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dispositivi connessi al wifi durante un evento

Eventi e connessione wi-fi: tutto quello che serve sapere

Hai organizzato l’evento perfetto: tutto è stato pianificato nei minimi dettagli. Mi raccomando, non cadere proprio sulla connessione internet.

Come di certo saprai, ormai ogni attività della nostra vita è condizionata dal web. Ci basta uno smartphone a portata di mano per giocare in borsa, ordinare una pizza, fare la spesa o prenotare le vacanze. Internet è entrato prepotentemente nelle nostre vite.

Anche tu quindi puoi sfruttarne le potenzialità per il tuo meeting!

In questo articolo ti fornirò delle semplici indicazioni per trasformare tutte le criticità che una connessione wi-fi può presentare, in potenzialità che renderanno il tuo evento veramente esplosivo. In particolare i consigli che voglio darti sono:

  1. Valuta quante persone saranno presenti al tuo evento
  2. Fornisci una connessione dedicata
  3. Fornisci le credenziali per usufruire della tua connessione
  4. Prova prima del tuo meeting l’efficienza della connessione

Bene, questi in sostanza sono gli accorgimenti necessari per un’ottima connessione.

Vediamoli nel dettaglio uno a uno.

Wi-fi: perché devi sapere a quante persone serve

icona smartphone wifi Per ogni convegno, meeting o evento, la prima cosa da fare è stimare quanti ospiti saranno presenti. È una previsione necessaria in quanto è la base di partenza per la scelta della location, del budget da dedicare all’evento e per la quantità di materiali da rendere disponibili il giorno del meeting.

Ecco, anche la scelta della connessione wi-fi varia in base al numero di persone che ne faranno utilizzo.

Cerco di spiegarmi con un banale esempio: ogni invitato si aspetta di trovare una sedia da occupare. Allo stesso modo ogni ospite si aspetta di utilizzare in maniera efficiente la connessione internet.

È evidente che quindi devi fornire un numero di sedie almeno pari a quello degli invitati e una connessione sufficientemente forte da poter essere utilizzata da tutti i tuoi ospiti.

Ricordati che una connessione lenta o inefficiente scatenerà l’ira dei tuoi partecipanti quasi come se fosse assente.

Non disperarti. Tieni presente questa semplice regola:

  • per 100 utenti ad alto consumo sono necessari dagli 8 ai 12 megabit per secondo.
  • per 100 utenti a basso consumo bastano 3 megabit per secondo.

Lo so, può sembrare arabo, e in effetti a una prima vista può spaventare e portarti all’errore. Il consiglio che voglio darti, per evitare qualsiasi tipo di errore, è quello di affidarti sempre a un wi-fi dedicato.

Wi-fi: perché affidarsi a un wi-fi dedicato

icona modem Molti alberghi, aule magne e sale convegni sono dotate di una connessione wi-fi. Purtroppo però il servizio di connessione wi-fi gratuita in Italia non gode ancora di uniformità e affidabilità come nel resto del mondo.

In poche parole capita spesso di avere una buona connessione che puntualmente sparisce quando ti sposti di due metri.

Questo non deve mai succedere al tuo evento!

Il modo migliore per evitare questo tipo di inconveniente è quello di affidarsi a una connessione dedicata fornita ad hoc per il giorno del tuo meeting. In questo modo eviti un inutile rischio di malcontento tra i tuoi invitati e soprattutto hai la possibilità di avvalerti di esperti del settore pronti a consigliarti.

In particolare la scelta della connessione è definita da alcune caratteristiche:

