Nell’era della comunicazione e della fretta non dobbiamo lasciarci sfuggire i dettagli, ecco come deve essere scritto un comunicato stampa per non essere cestinato in tempo zero.

Avere un bell’evento non significa avere successo. Una volta che il contenuto dello show è stato organizzato, deve essere pubblicizzato e diffuso a dovere. Altrimenti anche la festa perfetta non avrà partecipanti.

Sono sicura che avrai già pensato a:

  • Post sui social: un bel post accattivante su Facebook e Instagram è d’obbligo, ma non tralascerei nemmeno Pinterest, Google +, Twitter. Tutti. Almeno il tuo evento si diffonderà a macchia d’olio senza troppo impegno.
  • Newsletter: le persone iscritte alla mailing list sono quelle che già ti hanno dato fiducia, alle quali, si spera, interessa tutto quello che fai, quindi anche questo evento.
  • Aggiornare il sito internet: sicuramente i clienti o i potenziali clienti interessati alla tua attività daranno una sbirciata al sito ufficiale, ed è sempre un buon biglietto da visita trovarlo preciso e aggiornato.

Un’altra mossa importante, se fatta bene, è quella di inviare un comunicato stampa. Ma…cosa è? A chi si manda? Come si invia? In che formato? E soprattutto, come se ne scrive uno davvero efficace?

Pronti, partenza…via. Una domanda alla volta e togliamoci tutti i dubbi!

Comunicato stampa: cos’è?

icona comunicatoIl comunicato stampa è un documento che può essere redatto in diversi formati: PDF, word o direttamente scritto nel corpo di una mail.

Questo documento ha il solo scopo di diffondere informazioni, comunicare novità, cambiamenti, eventi.

Qualunque cosa utile per aggiornare un determinato tipo di pubblico (clienti, blogger, giornalisti, testate giornalistiche, case editrici, enti turistici…) in base alle informazioni che hai bisogno di diffondere.

Il comunicato stampa non può e non deve diventare spam, non deve essere moltiplicato come i pani e i pesci e inviato a caso a chiunque.

Forse è un po’ biblico, ma è così. Deve contenere l’informazione giusta per la persona giusta esattamente nel momento in cui le serve.

Altrimenti inizieranno a cestinare e tu piano piano diventerai invisibile e con te anche il tuo lavoro.

E non è quello che vogliamo.

Comunicato stampa: a chi si manda?

taccuino con penna davanti al computer

L’obiettivo è la diffusione epidemica della tua notizia. Non deve esserci persona sulla faccia della terra che non conosce quello che sta succedendo da te.

Forse non è una buona idea paragonare un comunicato stampa ad una malattia, però bisognerebbe ambire alla precisione e la velocità di riproduzione di un virus. Quella sì che sarebbe il top! Ed in questo caso per qualcosa di buono!

La notizia deve arrivare all’orecchio di chiunque possa essere interessato alla tua idea. Più alta è la probabilità che siano interessati, più lo è quella di pubblicazione.

Quindi devi cercarti e costruirti un target. Un pubblico che abbia per passione o per lavoro la necessità e la voglia di sentire cosa hai da dire.

Non c’è bisogno di dirlo ma alla Gazzetta dello Sport non interessa della processione del patrono di “Ma dove caspita abiti City”.

Trovare i destinatari giusti non è così scontato e serve un buon lavoro e cura del dettaglio.

Ottima idea può essere fare una sorta di Brainstorming attorno al tuo evento o novità. Chiediti per chi lo stai facendo e come arrivare a loro. Piano piano si costruirà una mappa speciale di collegamenti e connessioni che ti mostrerà:

  • Testate locali
  • Testate nazionali
  • Giornali di settore (viaggi, cultura, casa, motori…)
  • Blog di settore già avviati
  • Editori e responsabili di qualunque progetto di diffusione cartacea o sul web
  • E anche gli influencer, le nuove star dell’epoca moderna

In questa fase la noia cercherà di inghiottirti, ma ricorda che se le persone giuste leggono il tuo comunicato stampa, il gioco è fatto.

Quindi costruire una rubrica di contatti è utile tanto quanto scrivere bene i contenuti del comunicato e della mail di accompagnamento.

ragazzo scrive su parete di vetro

Prima di cominciare davvero a scrivere devi scegliere quale tono o stile impostare.

La voce del comunicato stampa deve essere in linea con quello che vuoi raccontare, deve assomigliare all’evento o alla novità che vuoi comunicare.

