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Come organizzare una festa

Sei sicuro di sapere come fare ad organizzare une festa?

Per quanto possa sembrarti semplice organizzare una festa come si deve non lo è affatto.

Non per niente esistono gli organizzatori di eventi!

Ci sono talmente tante cose a cui pensare da far diventare matta anche la persona più organizzata, e le cose si complicano in proporzione al numero di invitati!

Starai pensando “Ma no.. Non è poi così complicato.. Mi è già capitato di dover organizzare una festa a sorpresa per un amico”, eravamo in 5 e ci siamo divertiti!

Beh, bravo.

Ma hai mai pensato a come sarebbe potuta andare se gli invitati fossero stati 15? o magari 30? oppure 70?

La cosa inizierebbe a farsi un po’ più complessa, non credi?

Ecco perché, se hai intenzione di organizzare una festa, qualunque essa sia, ti consiglio di leggere questo articolo.

Ci sono degli aspetti che non vanno assolutamente trascurati quando si organizza un evento del genere.

Li vedremo tutti, uno dopo l’altro. Ti basterà seguirmi.

Te la farò molto semplice: gli aspetti che devi tenere a mente quando organizzi una festa corrispondono alle famose 5 W, le classiche domande del mondo del giornalismo.

  • Il tipo di festa che vuoi organizzare (cosa)
  • Il budget che sei disposto a spendere (quanto)
  • In quale location vuoi festeggiare (dove)
  • Data e ora dell’evento (quando)
  • Chi invitare (chi)
  • Allestimenti e svago (come)

Partiamo con la prima!

uomo che applaude festoso

Organizzare una festa: scegli la tipologia

Di tipologie di feste ce ne sono davvero tante, sta a te decidere qual è quella che vorresti organizzare.

Vediamo insieme le tipologie di festeggiamenti:

Festa di compleanno

organizzare una festaÈ il classico party, immancabile e intramontabile. Sia che tu compia 18 anni o che ne compia 40 una bella festa di compleanno insieme ad amici e parenti non guasta mai.

Ciò che differenzia la festa di compleanno da tutte le altre sono due cose: la torta e i regali. Aspettati sì di ricevere dei regali, ma i tuoi invitati si aspetteranno una bella torta e magari dello spumante per festeggiare insieme.

Quando si è piccolo in genere queste feste si passano in famiglia, poi dai 18 anni in poi si festeggia con gli amici.

E quando si è adulti? Beh, di solito si torna a passarlo… in famiglia, e magari con altri parenti.

Molti scelgono invece di festeggiarlo in una location per eventi esclusiva, con tutto occorrente per organizzare una festa di compleanno con i fiocchi.

Le migliori Location per Feste di Compleanno

Festa di laurea

cfuCi si laurea una volta sola!

Beh, magari due. In ogni caso è una buona occasione per festeggiare!

La particolarità di questa festa sta nel colore degli addobbi e delle decorazioni, che deve essere rigorosamente rosso!

Il rosso è il colore della laurea, così come il bianco lo è per il matrimonio, quindi gli inviti, la torta e gli addobbi dovranno avere questa tonalità.

Le migliori Location per Feste di Laurea

 

Festa di anniversario

La festa di anniversario è un classico: che sia per le nozze d’argento, le nozze d’oro o semplicemente per celebrare un qualsiasi anniversario del matrimonio festeggiare l’amore è d’obbligo.

La tipologia di festa che si vuole organizzare ovviamente la sceglie la coppia di comune accordo. C’è chi preferisce concedersi una giornata alla spa, chi si fa un viaggio di qualche giorno o chi preferisce farsi una mangiata in allegria con amici e parenti.

Le migliori Location per Feste di Anniversario

 

Festa a tema

cosa fare a romaPer organizzare una festa a tema originale bisogna essere dei creativi, e avere tanta fantasia.

Il suggerimento però è di scegliere un tema non troppo complesso da realizzare. Ad esempio se scegli il tema Far West non tutti potrebbero avere a casa i vestiti o gli accessori adatti per essere “a tema”.

