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persone che scrivono un verbale di riunione

Come scrivere un verbale di riunione

Il verbale di una riunione, di un’assemblea, di una discussione, altro non è che una fedele e ordinata trascrizione di tutto quanto è stato discusso e stabilito durante il suo svolgimento. Potrebbe capitare anche a te di essere incaricato di redarre questo documento: nell’articolo ti darò dei consigli utili per una stesura efficace.

Verbale di riunione, a cosa serve

icona laptopIl verbale viene compilato da una persona scelta e viene approvato da tutti i partecipanti all’incontro. Il suo scopo è quello di evitare che vi siano futuri fraintendimenti o ritardi, di avere un record della riunione anche a distanza di tempo, di mettere per iscritto le decisioni prese, i compiti assegnati, le obiezioni.

Se sarai il redattore di un verbale, per te sarà fondamentale essere assolutamente imparziale e sempre chiaro. Iniziamo con il vedere cosa dovrai scrivere in questo documento, per poi analizzare il come (lo stile e alcuni accorgimenti tecnici).

Come prepararsi alla riunione

icona uomo al pcMa facciamo un passo indietro. Prima di parlare della stesura vera e propria, cerchiamo di capire come devi prepararti all’incontro del quale dovrai scrivere il verbale. Il grosso del lavoro lo svolgerai durante la riunione: al termine di essa, dovrai solo riscrivere in maniera ordinata quanto raccolto nel corso del meeting.

  • Prima di tutto, confrontati con il presidente o il capo della riunione per sapere cosa dovrai includere nel verbale, se ci sono particolari esigenze.
  • Successivamente, preparati un modello con le informazioni base che sai per certo che dovranno essere riportate (e che vedremo tra poco).
  • Organizzati per prendere appunti: un block notes potrebbe andare, anche se, considerando che la versione finale la dovrai battere al computer, un portatile dovrebbe velocizzarti il compito. Registrare, se consentito, ti sarà sicuramente utile. Non solo per sbobinare succesivamente tutto il meeting, ma anche per riascoltare qualche passaggio che potresti esserti perso.

Cosa fare durante la riunione

icona riunioneDurante la riunione il segretario verbalizzante deve stare sempre attento a quanto viene detto, a eventuali stravolgimenti dell’ordine del giorno e a in generale a tutto quello che accade. Ti conviene iniziare a compilare passo passo il verbale, magari presentandoti con un modello preparato prima.

Oltre a questo, ricordati di:

  • Distribuire un foglio presenze che i partecipanti compileranno con le loro informazioni di contatto (a cui invierai il verbale terminato).
  • Richiedere le copie delle relazioni che i membri dell’assemblea espongono: potrai allegarle al tuo documento.
  • Segnarti l’orario di inizio e di fine e tutte le altre informazioni che dovranno essere contenute nel verbale e che ora, finalmente, vedremo.
  • Chiedere ai partecipanti di ripetere nel caso tu ti sia perso un passaggio.

Verbale riunione: i suoi elementi

Le informazioni di base

icona tabletInnanzitutto, il verbale deve contenere tutte le informazioni pratiche riguardanti l’incontro a cui stai partecipando. Non dimenticarti di nulla perché ogni informazione è essenziale per la redazione del documento. È per questo motivo che dovrai annotare:

  • Data e luogo di svolgimento della riunione
  • Elenco dei partecipanti e degli assenti (magari in allegato)
  • Presidente, segretario verbalizzante, altri ruoli preminenti all’interno del meeting
  • Nome della società o dell’organizzazione che sta tenendo la riunione
  • Ordine del giorno previsto
  • Orario di inizio e orario di fine

La maggior parte di queste informazioni potrai scriverle già prima o durante la riunione, in modo da portarti avanti con il lavoro. Ti conviene prepararti un modulo di verbale da compilare man mano che l’incontro procede e riempire queste voci in anticipo.

