamente economica, ma poco affidabile. Affidare gli inviti al tuo evento alla rete sociale è una soluzione praticabile soltanto in determinate condizioni:
- il numero di invitati è esiguo;
- l’evento del tutto informale;
- i contatti reciproci sono abbastanza stretti da permette il passaggio della comunicazione.
Per evitare grane dell’ultimo momento fai subito chiarezza sul numero massimo di invitati ammessi e chiedi in ogni caso un feedback sulla loro presenza.
3. Invitare tutti gli amici con la messaggistica istantanea
Efficace e semplice: la messaggistica istantanea è la soluzione ideale per invitare tutti gli amici ad un evento in modo informale. Le opzioni non mancano: Messanger, Telegram e WhatsApp sono app globalmente usate da chiunque possieda una smartphone.
Sarà sufficiente creare un gruppo su WhatsApp o su Telegram per raggiungere in modo economico e immediato i contatti da invitare alla festa di compleanno, o all’evento speciale che vuoi festeggiare.
Come creare un gruppo su WhatApp
Per invitare gli amici ad un evento, basterà creare un gruppo WhatsApp seguendo queste facili istruzioni:
- Apri l’applicazione sullo smartphone
- Seleziona dal menù in alto “Chat”
- Clicca il pulsante rubrica verde in basso
- Fra le opzioni disponibili scegli “Nuovo Gruppo”
A questo punto cerca i contatti che vuoi aggiungere al gruppo e per confermare tocca l’icona della freccia verde. Inserisci il nome del gruppo, ad esempio “Compleanno Paolo”, oppure “Party in maschera Alice”, o ancora “Save the date”. Il titolo non deve superare i 25 caratteri, comprese lettere ed emoji, per il resto sta a te sceglierne uno appropriato.
Anche l’immagine è un elemento importante quando si crea un gruppo WhatsApp: potrai selezionarla dalla galleria del telefono, oppure cercarne una adatta sul Web.
Una volta terminata l’impostazione tutti potranno partecipare alla conversazione.
Come creare un gruppo su Telegram
Per creare un gruppo Telegram e invitare tutti gli amici al tuo evento, la procedura cambia a seconda del dispositivo usato. Se il sistema operativo è Android:
- Accedi all’app
- Fai clic sull’icona matita in basso a destra
- Seleziona l’opzione “Nuovo gruppo”.
Per creare un gruppo da uno smartphone con sistema operativo iOS:
- Apri l’applicazione
- Entra nella funzione Messaggi e fai clic sull’icona in alto a destra
- Scegli la voce “Nuovo gruppo”.
I gruppi di dimensioni ridotte e destinati ad amici e parenti sono aperti: tutti possono sia invitare altri membri a unirsi al gruppo, sia cambiare le impostazioni del gruppo. Tali privilegi sono riservati agli amministratori nei gruppi più numerosi.
4. Invitare tutti gli amici via e-mail
Gli inviti via e-mail sono un mix perfetto di professionalità e di semplicità. Il messaggio di posta elettronica consente di personalizzare i campi, dando libero sfogo alla fantasia e rendendo speciale il messaggio.
L’oggetto è un po’ la chiave per garantire che il tuo invito faccia l’effetto desiderato. Se riesci a renderlo unico e accattivante, gli amici saranno invogliati a risponderti.
Per esempio, è buona regola non ‘ciclostilare’ l’oggetto. Quale messaggio apriresti più volentieri? “Compleanno Mario 9 settembre”, oppure “Ciao Luca! Il 9 settembre festeggiamo insieme: non prendere impegni”.
Altre buone pratiche per una e-mail di invito agli amici sono:
- Includi un’immagine nel corpo del messaggio: usa la fantasia, senza dimenticare di indicare chiaramente la data, l’ora e il luogo dell’evento
- Aggiungi una mappa per facilitare il percorso degli ospiti
- Fornisci i tuoi contatti: gli invitati potranno raggiungerti facilmente per ulteriori informazioni.
Infine, ricorda agli amici di confermare o meno la loro presenza fissando una deadline per tale comunicazione.
Per un evento sociale con gli amici, cosa c’è di meglio che usare i social media per gli inviti? Facebook in particolare consente agli utenti di creare un evento online per comunicare con gli invitati sia sulla pagina dell’evento, che tramite Messanger.
Abbiamo già spiegato come creare un evento Facebook efficace, ma giova fare un rapido ripasso.
Come si fa a creare un evento su Facebook?
Gli eventi Facebook sono molto popolari, dal momento che danno modo di interagire direttamente con gli ospiti e di coinvolgerli nella preparazione dell’happening. Per creare un evento su Facebook è sufficiente accedere alla sezione “Eventi” nel menu principale laterale e premere il pulsante azzurro “+ Crea nuovo evento”.
La parte più impegnativa, casomai, è quella di invitare tutti gli amici, soprattutto se l’elenco degli ospiti è particolarmente nutrito.
Per fortuna la versione desktop di Facebook consente l’opzione “seleziona tutti” per inviare contemporaneamente gli inviti. Tale funzione non è disponibile per l’app mobile della piattaforma social.
Ecco come fare per invitare tutti gli amici ad un evento Facebook:
- Apri la versione desktop di Facebook
- Scegli “Eventi” dal menu laterale a sinistra
- Seleziona e apri l’evento che hai creato
- Clicca su “Invita” e poi sul pulsante “Tutti gli amici”
- Premi il bottone “Invia inviti”.
Se hai creato delle liste di amici di Facebook, cosa consigliabile per scegliere sempre con chi condividere i propri contenuti, puoi selezionare anche un elenco specifico, oppure crearne uno per l’occasione.
Infine, un paio di suggerimenti di netiquette:
- Evita i reminder ripetuti: a nessuno piace essere importunato continuamente con notifiche spesso superflue.
- Tagga poche persone per volta e, soprattutto, soltanto quelle che sono davvero interessate e disponibili al tag.
- Chiedi senza insistenza la ri-condivisione dell’evento.
Ecco fatto! In questo modo non soltanto avrai creato un evento Facebook, si spera efficace, ma lo avrai anche comunicato a tutti gli amici senza risultare troppo invadente.
Conclusioni
A questo punto non resta che buttare giù la lista degli invitati e quindi scegliere la modalità preferita per invitare tutti gli amici.
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