Perché affidarsi a un event planner?

Non sottovalutare mai l'aiuto dei professionisti di un settore!

Sai perché?

Recentemente mi è capitato di dover imbiancare il mio appartamento.

Le pareti avevano bisogno di una bella rinfrescata così ho preso il venerdì di ferie, ho comprato teli, pittura, pennelli, rulli e scotch di carta.

Ho fatto mezzo salotto e poi ho chiamato un imbianchino professionista. Ho decisamente sottovalutato la situazione. Il mio appartamento è pieno di spigoli, irregolarità e i soffitti sono molto alti.

E poi mi sono resa conto che il risultato sarebbe stato molto lontano dalle mie aspettative: le pareti che avevo dipinto erano a macchie, in alcuni punti la pittura era più spessa che in altri... Insomma, un disastro!

C'è un motivo se esistono professioni specifiche e oggi, come mai prima, specializzarsi in qualcosa è importantissimo!

Perché ti ho raccontato tutto questo?

Perché sei disperato: stai tentando di organizzare il tuo evento e cominci a renderti conto di quanto lavoro ci sia da fare, vero?

Credevi fosse semplice e invece ti stai trovando sommerso di lavoro e complicazioni a cui non avresti mai pensato…

In questo momento stai davvero pensando che, forse, affidarsi ad un event planner professionista non sarebbe poi male, vero?

Effettivamente, scegliere un event planner professionista è un'ottima idea!

Ora ti spiego perché, e so già che poi non avrai più nessun dubbio! 

Event planner professionista: chi è e cosa fa

Un event planner è una persona che come professione organizza gli eventi.

Non sottovalutarne il ruolo, si tratta di una persona che può organizzare qualunque tipo di evento!

L’event planner è una persona che, con buone conoscenze anche di marketing, riesce ad organizzare ogni momento e ogni dettaglio di un evento affinché questo sia un vero successo.  

Il suo compito parte spesso dalla definizione del tipo di evento e dalla scelta del tema caratterizzante.

Tra i molto compiti, si occuperà anche di rispettare il budget stabilito, di contrattare con i fornitori (da chi affitta la location, al catering) oltre che a scegliere a chi affidarsi. La sua lista contatti è sicuramente più fornita della tua, o sbaglio?

Insomma, è la persona fulcro dell’evento: non c’è nulla che non conosca e che non abbia attentamente pianificato. 

Ora, se per il tuo evento tu riesci a reinventarti come event planner, nessun problema! Se invece hai già mille altre questioni cui badare, sarà la tua ancora di salvataggio! 

Perché scegliere un professionista per l’organizzazione dell’evento? 

Stiamo parlando di professionisti dell'organizzazione e se ancora non sei convinto dell'importanza di un event planner, lascia che ti elenchi i motivi per cui, una volta visto come lavora, non potrai più farne a meno.

1. Rispetterà il budget
2. No more stress
3. Ha sempre tutto sotto controllo (compreso un piano B)
4. Renderà unico ed esclusivo il tuo evento
5. Ti permetterà di risparmiare tempo

Risparmio a tutto tondo

Potresti pensare che ingaggiare un event planner per il tuo evento sia costoso ma in realtà non è affatto così, anzi!

Certo, tutto dipende anche dalla portata dell’evento, ma un professionista ha sempre i migliori contatti cui chiedere preventivi e quotazioni. 

Avendo spesso a che fare con gli eventi, ha anche delle consolidate partnership con alcuni fornitori da cui può ottenere sconti.

Inoltre, è una persona abituata a contrattare e sa sempre se un preventivo è realistico o no, mentre tu potresti rischiare di incappare in qualche fregatura.

Rispetterà il budget

Quando un professionista ha un budget a disposizione, tende a non sforare, perché sa che non avrà altri fondi a disposizione.

Al contrario, tu potresti essere meno attento o meno esperto nella gestione di tutte le spese. 

Inoltre, mentre tu magari finiresti per aggiungere tutto in una nota sul tuo smartphone, un event manager ha sempre un modo per tenere sotto controllo ogni spesa e per avere sempre i conti aggiornati. 

Oltretutto, mentre tu potresti facilmente scocciarti di chiedere quotazioni e confrontarle, finendo magari per scegliere la prima proposta disponibile, un professionista analizzerà sempre tutto con attenzione, offrendoti la migliore soluzione. 

Ti sembra poco? Ok, allora continuiamo con i prossimi punti…

No more stress! 

Con questo punto ti conquisterò completamente, lo so. 

Quasi tutti concordano su quanto possa essere stressante organizzare un evento, sia questo un matrimonio o una conferenza aziendale.

