Vuoi sapere come organizzare un evento indimenticabile senza l’aiuto di nessuno? Continua a leggere: questo articolo è una guida all’happening perfetto.

Come organizzare un evento da zero

I motivi per cui potresti voler organizzare un evento sono molti: sei stato incaricato dal tuo capo di occuparti della prossima convention aziendale, vuoi partecipare attivamente alla vita della tua città con una serata culturale, hai deciso di fare una sorpresa a un amico per il suo compleanno o anniversario…

La cosa certa è che vuoi che tutto riesca al meglio.

Però hai notato che le cose a cui pensare sono molte, ci sono aspetti da pianificare in largo anticipo e imprevisti da mettere in conto. Insomma, programmare un happening di successo è un lavoraccio.

Ma non lasciarti scoraggiare: abbiamo deciso di venirti in aiuto con questa guida su come organizzare un evento perfetto.

Di seguito trovi i 7 (anzi, 6 + 1!) passaggi fondamentali da seguire per far sì che il risultato sia un successo. Crea una checklist con questi sette punti e occupatene man mano: ti aiuterà nellapianificazione e a non perderti tra le cose da fare.

Iniziamo!

1. Definisci gli obiettivi

icona bersaglioLa prima cosa da definire sono i tuoi obiettivi. Come dicevamo prima, potresti stare organizzando ogni sorta di evento e dal motivo per cui lo fai viene tutto il resto.

Ti sembrerà una banalità, ma definire lo scopo di questo evento può davvero aiutarti a dargli un volto e organizzarlo come si deve. Inizia compilando questa semplicissima lista:

  • Che tipo di evento stai organizzando?
  • Che obiettivo vuoi raggiungere realizzandolo?

Ora hai già una linea guida da seguire. Ma c’è una domanda ben più importante: se tu partecipassi come ospite, che tipo di esperienza vorresti vivere?

Possiamo dire che un obiettivo comune, qualsiasi tipo di happening tu stia progettando, è quello di far vivere un’esperienza positiva a chi partecipa. Ma in che modo? Gli invitati dovrebbero divertirsi, imparare qualcosa, conoscersi meglio o altro?

Includi questo nella tua checklist: 10 cose che vorrei dal mio evento. Mettiti nei panni di un invitato e decidi quali sono gli aspetti più importanti per te: saranno i primi a cui pensare!

Riflettere su questo ti darebbe già alcune indicazioni su come organizzare un evento all’altezza.

2. Scegli la data

Il tempo è la seconda cosa più importante. Se vuoi avere successo e contare su un buon numero di partecipanti, non potrai scegliere una data a caso. Ecco alcuni accorgimenti:

  • Pensa già a un giorno e un orario in cui la maggior parte degli invitati sia disponibile.
  • Proponi due possibili date e raccogli in anticipo dei pareri: potrai scegliere il giorno con più partecipazioni.
  • Non scegliere date troppo vicine o troppo lontane nel tempo, per evitare che gli invitati abbiano già altri impegni o si dimentichino dell’evento. Ricorda che sarebbe bene informarli della festa due settimane prima.

3. Scegli il posto

icona posizioneUn altro fattore di fondamentale importanza è la scelta del luogo. Naturalmente dovrà essere, come prima cosa, di dimensioni adeguate per i tuoi invitati e per le attività che hai previsto (di certo non la sceglierai troppo piccola, ma attenzione anche alle metrature eccessive!).

Non occuparti solo di quanto spazio avrai ma anche di come potrai gestirlo: ci saranno dimostrazioni, attività o momenti di svago che necessitano di un’area libera? Hai previsto decorazioni o allestimenti particolari, magari che occupano molto spazio? Pensaci in anticipo.

In linea generale ti consiglio di preferire un posto facilmente raggiungibile, possibilmente in una zona viva e conosciuta, e soprattutto ben attrezzata. Una location difficile da raggiungere, anche se storica o scenografica, costituisce un grosso problema nell’organizzare un evento di successo.

Se hai scelto la città o la zona ma sei ancora indeciso sulla location vera e propria, niente paura: noi di Meeting Hub collaboriamo con strutture per eventi in tutta Italia, e possiamo farti avere preventivi gratis su misura per te in qualsiasi momento!