Fresco, ricercato, professionale, elegante oppure pop, ma deve anticipare lo stile dell’evento: ne definisce il carattere e la personalità.

Sai a chi scrivere, sai come…ma manca il cosa scrivere. Forza, andiamo avanti!

Ora ti mostrerò passo per passo un esempio concreto, partiamo subito dal punto fondamentale.

Come scrivere un comunicato stampa: esempio

Chi lo leggerà non deve avere l’impressione di sprecare il proprio tempo.

Si sa, il tempo è denaro e soprattutto non te lo ridà indietro nessuno, per cui per non diventare spam, devi essere perfetto. Oppure qualunque tuo sforzo e lavoro sarà stato vano.

Adesso che sei tranquillo e non ti ho messo ansia, possiamo vedere le parti che costituiscono, di fatto, un comunicato stampa.

1. Titolo e sottotitolo

Word docet. Il titolo deve essere formattato in:

  • Maiuscolo
  • Grassetto
  • Carattere più grande rispetto al testo vero e proprio
  • Centrato

Caratteristiche del titolo:

  • Breve, anzi brevissimo. Massimo una decina di parole, compresi articoli e apostrofi! Per esempio:

BOLOGNA – LA FIERA DEI TORTELLINI

Da questo, sai già dove e sai che si mangia, non è tutto, ma non è poco.

  • Chiaro e senza ambiguità di nessun tipo. Non deve creare dubbi o fraintendimenti, deve essere completo ed esaustivo.

BOLOGNA – LA FIERA DELLA TRADIZIONE CULINARIA BOLOGNESE

Si ok, ma tagliatelle? Tortellini? Ravioli? Ragù? LA FIERA DI COSA?! Questo secondo esempio è quindi sbagliato perché non si capisce bene il contenuto del resto del comunicato.

Il titolo è l’unica parte del testo in cui ti è concesso il carattere maiuscolo. Ricordiamocelo!

Appena sotto il titolo si completano le informazioni essenziali con sottotitolo od occhiello.

Questo dettaglio è totalmente di stampo giornalistico, quindi eccole lì che ti aspettano le w question:

  • chi? (Who?)
  • che cosa? (What?)
  • quando? (When?)
  • dove? (Where?)
  • come? (How?)
  • perché? (Why?)

Ecco per esempio un buon sottotitolo:

BOLOGNA – LA FIERA DEI TORTELLINI

Il 23 dicembre in Piazza Maggiore gustosi stand gastronomici.

Sommando titolo ed occhiello c’è tutto e soprattutto nessuna ripetizione! Si devono completare, non ripetere.

icona comunicato

2. Incipit: dove e quando

A questo punto dimenticati del titolo, che quasi sicuramente verrà rivisto ed aggiustato dal giornalista o blogger che ti leggerà, e scordati anche dell’occhiello.

Comincia da capo e scrivi poche righe con tutte le informazioni che già hai esposto prima.

Queste sono le righe che probabilmente vedranno la luce della pubblicazione senza modifiche, se le scrivi bene,tu fai il tuo lavoro e raggiungi l’obiettivo e chi ti legge non perde tempo. Quindi due piccioni con una fava.

Il tuo incipit deve essere tagliato ed incollato.

Stai attento, la data del comunicato non è la data dell’evento. La distinzione deve essere chiara al destinatario ed anche a te.

L’anticipo in queste cose è fondamentale, quindi calcola bene i tempi e non scrivere comunicati per la cosa più bella del mondo che si terrà prima di ieri. Perché oltre che inutile, verrà giudicato anche poco professionale. E sei già spam.

Trovo più facile farti l’esempio principe del giornalismo piuttosto che elencarti 20 caratteristiche che tre righe in croce devono avere, senti qua.

Conosci Nora Ephron? Ecco, lei è quella che ha scritto la sceneggiatura di Harry ti presento Sally. Non so se l’hai visto, ma la prossima volta che fuori piove e fa freddo, invita la tua ragazza sul divano e prepara i fazzoletti e i pop corn. Se tutto va bene, i fazzoletti sono per te e i pop corn per lei.

Nora ha raccontato il suo primo quarto d’ora da studentessa di giornalismo così:

“Dopo aver imparato la teoria delle 5w, fu assegnato a noi studenti il primo esercizio, scrivere il lead (l’incipit) di un articolo di giornale, questi i fatti: Kenneth L. Peters, preside della Beverly Hills High School, oggi ha annunciato che tutto il corpo docente della scuola si recherà a Sacramento giovedì prossimo per un seminario dedicato ai nuovi metodi didattici. Fra i relatori ci saranno il rettore Dr. Robert Maynard Hutchins e il governatore della California Pat Brown.