  1. il numero di persone che ne faranno utilizzo. È il discorso che ti facevo prima: più persone si connettono alla tua rete, più questa rete deve essere forte
  2. Il tipo di utilizzo. Un conto è fornire ai tuoi ospiti una rete solo per dare un servizio in più e farti guadagnare sulla tua immagine. Se invece la connessione sarà fondamentale per il corretto svolgimento del tuo meeting la rete deve essere assolutamente stabile. Ad esempio se il tuo pubblico ha bisogno di scaricare dei documenti per seguire l’andamento del tuo evento, la rete deve essere forte a tal punto da sopportare diversi download contemporanei.
  3. I momenti di picco. Ogni giorno ci sono momenti in cui statisticamente la rete è più trafficata. Questi sono i momenti di picco. Ecco, anche per il tuo evento c’è la possibilità che si presentino questi momenti. Ad esempio le pause sono i classici momenti in cui i tuoi ospiti possono dedicarsi a guardare la propria posta elettronica o ad aggiornare i propri profili social.
  4. La mappa del wi-fi. Da non sottovalutare, anche in termini di costi, è sapere quanta superficie deve coprire il tuo segnale. Per farmi capire: se il tuo meeting è all’interno di un hotel, è inutile che il segnale sia forte e chiaro in ogni camera; basterà che sia potente solo negli spazi occupati dal tuo meeting. Qui non sbagliare! In tutti gli spazi dell’evento deve essere forte alla stessa maniera, nelle prime file così come nelle ultime.

Fondamentalmente, i criteri da tenere in considerazione nella scelta della connessione sono questi: come puoi vedere, nulla di eccessivamente complicato.

Il passo successivo è quello di rendere il tuo wi-fi di facile utilizzo.

Wi-fi: perché è importante che sia semplice da usare

icona omino connessoDi sicuro è capitato anche a te: sei in vacanza e nel tuo albergo hai decine di reti  wi-fi disponibili. Certamente ti sei accorto che ognuna ha un nome diverso, un nome fatto di lettere e numeri che il più delle volte non significano nulla.

Quando poi cerchi di connetterti alla rete con il segnale più forte, scopri che devi inserire una password e nella migliore delle ipotesi questa è un insieme di numeri e lettere maiuscole e minuscole… insomma, un vero caos!

Ecco, devi cercare di evitare a tutti i costi questa situazione. Come? Mettendo in pratica queste semplici indicazioni:

  • Scegli un nome riconoscibile. Il nome che darai alla tua rete deve essere riconosciuto in maniera intuitiva dal tuo ospite. Non perderti in nomi troppo lunghi e in caratteri difficili da digitare sullo smartphone o sul tablet. Devi essere il più semplice e concreto possibile.
  • Scegli una password facile. Vale lo stesso discorso del nome. Anche la password non deve essere complicata, ma breve e intuitiva. Ricordati che la password nel tuo caso non serve a proteggere la tua rete da eventuali invasori esterni. Serve solo per agevolare la navigazione dei tuoi ospiti. Se vuoi, puoi anche decidere di eliminare la password, fornendo una connessione libera.
  • Comunica le tue credenziali. Ogni invitato deve sapere quale è la connessione giusta. Pubblicizza il nome della tua rete con dei cartelli sparsi per la sala e nella zona d’ingresso
  • Fornisci istruzioni. Ormai la maggior parte della gente ha quotidianamente a che fare con questo tipo di tecnologia, ma commetteresti un errore nel dare per scontato che chiunque sia in grado autonomamente di connettersi a una rete wi-fi. Renditi sempre disponibile per spiegare i rapidi passaggi per permettere la connessione.

Come puoi vedere nulla di troppo complicato. Sono solo semplici regole non scritte che ti permetteranno di ottenere un feedback più che positivo.

Ora ti voglio lasciare con l’ultimo suggerimento: quando hai a che fare con materiali tecnologici devi sempre prevedere qualche tipo di problema. Un computer che si blocca, un microfono che non funziona… Anche per la connessione wi-fi vale questo discorso.

Wi-fi: come evitare l’insorgere di problemi

icona connessione wifiLa soluzione migliore è quella di testare la rete in anticipo.

Ogni cantante prima di ogni concerto fa il cosiddetto soundcheck, ossia le prove verificare le condizioni della voce, ma soprattutto quelle dell’attrezzatura. Ecco, devi fare esattamente la stessa cosa.

Recati sul posto con il giusto anticipo per verificare di persona il corretto funzionamento dell’impianto stereo, del proiettore, dei computer, e soprattutto della connessione wi-fi.

Con questa breve guida spero di aver chiarito e sciolto i tuoi dubbi in materi di connessione wi-fi. Se per qualche motivo tu abbia bisogno di aiuto puoi sempre lasciarmi una richiesta nella sezione dedicata ai commenti.

Alla prossima!

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Giovanni Belcuore

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