Non sai come organizzare un meeting aziendale? Calma e sangue freddo. In questo articolo ti spiegherò passo passo come fare. Continua a leggere per scoprire quali sono le regole fondamentali da considerare quando devi tenere una riunione di lavoro coi fiocchi.

Ma prima facciamo un passo indietro: che cos’è un meeting? Letteralmente si traduce con “incontro“;  si parla perciò di meeting ogni volta che due o più persone si incontrano.

Qualsiasi sia il motivo per cui hai deciso di organizzare un meeting ci sono dei passi fondamentali che devi seguire.

Oggi vedremo insieme tutto quello che bisogna fare quando si decide di organizzare un evento di questo tipo e quali sono le domande più frequenti che ci si pone.

1. Organizzare un meeting: perché?

icona corsoAvere ben presente il motivo per cui si è deciso di organizzare una riunione di lavoro è il primo passo per fare in modo che questo si svolga nel migliore dei modi.

Tutto ruota intorno all’obiettivo che ci si pone, perché in base a questa si sceglierà il numero degli invitati, il posto in cui svolgerlo e come articolarlo.

Non puoi pensare di organizzare un meeting senza avere chiaro quale sia il motivo che ti ha spinto a farlo, ti faccio degli esempi di meeting più frequenti:

  • Riunione di lavoro
  • Lancio di un nuovo prodotto
  • Accordi commerciali
  • Presentazione di nuovi vertici aziendali ai propri dipendenti
  • Conferenza stampa

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui si decide di organizzare un meeting, dipende dalle esigenze della tua azienda!

Hai ben chiaro questo passaggio? Allora possiamo iniziare ad organizzare!

2. Quando organizzare una riunione di lavoro?

icona calendarioDipende molto dal tipo di meeting che stai organizzando, ma solitamente andrebbe organizzato in orario lavorativo, questo sopratutto se si tratta di qualcosa legato al lavoro.

Se invece per meeting intendiamo un incontro informale per “festeggiare” i successi dell’azienda, questo si può anche organizzare la sera, magari per un aperitivo fra colleghi.

In entrambi i casi non trasmettere la sensazione ai partecipanti di perdere tempo, organizza sempre un’agenda del giorno, che tra poco vedremo nel dettaglio, e segui dei punti prestabiliti in modo tale da non far avere a nessuno la spiacevole sensazione che avrebbero potuto impiegare il proprio tempo in maniera più gratificante.

Pensa che molte aziende americane organizzano spesso dei meeting in piedi, perché sostengono che se la persona non si trova in una situazione di comfort sarà più invogliata a trovare subito la soluzione!

3. Chi invitare?

icona letteraLa risposta a questa domanda è abbastanza scontata, ma è l’unica che si può dare: deve essere invitato ad un meeting chi è necessario che partecipi.

Mi spiego meglio, nel momento in cui decidi di organizzare un meeting e hai fissato il motivo per cui questo andrà fatto dovrai invitare tutte quelle persone la cui presenza è importante per la buona riuscita dell’incontro.

Invita solo chi, per un motivo o per un altro, è necessario che partecipi.

Ricorda che avere una sala piena di gente, ma che ai fini della buona riuscita del meeting non è importante, non è funzionale, a meno che tu non stia organizzando qualcosa di “rappresentanza”.

In tutte le altre circostanze vale la regola del “pochi ma buoni”.

Una volta scelto chi deve partecipare puoi invitarli tramite una mail, o una telefonata se vuoi che la cosa sia più personale.

Il meeting non è una circostanza adatta per inviare degli inviti cartacei, molto più adatti ad un evento. Una mail è la maniera più veloce per comunicare a tutti quando e dove si terrà il meeting e il mio consiglio è di inviarla comunque, anche se hai già avvertito i partecipanti per telefono.

Avere per iscritto il giorno e l’ora aiuta a ricordare meglio l’appuntamento, in più permette di poterlo segnare sui calendari elettronici della propria mail.

Fin dal momento dell’invito, la mail comunica chiaramente quale sarà l’ordine del giorno e quanto il tempo che verrà impiegato per il meeting.

Fai in modo che tutti sappiano già in partenza quanto tempo devono dedicare alla riunione, in modo da non prendere impegni che li potrebbero costringere ad allontanarsi prima del previsto.

stretta di mano

4. Organizzare un meeting aziendale: dove?

icona posizioneCome prima cosa devi trovare una sala che possa accogliere tutti i partecipanti e permettergli di stare comodamente seduti.

Pensa al tipo di incontro che stai organizzando e in base a questo scegli la tipologia di sala che ti rimane più comoda.

Il meeting si comporrà di poche persone che è bene si riescano a guardare tutte in faccia? Scegli una sala che presenti un tavolo intorno al quale tutti si possano sedere.

Il meeting avrà una grande affluenza ed è importante che tutti ascoltino quello che una persona ha da dire? Scegli una sala che abbia un palco e una platea che contenga tutti i tuoi ospiti.

