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Come organizzare una convention aziendale

Hai qualche dubbio su come organizzare una convention aziendale? Oggi ti veniamo in aiuto: questo articolo è una guida all’evento aziendale perfetto.

Organizzare una convention aziendale è tutt’altro che semplice, e ti capisco se hai alcuni dubbi in merito. Che sia un evento aziendale interno o che preveda anche la partecipazione dei clienti, è un’occasione importantissima, per l’impresa, di mostrare il proprio volto in modo diretto.

Nel caso di una convention aziendale interna, ad esempio, la colonna portante dell’evento è la comunicazione tra diversi livelli, reparti e filiali che normalmente non hanno contatti tra loro. Qui è importantissimo facilitare la socializzazione e il confronto, perché in questo modo i tuoi colleghi e dipendenti si sentiranno parte di una vera e propria comunità.

In questo tipo di evento i momenti più importanti sono quelli di condivisione, in cui dirigenti e responsabili informano tutta la squadra circa risultati ottenuti, obiettivi per il futuro e magari nuovi piani di sviluppo.

Se invece stai organizzando una convention aziendale con i clienti, hai per le mani qualcosa di ancora più importante: una preziosissima occasione di marketing. È proprio in queste occasioni infatti che l’azienda crea un vero contatto con i clienti, mostrandosi direttamente e instaurando una relazione che si spera possa essere positiva per entrambe le parti.

In tale situazione i momenti più importanti saranno quelli di svago e networking, perché il cliente cercherà in te e nella tua squadra un contatto diretto a cui fare riferimento e a cui far corrispondere il “volto” dell’azienda.

Come organizzare una convention aziendale perfetta?

Social WallVa da sé, quindi, che nell’organizzare una convention aziendale non potrai lasciare nulla al caso, e che anzi dovrai curare la riuscita dell’evento nei minimi dettagli.

Per semplificarti il lavoro ho preparato per te una mini-guida (dalla quale potrai trarre anche una comoda checklist!) alla convention aziendale perfetta. Vediamo insieme quali sono i punti da non trascurare.

Organizzare una convention aziendale: gli obiettivi

Il primissimo passo nell’organizzazione del tuo evento è quello di stabilire i suoi obiettivi. Perché stai organizzando questo meeting?

Forse vuoi riunire tutta l’azienda per comunicare notizie importanti o per informare tutta la squadra di cambiamenti, risultati ottenuti e andamento generale; oppure vuoi permettere ai tuoi colleghi e dipendenti di conoscersi meglio creando un’occasione di “team building ampliato”; o ancora vuoi incontrare i tuoi clienti per rendere più solida la relazione che hai instaurato con loro.

Una volta definito questo punto avrai già una linea guida da seguire: saprai che tipo di interventi e attività proporre, quando e come organizzare i momenti di pausa e più in generale che aspetto dare all’evento.

Ci sono convention aziendali che sembrano quasi feste, organizzate in modo informale e orientato alla socialità, e altre più simili a conferenze o seminari di aggiornamento.

Tutto dipende dal proposito con cui vengono organizzate.

Organizzare una convention aziendale: la location…

come scegliere una location per eventiUn altro fattore importantissimo è la scelta della location. Naturalmente, la migliore sarebbe la tua azienda, ma pochi hanno spazi adatti a ospitare convention e meeting. Ti consiglio dunque di informarti sulle strutture vicine a te e di considerare alcuni fattori fondamentali:

  • Raggiungibilità: ti consiglio di scegliere il capoluogo di provincia più vicino, che sarà raggiungibile da tutti e meglio servito anche dai mezzi pubblici.
  • Immagine: non scegliere ambienti troppo eccentrici o dalla spiccata personalità, perché metterebbero in ombra l’identità della tua azienda. Opta invece per luoghi moderni e dallo stile neutro, da poter personalizzare anche in minima parte.
  • Attrezzature: organizzare una convention aziendale in un hotel può essere una buona idea, ma solo in alcuni casi. Centri congressi e di servizi al lavoro faranno più al caso tuo, perché sono specializzati nel tipo di evento che stai organizzando e hanno tutto ciò che può servirti.
  • Risorse: dovresti avere un occhio di riguardo anche per le risorse della struttura che vuoi scegliere. Alcuni centri mettono a disposizione hostess e steward già formati, catering di comprovata professionalità e servizi di foto e video per i tuoi eventi. Più facilities ti offre la struttura, meno è probabile che tu debba rivolgerti ad un’agenzia esterna, pagando di più e frammentando il lavoro.

