Nonostante la concorrenza dei social e delle app di incontri, gli appuntamenti live continuano ad essere apprezzati dai singles e dalle persone in cerca di una compagnia speciale. Ma come si organizza un evento di dating di successo?
Scopriamolo insieme, svelando i trucchi più efficaci per realizzare un vero happening per cuori solitari alla riscossa.
Evento di dating: cosa c’è da sapere?
Se pensi che quelli che un tempo si chiamavano ‘appuntamenti al buio’ siano tutti uguali, ti ricrederai molto presto! Nell’era digitale, gli eventi di dating live vengono progettati in modo tale da andare incontro ai bisogni diversificati delle persone.
Che ci si dia appuntamento tramite chat, o che si decida di prendere parte a un ritrovo collettivo organizzato da terzi, l’incontro deve rispettare, nei modi e nei tempi, le nostre aspettative.
Ciò significa che è possibile scegliere il tipo di evento di dating che ci piace di più, in totale libertà e con l’unico pensiero di godersi a pieno una serata di divertimento.
Evento di dating: speed o slow?
Ogni cuore batte alla sua velocità. Alcune persone amano lanciarsi ‘senza paracadute’ in nuove conoscenze, mentre altre ci vanno caute e necessitano di più tempo per sciogliersi.
Si tratta di un fattore importante da considerare quando si decide di organizzare un evento di dating che può essere appunto speed o slow. In cosa si differenziano queste due tipologie? Vediamolo subito!
Speed date per chi crede al colpo di fulmine
Lo speed date ha come target le persone che puntano tutto sulla prima impressione. Per coloro che credono che 5 minuti siano sufficienti per individuare un’anima affine - se non addirittura l’anima gemella - un evento di dating veloce è l’ideale.
Se punti a intercettare questo tipo di pubblico, devi conoscere le ‘regole di ingaggio’ prima di addentrarti nella fase organizzativa.
Solitamente gli incontri di speed dating sono realizzati in aree urbane, laddove la densità di popolazione potenzialmente ricettiva è maggiore, e vengono pubblicizzati soprattutto sul Web attraverso i canali dell’organizzatore, come blog, social e messaggistica istantanea.
Si tratta di coinvolgere, in modo divertente e leggero, persone in cerca di compagnia. Lo scopo è quello di favorire la nascita di nuove relazioni, attraverso un gioco collettivo.
Ma come si svolge in pratica questo social game? I partecipanti ricevono una scheda con i parametri di valutazione, così da segnare la loro prima impressione dopo ogni singolo round. Ogni turno può durare dai 3 agli 8 minuti ed è compito dell’organizzatore tenere il tempo e controllare che in ogni tavolo avvenga una rotazione regolare, al fine di evitare imbarazzanti momenti di vuoto.
Dopo ogni incontro veloce si compilano le schede di gradimento, poi raccolte dall’organizzatore quando tutti i round di incontro saranno stati completati. Una volta che i risultati sono stati elaborati, si incrociano i “mi piace” reciproci, chiamati “match”, e si dà modo alla coppia di contattarsi in privato per pianificare il loro secondo incontro.
Slow dating: nuove opportunità per cuori romantici
L’opposto dello speed date è lo slow date. Si tratta di una modalità che cerca di mettere meno pressione ai partecipanti evitando loro di subire quello che viene definito ‘effetto Netflix’: un fenomeno studiato in psicologia e noto anche come choice overload.
È infatti risaputo che il cervello umano, in presenza di molte opzioni mostrate velocemente, fa fatica a decidere. Inoltre, non tutti sono predisposti agli appuntamenti ‘mordi e fuggi’.
Per andare incontro all’esigenza di un incontro meno stressante e, al contempo più calibrato, alcuni organizzatori optano per gli eventi di slow dating. Il principio di fondo è scegliere nicchie di persone, suddivise non soltanto per fascia di età, ma anche per interessi, e proporre loro un numero minore di turnazioni.
La riduzione del numero di partecipanti e l’individuazione di un segmento di pubblico più o meno omogeneo, consente anche di alzare il tempo di ogni singolo round. A tutto vantaggio di una conversazione più rilassata e di una conoscenza più approfondita.
Buone pratiche per organizzare un evento di dating
L’allestimento del locale e una pianificazione esatta del timing sono due elementi essenziali per un evento di dating di successo. Ma non sono gli unici aspetti da curare, vediamoli singolarmente nel dettaglio.
1. Crea un’atmosfera piacevole
Il segreto per realizzare un evento dating che faccia furore è mettere a proprio agio i partecipanti. Come organizzatore dovrai fare in modo che ogni persona si ricordi con piacere della serata, indipendentemente dall’aver trovato o meno la metà della mela.
A seconda degli spazi disponibili, possono essere allestiti tavolini a due posti, oppure divanetti, in numero sufficiente per gli ospiti. L’importante è che ci sia abbastanza ‘intimità’ durante i singoli round, in modo tale da evitare il sovrapporsi delle conversazioni. Invece, per evitare vuoti di silenzio, è opportuno selezionare una playlist di musica di sottofondo, da tenere a volume basso e che sia in linea con i gusti del pubblico partecipante.
