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Event fundraising: cos’è e come funziona Scopri cosa sono, come si organizzano e come sfruttarne le potenzialità

Ti sei accorto che nell’ambiente in cui vivi ci sono dei problemi, e vorresti in qualche modo essere d’aiuto alla tua comunità. Allora è bene che tu sappia che puoi non essere solo nella tua buona azione!

Di cosa sto parlando? Del fundraising.

In questo articolo ti illustrerò brevemente:

  1. Cos’è il fundraising e cos’è un event fundraising
  2. I soggetti coinvolti in un event fundraising
  3. Come si organizza un event fundraising
  4. Quali errori si possono commettere nell’organizzazione di un event fundraising

Fundraising è una parola inglese al giorno d’oggi diffusa in tutto il mondo che possiamo tradurre in italiano con l’espressione “raccolta fondi”.

Fundraising: cos’è?

icona fundraisingIl fundraising è esattamente questo: una pratica influenzata e guidata dallo spirito filantropico dell’uomo. Ricordati che il fundraising NON è fare la carità o l’elemosina, né deve essere visto come una costrizione o obbligo. Semplicemente il fundraising è una donazione spontanea di un individuo che, convinto dalle cause del fundraiser, sceglie di donare proprie risorse economiche.

Ora, immagino tu ti stia domandando quali sono le condizioni ideali che permettono il verificarsi del fundraising. Vediamole insieme.

Fundraising: le condizioni

  1. Il fundraising esiste solo quando l’attività non ha scopi di lucro: scordati di poterti arricchire con le donazioni ricevute dalle persone che hanno sposato la tua causa!
  2. Il fundraising aiuta il sociale e l’ambiente: condizione di esistenza del fundraising è proprio quella di sposare una causa di interesse per la comunità, cercando di dare risposte a determinati bisogni.
  3. Il fundraising si costruisce su idee realistiche ed efficaci: sarebbe bellissimo risolvere il problema della povertà e della fame nel mondo, ma purtroppo non è così semplice. Cerca di riconoscere i bisogni di una determinata area geografica e concentrati su quelli.
  4. Alla base del fundraising c’è sempre onestà e trasparenza: ricordati che le risorse che utilizzerai per impegnarti a risolvere qualche tipo di problema della comunità non sono tue. Lavora affinché i donatori si fidino della tua iniziativa. Nel fundraising la fiducia è tutto!

Bene, hai individuato quali sono i problemi della tua comunità che si possono risolvere e hai capito  cos’è il fundraising.

Ora, ti starai chiedendo qual è il modo migliore per raggiungere un buon numero di persone. Sicuramente con l’organizzazione di un evento.

Event fundraising: cos’è?

icona mano con dollaroSemplicemente, gli event fundraising sono eventi il cui obiettivo è proprio quello della raccolta fondi. Organizzare eventi come metodo per raccogliere fondi è sicuramente il modo migliore per raggiungere un elevato numero di persone, se non addirittura una comunità intera.

Se il tuo evento sarà organizzato bene porterà alla tua causa diversi benefici:

  • Raggiungerai sicuramente un pubblico più vasto: l’organizzazione di un evento innescherà un sicuro passaparola e ti permetterà di raggiungere persone a te sconosciute. Ad esempio, otterrai più pubblico con un evento in una piazza pubblica, rispetto a un normale (e talvolta fastidioso) porta a porta.
  • Pubblico più ampio porta a fondi più alti: è semplice matematica; se il tuo evento avrà successo, i fondi raccolti saranno ovviamente maggiori.
  • Un evento crea identità: riunendo una collettività è facile creare un senso di solidarietà e di comunità fra i partecipanti. Ricorda, l’unione fa la forza!
  • Con l’evento dai qualcosa in cambio: l’evento, per definizione è una manifestazione organizzata per qualcuno. Rispetto al normale porta a porta, il pubblico riceverà qualcosa in cambio della sua donazione. Cerca di organizzare un evento divertente e accattivante.

Adesso hai individuato la giusta causa, devi pensare al tuo evento. Cosa puoi organizzare? E soprattutto come si organizza un event fundraising?

Event fundraising: come si organizza

L’organizzazione di un evento è una serie di operazioni che non lasciano nulla al caso. Vuoi che la tua organizzazione sia perfetta? Bene, quello che ti serve allora è un fundraising manager. Ti spiego chi è questo soggetto.

Il fundraising manager

Il fundraising manager, o responsabile della raccolta fondi, è colui che si occupa di gestire al meglio e di amministrare il tuo evento di raccolta fondi. Un buon fundraising manager deve avere le seguenti caratteristiche:

  1. Deve conoscere alla perfezione l’organizzazione per cui lavora: il fundraising manager deve sapere quali obiettivi raggiungere e quali sono le possibilità concrete dell’organizzazione.
  2. Deve stabilire le funzioni di ogni soggetto coinvolto: naturalmente il fundraising manager non si occuperà da solo dell’organizzazione dell’evento. È suo compito, però, assegnare i compiti e supervisionare i suoi collaboratori.
  3. Stabilire la comunicazione: è suo dovere occuparsi della comunicazione dall’organizzazione al pubblico, passaggio fondamentale per raccogliere una audience più ampia possibile.
  4. Individuare il giusto target: molti eventi sono destinati a un pubblico generalista, senza alcuna distinzione di età o cultura. Alcuni eventi, però sono dedicati solamente a fette di audience. Ad esempio potrai organizzare un evento destinato a un pubblico di bambini.

Come ti ho detto prima, il fundraising manager non lavora da solo e talvolta può avere solamente la funzione di consulente per la tua organizzazione.