Ci provai, e ne uscì qualcosa di simile a questo: Il governatore Pat Brown e Robert Maynard Hutchins terranno un seminario per il corpo docente della Beverly Hills High School giovedì a Sacramento

L’insegnante corresse i compiti “bocciando” tutti i presenti, il lead perfetto era infatti: Niente scuola giovedì prossimo”.

Morale?

Chiaro, breve e dritto al punto senza cincischiare, non si flirta con la notizia.

Guardiamo il lato positivo, se una come lei ha toppato al primo colpo, c’è speranza anche per tutti noi comuni mortali!

icona comunicato

3. Primo paragrafo: informazioni basilari

Spiega, sempre in poche parole, l’idea dell’evento, chi parteciperà o interverrà.

Si lo so, devi scrivere senza strabordare, ma è così, devi incuriosirli. Se dici tutto non ci vorranno venire perché ormai sanno, se non dici niente non hanno un motivo per venirci. Ci vuole equilibrio gente.

Metti in evidenza i punti di forza per spingere chi legge a continuare a farlo fino in fondo.

Tieni presente che spesso giornalisti, editori, blogger e un po’ tutta questa categoria di parolieri, tende a leggere in modalità scanner aeroportuale. Su giù, su giù finché non trovano qualcosa che li interessa. E proprio come in aeroporto, se non trovano niente, ti lasciano andare…in spam.

Il tuo obiettivo nello scrivere un comunicato stampa efficace, invece, è esattamente il contrario: devi mettergli sotto lo scanner quello che vuoi tu.

Per fare questo esistono grassetti e corsivi, Thanks Word!

Ricorda la regola base della Profe delle superiori, quella che dava il debito a tutti, ma aveva ragione: “se sottolinei tutto, non sottolinei nulla”. Quindi obbligali ad uno scanner sensato e non strafare.

4. Paragrafo centrale: testimonianze e dichiarazioni

Nel paragrafo centrale puoi lasciarti un po’ andare. Questo è il posto perfetto per dimostrare un po’ di personalità. Lascia che parlino gli addetti ai lavori, usa il virgolettato e spremi organizzatori, ideatori, relatori.

Il virgolettato darà autorità e veridicità in automatico a tutto quello che inserirai.

Il modo più efficace per non perdersi in presentazioni ufficiali della persona che sta parlando è inserire un inciso che dica, in sostanza, perché questa persona ha diritto di parola. Ad esempio:

«Da bolognese è fantastico sapere che la tradizione non è stata dimenticata – dice Pinco Pallino, Sindaco di Bologna dal ’70 al ’75 e rinomato Chef – ma che posso ancora sentire il sapore dei tortellini della nonna in Piazza Maggiore. »

Se non l’ho ancora specificato, sicuramente lo hai notato, virgolette rigorosamente basse.

Come qualunque cosa, il troppo stroppia, quindi le dichiarazioni devono essere rilevanti e utili. Venti righe di virgolettato e alla fine manco tu sai più chi sta parlando.

5. Conclusione di cornice

L’ultima parte del comunicato probabilmente la leggerai tu, e forse tua mamma, ma solo perché ti vuole bene. Sarà la parte tagliata, ignorata. Quindi qui NON ci vanno le informazioni essenziali.

Qui ci vanno link a enciclopedie on line riguardo i 20.000 modi diversi di cucinare i tortellini, racconti storici in modalità “anche mio zio in guerra mangiava tortellini” e le curiosità che piacciono tanto ai social al limite dell’assurdo come “la nuova dieta, con 10 tortellini al giorno, lunedì ti alzi e sei Victoria Beckham”.

Chi ha fretta trova quello che gli serve prima del finale, e chi ha tempo, passione e curiosità può trovare tutti gli approfondimenti del caso finendo di leggere. Tutti felici.

La regola è quella della piramide rovesciata del giornalismo, alla base le informazioni essenziali e man mano che si arriva alla punta quelle accessorie.

6. Contatti

persone scambiano contatti di cellulare

Una tra le parti più importanti in assoluto, i contatti.

Devono sapere chi sei, dove sei, come chiamarti, come scriverti.

Nome e cognome, soprannome dell’asilo, indirizzo, associazione, lavoro, casa della zia che risponde sempre, numero di casa, numero di cellulare, numero del lavoro.

Tutto. Lascia che ti trovino. Al limite dello stalking.

Se per miracolo vogliono sapere qualcosa in più, tu devi esserci.

