Le lettere di pre-stay servono per creare un rapporto continuativo con i tuoi ospiti, a partire dalla prenotazione fino ad arrivare al giorno dell’evento stesso.

Oggi andiamo a vedere insieme di cosa si tratta e cercheremo di rispondere alle domande più frequenti su questo argomento:

  1. Che cos’è una lettera di pre-stay per un evento
  2. A cosa serve
  3. Come inviarla
  4. Cosa scriverci
  5. Quando inviarla

Pronto per scoprire insieme tutto quello che c’è da sapere sulle lettere di pre-stay per un evento?

1. Cos’è una lettera di pre-stay per un evento?

icona listaCome dice la parola stessa la lettera è una cosa che si manda “pre” quindi prima che arrivi il giorno dell’evento.

Vengono utilizzate soprattutto in ambito alberghiero per fare in modo che il soggiorno dell’ospite si svolga nel migliore dei modi, venendo a conoscenza di quelle che sono le sue richieste e le sue esigenze, ma questo non vuol dire che non possano essere adottate anche per un evento.

Solitamente si inviano dopo che la prenotazione è stata effettuata, qualche giorno prima della data in cui l’evento è previsto, ma questo lo andremo vedere nel dettaglio tra qualche paragrafo.

Servono per creare un primo rapporto con il partecipante del tuo evento, dargli la possibilità di entrare in relazione con te, dedicandogli la giusta attenzione.

2. A cosa serve una lettera di pre-stay?

icona macchina da scrivereSe realizzata correttamente la lettera di pre-stay è estremamente utile.

Quello che puoi facilmente raggiungere con questo tipo di comunicazione è:

  • Far sentire il cliente “coccolato” e instaurare una prima relazione con lui
  • Sapere se il cliente ha qualche esigenza in particolare
  • Vendere dei servizi aggiuntivi
  • Ottenere più dati possibili sul cliente

Il primo punto è di facile intuizione, inviare una comunicazione tra la prenotazione e il giorno dell’evento aiuterà a far sentire il tuo invitato ancora più parte di questo, e puoi dare delle informazioni importanti su cose fondamentali, come ad esempio:

  • come raggiongiure la location
  • l’orario di inizio dell’evento
  • la scaletta dell’evento

Sapere se il cliente ha qualche esigenza particolare ti potrà aiutare a rendere la sua partecipazione all’evento più piacevole. Ad esempio se è previsto un pranzo o una cena e ti viene comunicato che la persona è allergica a qualche alimento in particolare puoi fare in modo che gli venga servita un’alternativa.

Mandare una lettera pre-stay ti permetterà di vendere anche dei servizi aggiuntivi, come il parcheggio o il trasporto dalla stazione all’evento stesso tramite navette messe a disposizione dalla location. Basterà comunicare nella lettera (o email) la possibilità di usufruire di questi servizi e le modalità di acquisto.

Infine una lettera di pre-stay, o meglio la risposta che il cliente ti darà alla lettera di pre-stay, ti permetterà di raccogliere maggiori informazioni sul tuo ospite, che potrai utilizzare in future campagne di marketing mirato.

Ad esempio se il cliente ti comunica che arriva da una certa città d’Italia potrai informarlo di futuri eventi che deciderai di organizzare in quella città. 😉

3. Come inviare una lettera di pre-stay?

icona postaIl mezzo più veloce e immediato per far ricevere una lettera di pre-stay è quello di utilizzare la posta elettronica.

Quindi al momento dell’iscrizione o dell’acquisto dei biglietti per il tuo evento devi stare ben attento a fare in modo che ti vengano dati anche gli indirizzi mail.

Un modo comodo per immettere biglietti e ottenere anche le mail è quello di utilizzare EventTribe grazie a questo sito internet al momento dell’iscrizione dei partecipanti riceverai una notifica con nome, cognome e mail correlata, più tanti altri campi qualora tu lo richieda.

4. Cosa scrivere in una lettera di pre-stay?

icona scritturaMa arriviamo al punto saliente del tema di questo articolo: cosa bisogna scrivere in una lettera di pre-stay?

Una lettera di pre-stay deve iniziare con un ringraziamento al tuo ospite per aver deciso di partecipare al tuo evento.

