Questo articolo è dedicato a tutte le persone che si cimentano nell’organizzazione di un evento e hanno bisogno di un aiuto per capire come scegliere la location per eventi giusta senza sbagliare.

Purtroppo molti organizzatori di eventi prendono sotto gamba questo aspetto, credendo erroneamente che tutte le location siano uguali. Così entrano in portali dedicati alla ricerca di spazi congressuali e mandano richieste a destra e a manca… tanto una location vale l’altra.

Salvo poi trovarsi in una sala inadatta alle loro esigenze.

Se ora stai leggendo questo articolo significa che non sei uno di loro. Devo congratularmi con te! Vuoi organizzare un evento, e desideri che tutto sia perfetto! Il modo migliore per iniziare a progettare il tuo meeting è senz’altro imparare come scegliere la location per eventi senza commettere errori grossolani.

Per questo ti invito a leggere il seguito dell’articolo. Ti fornirò 3 linee guida molto interessanti che ti aiuteranno a scegliere la location giusta per il tuo evento.

1 – Posizione

icona posizioneHo messo l’ubicazione della location al primo posto perché è uno degli aspetti fondamentali per l’organizzazione di un evento. Infatti, una località raggiungibile è senza dubbio meglio di una struttura lontana dalle principali vie di comunicazione. Valuta quindi la distanza della location in cui vorresti organizzare il tuo meeting dalle principali autostrade, aeroporti, stazioni ferroviarie e fermate di bus e metropolitana.

La “regola della vicinanza” però va interpretata in base alle esigenze dei partecipanti al meeting. Per spiegarti meglio questo concetto dobbiamo calarci nei panni dei tuoi partecipanti. Con che mezzo raggiungeranno la location per presenziare al meeting?

Raggiungibilità in base al mezzo

  • Chi viene da molto lontano verrà in aereo, quindi gradirà una location facilmente raggiungibile dall’aeroporto.
  • Altre persone potrebbero raggiungere la location in treno. In questo caso bisogna valutare la vicinanza della location alle stazioni ferroviarie, o quanto meno la raggiungibilità della location con mezzi pubblici. Informati dunque se la location è distante da fermate dell’autobus o della metropolitana.
  • Se infine i tuoi ospiti verranno in automobile, tieni in considerazione la vicinanza ai raccordi autostradali e soprattutto la presenza di un parcheggio, ancor meglio se gratuito.

Ora, chiarito questo concetto, ti darò un altro suggerimento… che apparentemente smentisce tutto quello che ho detto finora!

Considera anche le location per eventi fuori porta

In realtà, se leggi bene, non è in contraddizione con quando sopra. Però so che sei un tipo sveglio, quindi so che coglierai subito il concetto senza bisogno di ulteriori spiegazioni.

Se il tuo evento lo consente, è meglio prenotare una location lontana dalle vie di comunicazione. Infatti, la condizione di isolamento di strutture per meeting come agriturismi e antiche ville di campagna favorisce la creazione di un senso di intimità tra i partecipanti. Quindi, se il tuo evento è composto da un numero limitato di persone e riesci a garantire loro uno spostamento semplice in una location lontana dalle principali vie di comunicazione, una location fuori dai principali centri urbani è sicuramente la scelta ideale.

2 – Dimensioni della sala

icona righelloUna volta individuato un buon numero di location, dovrai informarti sugli spazi per eventi a disposizione. Infatti, dovrai scegliere una sala meeting in base al numero stimato di partecipanti del tuo evento.

Perché ti dico questo? Devi sapere che partecipando a vari meeting ed eventi, mi è capitato più di una volta di sedermi per terra perché la sala era troppo piccola e le poltrone erano tutte occupate.

Dunque, quando sceglierai la location per il tuo meeting, ricorda di non affittare una sala troppo piccola per l’affluenza prevista. Non per questo devi affittare sale troppo grandi! Infatti, il tuo pubblico avrebbe la spiacevole sensazione di sentirsi disperso in un’aula semi deserta. Anzi, ti dirò di più: qualcuno potrebbe pensare che, data la scarsa affluenza, il tuo evento non è poi così interessante come sembrava.