Non dimenticare qualche addobbo che favorisca un clima di complicità: una rosa e una candela sui tavoli, o comunque fiori e luci suffuse, possono contribuire a creare il mood giusto.
Infine, è utile posizionare una persona all’ingresso incaricata di dare il benvenuto ai partecipanti. Per rompere il ghiaccio, può funzionare offrire una drink card, oppure un gadget ricordo, insieme al regolamento della serata e al proprio badge nominativo.
2. Stabilisci le regole di partecipazione
Le serate di dating non hanno particolari regole se non quelle legate all’età e alla condizione sentimentale: essere maggiorenne e single sono gli unici requisiti obbligatori.
Gli altri ‘paletti’ sono responsabilità dell’organizzatore al quale spetta il compito di stabilire il pubblico il target della serata: fascia di età, interessi personali e tipologia di incontri (donne e uomini, uomini e uomini, o donne e donne).
3. Calcola bene i tempi
Perché la serata funzioni e tutto fili liscio, è opportuno avere un numero pari di iscritti. Qual è il numero ideale di partecipanti? Difficile stabilirlo a tavolino. Considera che un gruppo troppo numeroso rende l’evento lungo e alla fine noioso, oltre che ingestibile. Viceversa, un gruppo troppo piccolo potrebbe creare imbarazzo nei partecipanti.
Probabilmente, è più funzionale impostare il tempo da riservare ai singoli round di incontro. Per lo speed dating, la media è intorno ai cinque minuti: da un minimo di tre a un massimo di sette/otto minuti per round. Per lo slow dating invece si può arrivare tranquillamente a 10 minuti.
In ogni caso, è essenziale fare un calcolo esatto del tempo complessivo, moltiplicando il numero di minuti scelto per il numero di incontri. Al risultato ottenuto va aggiunto il tempo tecnico di accoglienza degli ospiti. Ricorda sempre che, in qualità di organizzatore, dovrai garantire che tutti abbiano la stessa quantità di minuti per completare i round programmati.
4. Fai molta attenzione alla privacy
Come detto in precedenza, ogni match dà diritto alla seconda chance. Per realizzare un nuovo incontro, in forma privata, i partecipanti devono essere messi nelle condizioni di contattarsi, via e-mail o via cellulare.
L’organizzatore, per gestire tali informazioni personali, ha bisogno del consenso secondo quanto stabilito dal “Codice in materia di protezione dei dati personali” (D.lgs. N° 196 del 30 giugno 2003).
In particolare, è necessario assicurarsi di avere il consenso informato - da parte dei soggetti partecipanti - relativamente a: titolare del trattamento, finalità e comunicazione dei dati personali.
Quali sono i locali migliori per gli eventi di dating?
Gli spazi attrezzati, come le sale eventi di alberghi e ristoranti, così come le strutture polifunzionali (centri coworking, pub, o caffetterie) possono tranquillamente ospitare eventi di dating.
Anzi, i gestori dovrebbero considerare di inserirne qualcuno in calendario, se le location si prestano e sono adeguate.
Un’iniziativa del genere, infatti, se organizzata e promossa a dovere, può fungere da volano per allargare la base clienti e per fare conoscere la struttura.
Al fine di sfruttare al massimo tale mezzo di promozione, l’organizzatore/gestore può pianificare un mini-servizio di catering (stuzzichini e finger food sono perfetti per l’occasione), oppure può regalare una drink card con un primo cocktail in regalo e un prezzo scontato per le eventuali bevute a seguire.
Come promuovere un evento di dating?
Individuato il target e la location, e fissata la data, inizia la fase di promozione dell’evento di dating. È importante lasciarsi una finestra di tempo sufficientemente lunga per una campagna promozionale efficace: partire con anticipo darà modo di raggiungere il quorum di partecipanti senza particolare affanno.
Se organizzi l’evento in una location non di tua proprietà, chiedi ai gestori di inserire l’iniziativa sul blog e sui canali social ufficiali (tu farai lo stesso sui tuoi account). Ancora meglio se hanno una newsletter da inviare alle persone che seguono la programmazione del locale: gli iscritti riceveranno via e-mail la notizia e potranno a loro volta inoltrarla con la formula del passaparola.
Se il budget lo consente, valuta eventuali azioni di digital marketing a pagamento (Ads) e campagne pubblicitarie tradizionali (cartelloni e/o volantini).
Per sostenere i costi di organizzazione, è utile attivarsi nelle seguenti direzioni:
- Sponsor: si accollano parte delle spese, anche sotto forma di cambio merci, ricevendo a loro volta visibilità fisica nel locale e digitale sui canali online.
- Partnership: ‘allearsi’ con altre imprese del territorio, attività imprenditoriali o commerciali, consente di creare una rete di fornitori fissa e affidabile per sostenere la propria attività nel tempo.
- Biglietti: la quota di registrazione per gli iscritti deve essere proporzionata ai servizi offerti nel corso della serata (gadget, buffet, bevuta e simili).
Conclusioni
E tu hai qualche esperienza da condividere? Hai già organizzato un evento di dating o, forse ti è capitato di parteciparci?
Quali sono state le tue impressioni? Se ti va, raccontacele condividendo l’articolo sui social con la tua opinione.
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