Meeting Hub Meeting Hub blog
Digivents: inventa un'app per il tuo meeting

Digivents: inventa un’app per il tuo meeting

Hai problemi nell’organizzazione del tuo evento? Crea una app per risolverli con Digivents!

La gestione degli eventi come si sa, è un processo molto complicato.

I problemi partono dall’inizio, quando i partecipanti arrivano in sala meeting e sei costretto a farli aspettare per diversi minuti in coda in un improvvisato check in. Durante l’evento, poi, è molto difficile interagire con il pubblico se hai di fronte a te un gran numero di persone che vogliono intervenire. Nemmeno alla fine dell’evento sei tranquillo, perché devi analizzare i feedback che hai faticosamente raccolto…

Se non sei bravo come un direttore d’orchestra a mettere insieme in modo armonico i vari elementi, rischi che il tuo meeting diventi una vera bolgia!

Per fortuna esiste un modo per risolvere in un colpo solo la maggior parte delle problematiche legate alla gestione di un evento.

Si tratta di Digivents.

Il nome è la contrazione di “digital events”… è quindi una app di supporto per la gestione di eventi?

In realtà no… è molto meglio!

Infatti, Digivents è un’interfaccia web per creare app per l’organizzazione di eventi.

Hai capito bene… con Digivents puoi creare una app personalizzata per il tuo evento anche se non sai nulla di programmazione!

Ti basteranno pochi minuti e avrai a tua disposizione una applicazione che ti permetterà di gestire il tuo meeting in tutti i suoi aspetti, dall’inizio alla fine. Potrai accogliere le persone appena entrano in sala meeting, interagire con i partecipanti in tempo reale, raccogliere dati dell’evento già elaborati in grafici e tabelle… e molto altro!

Ma come è possibile che una sola applicazione permetta di fare tutto ciò? Vediamolo insieme.

Come sviluppare app con Digivents

utente al pcPrima di tutto, per sviluppare l’app bisogna aprire il browser ed entrare nel CMS di Digivents. La sigla non deve spaventarti: indica infatti un ambiente di sviluppo Web studiato per gli utenti che non conoscono i linguaggi di programmazione. L’interfaccia quindi è estremamente semplice da utilizzare ed è particolarmente indicata per persone che hanno dimestichezza con il computer ma che non solo programmatori.

Una volta entrato nel CMS avrai sotto mano tutti gli strumenti per creare la app per il tuo evento. Dovrai solo compilare alcuni campi predefiniti tra i vari moduli preimpostati.

In base alle tue esigenze, inserirai il testo e le immagini ed assocerai i pulsanti ai contenuti.

Una volta che hai impostato tutti i parametri sul CMS, hai già creato l’app personalizzata con Digivents!

Il download

icona downloadA questo punto potrai contattare tutti i partecipanti al tuo evento e invitarli a scaricare la tua app personalizzata. Da momento del download riceveranno tutte le informazioni di cui hanno bisogno sul dispositivo mobile. Inoltre, avranno a disposizione un dispositivo per interagire a 360 gradi durante l’evento.

Le app create con Digivents si adattano automaticamente alla lingua del dispositivo mobile nella quale vengono scaricate.

Facciamo un esempio per capire meglio.

Ammettiamo che il tuo pubblico sia bilingue (cosa che capita spesso nei meeting internazionali). Ne tieni conto durante lo sviluppo della app, e infatti hai compilato i campi all’interno del CMS in due lingue: italiano e inglese.

Una volta scaricata dai partecipanti, la app capirà da sola la lingua del dispositivo mobile, adattandosi di conseguenza. Se sarà scaricata da uno smarphone impostato in lingua italiana, sarà visualizzata in italiano, mentre i dispositivi mobili con interfaccia in altre lingue vedranno la app nella versione inglese.

Le premesse, come puoi vedere, sono incoraggianti!

Cosa si può fare con Digivents?

Lo strumento è molto versatile e soprattutto personalizzabile, di conseguenza non è facile rispondere a questa domanda in modo semplice ed esaustivo. Per questo riassumerò per te le principali funzionalità in 5 punti.

1. Check in

icona lista Siamo all’inizio dell’evento. Quando i partecipanti entrano nella sala meeting c’è un sistema automatico collegato alla app che permette di leggere i QR code. Questi ultimi sono una versione tecnologica del codice a barre. I partecipanti vengono identificati da questo codice in modo istantaneo e quindi passano velocemente all’ingresso.

Nel caso di grandi eventi, si può fare interagire la app con i beacons, piccoli dispositivi che permettono di trasmettere informazioni a smartphone e tablet attraverso la tecnologia Bluetooth.