…e l’allestimento

corsi formazione riminiUn consiglio sempre valido è quello di personalizzare, anche minimamente, l’ambiente dove avrà luogo il tuo evento. Se possibile, prediligi i colori aziendali nella scelta di sedie, decorazioni, tovaglie etc.

Procura anche totem e banner aziendali da disporre, senza esagerare, nell’area della convention. Il risultato sarà personale e d’effetto, ed eviterà che la location sia al centro dell’attenzione a discapito della tua azienda. Seguono la regola anche eventuali gadget e souvenir da lasciare ai tuoi ospiti: devono essere immediatamente riconoscibili come vostri.

Organizzare una convention aziendale: gli inviti

lettera di presentazione aziendalePoi, finalmente, sarà giunto il momento di informare tutti dell’evento. Anche se l’e-mail è l’opzione più comoda, non puoi negare che risulti anche un po’ impersonale.

Se ti è possibile, manda inviti cartacei a tutti e, pochi giorni dopo, chiedi telefonicamente conferma della loro presenza. Questo ti aiuterà ad avere un’idea precisa del numero di partecipanti e darà un aspetto più personale alla comunicazione.

Assicurati anche di avere abbastanza anticipo: solitamente una convention viene comunicata dai venti ai sessanta giorni prima. Più invitati hai, più tempo ti servirà per avere conferma da tutti, e più tempo servirà anche alla location per predisporre tutto.

Per scrivere gli inviti dovresti tenere conto del tipo di evento che stai pubblicizzando: meglio preferire un tono formale piuttosto che confidenziale.

Una regola fondamentale è poi quella di essere più completo possibile: dai agli invitati tutte le informazioni che potrebbero essergli necessarie.

Oltre a data, luogo e ora un invito professionale reca anche una breve descrizione dell’evento: non importa se pensi che tutti sappiano già come si svolgerà, essere informati in anticipo gli farà sicuramente piacere. Tuttavia, cerca anche di essere conciso e non perderti in descrizioni superflue.

Alla fine, ti consiglio di lasciare anche un recapito dell’addetto all’organizzazione. Chi ha dubbi o vuole comunicare qualcosa si rivolgerà a lui.

Ricordati che l’invito è il biglietto da visita del tuo evento: curalo molto bene, quindi, e assicurati di eliminare imprecisioni, ripetizioni, errori grammaticali o di sintassi. Questo influirà molto sulla qualità del documento e su come sarà percepito.

Organizzare una convention aziendale: l’accoglienza

Lettera di ringraziamento per collaborazionePreoccupati di mettere gli ospiti a loro agio per tutta la durata dell’evento. Nessuno dovrà avere dubbi su dove si trovino il bagno o il guardaroba, e nessuno dovrà perdersi una parte dell’evento perché ha ricevuto informazioni errate su orari e quant’altro.

Se la struttura ospitante ha del personale qualificato per gli eventi aziendali (come hostess e steward) chiedi la disponibilità di due di loro e incaricali di accogliere gli ospiti al loro arrivo. Una volta avviato l’evento saranno sempre disponibili per consigli e chiarimenti.

Organizzare una convention aziendale: le attività

Lettera di presentazione aziendaleSiamo al vero e proprio programma del tuo evento. La scelta e l’organizzazione delle attività dipende interamente dal tipo di convention aziendale che stai organizzando e dagli obiettivi che ti sei posto.

Quale che sia il tuo scopo nell’organizzare l’evento, ti consiglio di prevedere almeno tre tipi di attività diversi:

  • Conferenze
  • Tavole rotonde
  • Momenti di pausa

Nel primo caso sarà una sola persona, solitamente un dirigente o un responsabile, a parlare a tutti e a condividere informazioni. È consigliabile organizzare questo momento nelle fasi iniziali dell’evento, perché farà da presentazione generale alla convention, dando il benvenuto agli invitati e chiarendo loro la natura e gli scopi del meeting.

