Finalmente ti sei deciso e hai comprato i biglietti per il concerto del tuo cantante preferito o per quel festival di marketing a cui non vedevi l’ora di andare. Come puoi prepararti a partecipare all’evento?

La mail di conferma è al sicuro nel tuo smartphone. Per pensare al resto hai tempo fino alla settimana prima, quando scoprirai che i prezzi dei voli sono alle stelle e tutti gli hotel in zona sono al completo.

Ti è capitato, vero? A me sì… per questo voglio darti alcune dritte su come prepararti per un evento e arrivare a quel giorno senza stress.

Può sembrare banale ma ci sono molte cose a cui pensare quando si decide di partecipare a un evento, soprattutto se molto popolare. Valigia, voli, hotel, come vestirsi… tutte cose che, se non programmate in anticipo, rischiano di diventare motivo di preoccupazione.

In questo articolo ti farò proprio la lista delle cose a cui devi pensare per goderti l’evento senza imprevisti!

Cosa fare per prepararsi per un evento: la lista completa

Andare a un evento, soprattutto se per svago, dovrebbe essere piacevole, un’occasione per divertirti e dedicarti a qualcosa che ti piace davvero.

Spesso, però, diventa una fonte di ansia: starò male per il jet-lag? E se piove? E se arrivo in ritardo e non mi fanno entrare?

O peggio: se dopo aver comprato i biglietti, non trovo i voli o non riesco a trovare un hotel e devo rinunciare?

Niente panico: vediamo insieme cosa fare per prepararsi per un evento senza stress!

pianificazione evento

Due mesi prima: prenotare voli e hotel

Mancano due mesi all’evento e questo è il momento migliore per capire come raggiungere la location e dove pernottare. 

Se devi prendere un aereo o un treno, muoversi in anticipo è fondamentale per ottenere i prezzi migliori: controlla i siti delle diverse compagnie e valuta i servizi che offrono.

Un’altra cosa… meglio pagare un pochino di più e atterrare comodamente al capolinea di una metropolitana, piuttosto che ritrovarsi in un aeroporto sperduto nel nulla, non credi?

Anche l’alloggio va prenotato subito, soprattutto se vuoi stare molto vicino a dove si svolgerà l’evento.

Spesso gli hotel e i B&B nelle vicinanze di stadi, fiere e centri congressi sono i primi a terminare la disponibilità: organizzarti per tempo ti permetterà anche di scegliere la sistemazione più adatta per le tue esigenze e non dovrai accontentarti di soluzioni di fortuna.

A seconda del luogo in cui il tuo evento si svolgerà, verifica, inoltre, di avere i documenti di viaggio necessari: serve il passaporto? Sai quando scade la tua carta d’identità?

Ricapitolando, due mesi prima:

  • Prenota il volo e verifica quali mezzi dovrai prendere per arrivare alla location dell’evento
  • Controlla hotel e B&B nelle vicinanze e ferma subito una stanza
  • Verifica che i tuoi documenti di viaggio siano validi
Persona che regge un passaporto con valigia sullo sfondo.

Un mese prima: verificare la scaletta e il percorso

Eccoci, manca un solo mese… voli e hotel sono a posto, ma sei sicuro di sapere come è strutturato l’evento?

Spesso i dettagli riguardo alla scaletta di un concerto o ai vari relatori che parteciperanno sono resi noti solo qualche giorno prima.

Vai sul sito ufficiale e informati sull’organizzazione generale: se sei nel parterre al concerto del tuo cantante preferito, vorrai andare a prendere posto alcune ore prima dell’inizio! 

Hai diritto a servizi extra, come supporto per raggiungere la location o hai bisogno di sapere se ci sono eventuali barriere architettoniche?

Non è detto che tutte le informazioni siano disponibili online (anche se dovrebbero esserlo!): in caso fallo presente agli organizzatori via mail e chiedi l’aiuto di cui hai bisogno.