Questo perché, oltre alle normali occupazioni di ogni giorno, si aggiunge un evento per il quale, come sappiamo, l’aspettativa sarà alta. Poi gli aspetti organizzativi pratici si sommano allo stress, che spesso si sottovaluta.

Con un event planner non sarai tu a doverti catapultare fuori dall’ufficio per arrivare in tempo dal fotografo, né dovrai impazzire per rispondere ai milioni di messaggi del fiorista o parlare più e più volte col catering... 

A te, spetta “solo” l’arduo compito di stilare la lista degli invitati e decidere dove farli sedere - in realtà potresti delegare anche questo aspetto al tuo event planner ma dovrai prenderti del tempo per parlargli delle relazioni che ti legano alle persone e come sono i rapporti tra loro.

Ha sempre tutto sotto controllo!

Come hai visto, un evento ha davvero tantissimi aspetti a cui fare attenzione, dai più piccoli dettagli ai più macroscopici. E no, non è facile riuscire a gestire tutto.

Ma con l'aiuto di un event planner professionista il problema non si pone!

Sarà il tuo unico referente per qualsiasi questione, e non dovrai impazzire per ricordarti dove avevi appoggiato quel biglietto da visita. 

Con professionalità, sarà sempre aggiornato su ogni aspetto del tuo evento, togliendoti molti impicci. 

A proposito, avevi già pensato alla musica?,Allora guarda qui, come scegliere il Dj per il tuo evento!

Renderà unico ed esclusivo il tuo evento!

Gli eventi, sia privati che aziendali, sono ormai qualcosa a cui tutti hanno partecipato, quindi ciò che conta davvero è che il tuo evento sia unico, speciale. 

Un event planner professionista riesce a realizzare tutte le tue idee, anche le più bizzarre perché… beh, è il suo lavoro! Inoltre saprà darti consigli sulla base dell'esperienza, dato che organizzare eventi è il suo pane quotidiano!

Se poi tu non sai da che parte iniziare, meglio ancora! Un professionista di sicuro conoscerà delle location che non hai mai sentito nominare, o un cake designer che possa creare una torta unica, così da lasciare ogni ospite a bocca aperta! 

A proposito, hai già visto tutte le migliori location per eventi che Meeting Hub ha a disposizione per te? Potresti essere addirittura tu a suggerire la location dei tuoi sogni al tuo event planner!

Ti permetterà di risparmiare tempo

Ok, so che per qualsiasi evento tu debba organizzare, inizierai le tue ricerche con largo anticipo, ma poi saprai davvero gestire il tempo?

Quanto tempo prima si prenota il catering? E i fiori quanto tempo prima devono essere pronti?

Non sai rispondere? Il tuo planner professionista, sì. E saprà coordinare al meglio tutte queste attività, così che tu possa arrivare alla location e trovare tutto in perfetto ordine.

Wedding planner per il tuo matrimonio

Inutile dirlo, nella maggior parte dei casi, si ricorre ad un professionista per organizzare il matrimonio. Sono tantissime, infatti, le cose cui pensare e per gli sposi lo stress, a volte, raggiunge livelli davvero epocali!

Ecco perché per un matrimonio rivolgersi ad un professionista è spesso la soluzione migliore, ti aiuterà anche nella gestione di tutte le tue ansie!

Ricordi il film con Jennifer Lopez, "prima o poi mi sposo"? Lei era una wedding planner così brava da suggerire addirittura il discorso del testimone!

Chi non vorrebbe una persona così al proprio fianco, che renda la giornata perfetta mentre tu ti godi il momento e riesci a stare con gli invitati?

Evento aziendale, event planner sì o no?

Se già ti stai ponendo la domanda... Allora vuol dire che sì, hai bisogno di una mano.

Spesso nelle aziende non esiste una figura preposta agli eventi (in genere, "lo fanno quelli del marketing") e di conseguenza alcuni eventi diventano un vero e proprio carico in più per chi dovrà organizzarli, senza che si abbiano né tempo extra né competenze specifiche.

In questi casi, il supporto esterno può essere un vero aiuto, soprattutto se l'evento coinvolgerà molte persone, di cui tante esterne all'azienda, come, ad esempio, per il lancio di un nuovo prodotto.

Ricordati, un bravo event planner non solo ti aiuterà nell'organizzazione, ma anche, e soprattutto, nella promozione e diffusione, sia attraverso il sito web aziendale che con i social network.

Bene, ora che hai avuto qualche consiglio utile e soprattutto hai capito perché un event planner ti salverà, direi che hai tutte le risposte per correre a chiamarne uno!

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