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Abbiamo anche un’intera sezione dedicata agli spazi espositivi più belli del Paese!

Ricorda che se hai deciso di organizzare un evento all’aperto avrai alcuni altri dettagli di cui occuparti: primo fra tutti, naturalmente, il meteo. Fatto il possibile per prevenire temporali e ondate di caldo/freddo, però, non sottovalutare neanche le esigenze tecniche di questo tipo di evento.

Probabilmente ti serviranno coperture come gazebo e tende, ma anche facilities come generatori, prese esterne e prolunghe.

4. Crea una timeline

Scelta la data, dovrai anche organizzare alla perfezione le fasi preparatorie. Questo ti permetterà di seguire un’agenda senza dover pensare man mano alle cose da fare. Andando con ordine:

Un mese prima

  • Prendi accordi con la location descrivendo alla perfezione l’happening che hai in mente.
  • Scegli e prenota allestimenti e attrezzature necessarie. Con questo anticipo eviterai inconvenienti dell’ultimo momento (e spenderai meno!). Puoi chiedere l’occorrente alla location o affidarti a degli esperti come i ragazzi di Benfenati, società milanese che copre buona parte del nord Italia. Da loro trovi cartelli, impianto audio/video/luci, neon, scenografie ed espositori di ogni tipo.Benfenati
    Se invece stai organizzando una festa, puoi benissimo acquistare tutto su Internet da siti come Vegaoo Party, dove trovi ogni sorta di decorazione e addobbo. Vegaoo Party
  • Coinvolgi i personaggi che interverranno: artisti, relatori, specialisti etc. Accertati della loro disponibilità e concordate insieme un programma da seguire. Se devi pensare anche all’alloggio, come nel caso di eventi aziendali, prenota subito!

Tre settimane prima

  • Stabilisci un budget e decidi come distribuirlo per le varie esigenze. (al punto 6 trovi una guida su come fare)

Due settimane prima

  • Manda gli inviti includendo tutte le informazioni essenziali. Decidi cosa avrà la precedenza, quali saranno le attività principali e in che modo si svolgeranno esattamente.

Una settimana prima

  • È il momento di fare sopralluoghi e prove generali: controlla di persona la location, assicurati che si possa allestire e gestire come hai pensato e fai una prova delle attrezzature tecniche.
  • Ricontatta gli invitati per chiedere conferma della loro presenza e per sapere se porteranno qualcuno. Cogli l’occasione anche per informarti su loro esigenze particolari (ci saranno vegetariani, vegani o intolleranti? Ci sarà qualcuno che ha difficoltà a spostarsi o a raggiungere il posto?), prendine nota e cerca di farvi fronte in anticipo anche con l’aiuto dello staff della location.esigenze alimentari
  • Negli ultimi giorni dovrai solo definire i dettagli e ultimare i preparativi!

5. Pensa agli inviti

icona invitiSe vuoi organizzare un evento memorabile devi pensare anche agli inviti. Un invito ben fatto è il biglietto da visita di un evento e crea engagement ancora prima di cominciare.

Calcola il numero dei partecipanti nel modo più preciso possibile e prepara i biglietti.

Sei in dubbio sulla formula da usare? Non preoccuparti, ecco alcune idee. Se invece hai già deciso cosa scrivere ma è la parte grafica che ti crea difficoltà, prova a dare un’occhiata qui: con questi programmi per principianti creerai da solo degli inviti personalizzati degni di un vero grafico.

Ecco le informazioni da includere assolutamente:

  • Data e ora
  • Informazioni particolari sulla location (è all’aperto? È facilmente raggiungibile? Ha un parcheggio nelle vicinanze?)
  • Informazioni particolari sul programma, ad esempio presenza di partecipanti di rilievo, durata etc.
  • Tono dell’evento (sarà formale o informale?)
  • Dress code, se previsto

Se non hai molti inviti da mandare puoi farli personalizzati, il che è sempre ottimo: basterà indicare l’invitato per nome per rendere la comunicazione più personale!

