Come organizzare un evento sportivo Tutti i passaggi da seguire

Ti è già capitato di organizzare un vero e proprio evento sportivo? Hai già dovuto confrontarti con tutte le dinamiche di questi eventi? 

Se la risposta è no, e se un po’ ti spaventa il compito, allora questo articolo fa davvero per te!

Vediamo quali sono i requisiti di cui non potrai fare a meno, ma anche i tempi per l’organizzazione e soprattutto tutti i permessi di cui avrai bisogno!

Organizzare un evento sportivo: le tempistiche

Una manifestazione sportiva è un evento che in genere interessa tantissime persone: gli atleti, l’allenatore e il resto del team, il pubblico, oltre a tutto lo staff dell’evento.

Innanzitutto, devi conoscere la portata dell’evento: si tratta di un torneo ufficiale? Oppure di una gara non competitiva, magari di un evento educativo e senza scopo di lucro?

In genere, per le manifestazioni maggiori, è bene iniziare a pensare all’organizzazione già l’anno prima. Questo perché dovrai sapere quanti sono i partecipanti, assicurarti che gli impianti sportivi siano disponibili, avere i permessi e molto, molto altro. 

Se invece la competizione è solo amichevole, con un numero contenuto di partecipanti, allora è sufficiente iniziare dai 6 ai 9 mesi prima.

La location per l’evento

Il primo passo è pensare a dove vorrai svolgere il tuo evento. 

Serve che tu sia in una zona raggiungibile da tutti: se organizzi un torneo di provincia, non spostarti dai confini!

Meglio che sia un luogo comodo per chi partecipa.

Concentrati sullo sport principale: dovrai assicurarti che la struttura sia adeguata, oltre che regolamentare (lunghezza dei campi, profondità di vasche…).

In generale, dovrai anche verificare che ci siano gli spogliatoi attrezzati e che siano in numero sufficiente. 

Anche il parcheggio è importante: serve un posto che abbia a disposizione ampi parcheggi, anche per pullman, o che sia ben collegato con i mezzi pubblici. 

Evento sportivo: il budget

Per questo evento servirà tanta attenzione e soprattutto una precisa definizione dei costi sin dall’inizio: questo primo passo ti permetterà anche di capire se dovrai fare delle iscrizioni a pagamento per le squadre, per singolo atleta oppure per il pubblico. 

Tra i costi che maggiormente incidono, e a cui dovrai pensare quando ti trovi a capire come organizzare un evento sportivo, questi sono i principali: 

• affitto location
• staff e personale 
• assicurazione
• affitto di attrezzature, allestimenti, schermi…
• trofei e premi
• promozione/marketing pre-evento
• sistemi di iscrizione, ticket desk, bancone accoglienza
• catering per ristoro atleti

Una volta che avrai chiarito questi costi, potrai anche concentrarti nella ricerca di eventuali sponsor. 

Gli eventi sportivi, infatti, hanno costi molto elevati e spesso si ricorre a degli sponsor che aiutino a finanziare; naturalmente, serve contattarli per tempo, fornendo motivazioni valide. 

Per esempio, se sei parte di una società sportiva, chiedi a chi già vi conosce, come il fornitore delle divise.

Contatta anche le aziende del territorio, perché potrebbe essere per loro una buona fonte di visibilità. 

Dovrai ricordarti di specificare dove saranno visibili: nei manifesti? Solo nel luogo dove si svolge la gara? Su eventuale sito e sui social? 

Questo fa molta differenza, anche in termini economici! 

Burocrazia e permessi necessari

Gli eventi sportivi richiamano tantissime persone, riunite tutte insieme, e questo ovviamente incide molto sui permessi da richiedere, come anche sugli adempimenti necessari. 

Come primo step serve presentare, al comune dove si svolge l’evento, il programma completo: dove, come, numero atteso ma anche gli obiettivi. 

Il tutto, va presentato almeno 4 mesi prima dell’evento all’Assessorato allo sport, mentre se la manifestazione è contenuta, almeno due mesi prima. 

