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ragazza che fa la event planner

Event planner: 10 benefici nell’assumerne uno Quando arriva il momento di dire: “ho bisogno di aiuto!”

Se stai leggendo questo articolo probabilmente sei appena incappato nella prima di una lunga, lunghissima serie di problematiche legate all’organizzazione di un evento. Per non incappare di nuovo in una situazione del genere ti serve un event planner esperto.

Ammettilo, anche tu hai pensato almeno una volta: cosa vuoi che ci voglia?

Se può lui, posso anche io!

Ed è qui che ti sbagli.

Il buon caro e vecchio detto del “chi fa da sé fa per tre” ci ricorda, nell’ambito degli eventi più che mai, che questo modo di dire ha ormai fatto il suo tempo.

Ti spiego subito perché.

10 ragioni per cui un Event Planner ti salverà la vita

Ecco le dieci occasioni in cui il tuo organizzatore di eventi saprà fare la differenza:

1. Sa gestire e far fruttare il tuo budget per l’evento

icona portafoglioCalibrare, limare, trattare e ritrattare, sono pratiche all’ordine del giorno per un organizzatore di eventi.

Grazie a queste ed altre molteplici doti coraggiosamente e faticosamente conquistate sul campo minato dei bilanci e dei preventivi, la possibilità di far fruttare al massimo i mezzi a tua disposizione, sarà più che mai concreta.

Dalla buona gestione delle tue risorse non può che derivarne un reale risparmio economico, mai però a discapito della qualità, che in fondo, deve e vuole essere sempre il vero e unico obiettivo!

2. Si occupa di contattare e gestire i fornitori

icona ascoltoConoscere l’ambiente in cui si opera comporta evidenti vantaggi; diciamocelo, solo chi è “del mestiere” conosce il fornitore giusto, “quello che puoi chiamare la sera prima” o “quello che mi consegna il sabato” e ridiciamocelo, questo non può che facilitarci il compito.

Occorre sempre tenere a mente che chi opera nel settore conosce dinamiche a noi nascoste, ma fondamentali per la buona riuscita del nostro evento!

Quindi…largo agli event planner professionisti!

3. Si fa carico del tuo stress

icona preoccupazioneCome ignorare il carico di stress a cui si è sottoposti in situazioni legate all’organizzazione di un evento?

Come già sai, organizzare un evento comporta la gestione di una marea di cose, dai fornitori agli sponsor.

Saperli gestire,  non è cosa da tutti, ci si lavora su e per chi non è naturalmente disposto, potrebbe trattarsi di una vera e propria impresa impossibile!

Per questo i professionisti del settore, abilmente “addestrati” a gestire livelli di stress umanamente inaccettabili, potrebbero essere quel che fa per te!

4. Ti fa risparmiare tempo prezioso

icona risparmio tempoIl risparmio del tempo, o forse più propriamente “la lotta contro il tempo”, è innegabilmente il trend dei nostri giorni; in un’ epoca in cui si gareggia “al minuto”, negli anni delle consegne in un’ora e della sperimentazione delle delivery via drone, guadagnare tempo, non può che essere un vantaggio!

E se il tempo è denaro, di nuovo, il risparmio è servito!

5. Sa come proporre l’esclusività del tuo evento

icona faccina con occhiali

L’esclusività, in un settore dove l’esigenza regna sovrana, può e deve essere una carta importante da giocarsi.

Gli event planner esperti sanno innegabilmente dove scovare la location perfetta (grazie anche a qualche buon alleato), proponendo “chicche” sconosciute ai più.

L’occhio esperto non può che essere ottimo consigliere; dall’accurata valutazione di uno spazio agli allestimenti più creativi, il top per chi è alla ricerca di una proposta “unconventional”, che sappia far sentire i propri clienti, dei veri “privilegiati”….magari strappando anche un buon prezzo! (vedi sopra – Gestire e far fruttare un Budget).

6. Coccola i tuoi clienti

icona clienteLa gestione del cliente, altrimenti detta “Customer Care” richiede tempo, cortesia e buona preparazione, questo lo sappiamo bene.

Un event planner sa bene come interagire con il tuo cliente, sostenuto spesso da buoni mezzi messi a disposizione per te; gestionali, live chat e numeri dedicati posso essere un ottimo asso nella manica per far sentire ogni cliente un cliente speciale!

7. Sa come comunicare al meglio il tuo evento

icona lampadina

Comunicare è la parola chiave del successo, ormai l’abbiamo capito tutti.

Il settore eventi non fa eccezione.

Dal punto di vista dei servizi al cliente, la scelta sa essere ampissima, soprattutto nel campo informatico.

Dalla promozione via social media o mass mailing (mail promozionali ad ampio raggio di invio) del tuo evento, all’esperienza dei partecipanti tramite app interattive, dirette streaming e traduzioni simultanee, gli orizzonti sembrano ampliarsi ogni giorno un po’ di più.

Qui di seguito ti elenco qualcosa che potrebbe interessarti:

Parlando di mail promozionali, Mail Up è una delle piattaforme più usate per diffondere, vendere e sponsorizzare; le parole chiave che meglio la descrivono sono sicuramente immediatezza e chiarezza.

