Tu e i tuoi amici (o colleghi) vi siete finalmente decisi: volete organizzare un viaggio di gruppo all’estero. 

La vacanza tanto desiderata sta quasi diventando un problema. Le preoccupazione e le questioni logistiche sono così tante che ti sta scappando la voglia di partire.

  • Chi pensa al lato organizzativo? 
  • Quanti giorni dovrebbe durare il viaggio?
  • Come incastrare tutte le ferie?
  • Come scegliere una location in linea con le esigenze di tutti? 

La lista potrebbe essere infinita e tu stai valutando l’idea di rivolgerti a un tour operator. 

Organizzare viaggi di gruppo può sembrare un’impresa impossibile, soprattutto se all’estero: ottenere il visto, pagare valute diverse, parlare una lingua che non è la lingua italiana… fermati! Non preoccuparti, in questo articolo ti spiegherò come organizzare il tuo viaggio passo dopo passo.

Sei pronto?

Viaggi Di Gruppo All'Estero

Chi sono i nostri compagni di viaggio?

Mettere d’accordo un gruppo di persone può diventare complicato se spirito di adattamento e voglia di condividere non vi appartengono.

Per questo è necessario capire in primo luogo chi sono i nostri compagni.

Per un buon viaggio organizzato è importante conoscere i propri compagni di avventura.

Se sono amici probabilmente conoscete già il loro carattere.

Se sono colleghi o collaboratori è bene investire del tempo per conoscerli meglio e non avere brutte sorprese durante il viaggio. Sul nostro blog puoi trovare un’intera sezione dedicata al team building: dai un’occhiata!

È difficile mettere d’accordo tutti ma ricorda se all’interno del team ci sono delle disomogeneità non ti preoccupare: chi l’ha detto che un gruppo con pari interessi sia più semplice da gestire?

Spesso, le diversità possono addirittura arricchire l’esperienza, ma è importante, come ti dicevo poco fa, sapere quali sono, in modo da non trovarsi impreparati!

Stabilire un budget

Ognuno ha possibilità economiche diverse, questo si sa, ma se si viaggia in gruppo è estremamente importante stabilire un budget da rispettare.

Nel budget non vanno fatte rientrare solamente le spese del viaggio e dell’alloggio, ma tante altre piccolezze alle quali pensano solo i pochi più attenti.

Un esempio: nel costo del biglietto aereo delle compagnie aeree low cost non è più incluso il bagaglio a mano. Puoi aggiungerlo in fase di acquisto del biglietto o quando fai il check in.

Le spese sono state e possono essere impreviste. Il budget del tuo tour organizzato deve tenere conto anche di spese non programmate.

Viaggi Di Gruppo All'Estero : Valute

Altro esempio è dato dal cambio della valuta: se andate in Sri Lanka, per esempio, tenete conto del fatto la rupia singalese vale molto meno dell’euro.

Sulla base di queste considerazioni, ti consiglio di prenderti un po’ di tempo per pensare a tutti i dettagli del tuo itinerario, immaginartelo concretamente e discuterne insieme agli altri membri del gruppo.

Durante il viaggio per non perdere d’occhio crediti e debiti potete utilizzare un’app che si chiama Splitwise. Potrete così monitorare i pagamenti effettuati e capire al volo se dovete dare o riscuotere denaro alla fine della vacanza.

Definisci i tempi

Definire il proprio budget di tempo è fondamentale.

A questo proposito è bene fare una distinzione:

  1. stabilire il periodo
  2. stabilire la durata

Il periodo varia al variare della meta. Ci sono luoghi che è meglio visitare d’inverno e altri d’estate. Se vai dall’altra parte del mondo accertati delle condizioni climatiche del luogo di destinazione.

Anche la durata è un elemento dell’organizzazione da non sottovalutare.

L’organizzazione di un fine settimana è chiaramente meno impegnativa di un tour di due settimane. Tieni conto della disponibilità di tutti i partecipanti.

Scegliere la destinazione

La meta si sceglie sulla base dei due fattori appena visti:

  • quanto tempo abbiamo a disposizione?
  • quanto denaro possiamo spendere?

Come ben saprai tutte le destinazioni hanno costi differenti e richiedono disponibilità di tempo diverse.

Dopo esservi posti le due domande appena viste, quello che dovreste fare è un’iniziale selezione delle possibili mete: se avete a disposizione un weekend sicuramente un safari in Africa non è indicato e dovreste optare, per esempio, su un tocca e fuga in una capitale europea.

Giunti a questo punto avrete in mente una serie di destinazioni concrete e non vi resta che porvi un’ultima domanda per decidervi definitivamente:

  • questa meta è adatta a me?

Ogni membro del gruppo, rispondendo, dovrà riflettere all’atto pratico delle situazioni che dovrà affrontare durante questo viaggio e valutare se queste siano adatte alla propria persona.

Sono necessariamente da prendere in considerazione:

  • Condizioni di salute di ciascuno in relazione alle situazioni che saranno affrontare durante il soggiorno. Potrebbe essere molto spiacevole per chi ha disturbi cardiaci dover affrontare ripide salite!
  • Calcolare l’età media dei partecipanti, per capire quali possano essere i luoghi di interesse;
  • Valutare le priorità: non sempre è il momento giusto per partire. Chiedi ai tuoi compagni (e a te stesso) se possono ritagliarsi del tempo e mollare la loro quotidianità per partire!

Gli spostamenti

Anche nella scelta del mezzo di trasporto è necessario essere flessibili ed aperti alle esigenze degli altri componenti del gruppo.

