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ragazzi che partecipano ad un convention bureau

Cosa sono i Convention Bureau?

Come organizzare eventi di turismo congressuale promuovendo il brand territoriale?

Avrai sicuramente già sentito parlare dei Convention Bureau e probabilmente ti sarai già chiesto cosa sono, a chi si rivolgono e perché sono così importanti.

Il Convention Bureau è una struttura che sa come organizzare convegni, meeting, congressi ed un’ampia gamma di eventi mettendo in luce le particolarità di una destinazione.

Molti di noi partecipano ad eventi e a volte sentono anche l’esigenza di organizzarli, diventare partner o farne parte. Dalla celebrazione di una ricorrenza ad un congresso di categoria passando per il lancio di un prodotto o un galà, molti chiedono di affidarsi ad una struttura collaudata che sa come organizzare eventi.

Il Convention Bureau ha la sua Mission nella pianificazione, comunicazione e coordinamento di un evento in cui il territorio di destinazione rappresenta un forte valore aggiunto.

Cosa fa un Convention Bureau?

icona domandeIn Italia il Convention Bureau è spesso mosso dall’iniziativa privata e si poggia su una rete di relazioni e conoscenze che fanno di un territorio destinazione innovativa e ricca di servizi congressuali.

È per questo che quando navighi sul sito di un Convention Bureau è molto probabile trovare insieme offerte che riguardano i Congressi, le attività Incentive&Meeting così come numerosi servizi Comfort e Business Events.

Se quindi ti stai chiedendo cosa fa praticamente un Convention Bureau devi sapere che nasce per promuovere il mercato congressuale, scientifico e culturale in una specifica area geografica.

Fornendo assistenza e servizi collegati al soggiorno e alle esperienze dei partecipanti all’evento congressuale, il Convention Bureau vuole valorizzare una destinazione ampliando così il suo network di soci e la diffusione delle iniziative.

Di fatto si tratta di un ufficio che promuove e supporta logisticamente tutti i bisogni di chi sceglie di realizzare un evento congressuale. Vediamo alcuni di questi servizi per eventi:

  • Campagne di visibilità dell’evento, diffusione e marketing
  • Allestimento tecnico e scenografico degli spazi
  • Stampe e materiali pubblicitari
  • Verifica disponibilità alberghiera e strutture congressuali
  • Servizio transfert, navette e noleggio
  • Public Relations, servizio informazioni, gestione prenotazioni e accrediti
  • Tour, escursioni, mappe e percorsi guidati
  • Rapporti con fornitori, istituzioni e rete locale
  • Progettazione e pianificazione di eventi
  • Organizzazione budget, event planning, servizio ispezioni e candidature
  • Ristoro & Cartering
  • Attività di benessere, piacere e svago
  • Hostess services, interpretariato e apparecchiature per disabili

Questi sono solo alcuni dei servizi che possono esserti forniti da un Convention Bureau, li possiamo raggruppare in alcuni principali ambiti:

  • Promozione e Comunicazione: per favorire il posizionamento del brand territoriale e della destinazione sui mercati di riferimento.
  • Servizi alla domanda: per attuare interventi mirati e offrire al cliente consulenza, assistenza e supporto nell’organizzazione di un evento congressuale (e non solo).
  • Servizi all’offerta: per dare visibilità alle attività convenzionate e i partner, sviluppando le potenzialità dell’offerta locale che si presenta come destinazione congressuale, turistica e aziendale matura.

Qual è l’obiettivo di un Convention Bureau?

icona bersaglioOgni Convention Bureau può avere una specifica Mission che segue un proprio modello imprenditoriale. Il Convention Bureau può essere un soggetto Privato costituito ad hoc con lo scopo di coordinare e promuovere la creazione di un prodotto congressuale oppure può essere di tipo Pubblico partecipato.

In quest’ultimo caso è l’estensione di un ente locale già esistente che sceglie di dar vita ad un organo di sviluppo territoriale. Gli obiettivi pressoché comuni a tutti i tipi di Convention Bureau sono:

  • Aggregare in un’ottica sistemica il network di servizi che una località offre per favorire lo sviluppo del brand territoriale.
  • Coordinare e facilitare le attività congressuali e di incoming turistico a favore del cliente.
  • Fornire servizi con elevati standard qualitativi per l’ampliamento del prodotto congressuale orientato mercati esterni.

