Workshop: un termine molto utilizzato, a volte a sproposito. Chissà quante volte l’avrai sentito e quante altre magari lo utilizzerai nel corso della tua vita!

Sulla Treccani online è definito “laboratorio” e, in senso figurato, “gruppo di lavoro collettivo su uno specifico argomento”.

Ma, oltre alla definizione del dizionario, tu sai cos’è un workshop? E soprattutto quali siano i passaggi indispensabili per organizzarne uno di successo?

Beh, se l’argomento ti interessa, non ti resta che continuare con la lettura di questo articolo dove proverò a spiegartelo in modo semplice e diretto.

Sono sicura che al termine della lettura sarai pronto a realizzarne uno tu stesso!  

Workshop: la parola magica per un evento di successo!

Workshop: lavoro di squadra

Abracadabra? Apriti Sesamo?

Se vuoi organizzare un evento che sia attraente sin dal nome con cui lo promuovi, nel 2019 la parola magica più potente nell’event marketing è proprio workshop.

Utilizzata correttamente, questa parola si rivelerà infatti un’ottima strategia di marketing che ti porterà molti frutti con pochi accorgimenti: provare per credere!

Cos’è veramente un workshop?

Workshop: collaborazione

Aggiungere la parola workshop al tuo evento chiaramente non basta, se non vuoi che sia un semplice specchio per le allodole. Potrai attirare molte persone è vero, ma se poi non ci sono veri contenuti, il rischio di rovinarsi la reputazione per i prossimi eventi è davvero molto alta.

All’inizio del suo utilizzo all’interno della terminologia aziendale, la parola workshop identificava semplicemente quei laboratori dove concretamente si costruiva qualcosa.

Col passare degli anni, e con l’avvento di nuove professioni e di nuove tipologie di lavoro, il significato della parola workshop si è esteso anche a tipologie di incontri e riunioni in cui non si produce fisicamente nulla.

Ciò che infatti definisce attualmente un workshop come tale è la partecipazione attiva di tutti i protagonisti che condividendo idee e opinioni animano l’incontro. In questo modo non si avrà più una discussione del tipo uno a molti, ma una conversazione e un confronto a più voci.

Inoltre non è più importante che il risultato sia tangibile. Ciò che conta è che tutti i partecipanti abbiano fatto la loro parte, e che il risultato finale, che sia teorico o materiale, sia stato realizzato grazie al coinvolgimento di tutti.

Tipologie di workshop

Workshop: gruppo

Se oramai sei un po’ più ferrato sull’argomento, capirai da te che stabilire delle tipologie di workshop è pressochè impossibile.

Si può però provare a fare una macro distinzione in cui:

  • da una parte troviamo workshop che hanno come fine ultimo la realizzazione un prodotto: un progetto, un manufatto, il programma per un evento;
  • dall’altra workshop più concettuali, quelli che portano alla fine dei lavori al concepimento di un’idea.

Oltre a questi, è possibile individuare una terza tipologia di workshop: si tratta di quella che porta ad ampliare le conoscenze e la formazione di un gruppo di lavoro.

Come riconoscere un falso?

Workshop: come riconoscere

Dal momento che spesso la parola workshop viene utilizzata erroneamente, non ci resta che stare attenti e non cadere nel tranello.

Ecco perchè ho pensato di fornirti delle linee guida per riconoscere un vero workshop!

Questo termine può trarre in inganno chi non si informa attentamente. Capita così che la fretta o la poca attenzione ci portino ad iscriverci a quello che a primo avviso ci sembra un workshop: solamente il giorno dell’evento scopriremo invece con amarezza che si tratta di un comunissimo convegno o di un seminario.

Ecco perché è indispensabile che tu tenga a mente che uno workshop solitamente viene organizzato per:

  • fare brainstorming di gruppo;
  • cercare risposte a domande interessanti, in modo tale che ciascuno apporti la sua idea o la sua esperienza;
  • essere affiancati da professionisti nella realizzazione di un determinato compito. Il professionista chiamato a condurre il workshop non salirà dunque su una cattedra per spiegare di cosa si occupa ma collaborerà attivamente con i presenti;
  • realizzare un progetto comune.

Per non sbagliare, il consiglio che vorrei darti è quindi quello di cercare di carpire dalla descrizione e dal programma come sarà organizzata la giornata.

Fatti queste domande:

  • Il programma presenta una lunga lista di relatori con al termine uno spazio per le domande, o indica un professionista che è pronto al confronto e al dibattito e che darà indicazioni e consigli concreti sulla sua professione?
  • Dove si terrà l’evento? In una grande aula magna con una cattedra o in un’aula dove verranno allestiti tavoli per la discussione?
  • nel programma si parla di uno spazio per l’attiva partecipazione dei presenti?