Il consiglio è quello di ampliare al massimo il tuo database di indirizzi mail, al fine di raggiungere un’ audience più vasta possibile (tenendo sempre presente il target a cui desideriamo rivolgerci!).

Nell’era delle App, la possibilità di crearsene una su misura è offerta da molteplici fornitori, pronti a soddisfare le esigenze più “creative”, ecco qui qualche nome che potrebbe tornarti utile: Eventool, Digievents e Makeitapp.

eventtool

digievents

makeitapp

Messaggistica push, instant message e questionari interattivi sono le promesse al partecipante, così come report dettagliati, raccolta dati e profilazione contatti sono le promesse dirette a te.

Offrire l’innovazione si dimostra quindi utile su più fronti, e mai così facile!

Fornire servici efficaci e pronti, quando si tratta di streaming, video montaggio e assistenza tecnica, può essere un buon punto a tuo favore. Ti consiglio di dare uno sguardo alle proposte dei migliori partner nel campo della Tecnologia Congressuale e non: TecnoConference e Topside Multimedia possono essere i tuoi più fedeli alleati!

Fornitori “tecno” dedicati e preparati, possono essere quel dettaglio in più a cui non avevi pensato!

 TecnoConference

Il tuo organizzatore di eventi potrà darti questi e molti altri consigli per quanto riguarda il potenziamento della comunicazione dei tuoi eventi.

8. Farà in modo che ogni tabella di marcia sia rispettata

icona calendarioDi nuovo il tempo tiranno… ebbene si!

Saper rispettare scadenze e check-list è il compito del tuo event planner.

Non dovrai infatti essere tu a litigare con la cara agenda, o perché no, con il tuo Google Calendar e tutta la serie di sostegni digitali alla tua memoria!

Lascia che il tempo non diventi la tua fonte di ansia preferita e goditi la sicurezza delle mani esperte!

9. Si prende cura dei dettagli

icona lente d'ingrandimentoI dettagli, nel vastissimo mondo degli eventi, sanno fare la differenza, questo è certo.

La cura di ogni minimo particolare deve essere affidata a chi “ha l’occhio” giusto, anche questo è certo!

Dagli allestimenti, alle comunicazioni, dalla scelta del personale in loco al buon cibo, dalle produzioni stampate, alla scelta della location, nulla può e deve essere lasciato al caso.

Per qualche spunto in più, ho qualche nome di agenzie di event planning che potrebbe servirti:

Per i tuoi allestimenti ti segnalo Eurostand Spa, specializzati pressapoco in tutto, sapranno seguirti passo passo nella realizzazione di ogni genere di allestimento: dal congressuale, alle mostre, dalle sfilate alle convention.

Se posso permettermi di darti un piccolo consiglio, per i tuoi allestimenti, punta sullo stile minimale lineare, a volte “meno” è “meglio”. Largo anche alla tecnologia; schermi, tablet con cui interagire e totem interattivi, possono essere un buon modo per attirare l’attenzione.  Eurostand Spa

Per il tuo “buon cibo” affidati al meglio che la tua zona può offriti, seleziona con cura i menù, magari proponendo specialità regionali, da sempre apprezzatissime e ricorda sempre di proporre delle alternative vegetariane.

Tra quelli selezionati e approvati, ti consiglio Galateo Ricevimenti; esperienza ed eccellenza le parole chiave; di sicuro impatto le collaborazioni con importanti chef stellati del calibro di Davide Oldani e Gianfranco Vissani.  Galateo Ricevimenti

Il dettaglio, seppur minimo, è quello che sa rimanere impresso più a lungo!

Non è forse vero che nei mille cassettini della nostra memoria, sono proprio i particolari a tornare a galla per primi?

10. Lavora perfettamente anche a distanza

icona percorsoL’ ultimo motivo, ma non certo per importanza, riguarda chi intende organizzare un evento all’estero: difficoltà comunicative + impossibilità di visitare le location+ difficile gestione dei fornitori = stress e fatica triplicati!

Inutile dire di più, la gestione di un evento all’estero può essere davvero intricata.

Ma per nostra somma fortuna, l’event planner ha spesso creato intorno a se, una fitta rete di DMC (referenti operanti nel settore, in un paese straniero) indispensabile per poter replicare i vantaggi fin qui elencati, anche in acque straniere, ma amiche!

Se questo elenco ti ha dato la giusta spinta per affidarti ad un esperto del settore, sbircia qui sotto la Top 3 delle aziende che fanno al caso tuo:

Sinergie – live communication

Sinergie – live communication

[email protected]
T: +39 02 83450000

Realtà giovane e dinamica, grossa attenzione per comunicazione e creatività.

Specialisti dei Meeting Aziendali

Alessandro Rosso Group

Alessandro Rosso Group

Per contatti e preventivi,  compila il form sul sito web di Alessandro Rosso Group.

Da 15 anni nel settore, realtà grande e strutturata, offre servizi a 360°, soprattutto nel Settore dei Viaggi Incentive.

Uvet

Uvet

[email protected]
T: +39 02818381

Colosso del settore viaggi ed eventi, Uvet opera sul campo da 65 anni; esperienza e competenza le armi messe a vostra disposizione.


L’importanza dell’Event Planning

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Giulia Buzzi

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