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Come scrivere l’Agenda di un meeting

Scrivere l’agenda di un meeting è molto importante, questo perché permetterà ai partecipanti di sapere di cosa si parlerà, permetterà ai relatori di sapere quali saranno gli interventi dei loro colleghi e soprattutto permetterà a te di organizzare le tempistiche nel migliore dei modi senza rischiare di tralasciare qualcosa.

L’agenda di un meeting non è altro che un programma dove vengono riportati:

  • gli orari di inizio e di fine della riunione;
  • gli interventi che verranno fatti;
  • le persone che interverranno;
  • le pause.

Per scrivere l’agenda di un meeting basta seguire alcuni punti fondamentali, che andiamo a vedere insieme in questo articolo!

Per quanto l’agenda sia un elemento fondamentale del tuo evento non preoccuparti, basterà seguire punto per punto quello che ti sto per dire e vedrai che la compilerai nel migliore dei modi!

Prima di iniziare però voglio invitarti a prendere in considerazione i template di agenda gratuiti di Microsoft Office e di Pages, che ti possono aiutare a dare un’impostazione iniziale alla tua agenda.

 1. Quando bisogna creare l’agenda per un meeting?

Non c’è un periodo di tempo prestabilito per creare l’agenda per il tuo meeting. Ovviamente devi crearla nel momento in cui sei sicuro di come si svolgerà la riunione, ovvero nel momento in cui sai quanti relatori parleranno, a che ora inizierà il tuo evento e a che ora prevedi che finirà.

Cerca comunque di non andare oltre la settimana prima dell’evento stesso, che è comunque un tempo molto stretto, e fai in modo di stamparla e farla avere a tutti i partecipanti, in modo tale che abbiano un’idea precisa di quello che succederà.

2. Cosa scrivere nell’agenda di un meeting?

Questo è una domanda fondamentale. La risposta più scontata è “quello che succederà durante il meeting“, ma non è tutto.

Innanzitutto l’agenda, così come l’incontro, deve avere un titolo, una frase che faccia capire immediatamente di cosa si andrà a parlare.

Esempi di titoli di agenda meeting possono essere:

  • La rivoluzione digitale degli ultimi 10 anni
  • La salute tra scienza e falsi miti nell’era 2.0
  • I nuovi materiali biodegradabili per la realizzazione di abiti

etc..

Vedi?

Basta leggere gli esempi che ti ho riportato per capire che: il primo esempio sarà un meeting dedicato alla tecnologia dei nuovi media, il secondo sarà un meeting sulla medicina e il terzo sarà un meeting sulla moda eco-friendly.

Sull’agenda non possono mancare le risposte ad alcune domande ovvero il chi, il dove e il quando.

  • Chi organizza l’evento? È una multinazionale? È un’associazione? Capendo qual è l’ente che si è occupato dell’organizzazione sarà più semplice capire di cosa si tratta.
  • Dove si svolgerà l’evento? Scegliere la location giusta è importante quanto è importante comunicarlo una volta presa la decisione. I tuoi ospiti devono potersi organizzare, capendo quali sono gli orari in cui dovranno muoversi, le distanze rispetto al proprio punto di partenza, come è meglio raggiungere il luogo del tuo evento e se c’è bisogno di trascorrere una notte fuori o meno.
  • Quando si terrà l’eventi? Informare i partecipanti della data e l’ora del meeting è fondamentale per permettergli di non prendere impegni per quella data.

3. Specifica gli obiettivi del meeting

Gli obiettivi del meeting possono essere molteplici e specificarlo sull’agenda è un ottimo punto di partenza per raggiungerli.

Informare attraverso l’agenda i partecipanti ad un evento sul motivo che ti ha spinto a riunirli è molto importante, in primis perché permette di decidere se l’obiettivo è condiviso o meno e quindi se partecipare o meno, e poi perché aiuta ad avere un’idea di quello che li aspetterà.

Stai organizzando una raccolta fondi? Stai organizzando un evento per sponsorizzare un nuovo prodotto? È un evento divulgativo? Scrivilo nell’agenda!

Ricorda però che l’agenda del tuo meeting sarà già densa di informazioni, quindi non dilungarti troppo,bastano poche righe (massimo 2) per spiegare in maniera coincisa quello che vuoi ottenere!

4. Segnala tutti gli interventi che si susseguiranno

L’agenda di un meeting serve anche per indicare ai partecipanti tutti gli interventi che ci saranno durante l’evento, in modo tale da permettere agli ospiti di avere un’idea di quanto dureranno e di chi parlerà.