Per viaggi di una certa distanza, di norma la scelta più naturale è l’aereo: diverse compagnie aeree – anche low-cost – propongono prezzi vantaggiosi per gruppi numerosi.

Un ottimo aiuto per scegliere l’orario e il prezzo del volo è Skyscanner, un sito che confronta direttamente tutte le alternative, facendoti risparmiare tempo e fatica.

Qualche ulteriore accorgimento:

  1. Se hai deciso di viaggiare con una compagnia low-cost, ricordati di inserire il bagaglio in stiva o di aggiungere un bagaglio a mano (se ne hai bisogno);
  2. Se hai fretta (o sai di essere una persona impaziente!) scegli l’opzione di priority boarding, ossia di imbarco prioritario, in modo tale che il gruppo non si divida.
  3. Assicura il biglietto per una partenza garantita: gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo.

Ovviamente, per itinerari più brevi, è possibile anche viaggiare in pullman: questo mezzo aiuta sicuramente a creare uno spirito di gruppo, ma il viaggio potrebbe risultare più faticoso.

È possibile noleggiare un pullman con tanto di autista o affidarsi a compagnie come Flixbus, una scelta sicuramente più economica, ma anche più vincolante.

Uno strumento utile per programmare gli spostamenti è la app tripit.com: basta inserire le prenotazioni di bus o aerei e lui farà il resto, preparando degli itinerari ad hoc.

I documenti

Questo argomento merita un paragrafo dedicato.

Prima della partenza devi assicurarti di tutti i documenti necessari alla partenza.

Per destinazioni europee è sufficiente la carta d’identità, purché sia elettronica. Quella cartacea è facilmente falsificabile e in alcuni paesi, dove i controlli sono più rigidi, potresti avere dei problemi o dei rallentamenti.

A scanso di equivoci opta per il passaporto.

Chiaramente questo è obbligatorio quando si viaggia fuori dall’Unione Europea.

Viaggi Di Gruppo All'Estero : Scelta Dell'Itinerario

In alcuni paesi, come ad esempio la Russia o la Giordania, sono necessari anche dei visti. Qui trovi una lista aggiornata!

Assicurati di avere tutto il necessario per accedere nel paese che hai scelto.

Hotel, B&B, ostelli: dove alloggiare?

La scelta migliore, dal punto di vista organizzativo, sarebbe di poter pernottare tutti nella stessa struttura: di norma questo è possibile negli hotel o nelle catene alberghiere più grandi. 

  • Booking.com permette di fare prenotazioni per un massimo di 30 persone.
  • Su trivago.it si possono prenotare fino a 4 stanze quadruple, per un totale di 16 persone.
  • Un ottimo servizio per gruppi numerosi è hotelplanner.com, dove è possibile fare ricerche in base al “motivo” del viaggio.

Altri servizi, come AirBnb, non sono i più adatti in queste situazioni – ma vale sempre la pena fare un tentativo!

Attività di gruppo

Una volta giunti a destinazione… è già troppo tardi per decidere che fare. 

Molti musei e attrazioni turistiche infatti non vedono di buon occhio le comitive che arrivano all’ultimo minuto.

Quasi tutti offrono però la possibilità di prenotare in anticipo gli ingressi ed eventuali visite guidate, con sconti vantaggiosi in caso di gruppi numerosi.

Dove mangiare

Viaggi Di Gruppo All'Estero : Ristoranti

Anche per i ristoranti vale la stessa regola, anche se spesso non sono così organizzati: se il gruppo non vuole dividersi è bene farsi almeno un’idea dei ristoranti in zona usando servizi come Tripadvisor ed eventualmente telefonare o mandare una mail chiedendo di riservare dei tavoli.

Un altro strumento molto utilizzato è The Fork, che consente di trovare i ristoranti più vicini alla tua posizione, ricevere degli sconti anche molto vantaggiosi e accumulare punti.

Guide locali

Viaggi Di Gruppo All'Estero : Guida Locale

Soprattutto se si viaggia alla scoperta di culture molto diverse dalla nostra e di paesi ricchi di storia, o in paesi dove l’inglese non è necessariamente molto diffuso, può essere interessante prenotare una guida locale, che ci accompagni durante il viaggio e ci mostri le usanze del luogo.

Puoi anche optare per guide italiane che puoi trovare in loco o tramite servizi di tour operator che sono soliti organizzare viaggi di gruppo.

Un sito utile è findmyguides.com che si occupa di trovare guide e tour a seconda della destinazione prescelta e permette anche di prenotare tour privati e personalizzati.

Dritte e consigli utili per il perfetto viaggio di gruppo all’estero

Se questi erano gli step fondamentali per organizzare un viaggio di gruppo all’estero, ci sono altri piccoli accorgimenti che rendono il tutto più semplice:

  • Scegliete un capogruppo: qualcuno che abbia ben chiara l’organizzazione del viaggio, che si sia informato sulle questioni principali e possa essere un punto di riferimento in caso di difficoltà.
  • Accontentare tutti è impossibile e in questi casi, la maggioranza prende le decisioni. Soprattutto in fase di organizzazione uno strumento utile è doodle.com, che permette di creare piccoli sondaggi in pochi istanti.
  • Assicuratevi che tutti abbiano ben chiare le spese da affrontare prima e durante il viaggio e siano informati dei documenti necessari e di eventuali valute estere da richiedere in anticipo in banca.

Certo, essere il leader del gruppo è un onere faticoso, ma vuoi mettere la soddisfazione?


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Alla prossima e… buon viaggio!