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ragazza assistente di direzione

Come si diventa assistente di direzione Formazione, competenze e opportunità di carriera

Quello dell’assistente di direzione è un lavoro molto ambito. Per diventare il braccio destro del capo è necessario essere in gamba, ma non basta, è bene prendere parte anche a corsi di formazione. Nei prossimi paragrafi ti darò alcuni consigli e ti mostrerò come fare per diventare un assistente di direzione degno di questo nome.

Come abbiamo già visto nel precedente articolo, un assistente di direzione è un vero tuttofare. È tutt’altro che semplice diventare un professionista in grado di affiancare il boss in chiave strategica, ma non è impossibile. Vediamo assieme come.

Assistente di direzione: una figura proattiva e sempre aggiornata

icona uomoL’assistente di direzione è un importante punto di contatto tra i vertici di un’azienda e i team di professionisti che lavorano per essa.

Il braccio destro di un manager è una persona pronta a tutto, sempre aggiornata e proattiva, con una forte spinta al continuo miglioramento di sé stessa e dell’ambiente nel quale opera.

Ecco perché un assistente di direzione non finisce mai di imparare: deve rimanere sempre al passo con le ultime novità e formarsi continuamente per acquistare quelle competenze che gli permetteranno di divenire un degno assistente del boss.

Attitudini personali ideali

icona confermaUn assistente di direzione deve possedere determinate attitudini a livello caratteriale: come prima cosa deve avere un’ottima capacità di adattamento e una buona sicurezza in sé stesso.

Non devono mancare una certa propensione alla leadership e una buona gestione dei rapporti interpersonali.

La sua capacità di gestire stress, pressione e situazioni conflittuali deve essere massima, perché nel suo lavoro ogni giorno può succedere l’impensabile.

Una buona capacità organizzativa è un altro elemento che un bravo assistente di direzione deve saper padroneggiare: saper gestire tempi, scadenze e priorità è cruciale nel momento in cui ci si ritrova ad avere un accumulo di pratiche da portare a termine.

Se gestito al meglio, il ruolo può dare grandissime soddisfazioni, e in alcuni casi può ripagare molto anche in termini economici: se il capo si fida tanto del suo assistente un giorno questo potrebbe prendere il suo posto.

Non è da sottovalutare il fatto che spesso, in sede di colloquio di lavoro, chi intervista cerca un professionista con esperienza, e che possibilmente provenga da un contesto ed un ambiente di lavoro simili a quello in cui opera l’azienda.

Skills richieste ad un assistente di direzione

icona ideaUn buon assistente di direzione deve sapersela cavare: non basta il carattere, ci vogliono anche le competenze reali, ovvero la conoscenza e la capacità uso di determinati software.

I più richiesti sono:

  • Il pacchetto Office: conoscere i software del pacchetto Microsoft è ormai un must nel mondo del lavoro. A maggior ragione deve saperlo utilizzare un assistente di direzione. Word per i testi, Excel per i calcoli e PowerPoint per le presentazioni: sono tre programmi che un assistente di direzione deve saper utilizzare perfettamente se vuole essere in grado di fare il suo lavoro.
  • Programmi di foto-ritocco: Ebbene sì, saper utilizzare programmi di foto-ritocco o di grafica vettoriale potrebbe essere una delle skills richieste dal manager. È vero, all’interno dell’azienda dovrebbero esserci altri professionisti in grado di usarli perfettamente, tuttavia in alcune occasioni potrebbero servire dei ritocchi come delle veloci modifiche a delle presentazioni o a delle foto, o la creazione di volantini. Non è una competenza strettamente necessaria, ma se la possiedi sei un passo avanti.
  • SAP : Sempre più frequentemente, soprattutto nei dipartimenti di tipo commerciale e di marketing viene richiesta la conoscenza di SAP (sistemi, applicazioni e prodotti nell’elaborazione dati), un potente software molto utilizzato dalle grandi aziende che hanno la necessità di gestire in modo uniforme tutte le aree dell’impresa. È un grande sistema informativo in grado di gestire tutti i processi interni, come acquisti, vendite, gestione della contabilità e del magazzino.
  • Conoscenza di almeno due lingue straniere: moltissime aziende sono distribuite su un vasto territorio, con sedi sparse in Europa o addirittura nel mondo intero, ecco perché conoscere almeno due lingue straniere, in particolare l’inglese, può essere molto importante. Alcune aziende richiedono addirittura persone con un eccellente inglese, che sappiano conversare fluentemente con importanti clienti stranieri. Non è nemmeno necessario che l’azienda abbia sedi all’estero; la conoscenza dell’inglese viene richiesta anche ad assistenti di direzione che operano strettamente in Italia, è semplicemente un must, una competenza che ogni persona con una certa qualifica professionale ormai dovrebbe possedere.

