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Tutto sull'event planning

Tutto sull’event planning

Questo articolo è la guida definitiva all’event planning e contiene anche l’identikit dell’event manager: continua a leggere per scoprire tutto sulla professione del futuro!

L’organizzazione di eventi è una leva del marketing strategico fondamentale per qualsiasi azienda o attività. Innanzitutto, gli eventi costituiscono un’occasione unica per:

  • Farsi conoscere meglio
  • Mostrare il proprio volto in modo diretto
  • Ascoltare in prima persona i pareri del pubblico

In più, permettono di incontrare i propri potenziali clienti al di fuori del contesto di vendita, dove la comunicazione è spesso limitata e “orientata a spremere il cliente”.

Per questo il mondo dell’event planning è in continua espansione e ha bisogno di sempre più professionisti.

Event planning: cos’è e per chi è?

icona punto interrogativoÈ l’insieme di discipline che permettono di organizzare perfettamente e di trarre il meglio da un convegno, dalla partecipazione a una fiera di settore, a un matrimonio o da un semplice aperitivo in totale relax.

Nella sostanza l’Event Planning rappresenta tutte le tipologie di eventi organizzabili, mentre i vari: Wedding Planning, Event Management, Party Planner, ecc. si occupano di categorie specifiche di evento.

Detto ciò, chi è convinto che basti “esserci” agli eventi, infatti, si perde una parte fondamentale dei vantaggi che questi eventi possono portare all’azienda.

Basti pensare che è lo stesso anche per le altre leve del marketing moderno: per fare social media marketing non basta aprire un profilo Instagram, così come per fare customer care non è sufficiente attivare un numero verde.

L’event planning è un mondo complesso che richiede studi specifici, tanta pratica sul campo e almeno un minimo di propensione naturale.

Detto questo, non è mai troppo tardi per iniziare: il settore degli eventi è un contesto dinamico, dove si fanno cose sempre diverse e in cui si ha l’occasione di conoscere dal vivo realtà aziendali straordinarie.

In più, lascia una buona libertà di azione all’organizzatore di eventi che così ricopre anche un ruolo piuttosto creativo. Chi ci lavora da anni è il miglior testimone delle soddisfazioni che se ne possono trarre!

event planning a pc

Quindi, a chi serve apprendere le basi dell’event planning? A tutti, non porta vantaggi solo a chi ha qualcosa di bello da esporre o da vendere al dettaglio.

Ad esempio, un’azienda che produce guarnizioni industriali su larga scala e si è appena dotata di un impianto fotovoltaico per ridurre il proprio impatto ambientale, ha tutto l’interesse di partecipare a una fiera di settore per raccontare la novità.

Non importa se non farà vendite immediate, raggiungerà un obiettivo ben più importante: quello di farsi conoscere e apprezzare dal mercato di riferimento. Aumenterà cioè la propria brand awareness.

Gli eventi sono utilissimi anche per l’event planner in prima persona: un convegno ben riuscito, dove con ogni probabilità ci saranno amici e colleghi del cliente, è il miglior biglietto da visita in assoluto.

Quando ricorrere all’event planner

icona calendarioSe si vuole organizzare un evento è quasi sempre meglio rivolgersi a un event planner professionista. Non sarà solo più competente e più rapido di te, ma sfrutterà una rete di contatti “testati” e affidabili e farà sì che nulla vada storto.

Inoltre, con ogni probabilità saprà consigliarti sulle opzioni migliori per realizzare il tuo evento ideale: non tutto va bene per tutti…

Ecco un’idea delle occasioni in cui le aziende si rivolgono all’event planner o all’agenzia:

  • Eventi interni all’azienda: riunioni del personale, aggiornamenti su obiettivi e strategie, feste di pensionamento o di fine anno.
  • Eventi rivolti al pubblico: conferenze, seminari, workshop, convegni, corsi di formazione e occasioni di svago come cene e feste. Hanno l’obiettivo di far conoscere l’azienda in modo diretto e di creare un rapporto con i propri interlocutori.
  • Eventi rivolti ai partner: che siano fornitori, sponsor o partner commerciali di altro tipo, questi eventi servono a rendere solidi i rapporti tra le due realtà. Sono generalmente pranzi o cene di lavoro.
  • Eventi celebrativi: feste, rievocazioni, inaugurazioni e altre ricorrenze. Hanno carattere istituzionale e servono generalmente a scopi di immagine e di prestigio aziendale.
  • Eventi culturali: mostre, concerti, fiere del libro e tanti altri. Questi eventi sono organizzati da associazioni no profit, enti istituzionali come i Comuni, aziende che desiderano dare un contributo sociale al proprio territorio. Danno prestigio al committente e favoriscono l’aggregazione culturale di chi partecipa.
  • Fiere di settore: forse tra gli eventi più complessi, sono utilissimi punti d’incontro tra professionisti del settore e pubblico di riferimento. Anche in questa categoria rientrano eventi importantissimi: le principali fiere agroalimentari italiane, ad esempio, attirano curiosi da tutta Europa.