6. Stabilisci il budget

icona tempo è denatroNon potrai organizzare un evento come si deve senza stabilire un budget realistico. Una volta definita questa somma, in base alle tue disponibilità e al risultato che vuoi ottenere, decidi come suddividerla nelle varie spese che dovrai affrontare. Le più consistenti saranno:

  • Cibo e bevande, che dovrebbero essere leggermente abbondanti rispetto al numero di partecipanti. Ricorda di fare attenzione alle esigenze degli invitati!
  • Attrezzature e staff: ti servirà un semplice impianto audio o dovrai noleggiare attrezzature più particolari? E poi, sarà il caso di chiedere la disponibilità di una o due persone per accogliere gli ospiti e informarli sul programma dell’evento? Pensaci per tempo e parlane con la location: con ogni probabilità potranno aiutarti.
  • Intrattenimento

Le altre uscite saranno costituite da allestimenti e decorazioni, consistenti nel caso di una festa a tema, gadget e regali per gli ospiti, se vorrai lasciare loro un ricordo dell’evento, ed eventuali spese di marketing. Se vuoi una guida precisa, la trovi qui.

Per un evento aziendale, ad esempio, potrebbe essere una buona idea quella di ingaggiare un fotografo almeno per un paio d’ore, per immortalare i momenti più divertenti e significativi e poi condividerli con tutti.

A maggior ragione se, oltre a colleghi e dipendenti, parteciperanno anche i tuoi clienti, l’evento sarà un’ottima occasione di marketing e i contenuti che ne deriveranno saranno perfetti per creare senso di comunità intorno all’azienda.

7. Crea un team!

icona collaborazioneNel caso di eventi di grossa portata (o anche solo un po’ più complessi del solito) ti sarà utile avvalerti dell’aiuto di alcune persone: se non puoi seguire personalmente tutto, delega alcuni compiti a persone di tua fiducia e coinvolgile nell’organizzazione dell’evento.

Chiedi per tempo il loro aiuto e concorda un programma da seguire. I tuoi collaboratori potranno essere relatori, dimostratori, artisti o testimonial ma anche, più semplicemente, colleghi e ospiti che accetteranno di occuparsi di musica, catering o attività.

Essere in più di uno aiuta anche ad avere una visione d’insieme più precisa e a raccogliere idee e pareri diversi.

Per finire: occhio ai dettagli

Potrà sembrarti banale, ma la differenza tra un buon evento e un evento memorabile sono i dettagli. Quando avrai organizzato tutto, prova a vivere l’evento nella tua mente e prendi nota dei problemi che potrebbero sorgere o delle necessità che potrebbero avere i partecipanti.

Ad esempio, potrebbero esserci bambini, anziani, disabili o persone con necessità particolari? Prevedi delle aree relax per i momenti di pausa, dove tutti possano riposare senza essere disturbati. Non potersi allontanare dal “vivo” dell’evento potrebbe essere un disagio!

E poi, tu cosa vorresti trovare appena arrivi? Forse ti piacerebbe avere un’idea precisa del programma e delle attività, oppure vorresti ambientarti subito sapendo dove sono bagno, guardaroba, reception etc.

Anche i tuoi ospiti vorranno le stesse cose. Quindi, renditi disponibile a dare tutte le informazioni necessarie e cerca di mettere tutti a loro agio.

Questi sono solo alcuni esempi. In linea generale, se puoi, cerca di prevedere attività che coinvolgano tutti e che non ignorino le esigenze personali dei tuoi ospiti.


Bene, ora sai tutto su come organizzare un evento impeccabile. Non lasciarti spaventare da tutte le cose a cui dovrai pensare all’inizio: suddividile in compiti più semplici e affrontali uno a uno. Vedrai che una volta iniziato sarà divertente e semplicissimo.

Seguendo i nostri consigli, durante la festa non avrai più niente a cui pensare e potrai rilassarti come tutti gli altri.

Poi, se ti va, facci sapere com’è andata qui sotto nei commenti! E se ti è piaciuto, condividi questo articolo con amici e colleghi per aiutare anche loro. Grazie!