Una tavola rotonda è invece una discussione cui tutti possono partecipare, dove quindi c’è molto più scambio rispetto a una conferenza.

Di solito funziona così: si sceglie preliminarmente un argomento comune a tutti, che può riguardare strettamente l’azienda ma anche essere di portata più ampia, e si chiede a qualcuno di esporre la sua visione in merito.

Una volta chiarito un punto di vista gli altri partecipanti potranno fare osservazioni o esporre il loro, e da qui nascerà una discussione che spesso diventa occasione di confronti molto interessanti.

Queste fasi dell’evento hanno la natura di un “team building” ampliato e riscuotono solitamente molto interesse da parte degli invitati. Organizzali nella parte centrale della convention aziendale per mettere tutti a proprio agio e rendere l’atmosfera meno formale.

In ultimo, ma da non sottovalutare, prevedi dei veri e propri momenti di pausa durante i quali chiacchierare, socializzare, e consumare un caffè o un aperitivo. Specialmente se la tua convention dura un giorno intero questi momenti di relax saranno molto apprezzati e permetteranno agli ospiti di rilassarsi e creare nuove relazioni.

Le pause sono utili soprattutto nel caso di convention con i clienti, che non sempre hanno occasione di socializzare con l’azienda in modo diretto e informale.

Se ti preoccupi di definire tempi e modi delle attività, in modo che siano organizzati bene ma anche pensati per poter gestire imprevisti e cambiamenti dell’ultimo minuto, la riuscita del tuo evento sarà assicurata.

Organizzare una convention aziendale: la ristorazione

A seconda del momento e della durata del tuo meeting dovrai predisporre pranzo, aperitivo o cena, o più di uno tra questi. Accordati quindi in anticipo con la struttura che hai scelto, perché solitamente chi ospita eventi aziendali si affida a fornitori di catering di fiducia.

Affidando a loro l’organizzazione dei pasti e dei break avrai più di un vantaggio: sgravare il tuo carico di lavoro e avvalerti della collaborazione di agenzie già referenziate.

Assicurati di richiedere un menù vario: se inviti molte persone aumenterà la possibilità di ospitarne di vegetariane, vegane o con intolleranze importanti. Cerca di inserire nel menù anche pietanze “neutre” a base di frutta, verdura e legumi.

Organizzare una convention aziendale: lo storytelling

Evento aziendale come organizzareVeniamo all’ultimo punto della nostra checklist. Come abbiamo già detto, un evento aziendale è un’importante occasione per mostrare il volto dell’azienda al di fuori dei rapporti professionali che intrattiene di solito.

Se la tua convention è interna, il tuo scopo sarà anche quello di far sì che i tuoi colleghi e dipendenti si sentano parte di una squadra di cui essere orgogliosi. Se invece hai invitato anche i tuoi clienti, sarà importantissimo fare sì che si sentano a proprio agio e si divertano in un ambiente positivo.

Per raggiungere questi obiettivi un aiuto importante viene dalle nuove tecnologie e dai social media: realizzando foto e video reportage dell’evento catturerai i momenti principali della giornata, da quelli più significativi a quelli inaspettati o divertenti.

La condivisione successiva di questi materiali ricorderà l’evento ai partecipanti e dirà loro che per te è stato importante avere anche la loro presenza: il modo migliore per farli sentire parte di una community di valore.

Sempre più aziende, alle prese con i social media, si lamentano della difficoltà di creare continuativamente contenuti validi: un evento può essere un modo validissimo per produrre materiali nuovi e che assicurino aggregazione. Ti consiglio di sfruttare questo fattore per implementare le relazioni interne della tua community.


Ecco come organizzare una convention aziendale perfetta. Seguendo questi accorgimenti limiterai al minimo malfunzionamenti e imprevisti, e assicurerai ai tuoi invitati un’ottima esperienza.

L’immagine e la popolarità della tua azienda ne gioveranno molto!

Hai già organizzato una convention aziendale? Raccontaci la tua esperienza nei commenti!

Sofia Nodari


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