Formazione

icona diplomaQual è il percorso di formazione perfetto per diventare assistenti di direzione?

In realtà non esiste un percorso perfetto, perché un buon Management Assistant deve avere conoscenze trasversali: di marketing, di ricerca e sviluppo, di finanza, di produzione e gestione delle risorse umane, una persona completa sotto tutti i punti di vista.

Fino a qualche anno fa esisteva una scuola superiore che permetteva di divenire segretaria d’azienda. Oggi invece occorre almeno un diploma di ragioneria, o meglio un diploma da Istituto Commerciale.

Le persone laureate tuttavia hanno un’arma in più a loro disposizione perché le aziende generalmente preferiscono chi ha frequentato l’università, soprattutto se ha una laurea in Economia Aziendale.

Altri datori di lavoro invece preferiscono considerare come prima cosa l’esperienza perché in questo modo non dovranno spendere risorse per la formazione o l’introduzione al lavoro del nuovo arrivato: in genere, per diventare un buon assistente di direzione è necessario aver già lavorato 3 o 5 anni come segretaria di base.

Nonostante ciò ogni assistente di direzione si troverà in un contesto diverso, anche il più esperto nel momento in cui cambia azienda ha sempre tanto da imparare, infatti è una professione che si impara svolgendola sul campo.

Eco perché esistono enti appositi in grado di offrire formazione specifica a tutti coloro che già svolgono attivamente la professione e desiderano aggiornarsi o migliorare le proprie competenze per migliorare qualitativamente la propria figura professionale.

Se sei interessato alla professione dovresti dare un’occhiata a questi siti, potresti trovare ciò che fa per te:
Secretary, Manager Assistant network
Manage Consulting, Consulenza aziendale, corsi di formazione aziendale e formazione manageriale
CEGOS, Leader internazionale nella formazione aziendale
E-magister, portale per corsi di formazione
IFOA, ente di formazione
Centro Tecnico del Commercio

Opportunità lavorative

icona borsa Un assistente di direzione ben preparato e con una grande qualificazione ha ottime opportunità di trovare lavoro. L’esperienza è rilevante quando si tratta di inserirsi all’interno di un’azienda, del resto l’interesse dei vertici è quello di trovare una persona che sappia cavarsela da sola quanto più possibile.

Le aziende proliferano, e la professionalità degli assistenti di direzione sono sempre più richiesti, in particolare quelli che occupano un ruolo strategico, ovvero che aiutano il capo anche a sbrigare pratiche fondamentali per lo sviluppo aziendale.

Opportunità di carriera e stipendio medio

icona scaliniAd oggi in Italia, gli assistenti di direzione sono circa 50.000 e in maggioranza donne.

Un assistente di direzione generalmente lavora dalle sei alle nove ore al giorno, cinque giorni alla settimana. La retribuzione ovviamente può variare sulla base degli anni di esperienza lavorativa e sulla durata dell’impiego in una determinata azienda; indicativamente però queste sono le fasce retributive nelle quali è possibile far rientrare buona parte dei professionisti:

  • Da 0 a 3 anni di esperienza: 28/33.000€ all’anno
  • Dai 3 ai 6 anni di esperienza: 34/42.000€ all’anno
  • Più di 6 anni di esperienza: 42.000/60.000€ all’anno

Indicativamente, il 50% degli assistenti di direzione ha un reddito annuo lordo che si aggira tra i 25.000 e i 30.000€.

Quindi se appena entrato in azienda un assistente di direzione guadagna un granché, c’è una concreta possibilità di fare carriera e aumentare il proprio introito economico con il passare degli anni.

E poi come ho già detto è il braccio destro del campo, quindi se saprà dimostrare di avere la stoffa adatta al ruolo chissà, magari un giorno potrebbe entrare nei ranghi dei dirigenti.

La lettera di presentazione

icona presentazioneSe il tuo sogno è quello di diventare assistente di direzione dovrai aver pronto un curriculum curato in tutti i suoi punti, ben scritto e completo.

È vero che l’esperienza e la formazione contano, tuttavia gli addetti alla selezione del personale considerano anche interessi personali e motivazioni.