C’è anche un settore privato in forte crescita: ci si avvale sempre di più dell’aiuto di agenzie di organizzazione di eventi privati per matrimoni, battesimi, compleanni e anniversari speciali.

Come funziona un’agenzia di event planner?

Un’agenzia di event planner è generalmente composta da diversi ordini di professionisti. Ti presento i fondamentali, che offrono al cliente quattro tipi di servizi:

1. Event Art Director

Servizio creativo, che consiste nella pianificazione degli aspetti d’immagine dell’evento come location, allestimenti e decorazioni. Il suo compito è di comprendere a fondo il volto dell’azienda e pianificare un evento coerente con esso. Si occupa degli aspetti generali dell’happening ma anche di dettagli come presentazioni, inviti e gadgets. Da lui dipende gran parte della “figura” che si farà agli occhi del pubblico!

2. Account Manager

Offre un servizio di contatti, trova (e comunica con) fornitori e collaboratori come fioristi, interior designers, catering etc. Dopo aver spiegato loro le tue necessità, si assicura di stabilire programmi e scadenze da rispettare e verifica che tutto funzioni per il meglio. Lui sa sempre chi ha le tovaglie più bianche del settore!

3. Event Project Manager

Il Project Manager è il vero e proprio responsabile del progetto e da lui parte l’idea iniziale.

Facendo ricorso a spiccate doti organizzative e a competenze di management, si assicura della buona riuscita dell’evento nel rispetto del budget di spesa, dei tempi prestabiliti e (soprattutto) della visione iniziale del cliente.

Un bravo Project Manager ascolta e fa domande: una volta inquadrata alla perfezione l’idea del cliente, sfrutta le sue competenze per trasformarla in realtà.

4. Staff

Servizio operativo, ossia allestimento, gestione tecnica e tecnologica delle attrezzature, prove e simulazioni, risoluzione di problemi dell’ultimo momento. Questi professionisti hanno ottime doti di problem solving e sono attenti ai dettagli.

event planning organizzazione

A questi servizi si aggiunge molto spesso un quinto aspetto, di crescente importanza: quello del marketing. Attività di ufficio stampa, di pubbliche relazioni e di promozione sul web sono solo l’inizio.

Durante l’evento, infatti, si produrranno molti materiali utilissimi all’azienda e alla sua immagine quali:

  • Brochure
  • Trascrizioni di conferenze
  • Foto e video
  • Testimonianze dirette

Alla raccolta, al trattamento e alla diffusione di questi materiali pensa proprio l’ufficio marketing.

Fasi dell’organizzazione di un evento

icona listaUna volta chiarito chi lo fa, quando è utile e per chi, voglio darti un quadro completo delle fasi in cui un evento nasce, si sviluppa e avviene.

In questo settore tempi e scadenze sono di fondamentale importanza! Ecco uno schema completo:

1. Analisi del cliente e della richiesta

Non lo ripeterò mai abbastanza: tutto, ma proprio tutto, parte dall’aver capito bene cosa vuole il cliente. Per questo è fondamentale ascoltare senza pensare di sapere in anticipo cosa chiederà. In fondo è lui a conoscere davvero la sua azienda e il suo mercato: sicuramente avrà delle buone idee.

Comunque, spesso potrebbero capitarti clienti inesperti (altrimenti non verrebbero da te, no?), che vogliono organizzare un evento “perché lo fanno tutti” o perché l’ha fatto un competitor riscuotendo un enorme successo.

In questo caso, durante il primo colloquio di analisi, sarà tuo compito (o del project manager) consigliare al meglio il cliente e fargli capire cosa funziona e cosa no.

Se lo ascolterai e capirai bene le sue esigenze, lui ti darà fiducia e potere decisionale: nel campo dell’organizzazione di eventi sei quello che ne sa di più! Fagli capire che vale la pena affidarsi a te.

2. Analisi e gestione delle risorse

Il passo successivo sarà occuparti del budget e del tempo a disposizione: dovrai ottenere il meglio da ciò che il cliente ha a disposizione. Questo però ti aiuta, perché escludere eventi con tempistiche troppo larghe, o troppo costosi, riduce la dispersione di energie e ti fa concentrare sulle cose più realizzabili.

In entrambi i casi, un consiglio valido è di lasciare sempre un piccolo margine per gli imprevisti: finire i preparativi qualche giorno prima, così come avanzare qualche decina o centinaio di euro ti permetterà di essere pronto a tutto!

3. Scelta del giorno e della location

Il dove-e-quando è di fondamentale importanza, e spesso influenza anche le scelte successive. L’event planner sceglierà il giorno in base a stagione, altri eventi nelle vicinanze, probabile disponibilità degli interessati e altre circostanze particolari.

L’obiettivo è far sì che la partecipazione sia al massimo possibile e che la fase organizzativa sia comodamente gestibile.

Anche la location è tra gli aspetti più rilevanti. Il nostro Paese è pieno di splendidi edifici storici, dimore nobiliari, hotel di lusso, loft super moderni, locali di design, centri congressi, castelli e parchi con vista panoramica.