8. Ultimi dettagli

Ormai ci sei, il testo è scritto e sembra tutto pronto.

Eh si, sembra.

Ci sono gli ultimi dettagli, dei piccoli accorgimenti per rendere il tuo comunicato stampa perfetto e professionale anche da guardare.

Ecco qui i punti salienti da sistemare:

  • Logo

Chi organizza il tuo evento? Chi partecipa e chi sponsorizza? Inserisci i loghi, ovviamente se hai partners di rilievo è qualcosa che devi condividere.

Nel nostro esempio, se partecipasse l’assessorato alla cultura (gastronomica?) dell’Emilia Romagna, vuoi non metterlo? Sarebbe da stupidi.

Ogni sponsor o partner dà rilievo al tuo evento. E un logo, oltre che essere carino esteticamente è pure intuitivo e immediato.

  • Sintassi e formattazione

Torna indietro a dare una lettura. Se c’è una frase più lunga di una riga, senza punti o virgole, taglia.

C’è una parola tecnica che capirebbe solo tuo cugino ingegnere nucleare? Correggi e usa sinonimi per la plebe. Rileggi, rileggi rileggi e poi rileggi ancora. Lingua italiana, frasi brevi e chiare. Finché non è così, rileggi.

  • Tempi d’azione

come detto prima, la tempistica conta. Né troppo tardi, né troppo presto. Tardi è inutile e triste, presto è ugualmente inutile e facile da scordare.

Indicativamente, a meno che tu stia organizzando la prossima Expo o le olimpiadi, un paio di settimane di anticipo è un tempo che si può tenere in considerazione come regola generale.

  • Remind

Altro consiglio, se vuoi essere certo che non si siano scordati di te, ok va bene inviare una fantastica mail con oggetto “remind”, ma solo una.

Non devi essere tu lo stalker qui. E poi, manda le email la mattina, anche tu le leggi appena arrivi in ufficio giusto?

  • In allegato o nel corpo dell’email?

Qui siamo di fronte ad un bivio: il comunicato stampa va allegato in PDF o va incollato direttamente nel corpo della mail? Vediamo meglio i pro e contro.

In allegato PDF:

PRO

  • La formattazione non si deforma
  • Professionale quasi come una lettera scritta e arrivata per posta

CONTRO

  • È da scaricare
  • Devi scrivere una mail introduttiva

Nel corpo della mail:

PRO

  • Immediato, si può leggere subito e fa risparmiare tempo
  • Non è necessario scrivere una mail introduttiva

CONTRO

  • Si deforma sicuramente la formattazione e l’impatto visivo non sarà esattamente quello sperato
  • Più difficilmente verrebbe salvato

Io propendo per il PDF, facile da archiviare, si apre su tutti i dispositivi ed è esattamente come voglio che sia. Però sono punti di vista, non ci sono regole precise al riguardo.

  • Mail di accompagnamento

Se decidessi di allegare il file, ricordati del corpo della mail, poche parole ma qualcosa bisogna dire:

“Buongiorno (la devi mandare la mattina, ricordi?)

In allegato il documento in oggetto,

resto a disposizione per qualunque dettaglio,

Cordiali Saluti”

Se invece il tuo comunicato arriva nel corpo dell’email, insieme al titolo definisci che genere di documento è:

COMUNICATO STAMPA – LA FIERA DEI TORTELLINI

Così sarà tutto inequivocabile.

  • Immagini

Un’immagine vale più di mille parole.

Nulla sarà mai più vero di questo per cui mandale sempre.

Manda fotografie di ottima qualità, di dimensioni diverse, e di tipologia diversa. Il destinatario oltre a non perdere tempo nella ricerca di qualcosa di adeguato, potrà anche scegliere il formato e qualità.

Allega almeno 4 foto, così con un po’ di scelta la probabilità che girino fotografie diverse è maggiore, meglio tanti articoli diversi che la sensazione di un copia incolla generalizzato.

La qualità ottima e il peso minimo. Obbligatorio!


The end. È giunto il momento di premere “invia”.

Se hai seguito questi consigli, ora sai per filo e per segno come scrivere un comunicato stampa efficace, ma che dico efficacissimo!

Sono una curiosa patologica, per cui non solo vorrei sapere cosa organizzi e le tue novità, ma mi piacerebbe leggere i tuoi comunicati. Ti va di commentare?

Così se hai trovato qualcosa che non ti torna possiamo aggiustarli insieme e confrontarci! Quali sono i passi da fare dopo l’invio del comunicato stampa?

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