Dovrà poi essere approvato dall’ufficio addetto alle Manifestazioni sportive, insieme ai seguenti documenti: 

• richiesta di patrocinio
• domanda di occupazione temporanea di suolo pubblico (se si tratta di eventi su suolo pubblico, come i palazzetti dello sport comunali o la strada nel caso di gare podistiche o ciclistiche)
• segnalazione di inizio attività
• dichiarazione (tramite autocertificazione) della presenza dei servizio di pronto soccorso e copertura assicurativa
• domanda di contributo
• domanda di fornitura di materiali
• SCIA (se si somministrano alimenti) 

Ti consigliamo di rivolgerti sempre all’assessorato allo sport, così che ti venga rilasciata tutta l’informativa aggiornata, perché potrebbe variare in ogni comune.

In caso ci sia della musica, allora dovrai anche contattare la SIAE per pagare gli eventuali diritti. 

Medici, giudici di gara e assicurazioni

Per quanto riguarda la copertura sanitaria dell’evento, sappi che l’assicurazione è necessaria per avere la concessione; quindi ti consigliamo di avere la migliore assistenza, che deve coprire la responsabilità civile per gli atleti partecipanti e per eventuali parti terze coinvolte. 

Per il supporto medico, invece, ti consigliamo di rivolgerti alla Croce Bianca, o Verde; dovrai poi anche assicurarti che ci sia un medico presente, con tutta l’attrezzatura necessaria. 

Anche arbitri e giudici di gara devono essere ufficiali e federali e dovrai contattarli molti mesi prima dell’evento! 

Se invece si tratta di una gara non competitiva, meglio rivolgersi a chi fa già parte della società e ha la qualifica di arbitro.

Promozione dell’evento sportivo

Una volta che avrai stabilito tutta la parte organizzativa e burocratica, dovrai anche iniziare a pensare a come promuovere il tuo evento

Pensa al budget che hai a disposizione: è molto limitato e quindi dovrai fare tutto da solo, oppure hai la possibilità di far stampare manifesti e volantini? 

Promozione online di un evento sportivo

Ti consiglio di creare un evento su Facebook, dove tantissime persone lo vedranno: si inserisce nel calendario eventi e puoi condividerlo anche sulle pagine dei diversi comuni nelle aree limitrofe e sui gruppi comunali.

In più, chiedi alla società sportiva responsabile dell’evento, ma anche al comune e a chi dovesse partecipare, di condividere l’evento.

Se hai anche un sito web di riferimento, potresti utilizzarlo anche come countdown e tenerlo aggiornato con le news sull’evento e comunicati stampa ufficiali.

Promozione offline di un evento sportivo

La promozione offline in genere riguarda i manifesti, i volantini e, nel caso, le pubblicità sui giornali, per i quali puoi affidarti a Canva, dove troverai tantissime grafiche sia per poster che per volantini!

Per la diffusione, possono essere d’aiuto gli atleti della società sportiva per la quale organizzi l’evento! Chiedi loro di distribuire i volantini, oppure di attaccare i manifesti in punti strategici della città.

Altrimenti, potresti consegnare gli inviti direttamente nelle scuole.

Il giorno dell’evento sportivo

Sappi che rimani la persona di riferimento per tutti, dallo staff agli atleti fino alle autorità.

Una buona idea è cercare di essere subito riconoscibile! Può essere d’aiuto una maglia con una scritta, oppure con un colore del tutto diverso da quello della manifestazione.

Ricordati che avrai bisogno di tutto il supporto dei volontari, quindi assicurati che sappiano esattamente cosa devono fare e quando! Definisci chi sarà referente per ogni area, così da delegare alcune responsabilità.

Assicurati anche che tutti i locali (soprattutto bagni e spogliatoi) siano sempre puliti e in ordine e che ci sia sempre qualcuno che se ne occupi!

A questo punto direi che abbiamo chiarito tutti gli aspetti fondamentali in caso di evento sportivo da organizzare, e sono sicura che seguendoli tutti il tuo evento sarà fantastico!

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E ovviamente, se cerchi una location per eventi, affidati sempre a Meeting Hub!