Pensa a qualcosa di semplice, ad esempio una festa in total black, oppure un’altra buona idea per una festa a tema estiva potrebbe essere un Toga Party. In fondo basta solo avere in casa un lenzuolo bianco per realizzare una toga molto semplice. Il procedimento è semplice e veloce, e soprattutto economico. Dai un’occhiata all’articolo per saperne di più.

Un altro consiglio che posso darti se vuoi organizzare una festa a tema è di scegliere un tema ampio, che permetta anche diverse interpretazioni. In questo modo tutti riusciranno ad adattarsi più facilmente e non dovranno per forza andare a comprare vestiti e accessori prima di presentarsi alla tua festa.

Hai già letto l’articolo: Come organizzare una festa a tema indimenticabile?

Quanto sei disposto a spendere? Fissa il tuo budget

Temporary shopPenso che non sarà necessario dirti che per forza di cose, se deciderai di organizzare una festa dovrai anche accollarti la maggior parte delle sue spese.

Ma che tipo di spese?

Beh devi considerare che ce ne saranno diverse. In breve potrebbero essere queste:

  • Affitto della location: non devi per forza affittare una location per organizzare la tua festa, ma se deciderai di farlo sappi che ovviamente ti verrà richiesta una somma di denaro.
  • Spese per il cibo: A questo tipo di spesa non puoi scampare. Sia che tu decida di affittare una location e rivolgersi al loro servizio di ristorazione, sia che tu preferisca affidarti ad un catering esterno o magari di cucinare te stesso per i tuoi ospiti a casa tua sappi che dovrai mettercene di tasca tua. Ma aspetta, non disperarti. Se speravi di tagliare su questa spesa puoi sempre farlo ideando una festa nella quale specifichi che ciascun invitato deve farsi carico di portare qualcosa da mangiare. In questo caso tutti contribuiranno, ognuno potrà far assaggiare il proprio piatto forte e magari sarà anche divertente proclamare il miglior cuoco della festa.
  • Spese per gli allestimenti: Anche per questo punto le cose possono essere molto diverse in base alla tua scelta. Se sceglierai una location agli allestimenti non dovrai pensare. Al massimo potrai parlare con i responsabili per suggerire particolari tipologie di allestimento. Se invece vorrai festeggiare a casa tua allora dovrai comprare degli addobbi, dovrai assicurarti di avere a disposizione piatti, bicchieri e sedie per tutti, e magari noleggiare un impianto audio per l’occasione. Sono tutte cose che, ovviamente, devi mettere in conto.

Per monitorare il proprio budget vengono in aiuto delle comodissime applicazioni gratuite, che puoi scaricare in pochi minuti sul tuo smartphone.

Io ti consiglio Mint, un’app che ti permette di monitorare davvero tutto quello che ti serve.

Trova la location in cui festeggiare

Anche qui, la location in cui festeggiare può dipendere molto dalla tipologia di celebrazione.

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Ecco perché ho deciso di suggerirti diverse alternative in base alla tipologia di festa che vuoi organizzare.

Vediamole insieme:

  •  Festa di compleanno: La location in cui festeggiare il compleanno può dipendere dall’età del festeggiato o della festeggiata. Ad esempio se si festeggia il compleanno di un bambino si può fare praticamente di tutto. Ovviamente dovremo scartare posti come le discoteche, i pub troppo affollati e le location di un certo rilievo. L’esatto contrario vale per gli adulti. In questi casi meglio location come discoteche e spazi per eventi privati.
  • Festa di laurea: Il luogo in cui festeggiare la tua laurea dipende sostanzialmente da quando hai intenzione di festeggiare. Se vuoi organizzare la festa subito dopo la discussione dovrai cercare un luogo piuttosto vicino alla sede universitaria (perché i compagni di corso spesso vengono da lontano). Ad esempio un bar o un pub con che offrono la possibilità di allestire buffet dolci e salati e di brindare insieme con un po’ di musica di sottofondo. Se invece deciderai di fare la tua festa in un giorno diverso da quello della discussione allora potrai decidere anche di spostarti dalla sede universitaria.
  • Festa a tema: una festa a tema generalmente richiede non solo ospiti vestiti in modo particolare, a tema per la precisione, ma anche un determinato tipo di musica. Ad esempio se la tua idea è quella di fare una festa a tema anni ’70 la colonna sonora della serata dovrà essere costituita esclusivamente da canzoni di quegli anni. Se ne hai la possibilità puoi cercare un dj per l’evento, il quale sarà a tua completa disposizione, anzi, saprà anche consigliarti sulla musica da trasmettere.