Tuttavia, ogni evento ha la sua location ideale. Questa verrà scelta in base a raggiungibilità, comodità, attrezzature, coerenza con lo scopo dell’evento e, naturalmente, costo.

Lo scopo principale è trovare la cornice perfetta per l’evento che si sta pianificando. In questa fase i sopralluoghi sono fondamentali, così come la valutazione delle attrezzature e del personale di supporto.

Il portale di Meeting Hub ti può aiutare proprio in questo, dato che mette a tua disposizione centinaia di location tra cui scegliere!

Guarda qui tutte le migliori location d’Italia per eventi aziendali

4. Pianificazione vera e propria

Naturalmente quando si parla di organizzazione eventi, la pianificazione è il grosso del lavoro. Di questa fanno parte:

  • Allestimenti e attrezzature
  • Stesura del programma dell’evento
  • Scelta di collaboratori e ospiti
  • Pianificazione dei tempi e gestione ottimale della location e delle risorse
  • Aspetti secondari come logistica, pernottamenti, parcheggi, inviti e biglietti

In questa fase rientra anche la gestione dell’ufficio stampa, delle PR, della promozione e degli aspetti tecnici (ad es. assicurazione, bollettino SIAE per la musica etc.). Ogni aspetto va curato alla perfezione, perché la differenza tra un buon evento e un evento indimenticabile si trova nei dettagli.

Questi sforzi iniziali possono sembrare esagerati ma sono molto importanti: evidenziano in anticipo le criticità e ti preparano a farvi fronte prima che si presenti un vero e proprio problema.

Ti risparmieranno un sacco di lavoro nelle fasi successive!

5. Prove e simulazioni

Per ridurre al minimo il rischio di inconvenienti e ritardi, nell’organizzazione eventi attrezzature e aspetti tecnici andrebbero collaudati in anticipo. La cosa migliore è fare qualche prova nei giorni precedenti all’evento, segnalare eventuali problemi e porvi rimedio in anticipo.

Questo ti permetterà non solo di assicurare la buona riuscita dell’evento, ma anche di concentrarti su altri aspetti senza doverti preoccupare di prolunghe mancanti, porte troppo strette o segnaletica inesistente.

È un passaggio importante nell’organizzazione di eventi, che non dovrai mai saltare.

6. Realizzazione

Ok, in teoria il tuo lavoro è finito, giusto?

Sbagliato. È sempre consigliabile essere presenti e disponibili per tutta la durata dell’evento, o almeno nelle fasi di apertura e chiusura.

Domande, critiche, richieste particolari potrebbero arrivare dal cliente ma anche da alcuni dei partecipanti.

Inoltre è sempre possibile che qualcosa non vada secondo i piani, e per trovare soluzioni rapide è meglio che sia presente qualcuno che conosce l’evento in ogni suo aspetto.

7. Post-event

I clienti potrebbero fare richieste relative alla fase successiva all’evento: alcuni potrebbero voler spedire ringraziamenti a chi ha partecipato o potrebbero volere una relazione dettagliata della preparazione e la riuscita generale dell’iniziativa.

Inoltre, nella maggior parte dei casi, dovrai occuparti di trovare collaboratori anche per la pulizia e la sistemazione degli ambienti, e verificare la buona riuscita del loro lavoro.

Chi è l’event planner?

icona badgeBene, se vuoi avere un’idea più chiara di chi c’è dietro l’organizzazione eventi e magari valutare se fa per te, ecco un breve identikit del buon event planner. Parliamo di un professionista formato in diversi campi e sempre pronto ad aggiornarsi e provare strumenti nuovi.

Le sue principali qualità sono organizzative, analitiche e gestionali, ma deve anche avere buone doti di pubbliche relazioni e di problem solving, cioè elasticità mentale. Molto spesso ha studiato marketing e comunicazione, management, sociologia, relazioni pubbliche.

event planning ragazza

Spesso dovrà scegliere con attenzione i suoi collaboratori e fidarsi di loro: non potrà controllare ogni aspetto del progetto in ogni momento.

In più, se qualcosa andasse storto, spetterebbe a lui anche trovare un buon piano B. In generale, i suoi compiti principali sono i seguenti:

  • Gestire i contatti con il cliente
  • Ideare l’evento
  • Ricercare location, fornitori, collaboratori
  • Gestire la fase preparatoria
  • Coordinare e supervisionare la fase realizzativa

Di certo non è un lavoro noioso. Se ti incuriosisce, scopri come diventare organizzatore di eventi. Se invece vuoi ottenere da solo dei risultati da vero event manager, segui i nostri consigli su come organizzare un evento!


Benissimo, il mondo dell’organizzazione eventi non ha più segreti per te. Se hai qualche altra domanda o pensi che abbiamo tralasciato qualcosa, scrivici qui sotto nei commenti e ti risponderemo in tempo record.

Se, invece, stai cercando una location dove organizzare un evento aziendale dal successo assicurato, dai un’occhiata alle innumerevoli soluzioni offerte da Meeting Hub:

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