In sostanza, la app che viene scaricata  sul cellulare dei partecipanti all’evento comunica automaticamente con questi strumenti posti in un punto strategico della sala, per esempio nei pressi della porta d’ingresso. Quando un partecipante al meeting passa accanto al beacon, l’app si connette automaticamente via Bluetooth e registra istantaneamente la sua presenza.

Comodissimo! Per di più permette di risparmiare un sacco di tempo (e di fila!) nella fase dell’accoglienza dei partecipanti al meeting.

2. Gestione del pubblico

icona meeting
Uno dei problemi  ricorrenti nell’organizzazione di eventi è l’interazione col pubblico. Quando ci sono molte persone è praticamente impossibile interagire con tutti in tempo reale…
Questo era vero prima di Digivents. Infatti, con questo prezioso strumento è possibile implementare nella app personalizzata una serie di strumenti per gestire efficacemente i rapporti con il pubblico.

Hai presente l’imbarazzante momento in cui il relatore chiede: qualcuno vuole fare qualche domanda? e in sala cala il silenzio? Da oggi questo non sarà più un problema. Infatti, Digivents dà la possibilità di inserire all’interno della app per l’evento delle utilissime notifiche push.

Di che si tratta? Sono dei messaggi che vengono inviati in tempo reale dal relatore a tutte le persone che hanno scaricato la app.

Per esempio, il relatore può comunicare ai partecipanti che possono fare domande inviando una notifica push attraverso la app.

La app inviterà i partecipanti a prenotarsi per l’invervento ed ordinerà automaticamente la lista di interventi.

Al relatore comparirà in tempo reale l’elenco di domande e potrà quindi rispondere senza accavallamenti ad ognuna di esse.

Insomma, il sistema che mette a disposizione Digivents funziona come un vero e proprio webinar dal vivo!

3. Interazione tra partecipanti

icona dialogoQuando si partecipa ad un evento, una delle cose più piacevoli è certamente conversare con gli altri partecipanti. Ciò è vero a maggior ragione quando si incontrano persone che si conoscevano solo virtualmente! Il problema è che qualcuno non è molto spigliato ed estroverso. Trovandosi a disagio in mezzo a gente che non conosce, se ne sta in un angolo in attesa che qualcuno gli rivolga la parola.

Problema risolto da Digivents. Infatti, è possibile inserire all’interno della app personalizzata per l’evento anche la funzione social. La app può quindi trasformarsi in un vero e proprio social network privato dove i partecipanti possono postare foto e commenti, e naturalmente possono mandarsi messaggi tra di loro.

Con Digivents anche i più timidi potranno fare la parte del leone al tuo meeting!

4. Scambio di documenti

icona documentiMolti organizzatori di eventi hanno già messo in preventivo di spendere qualche decina di euro per le fotocopie da distribuire durante l’evento. Giunti in sala meeting qualche ora prima dell’inizio dell’evento, si prodigano ad adagiarle su ogni sedia nell’attesa che i partecipanti le prendano in mano e le leggano. Cosa che naturalmente non accade perché buona parte dei fogli viene dispersa quasi subito…

Qualcuno invece consegna il plico di fotocopie ai partecipanti seduti in prima fila, nella speranza che i documenti vengano distribuiti integri fino in fondo alla sala. Così facendo però si crea agitazione nel pubblico e rende difficile mantenere l’attenzione necessaria per seguire l’evento.

Con Digivents per fortuna è possibile evitare anche questo problema. Infatti, attraverso la app personalizzata potrai inviare documenti al pubblico. I partecipanti al tuo meeting potranno consultare il materiale in tempo reale e infine archiviarlo sui loro dispositivi mobili.

5. Analiytics

icona graficoDigivents è uno strumento particolarmente interessante per raccogliere informazioni sui partecipanti al tuo evento.

Infatti, potrai distribuire al pubblico un questionario a scelta multipla o singola, gestire le domande della platea e infine consultare tutti i dati raccolti.
Tra diagrammi a torte e grafici potrai comprendere con facilità come il pubblico sta reagendo all’evento a cui sta assistendo, permettendoti di calibrare il tiro.

Naturalmente i dati rimangono anche dopo l’evento, quindi potrai rileggerli con calma e farne tesoro per organizzare il prossimo meeting!

Per creare una app che ti aiuti a rendere unico il tuo meeting, da oggi non è più necessario essere esperti di programmazione: basta utilizzare Digivents!

Michele Ghilardelli

Michele Ghilardelli

Ebook Meeting Hub

Inserisci i tuoi dati e riceverai gratuitamente via mail l'Ebook completo.

Ben fatto! A minuti riceverai via mail l'Ebook!
Oh oh! qualcosa è andato storto! Riprova più tardi!

Articoli Correlati