A chi si rivolge un Convention Bureau?

icona uomo che leggeIl compito principale del Convention Bureau è dare visibilità e far aumentare la conoscenza di un territorio caratterizzandolo positivamente. Il tipo di pubblico a cui si rivolge sono associazioni di categoria, ordini professionali (particolarmente in ambito sanitario), gruppi di turisti, aziende o anche piccoli gruppi in cerca di esperienze ad alto valore aggiunto.

Pur nascendo come punto d’incontro tra domanda e offerta di servizi congressuali è oggi molto facile trovare Convention Bureau in grado di occuparsi del rinfresco in una particolare location, delle attività di marketing commerciale o di un percorso guidato.

Questo perché il Convention Bureau essendo parte di un territorio tenderà ad occuparsi dei bisogni di chi frequenta quel luogo adattandoli alle potenzialità di quell’area. Possiamo raggruppare il tipo di pubblico a cui si rivolge il Convention Bureau in tre macro-aree:

  1. Turismo congressuale
  2. Eventi per aziende
  3. Privati e Special Events

Il Turismo congressuale si rivolge ad enti, associazioni, istituzioni, gruppi di professionisti e offre supporto tecnico-logistico per la realizzazione di un convegno, un congresso, un simposio, un workshop o una tavola rotonda. Lo scopo è favorire la visibilità di una location in quanto “prodotto congressuale”, unico nel suo genere ed a vocazione internazionale.

Numerose sono le professioni interessate, si pensi all’aggiornamento del personale sanitario tramite i corsi ECM, la formazione o gli incontri di carattere scientifico. Gli Eventi per aziende riguardano attività di gestione e supporto nella realizzazione di iniziative e manifestazioni aziendali in cui incontro, formazione ed esperienza tendono a favorire il business.

Dal congresso annuale ai tavoli tematici, dalle ricorrenze importanti all’Incentive&Team Building il Convention Bureau si rivolge alle aziende organizzando eventi di confronto e scambio di informazioni in ambito MICE.

Gli Special Events come i festeggiamenti privati sono occasioni molto trasversali che possono essere strettamente connesse sia al turismo congressuale che agli eventi di marketing e feste di tutti i tipi. Alcuni esempi possono essere ricevimenti, sfilate, cene di gala, banchetti, eventi promozionali di lancio, spettacoli, Festival, Street Events, flash mob e azioni virali o Guerrilla marketing.

Qual è la forza del Convention Bureau?

icona muscoloAbbiamo visto come lo scopo del Convention Bureau è di favorire il miglior posizionamento del brand territoriale sul mercato turistico congressuale e aziendale degli eventi. Nel far ciò il Convention Bureau crea valore aggiunto per il territorio, promuovendolo sul mercato nazionale e internazionale, con un misto tra originalità dei luoghi e qualità dei servizi per la clientela.

Il Convention Bureau, fortemente radicato sul territorio, ha un il suo patrimonio informativo e relazionale al fine di consentire il miglior coordinamento tra servizi, fornitori e strutture ricettive.

Il Convention Bureau ha sempre un occhio di riguardo alla customer satisfaction, alle esigenze del cliente e alla creazione di un’offerta integrata di servizi. Vediamo insieme alcuni dei più importanti Convention Bureau in Italia.

1. Convention Bureau Genova

Convention Bureau Genova

Il Convention Bureau Genova  si compone di circa 40 aziende che lavorano sulla promozione e la fornitura di servizi ricettivi e congressuali a Genova. Il CB fa di Genova una top destination con un occhio di riguardo agli eventi nautici e le esperienze in Riviera di Ponente e all’Acquario di Genova.

Dalla scelta delle strutture più adeguate, al catering e i trasporti, il CB Genova promuove il turismo congressuale ed il business dei suoi clienti. Uno staff di professionisti è appositamente formato per supportarti in numerose attività e per seguirti nella realizzazione del tuo evento ideale nella provincia di Genova.

