Finalmente ti sei deciso e hai comprato i biglietti per il concerto del tuo cantante preferito o per quel festival di marketing a cui non vedevi l’ora di andare. Come prepararsi a partecipare all’evento?

La mail di conferma è al sicuro nel tuo smartphone. Hai tempo per pensare al resto… Fino alla settimana prima, per esempio, quando scoprirai che i prezzi dei voli sono alle stelle e tutti gli hotel in zona al completo.

Ti è capitato vero? A me sì… per questo voglio darti alcune dritte su come prepararsi per un evento e arrivare al grande giorno senza stress.

Può sembrare banale ma ci sono molte cose a cui pensare quando si decide di partecipare a un evento, soprattutto se molto popolare. Valigia, voli, hotel, come vestirsi… tutte cose che, se non programmate in anticipo, rischiano di diventare fonte di preoccupazione.

In questo articolo ti parlerò proprio della lista delle cose a cui devi pensare per goderti tutto senza imprevisti!

Cosa fare per prepararsi per un evento: la lista completa

Andare a un evento, soprattutto se per svago, dovrebbe essere piacevole, un’occasione per divertirti e dedicarti a qualcosa che ti piace davvero.

Spesso però diventa una fonte di ansia: starò male per il jet-lag? E se piove? E se arrivo in ritardo e non mi fanno entrare?

O peggio: se dopo aver comprato i biglietti, non trovo i voli o non riesco a trovare un hotel e devo rinunciare?

Niente panico: vediamo insieme cosa fare per prepararsi per un evento senza stress!

pianificazione evento

Due mesi prima: prenotare voli e hotel

Mancano due mesi all’evento e questo è il momento migliore per capire come raggiungere la location e dove pernottare. 

Se devi prendere un aereo o un treno, muoversi in anticipo è fondamentale per ottenere i prezzi migliori: controlla i siti delle diverse compagnie e valuta i servizi che offrono.

Meglio pagare un pochino di più e atterrare comodamente al capolinea di una metropolitana, piuttosto che ritrovarsi in un aeroporto sperduto nel nulla!

Anche l’alloggio va prenotato subito, soprattutto se è molto vicino (e quindi comodo) a dove si svolgerà l’evento.

Spesso gli hotel e i B&B nelle vicinanze di stadi, fiere e centri congressi sono i primi a terminare la disponibilità: organizzarti per tempo ti permetterà anche di scegliere la sistemazione più adatta per le tue esigenze e non dovrai accontentarti di sistemazioni di fortuna.

A seconda di dove si svolgerà, verifica inoltre di avere i documenti di viaggio necessari: serve il passaporto? Sai quando scade la tua carta d’identità?

Ricapitolando, due mesi prima:

  • Prenota il volo e verifica quali mezzi dovrai prendere per arrivare alla location dell’evento
  • Controlla hotel e B&B nelle vicinanze e ferma subito una stanza
  • Verifica che i tuoi documenti di viaggio siano validi
Persona che regge un passaporto con valigia sullo sfondo.

Un mese prima: verificare scaletta e il percorso

Eccoci, manca un solo mese – voli e hotel sono a posto, ma sei sicuro di sapere come è strutturato l’evento?

Spesso i dettagli sulla scaletta di un concerto o i vari relatori che parteciperanno sono resi noti proprio in questi giorni.

Vai sul sito ufficiale e informati sull’organizzazione generale: se sei nel parterre al concerto del tuo cantante preferito, vorrai andare a prendere posto alcune ore prima dell’inizio! 

Hai diritto a servizi extra, come aiuto a raggiungere la location o hai bisogno di sapere se ci sono eventuali barriere architettoniche?

Non è detto che tutte le informazioni siano disponibili online (anche se dovrebbero esserlo!): in caso fallo presente agli organizzatori via mail e chiedi il supporto di cui potresti aver bisogno.

Spesso gli eventi, soprattutto se molto popolari, si tengono alle porte delle grandi città e vengono organizzati servizi di bus e navette per raggiungerli comodamente.

Inizia a pianificare il percorso e fai una lista dei mezzi che dovrai prendere – sia all’andata che al ritorno!

Verifica anche che metropolitana e autobus siano in servizio fino a tardi, soprattutto se l’evento è di sera.

Un mese prima:

  • Verifica se sul sito ufficiale dell’evento sono usciti ulteriori dettagli sulla scaletta e sugli orari e, in caso tu ne abbia necessità, informazioni su eventuali barriere architettoniche;
  • Pianifica il percorso per raggiungere la location dal tuo albergo e assicurati che i mezzi che prenderai siano in servizio fino a tardi.

Una settimana prima: controllare il meteo e fare la valigia

Manca meno di una settimana, il conto alla rovescia è ufficialmente iniziato: su Instagram e Facebook iniziano a vedersi le prime foto dei tuoi amici coi biglietti in mano ed è tempo di pensare alla valigia

Che tempo farà? Il meteo non è affidabile al 100% ma di certo non potrà sbagliarsi di molto – in questi casi, meglio essere sempre pronti al peggio, soprattutto se l’evento è all’aperto (e le previsioni danno nuvoloso).

Non è il caso di spendere un capitale per un ombrellino pieghevole o un poncho di plastica comprati all’ultimo minuto sotto una pioggia scrosciante!

Cosa mi metto?” La classica domanda che ci siamo fatti tutti davanti alla valigia vuota.

A seconda dell’evento potrebbe esserci un dress-code più o meno rigido.

Un ottimo modo per capire come vestirti è guardare le foto delle edizioni passate: non vorrai presentarti in jeans e maglietta a un evento molto formale!

Quindi, una settimana prima:

  • Controlla il meteo su un sito affidabile
  • Informati sul dress-code aiutandoti con le foto delle passate edizioni e prepara la valigia di conseguenza: un altro piccolo suggerimento qui.

La sera prima: niente stress!

Ci siamo quasi e, a seconda di dove si svolge l’evento, sei ancora a casa o già in hotel. I rischi dell’ultimo minuto sono sempre in agguato e non vuoi certo rischiare di arrivare tardi il grande giorno!

Controlla un’ultima volta i mezzi che dovrai prendere e che non ci siano scioperi in corso, verifica orari e coincidenze ed eventuali tragitti a piedi – potresti dover valutare un cambio di scarpe.

Assicurati di avere pronti e a portata di mano i biglietti e verifica sul sito ufficiale se hai bisogno anche di documenti di riconoscimento: spesso se i biglietti sono nominali è richiesta anche la carta d’identità o, se sei a un evento aziendale, il tuo badge.

Ma soprattutto: niente ansie! Se hai pianificato tutto per tempo e seguito in nostri consigli su come prepararsi per un evento, non hai motivo di preoccuparti degli imprevisti dell’ultimo minuto.

pianificazione

Pianificazione: l’ingrediente principale

In questo articolo ti ho mostrato che, se pianifichi con cura tutti i dettagli con largo anticipo, è possibile prepararsi per un evento senza farsi venire i capelli bianchi.

Partecipare a eventi come concerti, manifestazioni, festival e congressi può spaventare, soprattutto se richiedono lunghi spostamenti: ma spero di averti dimostrato che con un minimo di pianificazione è possibile godersi il momento senza stress.

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Riceverai consigli utili e spunti interessanti e scommetto che dal prossimo anno non ti perderai nemmeno una data del tour del tuo cantante preferito.