Spesso gli eventi, soprattutto se molto popolari, si tengono alle porte delle grandi città e vengono organizzati servizi di bus e navette per raggiungerli comodamente.

Inizia a pianificare il percorso e fai una lista dei mezzi che dovrai prendere sia all’andata che al ritorno!

Verifica anche che metropolitana e autobus siano in servizio fino a tardi, soprattutto se l’evento è di sera.

Un mese prima:

  • Controlla se sul sito ufficiale dell’evento sono stati pubblicati ulteriori dettagli sulla scaletta e sugli orari e, in caso tu ne abbia necessità, cerca anche informazioni su eventuali barriere architettoniche;
  • Pianifica il percorso per raggiungere la location dal tuo albergo e assicurati che i mezzi che prenderai siano in servizio fino a tardi.

Una settimana prima: controllare il meteo e fare la valigia

Manca meno di una settimana, il conto alla rovescia è ufficialmente iniziato: su Instagram e Facebook compaiono le prime foto dei tuoi amici coi biglietti in mano ed è tempo di pensare alla valigia

Che tempo farà? Il meteo non è affidabile al 100% ma in questi casi è sempre meglio essere pronti al peggio, soprattutto se l’evento è all’aperto (e le previsioni danno nuvoloso).

Ma non è il caso di spendere un capitale per un ombrellino pieghevole o un poncho di plastica comprati all’ultimo minuto sotto una pioggia scrosciante! Giusto?

Cosa mi metto?” La classica domanda che ci siamo fatti tutti davanti alla valigia vuota.

A seconda dell’evento potrebbe esserci un dress-code più o meno rigido.

Un ottimo modo per capire come vestirti è guardare le foto delle edizioni passate: non vorrai presentarti in jeans e maglietta a un evento molto formale!

Quindi, ecco cosa fare una settimana prima:

  • Controlla il meteo su un sito affidabile
  • Informati sul dress-code aiutandoti con le foto delle passate edizioni e prepara la valigia di conseguenza: un altro piccolo suggerimento qui.

La sera prima: niente stress!

Ci siamo quasi e, a seconda di dove si svolge l’evento, sei ancora a casa o già in hotel. Gli imprevisti dell’ultimo minuto sono sempre in agguato e non vuoi certo rischiare di arrivare tardi proprio quel giorno!

Controlla un’ultima volta i mezzi che dovrai prendere e verifica che non ci siano scioperi in corso, dai un’ultima occhiata a orari e coincidenze ed eventuali tragitti a piedi (potresti dover valutare un cambio di scarpe).

Assicurati di avere a portata di mano i biglietti e verifica sul sito ufficiale se hai bisogno anche di documenti di riconoscimento: spesso se i biglietti sono nominali è richiesta anche la carta d’identità o, se sei a un evento aziendale, il tuo badge.

Ma soprattutto: niente ansie! Se hai pianificato tutto per tempo e seguito i nostri consigli su come prepararsi per un evento, non hai motivo di preoccuparti degli imprevisti dell’ultimo minuto.

pianificazione

Pianificazione: l’ingrediente principale

In questo articolo ti ho dimostrato che, se pianifichi con cura e con largo anticipo tutti i dettagli , è possibile prepararsi per un evento senza farsi venire i capelli bianchi.

Partecipare a eventi come concerti, manifestazioni, festival e congressi può preoccupare, soprattutto se sono richiesti lunghi spostamenti: ma spero di averti provato che con un minimo di pianificazione è possibile godersi il momento senza stress.

Se ti interessa saperne di più su come organizzare i tuoi impegni speciali, iscriviti alla nostra newsletter per rimanere sempre aggiornato!

Riceverai consigli utili e spunti interessanti e scommetto che dal prossimo anno non ti perderai nemmeno una data del tour del tuo cantante preferito.

Spero che questo articolo ti sia piaciuto e ti sia stato utile.

Io ti saluto, ci vediamo al prossimo approfondimento.