Stai organizzando una conferenza stampa? Permetti a tutti i giornalisti di avere una buona prospettiva nel vedere quello che accade.

Consulta Meeting Hub e scegli la sala per meeting più adatta alle tue esigenze seguendo i consigli che abbiamo appena visto!

Le migliori location con sale meeting in tutta Italia

Non tralasciare la questione del parcheggio, ancor meno quella del raggiungimento della location.

Fai in modo che i partecipanti al meeting possano arrivare a destinazione senza problemi e senza stress. Se la location che scegli è in centro e facilmente raggiungibile con i mezzi, informati se dispone di un parcheggio e, qualora non lo abbia, informati se nelle vicinanze se ne può affittare uno.

Se invece la location è decentrata e difficile da raggiungere senza macchina organizza delle navette che dalla stazione portino a destinazione, o informati se è la location stessa a metterle a disposizione.

5. Cosa fare durante durante la riunione?

icona meetingFinalmente è arrivato il momento del meeting, ma cosa fare per gestirlo al meglio?

E’ importante conoscere l’ordine del giorno e comunicarlo con largo anticipo ai partecipanti in modo che arrivino preparati al giorno dell’incontro e, se necessario, con delle idee valide per arrivare alla soluzione del problema.

Controlla che la sala disponga di tutto quello di cui avete bisogno.

Ti faccio un piccolo elenco di cose che possono servire:

  • Proiettore
  • Impianto audio
  • Cancelleria 
  • Acqua
  • Microfoni
  • Rete internet
  • Cavalieri

Cerca di rispettare i tempi, se hai dato un orario di uscita devi cercare di fare in modo che sia quello, prevedi comunque delle pause, siano queste un coffe break o un pranzo.

Fare delle piccole pause aiuterà a sgombrare la mente e a permettere ai partecipanti di rigenerarsi. Non sottovalutare questo aspetto, soprattutto se la riunione ha il fine di raggiungere delle soluzioni!

Nomina, o sii tu stesso, un moderatore che aiuta a rispettare i tempi della scaletta, e che non faccia  divagare in questioni non inerenti al motivo per cui si è organizzato il meeting.

Se gli animi si scaldano, fai in modo che le persone si plachino e che ci sia sinergia per raggiungere l’obiettivo finale!

6. Un esempio di agenda

icona agendaVediamo nel dettaglio quale può essere un esempio di agenda di un meeting. Si tratta, è bene specificarlo, di una sorta di sunto di quello che succederà durante il meeting.

Innanzitutto deve essere scritto il giorno, l’orario e il luogo del meeting.

Riassumi il programma della riunione indicando i punti da trattare, le pause e, se presenti, gli interventi esterni.

Puoi scaricare dei template già fatti di un agenda per , in caso di Microsoft, o per Pages nel caso di Mac.

Office

Se non hai voglia di scaricarli però, ti lascio un esempio di agenda per un meeting:

Nome della Riunione

Luogo: ____________

Data: _____________

Ora: _____________

Ordine del giorno: _____________

Dettagli: 

  1. __________
  2. __________
  3. __________

Partecipanti:

  1. __________
  2. __________
  3. __________

Ovviamente questo schema deve essere poi modificato in base alle tue esigenze e a quello che devi effettivamente fare durante il meeting.

Puoi anche allegare dei documenti che aiutino a capire meglio perché hai deciso di organizzare questo meeting.

Scaricare il template più adatto a te è, a mio avviso, l’idea migliore per fare in modo che la tua agenda venga realizzata in maniera impeccabile.

7. Cosa fare dopo il meeting?

icona punto interrogativoPensavi che tutto fosse finito con la riunione stessa? Assolutamente no! 

Innanzitutto in quanto organizzatore dell’evento devi essere l’ultimo a lasciare la sala, aspettando che tutti vadano via e salutandoli all’uscita.

Poi manda una mail per ringraziare le persone che hanno partecipato e fai un recap di quello che è successo, di come è andata  e di quali sono stati i punti salienti del meeting.

Se vuoi saperne di più leggi l’articolo Lettera di ringraziamento per la partecipazione ad un evento.

Se a questo ne seguiranno altri anticipalo nella mail, puoi già iniziare a dare delle date indicative su quando vorrai organizzare il prossimo!

Il meeting può considerarsi di successo se porta a termine l’obiettivo per cui è stato organizzato, fai perciò sempre un’analisi a conclusione per valutare se è stato raggiunto o meno.

Se vuoi scoprire come fare ad ottenere dei feedback dai partecipanti al tuo meeting dai un’occhiata all’articolo Come raccogliere i Feedback dai partecipanti corsi offre molti spunti e strumenti interessanti!


Siamo arrivati alla conclusione di questo articolo, penso di aver risposto a tutte le domande su come si organizza un meeting aziendale, se hai dubbi non esitare a scriverli nei commenti!

Ti senti pronto ad organizzare un meeting di successo? Con le mie indicazioni sono certo andrà alla grande!

Non mi resta che augurarti un buon lavoro!

Alla prossima!