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Come organizzare un seminario

 I seminari sono eventi che vengono organizzati per permettere a persone autorevoli di riflettere e approfondire un tema specifico. 

Un seminario può essere organizzato in diversi settori e per diversi motivi, ma ciò che accomuna tutti i seminari sono i passi che bisogna seguire nel momento in cui si decide di organizzarne uno.

Oggi infatti andremo a vedere proprio questo e vedremo insieme passo per passo tutto quello che bisogna sapere nel momento in cui si organizza un seminario, dalla scelta dei relatori a quella del catering, passando per la location.

Sei pronto?

1. Organizzare un seminario: scegliere il tema e i relatori

La primissima cosa da fare quando si organizza un seminario è scegliere l’argomento su cui questo verterà, dopodiché stabilire chi sono i relatori che parleranno durante l’incontro.

Non dare nulla per scontato, può capitare infatti che i relatori che vorresti parlassero non siano disponibili, per questo è necessario avvertirli anche con mesi di anticipo con una telefonata o una mail.

Il fac simile di un invito che puoi fare ad un relatore per mail è:

Gentilissimo _________,

ci piacerebbe molto che lei intervenisse in merito al tema __________ il giorno ______ alle ore _______ durante il nostro seminario che avrà come titolo ____________________.

La prego di rispondere a questa mail qualora fosse interessato.

_____________

Ricorda che spesso gli interventi durante i seminari devono essere pagati!

Questo solleva immediatamente un’altra questione, infatti è molto importate che nel momento in cui decidi di organizzare un seminario stabilisci immediatamente una data in cui questo si terrà, in modo tale da permettere agli ospiti che hai scelto di partecipare.

Spesso l’autorevolezza del seminario dipende proprio dai relatori che parlano, quindi non lasciarti sfuggire i migliori!

2. Organizzare un seminario: scegliere la location

Una volta stabilito il tema, il giorno e i relatori è importante pensare ad una location che possa contenere tutte le persone che hai intenzione di invitare.

Generalmente vengono scelte location dotate di una sala con palco in modo tale che i relatori possano essere osservati bene da tutti i presenti mentre parlano.

Se i relatori sono più di uno è meglio disporli lungo un tavolo. 

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Non dimenticare le comodità che fanno trascorrere una giornata piacevole ai tuoi ospiti. Se molti dei tuoi ospiti verranno in macchina scegli una location dotata di parcheggio, se invece sai che una buona parte verranno in aereo scegline una dotata di navetta aeroportuale. 

Non dimenticare: se il seminario dura più di una giornata è importante che siano presenti delle stanze per pernottare.  

Il mio consiglio è quello di consultare il sito di Meeting Hub . Troverai più di 700 strutture in tutta Italia adatte ad organizzare un seminario. Potrai metterti in contatto gratuitamente con loro, per trovare quella che fa al caso tuo.

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Infine non dimenticare le attrezzature! Accertati sempre che la location che hai scelto abbia tutto quello di cui hai bisogno per il tuo seminario, come i microfoni, il proiettore, il cavo per attaccare il pc, le casse, etc.

3. Organizzare un seminario: invitare i partecipanti

Lettera di presentazione aziendaleLe tipologie di scelta e di invito dei partecipanti ad un seminario sono diverse a seconda del tipo di pubblico a cui ti vuoi rivolgere.

  • Se è un seminario aziendale, rivolto solo a una determinata categoria di dipendenti, puoi invitarli per mail o con una telefonata.
  • Se è un seminario aperto a tutti invece puoi promuoverlo sui social network oppure con le classiche locandine da appendere nei posti che più ritieni frequentati dalle persone che rientrano nel tuo target (ad esempio se devi organizzare un seminario universitario metterai le locandine in università).

Per stampare le locandine puoi rivolgerti anche a dei siti online come Online Printers.

Ti basterà inviare il manifesto che vuoi stampare, indicare la tipologia di carta e il numero di copie e le riceverai direttamente a casa! 

E se vuoi organizzare un seminario a pagamento?

Se vuoi far pagare un biglietto alle persone che prenderanno parte al seminario non dimenticarti di specificarlo! Ma soprattutto di dire in che modo questo avverrà: online, sul posto il giorno stesso oppure se entro un periodo stabilito.

Qualora tu voglia far fare i biglietti online puoi utilizzare dei siti internet come Eventbrite che in pochi semplici passi ti permettono di generare dei veri e propri biglietti personalizzati (ma sappi che con questo metodo però una piccola parte del ricavato andrà al sito per il servizio ricevuto).

4. Organizzare un seminario: l’agenda

RitardoUna cosa molto importante da fare nel momento in cui si organizza un seminario è scrivere l’agenda che, se possibile, dovrà essere inviata ai partecipanti per mail o perlomeno consegnata il giorno stesso del seminario.