Se mancano queste premesse, stai certo che non si tratta di un vero workshop ma di un evento di altro tipo.

Organizza il tuo workshop: consigli utili

Workshop: organizzazione

Se leggi questo articolo perché vuoi organizzare un workshop, il primo consiglio che mi sento di darti è quello di puntare sul fatto che si tratti di un vero workshop, valorizzandolo il più possibile.

Un’ottima presentazione è alla base del successo di un evento!

Inoltre dovrai prevedere un tavolo di discussione che possa accogliere tutti i partecipanti. Attorno a questo tavolo i presenti potranno discutere, confrontarsi, giungere a conclusioni.

Niente palco e niente platea, assolutamente banditi!

E adesso…

I 6 step fondamentali per organizzarlo

Workshop: step organizzazione

Una volta chiaro in mente quale debba essere lo spirito che anima il tuo workshop, passiamo agli step fondamentali che non devi assolutamente tralasciare.

  1. Definisci il tema da discutere: a seconda dell’ambito di cui ti occupi il workshop avrà il suo argomento cardine;
  2. Chiarisci quale debba essere il risultato finale di questo workshop: ti aspetti la realizzazione di un prodotto o la definizione di una nuova idea/strategia?
  3. Identifica e contatta il tutor che guiderà l’incontro: a seconda della persona che deciderai di coinvolgere, la portata del tuo evento varierà di molto. Un professionista di comprovata esperienza ma anche di fama sarà un motore di attrazione potente;
  4. Chi sono i destinatari del tuo workshop? Si tratta di un gruppo da te definito (clienti/dipendenti/collaboratori) o di un gruppo di persone che andrà a comporsi spontaneamente a seguito dell’iscrizione? Fai attenzione alla sua composizione: gruppi omogenei rischiano in alcuni casi di appiattire il risultato finale; altre tipologie di workshop sono penalizzate in caso di gruppo troppo eterogeneo.
  5. Definisci gli spazi da utilizzare, virtuali o fisici. In caso di spazi fisici, tieni a mente anche i materiali da reperire per il corretto svolgimento dell’evento;
  6. Stabilisci il budget da investire (che deve coprire tutto, dal tutor al noleggio degli spazi, dal materiale alla promozione, ecc.)

Ora sei pronto per partire!

Ricordati di affiancare una buona strategia di marketing per promuovere in modo chiaro e corretto il tuo evento.

Le persone hanno sempre meno da investire, sia in termini di tempo che di denaro, e valutano la difficoltà a reperire informazioni chiare come sinonimo di poca attenzione o poca esperienza.

Dove organizzare un workshop: trova la location perfetta

Aula per workshop

In tutte le città trovi molteplici location (hotel, centri congressi, business center e coworking) che offrono spazi per eventi aziendali. Negli ultimi anni si sono aggiunti anche agriturismi e altre strutture che tradizionalmente non ospitavano eventi business.

Ecco perchè saper scegliere quelle che meglio si adattano alla tua esigenza è importante.

Se l’ambiente dove si svolge il workshop è in linea con il tema trattato, partirai già avvantaggiato!

Fondamentale sarà in ogni caso la presenza di tavoli dove svolgere la fasepiù importante di un workshop: il dibattito e la discussione.

Attorno ad un tavolo le persone possono guardarsi in faccia reciprocamente e osservare di volta in volta chi prende la parola. Non ci sono gerarchie e tutti si sentiranno maggiormente coinvolti.

Sono bandite disposizioni a platea con cattedra o palco: la distanza e la sensazione di partecipare ad una “lezione” è ciò non vogliamo.

Inoltre, la sala dovrà essere allestita in modo tale che vengano stimolate la creatività e la condivisione. Interessante potrebbe essere anche organizzare i workshop all’aria aperta, per aumentare gli stimoli.

Tipologie particolari di workshop potranno poi essere organizzati all’interno di location ad hoc. Ad esempio:

  • un workshop fotografico può servirsi di uno studio fotografico professionale che fornisca tutte le attrezzature necessarie;
  • un workshop dedicato a futuri chef invece, potrebbe servirsi della cucina di un hotel o di una struttura ricettiva.

Siamo arrivati al termine di questo nostro viaggio alla scoperta dei workshop e degli step fondamentali per organizzarne uno tutto tuo.

Se questo piccola guida ti è sembrata utile, continua a seguire il nostro blog.

Al suo interno troverai tanti consigli utili che aiuteranno il tuo business e che non ti faranno mai cogliere impreparato!

Inoltre devi sapere che Meeting Hub non è solo un blog ma anche un portale: utilizzalo per trovare la location perfetta per il tuo workshop!

Potrai raffinare la ricerca a seconda della città e della tipologia di evento che vuoi organizzare e chiedere informazioni gratuitamente direttamente alla struttura che ti interessa.

Provare per credere!