Lo svolgimento della riunione

Solitamente durante una riunione, che sia di lavoro, di condominio, scolastica, interna all’azienda o con persone esterne, vengono discussi degli argomenti, fatte delle votazioni, presentate delle mozioni e prese delle decisioni. Dovrai annotare tutto questo nel verbale, in maniera chiara e ordinata.

L’ordine del giorno, se viene rispettato, dovrebbe tornarti utile nella stesura del verbale. Schematizzando, oltre alle informazioni di base che abbiamo visto sopra, nel verbale dovrai riportare, in ordine cronologico:

  • Le questioni che vengono sollevate e da chi.
  • Le proposte fatte dai partecipanti.
  • Le risoluzioni prese nel corso della riunione e in che modo si è arrivati ad esse (se sono state fatte delle votazioni, che risultato hanno avuto).
  • Non solo le mozioni che sono state approvate, ma anche quelle respinte.
  • I compiti e le mansioni che sono stati assegnati a ciascuno dei presenti e le deadline previste.
  • Gli argomenti che non sono stati discussi, le controversie irrisolte e un abbozzo di ordine del giorno per il successivo incontro.
  • La classica voce “varie ed eventuali“, che raccoglie tutto ciò che va detto ma non rientra in nessuna delle altre categorie.

Come scrivere un verbale di riunione, stile e linguaggio

icona tastiera

Il verbale, come tutti i documenti burocratici, dev’essere il meno possibile connotato. Scrivi in maniera concisa e asciutta, ma non per questo devi cadere in quel “burocratese” incomprensibile fatto di un misto di termini giuridici e termini che sembrano tecnici ma che non lo sono.

Visto che i partecipanti potrebbero richiedere la rilettura, cerca di scrivere in maniera chiara, e limitati all’uso del burocratese solo per le formule fisse.

Per il resto, sappi che non starai scrivendo in maniera migliore se utilizzerai “effettuare” al posto di “fare” o “lieve alterazione febbrile” al posto di “febbre”. Lo aveva capito cinquant’anni fa Italo Calvino, definendo antilingua questo tipo di linguaggio.

Altre importanti indicazioni stilistiche di carattere generale da tenere presente durante la compilazione di un verbale di riunione sono:

  • Usa un linguaggio semplice e soprattutto concreto, senza grandi descrizioni (concreto non vuol dire brutto, come abbiamo visto sopra).
  • Non fare trasparire il tuo parere, riporta gli avvenimenti senza il tuo punto di vista, in maniera obiettiva e distaccata.
  • Rileggi e controlla che non ci siano errori di ortografia.
  • Impagina il documento in maniera ordinata, lasciando uno spazio tra un paragrafo e l’altro, evitando muri di testo, utilizzando un carattere sobrio e sempre uguale, numerando le pagine.
  • Usa solo un tempo verbale per tutto il testo (ti consiglio di scegliere il presente)

Quando hai terminato la stesura e riletto il tutto, invia il verbale a tutti i partecipanti, all’indirizzo che ti hanno rilasciato nel corso della riunione.

Probabilmente nell’incontro successivo il tuo verbale verrà approvato oppure verrà proposta qualche modifica e infine accettato, con la formula “letto, approvato e sottoscritto“.

Modello verbale riunione

icona verbaleCi sono diversi modelli standard per i verbali delle riunioni, documenti già impostati da compilare. Ti conviene portare con te il modello di verbale all’assemblea e scrivere direttamente all’interno di esso, che ti darà le linee guida necessarie.

Al di là di tutte le indicazioni e gli accorgimenti possibili, la cosa fondamentale quando compili un verbale è che tu sia il più chiaro e obiettivo possibile. Devi riportare quanto successo, con un buon italiano, senza licenze poetiche.

Scrivere il verbale di una riunione è un’operazione forse un po’ noiosa, ma molto importante e, una volta che avrai preso dimestichezza, molto veloce da sbrigare.

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Gianluca Cedolin

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