Ecco perché, nel momento in cui ti candidi per una posizione come assistente di direzione dovresti aver pronta una bella lettera di presentazione, nella quale mostri il tuo interesse per l’azienda e la tua forte volontà di collaborare con essa.

Qui sotto ti riporto un esempio di lettera di presentazione che potresti allegare al tuo curriculum nel momento in cui ti candidi per la posizione:

Egregio Sig. Bianchi,
Sono un esperto assistente di direzione.
Ho letto con molto interesse il Suo annuncio a proposito della ricerca di un nuovo candidato per ricoprire la posizione di Assistente di Direzione. Ritengo che la mia esperienza sia ben allineata con le qualità di cui lei necessità all’interno della sua impresa.
I miei 12 anni si esperienza in questo ruolo mi rendono certa del fatto che potrei apportare un grande contributo alla vostra azienda.
In particolare so distinguermi nelle seguenti mansioni:
– Organizzare meeting e riunioni
– Gestire l’agenda fissando appuntamenti e incontri
– utilizzare il SAP per gestire i dipartimenti aziendali e controllarne l’andamento
– Creare report e verbali di riunioni
– Creare presentazioni in PowerPoint

Ho una forte passione per l’amministrazione esecutiva, e godo inoltre di un’ottima educazione.
La prego di considerare il mio CV per avere maggiori dettagli in merito al mio percorso di studi e alle mie esperienze lavorative, certa che il mio background tecnico incontri le Sue esigenze professionali.
La ringrazio per il tempo dedicatomi.
Cordiali saluti.

Professioni simili

icona ragazzaTi sarà già capitato di vedere siti di agenzie del lavoro presentano annunci nei quali vengono ricercati professionisti o persone ancora da formare per svolgere un lavoro indicato in inglese. Se hai un minimo di familiarità con il mondo del business avrai sicuramente sentito parlare di Executive, CEO, Manager, Account ecc.

Sono tutti nomi di professioni che molto spesso hanno un corrispettivo in italiano. Vediamo quali sono le professioni che più si avvicinano a quella dell’Assistente di Direzione:

• Executive Assistant: Executive assistant e assistente di direzione sono sinonimi, due termini per indicare la medesima professione, uno in lingua italiana e l’altro in inglese.

• Personal Assistant: indicativamente, un Personal Assistant svolge le medesime mansioni svolte da un assistente di direzione o da un executive Assistant, con qualche potere in più. L’assistente personale del direttore ha potere decisionale e comunicativo per la sua area di riferimento in assenza di quest’ultimo, può gestire i rapporto con clienti e fornitori e infine gestisce un determinato budget che le è stato assegnato dal capo.

• Office Manager: L’office manager potrebbe essere tradotto in italiano con “capo ufficio”, ovvero quella persona che supervisiona l’insieme delle attività di segreteria di una rosa di collaboratori che ricadono sotto la sua supervisione. Quindi distribuisce equamente il lavoro tra i dipendenti, tiene monitorata la prosecuzione dei lavori e in caso di bisogno organizza meeting con i membri del suo staff.

• Sales Assistant: detto anche “assistente commerciale, svolge un’attività di supporto nei confronti del direttore commerciale e dei responsabili del settore vendita. Organizza le attività amministrative per raggiungere gli obiettivi di vendita e raccoglie le esigenze dei clienti per poi sottoporle a chi di competenza.

• Marketing Assistant: è il professionista che supporta il massimo responsabile di marketing, implementando la crescita aziendale mediante la promozione di strategie di mercato.Generalmente un Marketing Assistant è garante di un corretto utilizzo dei brand aziendali, supporta le analisi dell’ufficio marketing, organizza eventi aziendali e ottiene l’accordo delle altre aziende per i rimborso dei finanziamenti.

• HR Assistant: è il professionista che supporta l’HR Manager occupandosi delle attività operative relative all’ufficio delle risorse umane, aiutando nel processo di selezione del personale e nella formazione per le persone già assunte.

Eccoci arrivati al termine del nostro viaggio nel vasto, e complesso, mondo degli Assistenti di direzione, un mondo pieno di sfide, problemi ma anche grandissime opportunità.

Insomma, una professione non per deboli di cuore! Energia, organizzazione, prontezza e compostezza sono le parole chiave che fanno di un Assistente di Direzione il migliore che ci sia.

Alla prossima!

Sofia Poleni

Sofia Poleni

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