Ciò che invece è tuo compito, è quello di stabilire gli obiettivi e il budget. Un fundraising event, pur mirando alla raccolta fondi, necessita un budget da destinare all’organizzazione dell’evento in tutte le sue fasi. I materiali che intendi utilizzare e le risorse che intendi sfruttare durante il tuo evento ovviamente hanno un costo.

Per ottenere servizi, ambienti e materiali gli strumenti di cui puoi avvalerti sono i partner e gli sponsor.

Gli sponsor: le funzioni

icona uomo con soldiAll’interno della tua organizzazione, gli sponsor possono essere di enorme aiuto:

  • Gli sponsor ti aiutano nella copertura del budget: gli sponsor ti possono garantire il denaro necessario per l’acquisto di risorse per il tuo evento, oppure te le possono fornire direttamente loro.
  • Lo sponsor dà affidabilità al tuo evento: può accadere che il tuo sponsor, se particolarmente conosciuto e apprezzato, può funzionare come volano per il tuo evento fornendo affidabilità.
  • Lo sponsor aumenta il tuo pubblico: se lo sponsor è molto famoso sarà in grado di raggiungere un pubblico più vasto. Inoltre uno sponsor forte potrà invogliare i partecipanti a versare quote più alte alla tua causa.

Ora che hai trovato budget, sponsor e manager, non ti resta che iniziare la pianificazione vera e propria. In questa fase ciò che più ti servirà saranno le idee.

Event fundraising: la pianificazione

Quando affronti la pianificazione dell’evento devi sempre tenere a mente qual è il risultato che vuoi raggiungere e rispondere a queste domande:

  • Quando sarà il tuo evento?
  • Qual è il luogo adatto per il tuo evento?
  • Servirai del cibo per i partecipanti?
  • Che tipo di intrattenimento hai intenzione di organizzare?
  • Che tipo di abbigliamento sarà richiesto?
  • Qual è il programma del tuo evento?

Bene, hai organizzato tutto nei minimi dettagli. Sarebbe un peccato se al tuo evento non si presentasse nessuno. Come puoi evitare questo possibile rischio? Promuovendo il tuo evento.

Event fundraising: come promuoverlo

Come un nuovo prodotto, il tuo evento ha bisogno di pubblicità. Le possibili attività di promozione sono molteplici, ma ricorda di far attenzione al tuo budget!

Ecco alcuni esempi di promozione che potresti fare:

  1. Dare la notizia ai media locali: giornali, radio e televisioni sono il modo migliore per far circolare la notizia del tuo evento.
  2. Fai pubblicità sui giornali locali: i quotidiani possono essere sfruttati anche nello spazio pubblicitario che normalmente offrono.
  3. Crea una pagina Facebook: ormai tutti utilizzano questo social network. Devi farlo anche tu! Facebook ti dà la possibilità di parlare al tuo pubblico e di mantenerlo aggiornato.
  4. Crea un blog: Quello che Facebook normalmente non ti permette è di entrare nei dettagli di una notizia. Per questo esistono i blog!
  5. Crea una newsletter: la newsletter è un altro utile strumento per mantenere il tuo pubblico sempre al passo con le notizie.
  6. Utilizza i banner: individua dei siti internet ideali per te su cui comprare spazio pubblicitario per i tuoi annunci.

Ti sarà chiaro che internet è un mezzo potentissimo. Infatti, se sfrutterai al meglio le sue potenzialità, riuscirai a creare un’identità comune nel tuo pubblico ancora prima della data del tuo evento.

Internet è importantissimo: infatti, al giorno d’oggi, è il mezzo principale con cui puoi comunicare i metodi per donare.

Event fundraising: le donazioni

icona salvadanaioCi sono diversi modi per effettuare una donazione. Quello che tu devi fare è fornire dati e informazioni necessarie. Le informazioni devono essere facili da reperire, perché sono la cosa più importante, per te e per il tuo pubblico. Devi fornire:

  • Dati bancari (IBAN) per i bonifici
  • Dati postali per ricevere bollettini
  • Dati dell’account Paypal per ricevere contributi online
  • Dati del conto Postepay

Tieni presente che il tipo di evento che organizzerai influenzerà il tipo di donazioni che riceverai. Ti spiego con degli esempi:

  • Eventi non competitivi: Ad esempio delle camminate o delle biciclettate, ma anche dei concerti o degli spettacoli. Sono eventi che riescono a raggiungere un altissimo numero dei partecipanti, i quali però, molte volte presenziano senza effettuare alcuna donazione
  • Eventi competitivi: Ad esempio delle vere e proprie gare (di corsa, di bicicletta), in cui è richiesta una donazione obbligatoria per partecipare.
  • Eventi endurance: sono eventi competitivi a lunga durata che, proprio per la loro natura, richiamano anche professionisti. Sono eventi in cui le donazioni richieste per partecipare raggiungono cifre ben più elevate.

Bene, a grandi linee ti ho spiegato cosa è il fundraising, come funziona e come si organizza un event fundraising.

Ti vorrei salutare mettendoti in guardia sui possibili errori nei quali è possibile incappare nell’organizzazione di un event fundraising

Event fundraising: gli errori da evitare

icona stretta di manoIn ogni passo del tuo progetto è possibile fare degli errori. Questi sono i più comuni:

  1. Iniziare a pianificare troppo tardi
  2. Non definire obiettivi raggiungibili
  3. Non promuovere la tua iniziativa sui social media
  4. Non incoraggiare il passaparola
  5. Rinunciare agli sponsor
  6. Spendere più di quanto si possa ricavare

Spero che questa breve guida ti sia stata utile per la tua organizzazione di una raccolta fondi.

Buona fortuna e alla prossima!

Giovanni Belcuore

Giovanni Belcuore

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