Fissa data e ora

festa privata

Scegliere la data e l’ora nel modo corretto è estremamente importante quando si organizza una festa.

Ti sarà già capitato di organizzare un evento (o anche una semplice serata con gli amici) per poi renderti conto dopo poco dopo di aver scelto la data e l’ora sbagliata. Tutte le persone che speravi partecipassero per quel giorno erano già impegnate, quindi hai dovuto (con fatica) trovare un’altra data che andasse bene a tutti.

ma quali possono essere i motivi per cui le persone non si presentano?

  1. Non hai dato abbastanza preavviso 
  2. Hai scelto un orario sbagliato 
  3. Hai scelto il giorno della settimana sbagliato 

Dare preavviso è molto molto importante, se vuoi organizzare una festa e far sì che si presentino una buona parte delle persone devi avvisarle almeno 2 o 3 settimane prima.

La agende sono piene di impegni, quindi cerca di precedere gli altri e di avvisare per tempo.

Trovare un compromesso sembra impossibile?

Ci sono dei casi però in cui anche avvisare in anticipo non basta: i tuoi amici sono impegnati anche a lungo termine e trovare un giorno che vada bene a tutti sembra impossibile.

“Io giovedì 19 non ci sono perché sono in trasferta, ma potrei venerdì 20, solo dopo le 18 però”; “Il 10 ho lezione di canto, purtoppo finisco alle 22, preferirei fare un altro giorno”;

“Io ci sono solo il 12, probabilmente arriverò un attimo più tardi”…  e così via.

Ognuno ha i suoi impegni, e trovare un buco (soprattutto quando hai intenzione di invitare tante persone sembra impossibile.

Non disperarti! La tecnologia viene in tuo aiuto.

Hai mai sentito parlare del software (gratuito) Doodle?

Si tratta di un semplice software che puoi trovare liberamente e gratuitamente online e ti permette di pianificare la data e l’orario della tua festa in un battibaleno.

È utilissimo perché dà la possibilità agli invitati di segnalare giorni e fasce orarie in cui sono liberi da impegni e poter così troavare in pochissimo tempo (e soprattutto senza stressarsi troppo) una data e un orario che vada bene a tutti.

Per organizzare una festa è Doodle è utilissimo, ma pensa per quante altre occasioni della vita quotidiana ti potrebbe tornare comodo.

Ad esempio lo è per pianificare le riunioni di lavoro: ognuno segnala le fasce orarie desiderate e alla fine si arriva ad un compromesso. Geniale, vero?

Scegli chi invitare

L’amica, il migliore amico, la mamma, la nonna, lo zio, il collega, l’amico delle elementari…

Tante volte vorremmo poter invitare tutti ad una festa, ma poi ci si rende conto che per problemi logistici (o di budget, purtroppo) ciò non è possibile. 

In ogni caso il numero di ospiti dipende molto dal tipo di festa.