Nell’agenda devono essere riportati l’orario di inizio e quello di fine, compresi tutti gli interventi che verranno fatti durante la giornata.

Ovviamente l’agenda deve essere consegnata ai relatori con il massimo anticipo, anche 2 settimane prima dell’evento se possibile.

Nell’agenda della giornata inserisci sempre delle pause, a meno che il seminario non duri un paio d’ore, cosa che può succedere, cerca di prevedere una pausa almeno ogni due ore.

Questo permetterà agli invitati di riposarsi e ritrovare la concentrazione.

Hai già dato un’occhiata all’articolo Come scrivere l’agenda di un Meeting? Troverai degli spunti interessanti per scrivere un programma come si deve.

5. Organizzare un seminario: il catering

ristoranti per celiaciAbbiamo appena parlato di pause, ma che pausa sarebbe senza qualcosa da mettere sotto i denti?

Nei seminari di spicco vengono organizzati tutta una serie di piccoli spuntini, oltre che la colazione di benvenuto e il pranzo.

Questo non sempre è possibile, soprattutto per questioni economiche, ma l’importante è che, se è un seminario che dura tutto il giorno, tu offra ai tuoi ospiti almeno il pranzo.

Nell’organizzare il pranzo puoi rivolgerti ad un catering, su Guida Catering sono divisi per regioni e potrai scegliere quello più vicino a te.Nel caso del seminario è assolutamente consigliato il buffet, poco formale e soprattutto veloce, ti permetterà di far mangiare i tuoi ospiti in meno di un’ora, non appesantirli e soprattutto permetterà loro di chiacchierare e fare public relations che, in queste occasioni, sono sempre molto apprezzate.

Nel momento in cui concordi il menù con il catering non dimenticare le intolleranze alimentari, soprattutto quelle più difficili da gestire come la celiachia e i regimi alimentari più rigidi propri del vegetariano e del vegano.

6. Organizzare un seminario: chiedere i Feedback

Una questione che spesso si sottovaluta è il post seminario, ovvero il momento in cui tutto è giunto al termine.

È importante conoscere il parere dei partecipanti, innanzitutto per capire se gli obiettivi che ti eri prefissato sono stati raggiunti, se gli ospiti che hai scelto parlassero sono stati graditi e soprattutto se è arrivato il messaggio che volevi lanciare.

Avere dei feedback ti aiuterà a capire cosa è andato bene, cosa è andato male e cosa potrebbe migliorare, soprattutto se hai intenzione di organizzare più di un incontro.

Puoi chiedere un  feedback in 3 diversi modi:

  • Somministrando un questionario al termine del seminario Compilare un questionario al termine del seminario è il metodo più immediato e, a seconda dei casi, anche quello che porta il maggior numero di compilazioni.Il modulo potrebbe essere consegnato (con relativa penna) a tutti i partecipanti da una hostess, ma il vero problema in questo caso è lo studio del questionario, che non essendo in formato elettronico comporterà l’impegno di qualcuno che alla “vecchia maniera” si occuperà di studiare e riportare le risposte una per una per poi analizzarle.
  • Creando una Survey sul web Una survey su internet altro non è che un questionario online, esistono diversi strumenti gratuiti che ti permettono di realizzarlo, tra tutti i più conosciuti sono Google Forms e Survey Monkey, entrambi molto intuitivi e semplici da utilizzare (sarà sufficiente compilare i vari campi con le domande che si vogliono fare!).Ma attenzione! Questo metodo si può attuare solo se sei in possesso di tutti gli indirizzi mail dei partecipanti, quindi è bene recuperarle, magari chiedendole in fase di iscrizione al seminario.Se vuoi saperne di più in merito leggi l’articolo Come raccogliere i Feedback dai partecipanti.
  • Facendo un’indagine telefonica

L’ultimo metodo di cui ti voglio parlare è l’indagine telefonica. Prevede però quest’ultima che tu abbia tutti i numeri di telefono dei partecipanti al seminario e che incarichi una persona, o che te ne occupi te stesso, di chiamare e rivolgere poche semplici domande. Anche in questo caso basta che li chiedi come dato obbligatorio per l’iscrizione.

È un metodo decisamente più lungo e dispendioso, soprattutto se i partecipanti sono molti, ma talvolta può essere il più efficace per raccogliere informazioni preziose, questo perché sei tu a fare le domande, che puoi modellare in base ai feedback che ti dà il partecipante.


Penso di averti dato tutte le indicazioni per organizzare un ottimo seminario.

Ricorda che la cosa più importate in queste occasioni sono i contenuti che si propongono: devono essere coerenti con il tema scelto, di qualità e soprattutto devono interessare il pubblico.

È tutto chiaro? Se hai altre domande scrivile pure nei commenti, altrimenti buon lavoro!

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Francesca Gerardis

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