Stai organizzando un evento aziendale e vuoi realizzare un video per immortalare i momenti più belli e più importanti?

Affidati a un Video Maker! Ecco i consigli fondamentali per scegliere il migliore!

L’organizzazione di un evento aziendale prevede diverse fasi. La promozione, lo svolgimento e il post sono le fasi principali e sono tutte fondamentali!

Sull’organizzazione di un evento Meeting hub può darti davvero una mano: dalla scelta della location (la nostra specialità) ad allestimento e luci.

Non ci credi? Sul nostro blog troverai tantissimi articoli utili!

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Ma qui non stiamo parlando di organizzare un evento, qui stiamo parlando di realizzare un video che renda il tuo evento appetibile ed indimenticabile.

Scegliere la persona che riprenderà il tutto è molto importante. Qui sotto troverai tutte le domande che devi fare per capire quale professionista fa per te. Prima però, permettimi di dirti un’altra cosa.

Solitamente la scelta avviene seguendo 3 criteri:

  • il budget
  • la qualità
  • l’emozione

Il più economico potrebbe non essere il professionista migliore, il migliore potrebbe essere freddo e quello che ti fa emozionare potrebbe non essere disponibile.

Dai un valore a questi criteri e prova a trovare un compromesso. O magari sei talmente fortunato da trovare subito il migliore con tutte le caratteristiche che stai cercando.

Per cominciare, però, bisogna decidere che tipo di video vuoi, poi vediamo come deve essere il video maker. Partiamo!

Video promozionale o di ringraziamento?

Le prime domande che ti porrà il video maker (anche per capire se può fare al caso tuo) di sicuro riguardano il tipo di video che cerchi.

L’approccio è completamente diverso tra un tipo di video ed un altro, anche se sempre di video si tratta.

La seconda domanda che ti farà invece sarà sulla durata del video. Qui però è molto soggettivo ed è giusto farsi consigliare direttamente dal video maker che è l’esperto del settore.

Bastano pochi minuti fatti bene per stupire!

Vediamo quali potrebbero essere le tue opzioni!

Video promozionale

Un video promozionale ha lo scopo di incuriosire il pubblico e di invogliarlo a partecipare al tuo evento. Insomma, è pubblicità.

Questo genere di video, quindi, non necessariamente sarà formato da filmati dell’evento, bensì da immagini di repertorio (se l’evento è giunto almeno alla seconda edizione), clip ricreate appositamente oppure riprese della preparazione e del backstage.

Una ripresa generica in sala meeting dove si svolgerà il tuo evento aziendale, i dettagli del buffet, oppure delle brochure dell’evento e una voce fuoricampo che racconta l’esperienza.

Video di ringraziamento

Video Maker evento

Il video di ringraziamento, invece, prevede riprese e fotografie durante l’evento, che verranno montate in un unico video dove ringrazierai per la presenza (magari lanciando il prossimo evento).

Può essere sfruttato sia come ringraziamento che come reminder di tutto quello che è stato detto/fatto durante l’evento stesso. Anche in questo caso la scelta della musica di sottofondo e delle parole da usare sono fondamentali per coinvolgere il tuo pubblico e farlo emozionare!

Una volta stabilita questa parte, dovrai anche scegliere tra: video di posa o di reportage.

Video di posa

La tendenza degli ultimi anni è molto “British”, con stile pulito ed elegante.

A rimetterci è la spontaneità, altrimenti non sarebbe “posa”. Però i dettagli sono studiati ad arte e la messa in scena vale lo sforzo!

Un po’ come se il video maker lavorasse con i quadri in movimento, quelli di Hogwarts!

Ovviamente non tutto l’evento o il video promozionale possono essere filmati al 100% in posa. Non siamo sul set di un film e soprattutto non è l’idea di finzione quella che vuoi trasmettere, o sbaglio?

Ecco perché è bene avere in posa tutti i dettagli della location, della sala, gli eventuali addobbi o le luci. Ma il resto lo fanno le persone!

Ed entra in gioco il video reportage.

Video reportage

 

Il video reportage è molto giornalistico. Un racconto di cronaca della giornata o il desiderio di come sarà. In genere è più adatto se si sceglie un video di ringraziamento, proprio perché racconta un evento già avvenuto.

I video maker a cui viene chiesto un video reportage sono praticamente invisibili. Votati alla spontaneità, seguono il naturale svolgersi dei tempi.

In questo modo riescono a catturare emozioni genuine e vere, senza imbarazzi da camera e senza pose “false”. La spontaneità comporta sempre dei rischi ma grazie alla fase di editing, il video maker può tenere tutto sotto controllo.

Come dicevamo, questa scelta sarà determinante per stabilire come dovranno essere realizzate le riprese.

Quali sono invece le tue richieste al professionista che hai di fronte? Come capire se è il migliore per il tipo di obbiettivo che ti sei prefissato?

Continua a leggere, te lo spiego subito!

Cosa chiedere al video maker

Qui trovi tutte le domande che è lecito fare al primo appuntamento con il professionista che hai contattato!

Quali tipi di eventi è solito trattare?

Non tutti i video maker possono/vogliono gestire ogni tipo di evento.

Capisci che c’è una bella differenza tra il matrimonio di William&Kate e la finale della squadra di calcetto dell’oratorio… sono eventi molto diversi da organizzare e da gestire.

Vale anche per un evento aziendale: ci sono i congressi e ci sono i workshop, le riunioni e le conferenze. Se lo scopo è diverso, anche il video dovrà essere strutturato in modo diverso e puntare su dettagli differenti.