Come prima cosa devi sapere quali sono le persone che parleranno durante il tuo meeting, dopodiché sull’agenda dovrai scrivere:

  • Nome, cognome e carica/professione del relatore
  • Titolo dell’intervento
  • Orario di inizio dell’intervento
  • Orario di fine dell’intervento

Ti faccio un esempio di un nome di relatore riportato sull’agenda di un meeting:

09.00 – 10.00: interviene prof. Mario Rossi, ricercatore A&B Corporate

“L’uso del cellulare nei contesti macrosociali”

Ovviamente le tempistiche saranno indicative, pur iniziando in orario è sempre abbastanza complesso che si riescano a rispettare perfettamente i tempi che ci si è stabiliti, ma è comunque un buon modo per aiutare gli interlocutori a non dilungarsi troppo e i partecipanti a seguire con più attenzione.

Prevedi sempre del tempo (indicativamente: 10 minuti) per permettere agli ospiti di fare domande, in modo che si possano approfondire alcuni punti di quello che è stato detto che sono risultati più interessanti di altri.

Come sempre in questi casi ti ricordo di prevedere delle pause (magari dei coffe break) che permettano ai tuoi ospiti di rilassarsi qualche minuti così da ritrovare la concentrazion per continuare a seguire il meeting. Mi raccomando: segnala gli orari delle pause sull’agenda del tuo meeting.

5. Come suddividere gli interventi nell’agenda di un meeting?

Nel momento in cui devi scegliere i tempi e il susseguirsi degli interventi dei relatori devi prendere alcune decisioni importanti.

La prima è quanto spazio in termini di tempo dare ad ogni intervento. Il mio consiglio è di non fare MAI degli interventi molto lunghi perché rischi che i tuoi ospiti si annoino e perdano il filo del discorso. Cerca di non andare mai oltre i 60 minuti per intervento, altrimenti l’attenzione inizierà inesorabilmente a calare…

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Scegli come fare intervenire i relatori, solitamente gli interventi più interessanti si mettono all’inizio e a scalare quelli che potrebbero interessare di meno, ma questo non è assolutamente un criterio assoluto da seguire.

Puoi anche scegliere di far aumentare il grado di interesse degli interventi, arrivando piano piano a quelli fatti dai relatori più autorevoli.

Questo ha una duplice valenza, perché se è vero che a fine giornata la stanchezza sarà maggiore, è anche vero che ascoltare un intervento estremamente interessante permetterà ai tuoi ospiti di prestare maggiore attenzione.

Insomma, non c’è una regola assoluta, devi decidere tu a cosa dare la priorità!

6. Quali sono le domande da fare al capo quando ti viene assegnata la scrittura dell’agenda di un meeting?

Lettera di presentazione aziendaleIl tuo capo ha organizzato un meeting, nella cui organizzazione tu non hai preso parte, ma ti chiede all’ultimo minuto di scrivere l’agenda perché lui ha troppi impegni e non riesce.

Non ti lascia nessuna bozza, non ti da indicazioni aggiuntive, dovresti andarti a leggere le milioni di e-mail che si è scambiato con fornitori, relatori, responsabili, etc..

Sarebbe un lavoro lunghissimo—ecco perché ci sono delle domande chiave che puoi fargli che ti semplificherebbero di gran lunga la vita lavorativa.

  • Inizia con il chiedere qual è lo scopo della riunione, sapere tu qual è l’obiettivo che si è prefissato ti aiuterà a stilare un’agenda ad hoc.
  • Domanda chi deve essere presente, in modo tale che puoi inviare l’agenda alle persone giuste senza sbagliare, dopodiché chiedi in che giorno, dove e a che ora avverrà l’incontro cosa che, come abbiamo visto, è un elemento che deve per forza essere scritto sull’agenda.
  • Non dimenticare di informarti sugli interventi e su quali sono le tempistiche che il tuo capo ha scelto.

Insomma le domande che devi fare al tuo boss sono quelle che ti servono per reperire le informazioni che abbiamo visto fino ad ora! Senza le risposte a queste domande non potrai scrivere un’agenda per un meeting corretta!

Hai trovato in questo articolo tutte le informazioni di cui avevi bisogno per scrivere l’agenda di un meeting?

Se hai altre domande scrivimi pure qui sotto nei commenti, altrimenti condividi questo articolo e preparati a scrivere un’agenda che lascerà di stucco i tuoi ospiti!

Alla prossima!

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Francesca Gerardis

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