Operando in sinergia con enti locali e imprese del territorio il Convention Bureau Genova ti consentirà di avere conoscenze molto precise e ottimi strumenti per pianificare, promuovere e organizzare al meglio il tuo evento a Genova!

2. Sicilia Convention

Sicilia Convention

La Sicilia è il luogo ideale per immergersi in un’esperienza all’insegna del buon cibo, cultura e folklore. Le aree d’intervento del Sicilia Convention Bureau promuovono la destinazione Sicilia attraverso strategie che espandono il tuo business e aumentano la conoscenza del territorio.

Il Sicilia CB seleziona le location in linea con le esigenze del cliente garantendo l’organizzazione di congressi scientifici, eventi associativi e meeting aziendali offrendoti la disponibilità di numerose location e alternative su misura.

Dalla preparazione della candidatura alla ricerca delle migliori soluzioni logistiche, ricettive e comunicative il SCB svolge un ruolo di facilitatore per il tuo evento ed i tuoi ospiti.

3. Napoli Covention Bureau

Napoli Covention Bureau

Se vuoi organizzare un evento di successo in una città ricca di attrazioni e dalla proverbiale ospitalità qui troverai competenza e passione! Il Convention Bureau Napoli risponde ai tuoi bisogni congressuali grazie ad un network di operatori locali ed esteri.

Il NCB ha tra i suoi partner enti e fondazioni di rilievo come la Mostra d’Oltremare, la Città della Scienza con i suoi centri congressi di 14 sale ed il prestigioso Hotel Palazzo Caracciolo di Napoli.

Potrai così organizzare il tuo evento a Napoli senza preoccuparti di lasciare nulla al caso, dal servizio catering alla consulenza per il miglior Centro Congressi, dalle visite guidate ai trasporti sarai seguito dai migliori professionisti.

4. Firenze Convention Bureau

Firenze Convention Bureau

Da più di 20 anni il Firenze Convention Bureau opera come promoter in Toscana, in particolare a Firenze. Offrendo servizi altamente qualitativi e location per eventi, il Firenze Convention Bureau, ti seguirà nel tuo percorso organizzativo tra le incantevoli location storiche e paesaggistiche della Toscana.

Numerosi partner e soci fanno del Firenze Convention Bureau un aggregato di servizi e soci che sanno offrire soluzioni logistiche e organizzative molto ampie e in grado di attrarre sul territorio numerosi eventi.

Il Firenze Convention Bureau è partner ufficiale del Comune di Firenze e vanta più di 250 soci, la sua offerta di servizi qualificati spazia dai meeting incentives ai grandi eventi senza trascurare feste private e matrimoni in grande stile all’insega di un saldo legame con il territorio.

5. Convention Bureau Rimini

Convention Bureau Rimini

A Rimini hai l’opportunità di godere di numerose attrattive sia sulla riviera che nell’entroterra romagnolo. Il Convention Bureau di Rimini mette a tua disposizione tante opportunità di svago, assistenza e supporto tecnico oltre che prestigiose sedi congressuali come il Palacongressi di Rimini e Rimini Fiera.

Il Convention Bureau della Riviera di Rimini ti supporta dalla ricerca di strutture e fornitori sul territorio all’organizzazione di simposi medico-scientifici, raduni religiosi ed eventi culturali, aziendali, sportivi.

Grazie alla sua forte conoscenza del territorio e l’efficienza del suo staff il Convention Bureau di Rimini ti supporta nella risoluzione delle criticità, nel problem solving e nell’ottimizzazione dei tempi e delle tue risorse.

Adesso hai le idee più chiare su cosa significa Convention Bureau? Se hai bisogno di organizzare un meeting aziendale, un congresso o il tuo evento ideale in una destinazione diversa dal solito senza rinunciare al tuo standard adesso sai cosa cercare!

Se invece sei un fornitore di servizi o credi che la tua attività deve entrare in un network con una visione strategica e agire in comune allora puoi pensare di associarti ad un Convention Bureau.


Questo post ti ha aiutato a saperne di più sul ruolo che oggi hanno i Convention Bureau?

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Tommaso Ambrosecchia

Tommaso Ambrosecchia

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