Come organizzare un Kick-off meeting efficace
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Stai lavorando a un nuovo progetto nella tua azienda e il tuo capo ti ha chiesto di organizzare un Kick-off meeting per allinearti con il team e tu non sai bene da dove iniziare per fare bella figura? Oppure ti stai chiedendo cosa è un Kick-off meeting?
Oggi ti spiegherò cosa è e come organizzare al meglio un Kick-off meeting; iniziamo!
Cosa è un Kick-off meeting
Un Kick-off meeting, molto semplicemente, è un incontro o una riunione che si organizza per dare il via a un progetto, una commessa o un’attività.
Al meeting bisogna invitare e coinvolgere tutte le risorse che a vario titolo sono o saranno coinvolte nel nuovo progetto e che vanno allineate su obiettivi, sui risultati attesi, sulle tempistiche, sui ruoli, insomma su tutti i dettagli da tenere in considerazione affinché il progetto vada a buon fine.
Di fatto, il Kick-off meeting ha lo scopo di informare ma anche motivare i partecipanti alla buona riuscita del lavoro. Chiaro no?
A cosa serve un Kick-off meeting
Come ti ho accennato, un Kick-off meeting serve per aggiornare i colleghi e le varie figure professionali interne ed esterne all’azienda sui dettagli e su come si svolgerà un progetto, prima di dare l’avvio ai lavori.
Nel Project Management è uno dei primissimi step prima di passare all’operatività ed è fondamentale affinché ognuno abbia ben chiara la direzione da prendere, gli obiettivi e le tempistiche; senza, si rischierebbe di sprecare tempo e risorse, e persino di compromettere la riuscita del progetto!
Idealmente sarebbe bene che tutti i partecipanti fossero presenti di persona, ma è anche possibile organizzarne uno da remoto, in videoconferenza, affinché tutti si conoscano ed imparino a riconoscersi associando ai volti le competenze ed il ruolo ricoperto.
Come organizzare un Kick-off meeting efficace
Affinché il Kick-off meeting porti i risultati auspicati e sia davvero efficace, dovrai seguire alcune semplici indicazioni.
Innanzitutto è bene seguire una struttura chiara e scandire bene i tempi dedicati alle singole attività, per non perdere tempo; la struttura del meeting potrebbe essere circa così:
- Introduzione: in questa prima fase del meeting il Project Manager si presenta e introduce i vari componenti del team e l’agenda dell’incontro. Ancora meglio, sarebbe comunicare l’agenda già nell’invito alla riunione, in modo che tutti sappiano già di cosa si tratterà durante il Kick-off meeting.
- Obiettivi e vincoli: è la fase in cui il responsabile di progetto illustra gli obiettivi, i vincoli rilevati e i risultati attesi, nonché le motivazioni alla base dei lavori.
- Ruoli: il responsabile di progetto spiega quale ruolo ricopriranno tutti i componenti del team e raccoglie eventuali indicazioni e perplessità dei partecipanti.
- Pianificazione di progetto: in questa fase il Project Manager presenta tutti i piani che compongono il piano di Project Management.
- Rischi: è il momento in cui vengono presentati i rischi e le problematiche principali che sono stati individuati in fase di pianificazione.
- Q & A: fase finale del Kick-off meeting, il Project Manager raccoglie eventuali domande e fornisce le relative risposte, raccogliendo anche feedback e suggerimenti utili che possono venire dal team.
Come ti ho mostrato, tutti gli step del Kick-off meeting contribuiscono a dare una panoramica del progetto, delle varie fasi e delle responsabilità di ogni membro del team.
È importante tenere a mente che in questo momento non bisogna scendere troppo nei dettagli ma dare una visione macro delle cose. Ci sarà tempo poi per vedere le varie fasi nel dettaglio!
I vantaggi dei Kick-off meeting
Ora che sai cos’è e come organizzare un Kick-off meeting, voglio mostrarti i vantaggi che può portare in azienda.
In particolare, una riunione preliminare come il Kick-off meeting non è mai da sottovalutare, perché:
- Aiuta i membri del team a conoscersi;
- Definisce i ruoli e l’autorità di progetto;
- Aiuta il team a capire gli obiettivi del progetto;
- Aiuta ad avere chiari step, rischi, requisiti e vincoli di progetto;
- Il Project Manager ottiene supporto, consenso e fiducia dal team, fattori fondamentali per garantire la buona riuscita del progetto;
- È l’occasione per porre domande e fare chiarezza su eventuali dubbi o perplessità.
Da quanto abbiamo visto, saper organizzare un buon Kick-off meeting è fondamentale per garantire sin dalle prime fasi il successo di un’attività o una commessa.
Chiarire a tutti i partecipanti gli step, i ruoli e le attività rende non solo il lavoro più semplice ed efficace ma aiuta anche i professionisti a sentirsi coinvolti, motivati e responsabili, migliorando di conseguenza le loro performance.
In questo articolo abbiamo visto non solo cosa è un Kick-off meeting ma anche come organizzarne uno efficace, che garantisca la buona riuscita del progetto.
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Buon Kick-off meeting, noi ci vediamo alla prossima!