In primis la diffrenza la fa l’attrezzatura, in secondo luogo l’ambiente circostante.

In questi casi, quindi, gli eventi vengono divisi in “grandi eventi” e “piccoli eventi”. Potrai capire subito se il video maker che hai selezionato ha l’attrezzatura ed il personale per gestire i grandi o i piccoli eventi e se in grandi o piccoli spazi.

Entrare nel mondo dell’attrezzatura video è come entrare in un mondo a parte, ci sono sempre novità tecnologiche e nuove frontiere. Ti incuriosisce? Guarda qui quali sono le attrezzature video per riprendere un evento.

Per la location invece: Meeting hub, ricordi? Come non detto! Vedo che sei attento!

Come viene organizzata la post produzione?

video editing

Dopo minuti/ore di filmati e fotografie, è d’obbligo un’attenta post produzione, per trarre il meglio dalle riprese e creare finalmente la clip perfetta.

Potresti chiedere al video maker di coinvolgerti in questa fase, in modo che tu possa scegliere il taglio che vuoi dare al tuo video. Per il resto fidati di lui/lei, è il suo lavoro!

Lui gestisce la parte tecnica del video, tu i contenuti. Quindi è d’obbligo uno scambio d’opinioni.

Ha un portfolio con i suoi lavori?

Ogni professionista ha il proprio stile ed la propria personalità. Il che significa che puoi ingaggiare il video maker più quotato e non trovare il suo stile adatto a te o al tuo evento.

Non è mancanza di professionalità o negligenza. Si tratta di una faccenda di stile e di gusto.

Se lo stile del video maker non rispetta la tua brand identity, non è quello giusto.

Se devi promuovere una cena tipica in agriturismo, uno stile futuristico stona a prescindere, anche se il regista è Ron Howard.

Dai un’occhiata ai suoi vecchi lavori, studialo. Prova a spaziare un po’ per vedere se il suo stile è inconfondibile (e se ti piace) o se riesce ad essere un camaleonte.

Come sono i tempi di consegna del lavoro?

Con tutto il materiale a disposizione, sarebbe uno spreco chiedere ad un professionista solo un out put. Organizzati e chiedi diversi formati con diverse risoluzioni. Potrai apparire al top sui social, via mail, in televisione o ovunque tu voglia!

Più chiedi, più lavoro c’è, quindi, oltre al budget, devi anche calcolare e chiedere direttamente al professionista, quali sono i suoi tempi d’azione.

Una settimana? Un mese? Un anno?

Fondamentale saperlo, così da poter organizzare campagne pubblicitarie ma anche video post evento senza che arrivino l’anno dopo.

Con quale supporto verrà consegnato il video?

video sui social

In questo senso fa molto anche il “come” verrà consegnato. In genere non è un grosso problema perché ormai tra Google Drive, Dropbox e usb ci sono mille modi di scambiarsi il materiale.

Però se dovessi avere esigenze particolari, è giusto mettersi d’accordo in anticipo!

Anche perché il video va strutturato per la condivisione più totale, per cui deve essere fruibile da più piattaforme: Facebook, Instagram, Pinterest sono solo alcuni esempi.

Qual è il tariffario del video maker?

Ovviamente tutto ha un prezzo. Mettersi d’accordo prima con il professionista evita spiacevoli sorprese.

Chiedi bene quanto è il suo compenso orario, ma anche l’eventuale noleggio delle attrezzature e la post produzione.

In genere la sua fee comprende:

  • Il suo lavoro pratico ed quello del suo staff (nel caso ci sia)
  • Attrezzatura
  • Richieste (video, fotografie)
  • Post produzione e montaggio
  • Costi di trasferimento, vitto ed alloggio (può essere che il migliore di tutti viva ad Hanoi, quindi ci si deve organizzare!)

Ovviamente spetta a te decidere il budget, e anche grazie ad esso potrai filtrare le proposte dei professionisti che hai interpellato.

Come riconoscere un video maker professionista?

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Chi ha comprato una reflex in offerta su amazon e non si sente un grande fotografo, mente.

Nell’era del digitale ci sentiamo tutti influencer, editor maker, fotografi.

Ma la differenza tra i professionisti e i geni di Instagram si vede eccome.

Se stai cercando la qualità devi affidarti ad un vero professionista. Basta video maker editor on line, free download e tutti questi finti progetti.

Per capire se hai davanti un vero video maker, sicuramente devi interessarti ai suoi lavori. Come dicevamo prima, cercare di individuare il suo stile ti aiuterà a capire se è un regista della domenica oppure no.

Anche la qualità dell’attrezzatura può darti qualche indizio. Vero è che tutti possono comprare una reflex, ma alcune attrezzature sono specifiche dei professionisti, sia per il grado di difficoltà nell’uso, sia per il costo dell’attrezzatura stessa.

Forse mi sono dimenticata di dire una cosa! Un video di ringraziamento, può essere usato anche come promozionale. Mi spiego meglio.

Per chi c’è stato è un “grazie” ma per chi non c’è stato deve essere un “caspita perché me lo sono perso?” Così, attirerai nuovi sguardi per i prossimi eventi.

Se ti serve qualche dritta in questo, ti lascio qui un bell’articolo: come usare un video per promuovere un evento.


Credo di averti detto tutto!

O almeno tutto quello a cui sono riuscita a pensare. Tu hai altri consigli?

Lascia un commento e raccontami come è andata la tua esperienza con un video maker professionista! O magari la clip del tuo evento parlerà per te, lasciala tra i commenti!

A presto!