Certo, è probabile che ora mi dirai che quanto detto finora è ovvio e che è facile esprimere giudizi quando non si deve organizzare un meeting! Quando sei nel bel mezzo dell’organizzazione è tutta un’altra cosa! Ad esempio, ora ho appena detto che devi scegliere la sala in base al numero di partecipanti: ma come fai a sapere quante persone saranno presenti al tuo meeting?

Quante persone parteciperanno al tuo evento?

Questa è l’incognita principale di ogni organizzatore di eventi, e ti do ragione. Ci sono però un paio di strategie che puoi utilizzare per prevedere l’affluenza al tuo meeting:

icona adesioneRaccogli le adesioni e poi prenoti la sala. Questo ti permette di sapere il numero esatto di persone che saranno presenti al tuo evento.
Il problema è che raccogliere le adesioni è un processo molto lungo e tortuoso. Infatti, i partecipanti sono pigri di natura: non danno conferma se non entro pochi giorni dalla data dell’evento. Se li aspetti corri quindi il rischio di arrivare a cercare una sala meeting all’ultimo momento e poi non trovarla. Quindi, se vuoi seguire questa metodologia, fai molta attenzione e pianifica bene la tua strategia di acquisizione di partecipanti!
Aiutati con un sito internet dedicato al tuo evento dove raccoglierai i contatti degli interessati e li spingerai a confermare la loro adesione. Aprire e gestire un sito Internet oggi è facile: basta che ti doti di un buon template per eventi.

icona portaFai eventi a numero chiuso. Questo sistema ha l’indubbio vantaggio di darti l’idea del numero massimo di partecipanti. Quindi potrai prenotare subito la sala meeting adatta al tuo scopo.
La strategia del numero chiuso è uno stimolo per le persone che sono interessate al tuo meeting ma non hanno ancora deciso se partecipare o no. Se metti un tetto massimo di iscrizioni, gli interessati si sentiranno incentivati a iscriversi al tuo evento per non perdere l’occasione!
Per di più, in questo modo puoi anche stimare meglio i costi e i guadagni che deriveranno dall’organizzazione dell’evento.
Stabilire un numero massimo di partecipanti però porta un problema… che figura ci fai, infatti, se spaventi i tuoi partecipanti con i posti disponibili che stanno per finire e poi, una volta in aula, trovano molti posti vuoti?
Per fortuna lo staff delle location potrà aiutarti togliendo dalla sala i tavoli e le sedie in soprannumero. Disporranno la sala in modo da ospitare il numero effettivo di persone registrate al meeting.

3 – Tipologia

icona tipologiaQuesto argomento è piuttosto complesso. Infatti scegliere la location per eventi in base alla tipologia dipende molto dall’evento che vuoi organizzare. Posso però fornirti una chiave di lettura valida in ogni caso.

Il segreto sta nel di capire il punto di forza che caratterizza la location. Chiediti se combacia con l’atmosfera che vuoi trasmettere durante il tuo evento. Se la risposta è sì, quella è la location che fa per te!

Facciamo un po’ di esempi per capire meglio il concetto.

  • Vuoi creare nei partecipanti un senso di intimità e coesione del gruppo? Scegli un agriturismo per meeting.
  • Vuoi fare un evento di alto profilo dove il lusso e lo sfarzo sono al primo posto? Cerca una location di alto profilo, ad esempio un hotel a 5 stelle con sale meeting.
  • Vuoi invece un evento di lusso che si riallacci alla tradizione e alla cultura? L’ideale potrebbe essere organizzare un meeting in una dimora storica.

Troppe informazioni?

Hai le idee confuse? Non ti preoccupare! Infatti, stiamo preparando una serie di articoli in cui ti presentiamo liste di location specializzate per eventi specifici.

L’ideale, dunque, per non sbagliare nessun passo e rendere il tuo evento un successo!

Anche per oggi abbiamo finito. Segui queste dritte e vedrai che riuscirai a trovare la location per eventi che fa per te!

Scopri le migliori location per eventi in tutta Italia!