Quello che posso fare è darti alcuni consigli in merito a chi invitare:

  1. Se festeggi in casa invita poche persone: Se vuoi festeggiare in un locale (discoteca, bowling, pub) o in un posto all’aperto (parco, acquapark ecc) allora potrai permetterti di invitare più persone. Se invece deciderai di organizzare una festa in casa invece dovrai limitarti ad invitare meno persone (a meno che tu non abbia una mega villa in stile Richie Rich), altrimenti è probabile che ti distruggeranno la dimora!
  2. Decidi se inviterai saranno solo uomini oppure se ci saranno anche donne (e viceversa): Ti sarà capitato anche a te di organizzare un compleanno e invitare tutte le tue amiche e di sentirti in colpa per non aver invitato un tuo caro amico. È stata una scelta sofferta non invitarlo, ma d’altronde c’erano tutte donne, si sarebbe sentito fuori luogo. Beh, hai fatto bene. Lo stesso discorso vale anche per gli uomini. Se si decide di organizzare una festa nella quale sono quasi tutte persone dello stesso sesso meglio non invitare nessuno del sesso opposto, altrimenti si sentirebbe fuori luogo.
  3. Bandisci i guastafeste: Lo dice la parola stessa. Le persone che sembrano nate con il solo scopo di dare fastidio agli altri e che provano piacere nel provocare è meglio lasciarle a casa loro. Non faranno altro che rovinarti la festa.

Ora che abbiamo visto alcuni consigli su chi invitare dovresti iniziare a pensare agli inviti.

Hai già letto l’articolo Inviti fai da te, come farli e cosa scrivere?

Ci sono molti spunti interessanti su come creare dei biglietti di invito ad una festa originali, veloci ed economici. Fossi in te ci sarei un’occhiata.

Organizzare una festa: allestimenti e musica

Lo sapevi che sul web trovi molti siti creati appositamente per chi cerca addobbi e decorazioni per organizzare una festa?

Uno dei più noti è EuroParty, un sito che ti permette di cercare tra tantissimi prodotti scremandoli anche in base alla tipologia di festa (festa di compleanno, cerimonia o festa a tema). 

Un altro sito interessante è FesteMix, più incentrato sulle cerimonie ma altrettanto bene organizzato.

Trovi tanti accessori e addobbi per organizzare una festa davvero divertente.

Ti basta creare gratuitamente un account e puoi subito iniziare ad acquistare.organizzare festa

Chiamare una band o un dj

Hai già pensato alla musica da trasmettere alla tua festa?

È importante sceglierla bene, perché è come se fosse la colonna sonora dell’evento, l’anima insomma.

Ecco perché se vuoi fare una festa come si deve è bene rivolgersi a dei professionisti nel settore.

Hai mai sentito parlare del sito Stagend.com?

Si tratta di un portale che ti permette di trovare ed ingaggiare un gruppo musicale, una band, un cantante, un dj e tanto altro per la tua festa. Un altro portale italiano molto interessante che offre il medesimo servizio è Musiqua.

Per ricercare il professionista che ti interessa devi semplicemente selezionare la tua provincia e confrontare i servizi e i prezzi che ti vengono proposti all’interno della lista.

Puoi usufruire anche di filtri molto utili per scremare i professionisti: ad esempio puoi decidere di riordinare l’elenco in base al prezzo, in base al tipo di servizio che offrono e tanto altro ancora. 

Se invece preferisci fare da te e scegliere da solo la colonna sonora della tua festa va benissimo, c’è solo una cosa a cui devi stare attento: ovvero a pagare i dovuti diritti d’autore alla SIAE.Non starò qui a spiegarti nello specifico quali sono le procedure che dovrai seguire, ti invito semplicemente a leggere l’articolo SIAE: quanto costa e come pagare per una festa privata. Ti verrà spiegato tutto quanto in modo semplice.


Siamo arrivati alla fine.

Spero che dopo aver letto questo articolo tu abbia le idee più chiare su come organizzare une festa.

Se sei particolarmente interessato al tema continua a seguirci, ogni giorno pubblichiamo articoli come questo per aiutare chi come te ha bisogno di consigli su come organizzare eventi.

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Grazie per essere arrivato fino a qui con la lettura.

Alla prossima!

Le migliori Location per Feste in Italia

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Sofia Poleni


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