Dopodiché, se hai un certo numero di servizi da poter offrire, puoi organizzare un questionario in modo da raccogliere il più alto numero di informazioni sulla persona che, come dicevamo prima, potrai riutilizzare in un altro momento.

Le domande che puoi fare sono:

  • Da che città vieni? Hai bisogno di una navetta che ti porti all’evento?
  • Hai con te dei bambini? Vuoi usufruire dell’animazione a loro dedicata?
  • Hai delle particolari allergie alimentari?
  • Hai bisogno di accedere all’evento più tardi?
  • Hai bisogno di rimanere ad alloggiare nella struttura dell’evento?

Fai più domande che puoi: queste ti aiuteranno a personalizzare l’esperienza dei tuoi invitati e a renderla il più piacevole possibile.

Concludi la mail dando tutte le indicazioni necessarie su inizio e fine dell’evento e allega l’agenda che verrà seguita.

Se è necessario che gli ospiti portino o facciano qualcosa prima dell’evento è questo il momento giusto di comunicarlo.

Infine scrivi le indicazioni su come arrivare, ancor meglio se includi il link di Google Maps con la posizione esatta da raggiungere.

Vuoi leggere un fac simile di una lettera di pre-stay ad un evento?

Gentilissimo ___________,

siamo lieti che lei abbia scelto di partecipare al nostro evento _________.

Nel ringraziarla di averci scelto vorremmo farle alcune domande per garantire che lei trascorra il suo tempo nel migliore dei modi:

  • ________________?
  • ________________?
  • ________________?
  • ________________?
  • ________________?

Non esiti a risponderci via mail e a comunicarci qualsiasi sua esigenza.

Nel porgerle dei cordiali saluti siamo lieti di allegarle l’agenda definitiva dell’evento e il nostro indirizzo preciso.

A presto

Lo staff del __________

Quella che ti ho proposto è una lettera di pre-stay molto formale, ciò non toglie che puoi dire le stesse cose mantenendo dei toni più informali scrivendo:

Ciao ________,

siamo contenti che tu abbia scelto il nostro evento __________!

Ti vogliamo fare giusto qualche domanda per fare in modo che ti sentirai più a tuo agio possibile:

  • ________________?
  • ________________?
  • ________________?
  • ________________?
  • ________________?

Scrivici rispondendo a questa mail e specifica se ci sono altre cose di cui hai bisogno!

Ti alleghiamo il programma definitivo dell’evento e il link con il nostro indirizzo.

Buona giornata e a presto!

Lo staff del _________

5. Quando mandare una lettera di pre-stay?

icona tempoNon c’è una regola precisa sul quando mandare la propria lettera di pre-stay per un evento.

Il mio consiglio è di farlo 1 o 2 giorni dopo la prenotazione.

Questo perché permetterà al tuo ospite di non impazzire a cercare informazioni aggiuntive in rete ma di chiederle direttamente a te, e di riuscire ad organizzare al meglio la sua presenza all’evento.

Se, come dicevamo prima, il tuo evento mette a disposizione una navetta che può andare a prendere i partecipanti direttamente in aeroporto, devi dirlo prima che la persona ne prenoti una esterna, ad esempio.

Puoi mandare anche più di una lettera di pre-stay, in questo caso però evita di tartassare la casella mail del tuo ospite, quindi limitati a massimo due, magari una qualche giorno dopo la prenotazione e una qualche giorno prima dell’evento.


Ora è chiaro che cos’è una lettera di pre-stay? Cosa bisogna scrivere e quando bisogna inviarla?

Quando scrivi una lettera di pre-stay tieni sempre a mente quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere, vuoi che te li ricapitoli?

  • Far sentire il cliente importante
  • Proporgli dei servizi aggiuntivi (che possono essere a pagamento)
  • Personalizzare l’offerta che gli stai proponendo
  • Ricordare data ed ora
  • Raccogliere dati sul cliente per permetterti di fare future campagne di marketing mirate

Penso di averti farti una panoramica completa su tutto quello che bisogna sapere su una lettera di pre-stay, ma se hai altre domande non esitare a scrivermele nei commenti.

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Se invece è tutto chiaro, cosa stai aspettando? Inizia subito a scrivere la tua lettera di pre-stay!

A presto